CNRS Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Ingnieurs Support V1'0 Date : 260609

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CNRS Projet BFC EtablissementSupport de
formationFormation Ingénieurs
SupportV1.0Date 26/06/09
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Sommaire

• Principes daccès et dutilisation des
  restitutions (Rappels)
• Types de restitutions
• Modes daccès et de navigation
• Structure dune restitution
• Formats de sortie des restitutions
• Cartographie des restitutions BFC
• Budget
• Dépenses
• Recettes
• Opérations (OTP)
• Suivi des référentiels budgétaires
• Groupes de centres financiers
• Centres financiers
• Programmes CB
• Adresses budgétaires

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Sommaire

• Suivi et analyse de la mise en place du budget
• Disponibles budgétaires par stade
• Détail des mouvements budgétaires
• Suivi et analyse de la consommation des crédits
• Disponible sur Autorisations dEngagement en NB
• Situation budgétaire (état budgétaire BW)
• Suivi et analyse des recettes
• Prévision et exécution des recettes
• Suivi et analyse financière des opérations (OTP)
• Référentiel des OTP (contrats de recherche,
  OIP)
• Suivi de lexécution des dépenses et des
  recettes par OTP
• Suivi des frais de mission FMCAC

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Sommaire

• Consommation des crédits et détail des
  justificatifs de dépenses par unité (Historique
  laboratoire)
• Budget
• Reports de crédits
• Réouvertures de crédits sur contrats
• Demandes dachat
• Commandes dachat
• Factures dachat
• Missions
• Liquidations de mission
• Engagements individuels
• Liquidations dengagements individuels

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CNRS Projet BFC EtablissementSupport de
formation Formation Ingénieurs Support
Principes daccès et dutilisation des
restitutions (Rappels)
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Principes de navigationTypes de restitutions
disponibles dans BFC

• Des listes de détail, accessibles au travers des
  menus BFC et portant sur les données BFC
  (actualisées en  temps réel ).
• Des tableaux de bord, accessibles au travers des
  menus BFC et portant sur les données BFC
  (actualisées en  temps réel ).
• Des tableaux de bord BW, accessibles au travers
  des menus BFC et portant sur des données BFC du
  jour J-1 (données BFC de la veille).
• Des requêtes (ou queries) accessibles au travers
  de  groupes utilisateurs  et portant sur les
  données BFC.

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Principes de navigation Accès aux listes de
détail des pièces
Exemple accès aux listes de détail de pièces du
menu Budget Reporting
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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les listes de détail de pièces
Un premier écran dit de sélection permet de
filtrer les données à interroger
Après avoir défini vos critères de sélection,
lancez létat via le bouton  Exécuter 
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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les listes de détail de pièces
Gestion de variantes de sélection pour définir et
sauvegarder des filtres usuels.
Accès aux variantes déjà enregistrés
Sauvegarde des filtres dans une variante
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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les listes de détail de pièces
A lexécution de létat, le système édite le
résultat sous forme de liste.

• Possibilité via ce menu de paramétrer les options
  de mise en forme
• Liste des colonnes
• Filtres
• Tris et Totalisations

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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les listes de détail de pièces
A lexécution de létat, le système édite le
résultat sous forme de liste.
Possibilité via ce menu dimprimer la liste et
dexporter la liste sous Excel. Attention !
Choisir pour lexport Excel Liste/Exportation/Fi
chier local puis option Calcul avec tableur
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Principes de navigation Accès aux tableaux de
bord
Exemple accès aux tableaux de bord du menu
Budget Reporting
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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les tableaux de bord
Un premier écran dit de sélection permet de
filtrer les données à interroger
Sélection des données via le groupe
Après saisie des critères de sélection, lancez
létat via le bouton  Exécuter 
Sélection des données via les valeurs
individuelles
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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les tableaux de bord

• Un groupe est une représentation partielle par
  exemple de la hiérarchie des centres financiers
  (structures du CNRS) et permet ainsi deffectuer
  des analyses transverses (par DR ou par Institut
  par exemple).
• Au sein dun groupe, les valeurs peuvent être
  hiérarchisées.
• Lanalyse dun tableau de bord à partir dun
  groupe permet dune part de sélectionner
  uniquement les éléments définis dans le groupe,
  dautre part dafficher les valeurs sous forme
  hiérarchique (celle définie dans le groupe) avec
  totalisations par niveau hiérarchique.

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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les tableaux de bord

• Exemples de types de groupes disponibles dans BFC
  
• Groupe de centres financiers CNRS, Instituts,
  DR, Unités
• Groupe de comptes budgétaires DEPENSE,
  RECETTES, NA, NB, NC, R1, R2, R3 et R4
• Groupe de domaines fonctionnels A1, A2-A3, LOLF

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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les tableaux de bord
A lexécution de létat, le système édite le
résultat sous forme de tableau.
Zone de sélection des variations supplémentaires
Zone de sélection des valeurs possibles pour une
variation
Zone daffichage de létat
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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les tableaux de bord

• Dans lexemple ci-dessous, le gestionnaire veut
  afficher le budget sur SE. Il sélectionne la
  variation  Fonds . Les valeurs possibles
  saffichent. Le gestionnaire clique sur la valeur
   0  pour obtenir le résultat demandé.

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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les tableaux de bord

• Les tableaux de bord peuvent être imprimés via le
  menu
• Menu/Etat/Imprimer
• Et Exportés sous Excel via le menu
• Menu/Etat/Exporter et exportés sous Excel via le
  menu
• Sélectionnez les options  Calcul avec tableur 
  et  Seulement exporter  

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Principes de navigationAccès aux requêtes (aux
queries)
Accès à partir du menu Référentiels
Accès aux requêtes en cliquant sur  Liste
détats SAP query 
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Principes de navigationAccès aux requêtes (aux
queries)
Les queries sont accessibles à partir dun groupe
dutilisateurs.
Le choix du groupe dutilisateurs seffectue en
cliquant sur ce bouton
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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les queries
Le système propose la liste des queries
disponibles.
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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les queries
Un premier écran dit de sélection permet de
filtrer les données à interroger.
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Principes de navigationPrincipes de navigation
dans les queries
Le système édite le résultat sous forme de liste.

• Boutons de fonction accessible via la barre de
  fonctions
• Trier par ordre croissant
• Trier par ordre décroissant
• Filtrer
• Effectuer des totaux et sous-totaux
• Imprimer
• Exporter puis Fichier local puis option Calcul
  sur tableur
• Ajuster la mise en forme des résultats

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CNRS Projet BFC EtablissementSupport de
formation Formation Ingénieurs Support
Cartographie des restitutions BFC
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Cartographie des restitutions BFC
Suivi et analyse de lexécution budgétaire
Suivi de la mise en place du budget
Suivi des OIP et opérations en capital
Suivi des référentiels budgétaires
BUDGET
Restitutions BFC
OPERATIONS ()
RECETTES
Suivi des structures OTP
Suivi des pré budgets et de lexécution financière
Suivi des référentiel Clients et Articles
Suivi des Recettes sur commandes
Suivi des Recettes sur contrats
Indicateurs dactivité
DÉPENSES
Suivi et analyse des Frais de mission
Suivi et analyse des Marchés et Achats
Indicateurs dactivité
Suivi et analyse des Dépenses de personnel
Suivi des référentiels Fournisseurs et Agents
() Opérations nécessitant un suivi analytique
via les Organigrammes Techniques de Projet (OTP)
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CNRS Projet BFC EtablissementSupport de
formation Formation Ingénieurs Support Suivi
des référentiels budgétaires
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Suivi des référentiels budgétairesGroupes de
centres financiers
Exercice Visualisez les groupes de centres
financiers suivants CNRS 0004 CNRS2 INSTITUTS
INEE
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Suivi des référentiels budgétairesCentres
financiers (1/3)

• Exercices
• Visualisez les centres financiers rattachés à la
  DR 0020.
• Visualisez le centre financier correspondant à
  lUMR7217.

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Suivi des référentiels budgétairesCentres
financiers (2/3)

• Utilisation des requêtes  Liste des centres
  financiers  et  Liste des répartiteurs 
  accessibles à partir du groupe utilisateur ZBUDGET

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Suivi des référentiels budgétairesCentres
financiers (3/3)

• Exercices
• Visualisez les centres financiers rattachés à la
  DR 0020.
• Visualisez le centre financier correspondant à
  lUMR7217.
• Comparez les résultats obtenus avec ceux du
   Répertoire des Centres financiers
• Listez les centres financiers rattachés à votre
  institut et exportez la liste sous fichier de
  format .txt (ne faire figurer que la colonne
   Ctre Fin. ).
• Listez les centres financiers répartiteurs et
  exportez la liste sous fichier de format .txt (ne
  faire figurer que la colonne  Ctre Fin. .

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Suivi des référentiels budgétairesProgrammes
budgétaires (Programmes CB)

• Exercices
• Visualisez les programmes CB relatifs aux PIR.
• Visualisez les programmes CB relatifs à
  lensemble programmes scientifiques.
• Visualisez le programme CB relatif à un contrat
  de recherche.

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Suivi des référentiels budgétairesAdresses
budgétaires du plan de structure budgétaire

• Exercice
• Visualisez et analysez les adresses budgétaires
  rattachées à lUMR7217.

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CNRS Projet BFC EtablissementSupport de
formation Formation Ingénieurs Support Suivi
de la mise en place du budget
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Suivi de la mise en place du budgetDisponibles
budgétaires par stade (Programme budget)

• Cet état permet de visualiser par adresse
  budgétaire le budget disponible à un stade (ou
  type de budget) considéré.

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Suivi de la mise en place du budgetDisponibles
budgétaires par stade (Programme budget)

• Budget actuel Budget disponible
  sur le stade considéré.
• Transferts émetteurs Crédits transférés à
  partir du stade considéré.
• Transferts émetteurs Crédits transférés à
  partir du stade considéré.

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Suivi de la mise en place du budgetDisponibles
budgétaires par stade

• Exercices
• Recherchez les crédits restant à répartir à
  partir de lenveloppe  Opérateur  de votre
  institut ainsi que les répartitions de crédits
  déjà effectuées.
• Recherchez les crédits restant à répartir à
  partir de lenveloppe  Agence de moyens  de
  votre institut.
• Recherchez les crédits restant à mettre en place
  pour lune de vos unités.
• Recherchez les crédits restant à mettre en place
  pour lensemble des unités de votre institut.
• Affichez les crédits restant à répartir au titre
  des programmes scientifiques.
• Affichez les crédits restant à mettre en place au
  titre dun PIR.

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Suivi de la mise en place du budgetDétail des
pièces de saisie de budget
Cet état permet de visualiser le détail des
mouvements budgétaires.
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Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de
suivi des mouvements budgétaires
3 requêtes permettant de suivre et détailler les
mouvements budgétaires.
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Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de
suivi des mouvements budgétaires

• Requête permettant de suivre les descentes de
  crédits aux différents stades AFF, REP, MEP,
  DEL.

Requête à exécuter avec variante
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Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de
suivi des mouvements budgétaires

• Requête de suivi des descentes de crédits 4
  variantes gt Affectations, Répartitions, Mises en
  place, Délégations.

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Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de
suivi des mouvements budgétaires

• Suivi des descentes de crédits une liste
  étendue de critères de sélection.

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Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de
suivi des mouvements budgétaires

• Requête de suivi des remontées de crédits 4
  variantes gt remontées dAffectations, remontées
  de Répartitions, remontées de Mises en place,
  remontées de Délégations.

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Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de
suivi des mouvements budgétaires

• Requête de suivi des transferts de crédits aux
  différents stades Affectation, Répartition,
  Mise en place, Délégation.

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Suivi de la mise en place du budgetSuivi des
mouvements budgétaires

• Exercices
• Listez les répartitions de crédits reçues par
  lune de vos unités.
• Listez les répartitions de crédits reçues par
  toutes les unités de votre institut.
• Listez les mises en place de crédits effectuées
  pour lune de vos unités.
• Listez les répartitions de crédits de la DAE aux
  unités de votre institut.

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CNRS Projet BFC EtablissementSupport de
formation Formation Ingénieurs Support Suivi
et analyse de la consommation des crédits
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Suivi de la consommation des créditsDisponible
sur AE mis en place en NB

• Comparaison des crédits mis en place et de la
  consommation budgétaire par centre financier,
  fonds, domaine fonctionnel et programme CB.

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Suivi de la consommation des créditsDisponible
sur AE mis en place en NB

• AE mises en place Autorisations
  dengagement mises en place sur NB.
• Engagés Montant des
  engagements.
• Montant disponible AE Mises en place
  Montant des engagements.

• Exercice
• Affichez le disponible sur AE pour lensemble des
  unités de votre institut.

48
Suivi de la consommation des créditsSituation
budgétaire (état budgétaire BW)

• Comparaison du disponible réparti, des crédits
  mis en place et de la consommation budgétaire
  (engagé, réalisé).

Situation par DS et bientôt par Institut !
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Suivi de la consommation des créditsSituation
budgétaire (état budgétaire BW)
Date de chargement des données BFC

• Dispo Réparti Crédits disponibles
  au stade Réparti
• AE mises en place Autorisations
  dengagement mises en place.
• Engagements Montant des
  engagements.
• Réalisé Montant des
  réalisations.

• Exercices
• Affichez et analysez la situation budgétaire de
  toutes les unités de votre institut.
• Présentez la situation budgétaire par unité et
  compte budgétaire.

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CNRS Projet BFC EtablissementSupport de
formation Formation Ingénieurs Support Suivi
et analyse des recettes
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Suivi et analyse des recettesExécution des
recettes par centre financier

• Recettes réalisées par catégorie de recette et
  par centre financier.

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Suivi et analyse des recettesExécution des
recettes par centre financier

• Recettes réalisées par catégorie de recette et
  par centre financier.

• Exercice
• Affichez et analysez les recettes réalisées par
  toutes les unités de votre institut.

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CNRS Projet BFC EtablissementSupport de
formation Formation Ingénieurs Support Suivi
et analyse financière des opérations
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Suivi et analyse des opérationsRéférentiel des
OTP et EOTP

• Contrats de recherche et subventions.

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Suivi et analyse des opérationsRéférentiel des
OTP et EOTP

• Contrats de recherche et subventions.

56
Suivi et analyse des opérationsRéférentiel des
OTP et EOTP

• Contrats de recherche et subventions.

57
Suivi et analyse des opérationsSuivi des
dépenses et des recettes par contrat

• Exécution financière du contrat 20988 sur
  lexercice 2009.

58
Suivi et analyse des opérationsSuivi des
dépenses et des recettes par contrat

• Pré budgets, Dépenses et Recettes par nature
  comptable

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Suivi et analyse des opérationsRéférentiel des
OTP et EOTP

• FMCAC

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Suivi et analyse des opérationsRéférentiel des
OTP et EOTP

• FMCAC

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Suivi et analyse des opérationsSuivi des
dépenses sur FMCAC

• FMCAC

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Suivi et analyse des opérationsSuivi des
dépenses sur FMCAC

• Exercice
• Affichez et analysez les dépenses sur FMCAC de
  votre institut.

63
CNRS Projet BFC EtablissementSupport de
formation Formation Ingénieurs Support
Détail des justificatifs de dépenses par unité
64
Détail du budget et des dépenses dune
unitéListe des requêtes