APRENDIENDO ACCESS

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APRENDIENDO ACCESS
PRIMERA PARTE
Conceptos básicos de Access.
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39 40 41
42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57
58 59 60
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Primero, una Píldora de Humor
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Si puedes resistir las quejas sin molestar a los
demáscon tus propios problemas.Si puedes comer,
día tras día la misma comida sin quejarte.Si
eres capaz de ser indiferente ante la subida del
dólarla bajada de la bolsa.Si puedes enfrentar
el mundo sin mentiras ni engaños
Si puedes entender cuando a tu alrededor hay
tensióny evitas el peligro.Si eres capaz de
entender cuándo los demás están muyocupados para
atenderte.Si puedes aceptar sin molestarte
cuando los demás tequitan cualquier cosa. Si
puedes dormir tranquilamente a cualquier hora,
encualquier sitio.
Si puedes comenzar el día sin cafeína ni
tranquilizantes.Si puedes permanecer sonriente
mientras ignoras dolores yachaques. Si puedes
aceptar la crítica sin resentimientos.
Si aprendes que tu silencio o ausencia promueve
la búsqueday el afecto hacia ti.Si disfrutas
como nadie la caricia de una mano queridapor tu
cabellera.
Entonces casi seguro...Tú eres un perro.
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Qué es una base de datos?
Una biblioteca ha de mantener listas de los
libros que posee, de los usuarios que tiene, una
clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa,
de sus productos, ventas y empleados. A este tipo
de información se le llama datos.
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Un gestor de base de datos es un programa que
permite introducir y almacenar datos, ordenarlos
y manipularlos. Organizarlos de manera
significativa para que se pueda obtener
información no visible como totales, tendencias o
relaciones de otro tipo. Debe permitir en
principio
-Introducir datos -Almacenar datos -Recuperar
datos y trabajar con ellos
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Tabla o fichero, registro y campo
Un programa de base de datos almacena la
información que introducimos en forma de tablas
como las que podemos ver, por ejemplo, en una
lista telefónica
Lista telefónica Nombre Dirección Teléfono
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Tabla o fichero, registro y campo
CAMPO
TABLA
R E G I S T R O
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Aquí podemos ver cómo la información referida a
una persona, "un dato", aparece en una fila de la
tabla a esto es a lo que se denomina Registro.
A cada una de las partes en las que hemos
desglosado la información se le denomina Campo, y
al conjunto formado por todos los registros,
Tabla.
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Registro y Tabla

• es el concepto básico en el almacenamiento de
  datos. El registro agrupa la información asociada
  a un elemento de un conjunto y está compuesto por
  campos.

• conjunto de registros homogéneos con la misma
  estructura.

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Utilidad de una base de datos
Las tres cosas básicas que debe permitir un
gestor de base de datos son introducir datos,
almacenarlos y recuperarlos. Al mismo tiempo
permiten otra serie de funciones que hacen de
ellos herramientas incomparablemente superiores a
los métodos tradicionales de almacenamiento de
datos archivadores, carpetas, etc. Cualquier
gestor debe permitir ordenar los datos, realizar
búsquedas, mostrar distintas vistas de los datos,
realizar cálculos sobre ellos, resumirlos,
generar informes a partir de ellos, importarlos y
exportarlos.
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Arrancar Access
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en
la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón
Inicio se despliega un menú al colocar el cursor
sobre Programas, aparece otra lista con los
programas que hay instalados en tu ordenador
buscar Microsoft Access, hacer clic sobre él, y
se arrancará el programa. O desde el icono de
Access del escritorio.
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Para cerrar Access
1) Hacer clic en el botón cerrar   2) Pulsar la
combinación de teclas ALTF4. 3) Hacer clic
sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.
Al arrancar Access aparece una pantalla inicial,
vamos a ver sus componentes fundamentales. Así
conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del
curso. La pantalla que se muestra a continuación
(y en general todas las de este curso) puede no
coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué
elementos quiere que se vean en cada momento,
como veremos más adelante
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Cómo crear un fichero de base de datos?
Al iniciar el programa se presentará la siguiente
ventana Se selecciona Base de datos en blanco y
se pulsa Aceptar. Aparecerá otro cuadro de
diálogo en el que se dará nombre a la base de
datos que se va a crear. Se debe utilizar un
nombre apropiado y relacionado con el contenido
de la base de datos, para poder recuperarla con
facilidad posteriormente.
Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se
pulsa el botón Crear. Aparecerá la ventana de
Access. Ejemplo AEROSAT
O bien puedes ir a archivo/nuevo y darle un
nombre y ubicación
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Como abrir una Base de datos existente
Para trabajar con una base de datos ya existente,
primero se tendrá que estar en esa base de datos.
Para abrir una base de datos, se selecciona
Abrir Archivo existente. Aparecerá una ventana
de diálogo con las diferentes bases de datos, se
selecciona la que interese y se pulsa Aceptar.
Una vez abierta la base de datos, siempre
aparece la ventana de la base de datos, con
múltiples pestañas. Generalmente iniciamos el
trabajo construyendo las tablas.
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Opciones del cuadro de diálogo.
Cuando se abre el cuadro de diálogo aparecen
varios botones en la parte superior. A
continuación te los explicamos   Este botón
sólo estará disponible en caso de haber cambiado
de carpeta, y nos permitirá volver atrás, es
decir, la carpeta abierta anteriormente.   Nos
permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si
estamos en la carpeta Mis documentos, como ésta
se encuentra en el disco duro C, irá
directamente a éste. Permite borrar el archivo
seleccionado de la lista.   Nos permite crear
una nueva carpeta dentro de la que se encuentra
abierta. A continuación habrá que especificarle
un nombre. Permite cambiar la forma de
visualizar la lista de archivos.
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Cerrar la base de datos.
Abrir una base de datos
Para abrir una base de datos ya existente, seguir
los siguientes pasos 1 Ir al menú Archivo. 2
Elegir la opción Abrir... O bien hacer clic
sobre el botón Abrir de la barra de
herramientas.
Para cerrar una base de datos, seguir los
siguientes pasos 1 Ir al menú Archivo. 2
Elegir la opción Cerrar. O bien hacer clic sobre
el botón Cerrar de la ventana de la base de
datos.  
Lee primero las consignas en el Word y aplícalas
luego en access
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Desde esta ventana se trabajan las bases de datos
de Access. Seleccionando las pestañas se accede a
los distintos elementos que componen una base de
datos tablas, consultas, formularios, informes,
etc
Comenzamos con las tablas en vista diseño
permite crear los campos manualmente y configurar
el diseño de la tabla.
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Crear la tabla en vista diseño
En la primera columna se ven los nombres de los
campos, y en la segunda columna el tipo de datos
que Access ha elegido automáticamente (tipo
texto) para los datos introducidos. Nombre del
campo son los nombres de los campos que será
conveniente elegirlos de forma tal que sugieran
su contenido. Ejm APELLIDO para cargar
apellidos. Tipo de datos puede ser Texto,
numérico, fecha/hora, contador, Si/No, memo,
moneda, objeto OLE.
Tipos de datos
Colocarle nombre a los campo
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Los campos

• Para crear los campos de una manera más completa
  es necesario profundizar en cada una de las
  características de un campo.
• Nombre del campo en esta columna se introduce
  el nombre de los campos. La columna tiene un
  máximo de 64 caracteres. Se pueden utilizar
  espacios, pero no se puede empezar con un
  espacio. No se pueden utilizar los puntos, los
  signos de admiración, los acentos graves ni los
  corchetes.
• Dentro de una misma tabla no puede haber dos
  campos con el mismo nombre.
• El nombre del campo debe ser descriptivo de la
  información que el campo va a contener para no
  crear confusión a la hora de trabajar con los
  datos.

Ingresa y observa como estan dispuestos en la
tabla el nombre de campo, el tipo de dato y su
propiedad en modo diseño
éste es su icono
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Elegir el tipo de dato
Mientras en el Vista Hoja diseño
no se introduzcan datos, Access asigna a todos
los campos el "tipo de dato" texto. Si se
hubiera introducido un dato numérico el tipo de
dato sería numérico. Para cambiar el tipo de
dato, basta con situarse sobre el campo. En la
celda de tipo de datos aparecerá una flecha. Al
pulsar sobre ella se despliega un menú en el que
se puede seleccionar el tipo de dato.
Tipos de datos
Colocarle nombre a los campo
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Tipo de datos y sus propiedades
Tipo de datos
Propiedades de los datos
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Sintesisamos los pasos para crear una tabla
Para crear una tabla seguir los siguientes pasos
1) Abrir la base de datos donde se quiere crear
la tabla. 2) Hacer clic sobre la opción Crear
una tabla en vista diseño de la ventana de la
base de datos. 3) Hacer clic sobre el
botón Nuevo de la ventana de la base de datos.
4) Seleccionar Vista Diseño Y hacer clic sobre
el botón Aceptar. Si observas la pantalla, cada
fila se utiliza para la creación de los campos de
la tabla, debiendo indicar, nombre, tipo y
descripción. 5) En la primera fila escribir el
nombre del primer campo y pulsar la tecla INTRO
para ir a la segunda columna del campo.
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Sintesisamos los pasos para crear una tabla
6) Por defecto al situarse en la segunda columna
nos pondrá Texto como tipo de dato. Si queremos
cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la
flecha de la lista desplegable de la derecha y
elegir otro tipo. En caso de no tener claro los
diferentes tipos de datos, quizás sea
aconsejable repasarlo aquí . Observa como una
vez tengamos algún tipo de dato en la segunda
columna, la parte inferior de la ventana
Propiedades del campo se activa para poder
indicar las especificaciones del campo. Por
otro lado los tipos de campos pueden contener
datos de distintas características
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Propiedades del campo
A continuación les explicaremos las propiedades
de los diferentes tipos de datos. Para los
campos Texto, esta propiedad determina el número
máximo de caracteres que se pueden introducir
en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres
y valor máximo de 255. Para los campos
Numérico, las opciones son Byte (equivalente a
un carácter) para almacenar valores enteros entre
0 y 255. Decimal para almacenar valores
comprendidos entre -1028-1 y 1028-1. Es decir,
valores con una precisión decimal de 28. Entero
para valores enteros comprendidos entre -37.768 y
32.767. Entero largo para valores enteros
comprendidos entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647. Simple para la introducción de
valores comprendidos entre -3,402823E38 y
-1,401298E-45 para valores negativos, y entre
1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores
positivos. Doble para valores comprendidos entre
-1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324
para valores negativos, y entre
1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para
valores positivos. Los campos Autonumérico son
Entero largo.  
Observe propiedad tamaño de los textos
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Formato del campo
Esta propiedad se utiliza para personalizar la
forma de presentar los datos en pantalla o en un
informe. Se puede establecer para todos los
tipos de datos excepto el Objeto OLE y
Autonumérico. Para los campos Numérico y
Moneda, las opciones son Número general
presenta los números tal como fueron
introducidos. Moneda presenta a los valores
introducidos el separador de millares y
el símbolo monetario asignado en Windows como
puede ser Pts. Euro utiliza el formato de
moneda, con el símbolo del euro. Fijo
presenta los valores sin separador de millares.
Estándar presenta los valores con separador de
millares. Porcentaje multiplica el valor por
100 y agrega el signo de porcentaje ().
Científico presenta el número con notación
científica.
Observe propiedades de los números
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Formato de los campos
Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.
Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre
sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
Los campos Texto y Memo no disponen de
formatos predefinidos, se tendrían que crear
formatos personalizados.
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Formatos Numéricos
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Formatos de los campos Fecha/Hora
Fecha general si el valor es sólo una fecha, no
se muestra ninguna hora si el valor es sólo una
hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es
una combinación de los valores de Fecha corta y
Hora larga. Ejemplos 3/4/93, 053400 PM y
3/4/93 053400 PM. Fecha larga se visualiza la
fecha con el día de la semana y el mes completo.
Ejemplo Lunes 21 de agosto de 2000. Los
campos Sí/No disponen de los formatos
predefinidos Fecha mediana presenta el mes con
los tres primeros caracteres. Ejemplo
21-Ago-2000. Fecha corta se presenta la fecha
con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo
01/08/00. El formato Fecha corta asume que las
fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29
son fechas comprendidas entre los años 2000 y el
2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y
el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre
1930 y 1999. Hora larga presenta la hora con el
formato normal. Ejemplo 173520. Hora mediana
presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo
535 Pm. Hora corta presenta la hora sin los
segundos. Ejemplo 1735.
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Máscara de entrada.  
Se utiliza la máscara de entrada para facilitar
la entrada de datos y para controlar los valores
que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo,
puedes crear una máscara de entrada para un campo
Número de teléfono que muestre exactamente cómo
debe introducirse un número nuevo (___)
___-____. Access dispone de un Asistente para
máscaras de entradas que nos facilita el
establecer esta propiedad, y al cual accederemos
al hacer clic sobre el botón que aparece a la
derecha de la propiedad a modificar una vez
activada dicha propiedad.
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Título
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo
queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e
indicamos Fecha de nacimiento como valor en la
propiedad Título, como cabecera del campo Fnac
veremos Fecha de nacimiento.
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Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el número de
decimales que queremos asignar a un tipo de dato
Numérico o Moneda.
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Lugar predeterminado
Si se sabe que un determinado campo va a tener la
mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza
esta propiedad para indicar o especificar cuál va
a ser ese valor y así que se introduzca
automáticamente en el campo a la hora de
introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si
tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia
y la mayoría de clientes son la provincia
Valencia, se puede introducir ese valor en la
propiedad Valor determinado del campo Provincia y
así a la hora de introducir los diferentes
clientes, automáticamente aparecerá el valor
Valencia. Se puede utilizar esta propiedad para
todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y
el Autonumérico.  
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Regla de validación
Esta propiedad nos permite controlar la entrada
de datos según el criterio que se especifique.
Hay que escribir el criterio que debe cumplir el
valor introducido en el campo para que sea
introducido correctamente. Por ejemplo si
queremos que un valor introducido esté
comprendido entre 100 y 2000, se puede
especificar en esta propiedad gt100 Y lt2000. Se
puede utilizar esta propiedad para todos los
tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el
Autonumérico.  
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Texto de validación
En esta propiedad escribiremos el texto que
queremos nos aparezca en pantalla si introducimos
en un campo un valor que no cumple la regla de
validación especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se
equivoque a la hora de introducir los datos, sepa
el porqué de su error y pueda solucionarlo. Se
puede utilizar esta propiedad para todos los
tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el
Autonumérico.
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Requerido
Si queremos que un campo se rellene
obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor
será el de No. Se puede utilizar esta propiedad
para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE, y el Autonumérico.
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Permitir longitud cero
Los campos Memo y Texto cuentan con esta
propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan
caracteres o estén vacíos.  
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Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un
índice de un solo campo. Los índices hacen que
las consultas basadas en los campos indexados
sean más rápidas, y también aceleran las
operaciones de ordenación y agrupación. Por
ejemplo, si buscas empleados basándose en un
campo llamado Apellidos, puedes crear un índice
para este campo para hacer más rápida la
búsqueda. Esta propiedad dispone de tres
valores No Sin índice. Sí (con duplicados)
Cuando de asigna un índice a ese campo y además
admite valores duplicados. Sí (sin duplicados)
Cuando se asigna un índice pero sin admitir
valores duplicados.  
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Tipo de datos

• Texto cuando en el campo vamos a introducir
  texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una
  longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su
  longitud máxima de 255 caracteres.
• Memo se utiliza para textos extensos como
  comentarios o explicaciones. Tiene una longitud
  fija de 65.535 caracteres.
• Numérico para datos numéricos utilizados en
  cálculos matemáticos.
• Fecha/Hora para la introducción de fechas y
  horas desde el año 100 al año 9999.
• Moneda para valores de moneda y datos
  numéricos utilizados en cálculos matemáticos en
  los que estén implicados datos que contengan
  entre uno y cuatro decimales. La precisión es de
  hasta 15 dígitos a la izquierda del separador
  decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
  
• Autonumérico número secuencial (incrementado
  de uno a uno) único, o número aleatorio que
  Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
  nuevo registro a una tabla. Los campos
  Autonumérico no se pueden actualizar.
• Sí/No valores Sí y No, y campos que contengan
  uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso
  o Activado/desactivado).
• Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja
  de cálculo de Microsoft Excel, un documento de
  Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos
  binarios).
• Hipervínculo Texto o combinación de texto y
  números almacenada como texto y utilizada como
  dirección de hipervínculo.

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Continuamos con los pasos para armar una tabla en
vista diseño
7 Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera
columna del campo. Esta tercera columna no es
importante utilizarla ya que únicamente es una
descripción del campo de forma que la persona que
tenga que introducir datos en la tabla sepa qué
debe escribir. 8 Hacer clic sobre una propiedad
que queremos especificar y cambiarla. 9 Repetir
el paso 10 hasta tener modificadas todas las
propiedades necesarias. 10 Hacer clic sobre la
segunda fila de la columna Nombre del campo para
especificar otro campo, y repetir los pasos
anteriores a partir del 6 hasta completar todos
los campos de la tabla.
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Lee las consignas en el Word y aplícalas en access
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Introducir datos en la tabla
Una vez realizado el diseño de la tabla se le da
un nombre, se la cierra y se puede cliquear sobre
ella para pasar a Vista Hoja de Datos desde donde
pueden introducir datos. En el primer registro
sólo aparecerá una fila. Se hace clic sobre ella
y se escriben los datos en los campos. En el
momento en que se empiece a escribir se añadirá
una fila más. En la primera columna de la fila
sobre la que esté escribiendo aparecera un lápiz,
y en la siguiente un asterisco. Para pasar de un
campo a otro pulse Intro o Tabulador. Cuando se
quiere añadir otro registro sólo se tiene que
pinchar sobre la fila con el asterisco.
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Las opciones a través de las cuales se crea una
tabla son Vista Hoja de datos y Vista Diseño. Con
la opción Vista Diseño se crea la estructura para
luego rellenar los datos en Vista Hoja de datos.
También se puede empezar directamente en Vista
Hoja de datos introduciendo la información y
Access crea la estructura automáticamente.
Nosotros optaremos con construir en Vista
Diseño, nuestro diseño y luego cargaremos los
datos desde Vista Hoja de datos
Ingresa y carga los datos cliqueando sobre la
tabla del TP1. Puedes controlar antes en vista
diseño el tipo de datos que tienes que completar
40
41
Insertar un campo
El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y DNI.
Para introducir un campo nuevo entre dos ya
existentes ubicate sobre el campo siguiente (DNI)
al que quieres que quede insertado y busca con el
botón secundario el menú contextual donde indica
insertar fila o columna ( ya sea en Vista Diseño
o Vista Hoja de datos). Luego darle el nombre a
la colunma o fila insertada. Para eliminarlas se
procede de modo similar.
Insertar y luego eliminar el campo sexo en Vista
Diseño y Hoja de datos
Cliqueando en la escuadra podrás trabajar en
vista diseño
41
Cliqueando en la tabla podrás trabajar en Vista
Hoja de datos
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Insertar el campo fecha
El tipo de dato que se le va a dar al campo
"Fecha de Nacimiento " es Fecha/hora. Recuerda
que para cambiar el tipo de dato se pulsa sobre
esa celda, en la parte derecha de la celda
aparece una flecha, que al ser pulsada despliega
un menú. Para seleccionar el tipo de dato que
interese hay que situarse sobre él con el ratón
en este caso será Fecha/hora. La máscara de
entrada (en propiedades del campo, parte inferior
de la ventana) nos permite elegir como mostrar la
fecha en este caso elige fecha mediana
12-sep-02
42
43
Mover un campo
A continuación se va a mover el campo "DNI" y se
va a situar debajo de "Fecha de nacimiento". Para
mover el campo, primero se debe seleccionar
haciendo clic sobre él. El campo cambia de color
y a su izquierda aparece una flecha. Situando el
cursor sobre esta flecha el cursor mismo se
convierte en otra flecha. Si se pulsa en ese
momento el botón del ratón se puede arrastrar el
campo a la posición que se quiera
APLÍCALO
43
44
Observación sobre tablas
Como ya se mencionó, una vez que se haya definido
la estructura de la tabla se pulsa el botón de
Guardar o se elige ArchivoGuardar asignandole
un nombre. Tener en cuenta Conviene guardar la
tabla siempre que se realiza algún cambio.
Alternar entre las vistas de una tabla Las
tablas tienen dos vistas la vista Diseño y la
vista Hoja de datos. La vista Diseño se utiliza
para crear y modificar la estructura de una
tabla. La vista Hoja de datos se utiliza para
ver, agregar, eliminar y modificar datos de una
tabla. Para cambiar entre estos dos modos
predeterminados de vista Pulse en el botón Vista
de la barra de herramientas. Se trata de un
botón tipo conmutador cuando la tabla está
presentada en la vista Hoja de datos, sólo
aparece el botón para cambiar a la vista Diseño y
viceversa.  
Botones vista de la barra de herramientas
Puedes probarlo
44
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Resumimos

• Crear la base de datos del TPN2 llamada OPINION
  con sus correspondientes tablas y cargar sus
  datos
• Alternar entre las vistas de una tabla (de diseño
  y de datos)
• Cambiar el nombre de una tabla
• Eliminar una tabla
• Cambiar el tipo de datos de un campo
• Trabajar campos en la vista Diseño y Agregar un
  campo (fila)
• Trasladar un campo (fila)
• Trasladar columnas
• Agregar un campo (columna) en modo vista de datos
• Cambiar el nombre de un campo
• Eliminar un campo

LA CONSIGNA Y Si hay dudas tienes aquí una ayuda
resumen
T.P.
Realiza un trabajo de repaso y si no recuerdas
algún concepto recurre a la ayuda o cliquea sobre
los pedidos de TP2 y tambén te dará ayuda
Y después del repaso seguimos
45
46
Elegir el tipo de dato
Mientras en el Vista Hoja diseño no se
introduzcan datos, Access asigna a todos los
campos el "tipo de dato" texto. Si se hubiera
introducido un dato numérico el tipo de dato
sería numérico. Para cambiar el tipo de dato,
basta con situarse sobre el campo. En la celda de
tipo de datos aparecerá una flecha. Al pulsar
sobre ella se despliega un menú en el que se
puede seleccionar el tipo de dato.
Tipos de datos
Colocarle nombre a los campo
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47
Algunas acciones sencillas que quedaron pendientes

• Cambiar el nombre de una tabla
• Para cambiar el nombre de una tabla (también
  consulta, formulario o informe), siga estos
  pasos
• 1. Asegúrese de que la tabla se encuentre
  cerrada.
• 2.  Active la ficha Tablas (o la que corresponda
  al objeto que desea cambiar de nombre) y pulse en
  el nombre de tabla (u otro objeto) y pulse de
  nuevo (dejando pasar unos segundos) para entrar
  en la modalidad edición. O bien con el menú
  contextual busque la opción cambiar nombre
• 3. Escriba el nuevo nombre de la tabla y pulse
  ENTER.
•  

• Eliminar una tabla
• Para eliminar una tabla u otro objeto de Access
• 1. Active la ficha Tablas (o la que contiene el
  objeto a eliminar).
• 2. Seleccione la tabla (u otro objeto) y pulse
  SUPR. O bien busque la opción en el menú
  contextual
•  Si desea anular la supresión de una tabla, pulse
  en el botón Deshacer en la barra de herramientas.

47
48
Observación sobre tablas
Como ya se mencionó, una vez que se haya definido
la estructura de la tabla se pulsa el botón de
Guardar o se elige ArchivoGuardar asignandole
un nombre. Tener en cuenta Conviene guardar la
tabla siempre que se realiza algún cambio.
Alternar entre las vistas de una tabla Las
tablas tienen dos vistas la vista Diseño y la
vista Hoja de datos. La vista Diseño se utiliza
para crear y modificar la estructura de una
tabla. La vista Hoja de datos se utiliza para
ver, agregar, eliminar y modificar datos de una
tabla. Para cambiar entre estos dos modos
predeterminados de vista Pulse en el botón Vista
de la barra de herramientas. Se trata de un
botón tipo conmutador cuando la tabla está
presentada en la vista Hoja de datos, sólo
aparece el botón para cambiar a la vista Diseño y
viceversa.  
Botones vista de la barra de herramientas
Puedes probarlo
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49
Insertar un campo
El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y DNI.
Para introducir un campo nuevo entre dos ya
existentes ubicate sobre el campo siguiente (DNI)
al que quieres que quede insertado y busca con el
botón secundario el menú contextual donde indica
insertar fila o columna ( ya sea en Vista Diseño
o Vista Hoja de datos). Luego darle el nombre a
la colunma o fila insertada. Para eliminarlas se
procede de modo similar.
Insertar y luego eliminar el campo sexo en Vista
Diseño y Hoja de datos
Cliqueando en la escuadra podrás trabajar en
vista diseño
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Cliqueando en la tabla podrás trabajar en Vista
Hoja de datos
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Mover un campo
A continuación se va a mover el campo "DNI" y se
va a situar debajo de "Fecha de nacimiento". Para
mover el campo, primero se debe seleccionar
haciendo clic sobre él. El campo cambia de color
y a su izquierda aparece una flecha. Situando el
cursor sobre esta flecha el cursor mismo se
convierte en otra flecha. Si se pulsa en ese
momento el botón del ratón se puede arrastrar el
campo a la posición que se quiera
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Agregar un campo columna

• 1 Pulse en la columna situada a la derecha del
  lugar en que desea insertar una columna nueva y
  elija Columna en el menú insertar.
• 2 Pulse dos veces en el nombre de la nueva
  columna y escriba un nombre para el nuevo campo.
• 3 Si desea personalizar más la definición de un
  campo (por ejemplo, para cambiar su tipo de datos
  o definir una regla de validación), debe recurrir
  a la vista Diseño de la tabla
•  

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Cambiar el nombre de un campo
Eliminar un campo

• 1 Pulse dos veces en el selector de campo del
  campo que desee cambiar.
• 2.Escriba el nuevo nombre del campo
• 3. Pulse ENTER para guardar el nuevo nombre.

1 Pulse dos veces en el selector de campo
correspondiente a la columna que desee
eliminar. 2. Elija la orden Eliminar columna en
el menú Edición.  
Eliminr un registro
Seleccionamos el regisro y usamos la tecla
suprimir
Si se ha equivacado puede usar el comando deshacer
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Trasladamos columnas
Trasladamos campos

• 1 Seleccione las columnas que desee trasladar.
• 2 Para seleccionar una columna, pulse en el
  selector de campo (cabecera) de la columna.
• 3 Para seleccionar columnas contiguas, pulse en
  el selector de campo de una de las columnas de
  los extremos y arrastre el puntero para extender
  la selección.
• 4. Pulse de nuevo y mantenga pulsado el botón del
  ratón en el selector o selectores de campos y
  arrastre las columnas a la nueva posición.
•  

 1 Seleccione el campo o los campos que desea
trasladar.      2   Para seleccionar un campo,
pulse en el selector de filas de ese
campo.      3 Para seleccionar un grupo de
campos, arrastre el puntero por encima de los
selectores de filas de esos campos. 4 4 Mantenga
pulsado el botón del ratón en el selector de
filas (Access mostrará una barra horizontal fina
justo por encima de la última fila seleccionada)
y arrastre la barra horizontal a la fila situada
justo debajo del lugar a donde desea mover los
campos.
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Observación sobre tablas
Como ya se mencionó, una vez que se haya definido
la estructura de la tabla se pulsa el botón de
Guardar o se elige ArchivoGuardar asignandole
un nombre. Tener en cuenta Conviene guardar la
tabla siempre que se realiza algún cambio.
Alternar entre las vistas de una tabla Las
tablas tienen dos vistas la vista Diseño y la
vista Hoja de datos. La vista Diseño se utiliza
para crear y modificar la estructura de una
tabla. La vista Hoja de datos se utiliza para
ver, agregar, eliminar y modificar datos de una
tabla. Para cambiar entre estos dos modos
predeterminados de vista Pulse en el botón Vista
de la barra de herramientas. Se trata de un
botón tipo conmutador cuando la tabla está
presentada en la vista Hoja de datos, sólo
aparece el botón para cambiar a la vista Diseño y
viceversa.  
Botones vista de la barra de herramientas
Puedes probarlo
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Crear un índice
Los índices son una característica de Access que
permite encontrar y ordenar registros de forma
más rápida. Access utiliza los índices de una
tabla como se utiliza un índice de un libro, para
encontrar datos, busca la posición de los datos
en el índice. Se pueden crear índices basados en
un campo único o en campos múltiples. Los
índices de campo único no permiten entradas
duplicadas en el campo indexado.  Un índice se
define estableciendo la propiedad indexado
(Indexed) de un campo al valor Si (Sin
duplicados). Los campos cuyos tipos de datos
sean Memo, Hipervínculo u Objeto OLE no pueden
indexarse. Al establecer un campo como clave
principal se designa automáticamente a ese campo
índice (de campo único)  
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La clave principal
La clave principal suele ser uno o varios de los
campos de la tabla. El contenido de este campo
identifica cada registro del campo de manera
única. De modo que no se podrán introducir dos
registros iguales o almacenar valores nulos en
los campos de la clave principal. Para una tabla
de Pacientes se tiene que pensar que campo no se
repite. Podría ser el campo nombre, pero el
nombre no es algo único. Los campos nombre y
apellidos juntos también se podrían repetir en
algún caso. De modo que lo más indicado es crear
un código único para cada paciente.
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Sobre la clave
Se selecciona el campo nombre y se inserta un
campo. Se llama Código del paciente y se elige el
tipo de dato Autonumérico. Este tipo de dato hace
que Access genere un número único a cada registro
de la tabla. De esta forma es totalmente seguro
que el campo no tendrá ningún registro repetido.
Para establecer este campo como clave principal
se hace clic sobre él y en la barra de
Herramientas se pulsa el botón Establecer Clave
Principal.(su ícono tiene forma de llaver)
También se puede realizar esta operación desde el
Menú EdiciónEstablecer Clave Principal.
Icono que genera la clave
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Más sobre la clave
No se tiene que definir obligatoriamente una
clave principal, pero normalmente es conveniente
hacerlo. Si no se establece la clave principal,
al cerrar la tabla aparece un cuadro de diálogo
pidiendo que se establezca Si se elige la
opción "Si", Acces creará automáticamente un
campo Autonumérico que será la clave principal.
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Tipos de clave principal
En Microsoft Access existen distintos tipos de
clave principal. Por ejm Autonumérico y Campo
simple.
Claves principales de Autonumérico
Un campo Autonumérico puede establecerse para que
el programa introduzca automáticamente un número
secuencial cuando se agrega un registro a la
tabla. Designar un campo de este tipo como clave
principal de una tabla es la forma más sencilla
de crear una clave principal.
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Claves principales de Campo simple
Si se tiene un campo que contiene valores
exclusivos, como números de identificación, se
puede designar ese campo como la clave principal.
(ejm DNI)
Realizar el T.P
CONSIGNAS
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Buscar y reemplazar
Desde el menú Edición Buscar, utiliazar la opción
Buscar aéreos y Reemplazar por AIRE
Uso de caracteres comodín en la búsqueda

• Los caracteres comodín se utilizan como
  sustitutos de otros caracteres variables o
  desconocidos cuando se especifica el valor que se
  desea localizar, en los caos siguientes
•  Sólo se conoce parte del valor.
•  Se buscan valores que empiezan con una cierta
  letra o que coincidan con un modelo
• Se pueden utilizar los siguientes caracteres en
  los cuadros de diálogo Buscar y Reemplazar, y
  también en consultas o expresiones para localizar
  valores de campos o registros.
•  

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Sustituye un número indeterminado de caracteres
de cualquier tipo. Puede ser utilizado como el
primero o el último carácter de la cadena de
caracteres. Sustituye un número indeterminado
de caracteres de cualquier tipo. Puede ser
utilizado como el primero o el último carácter de
la cadena de caracteres.? Sustituye cualquier
carácter alfabético individual.
Sobre comodines
Con los comodines buscar Los animales que
comiencen con G Los animales que terminen con
S Los animales que comiencen con P terminen con O
y tengan un total de 5 letras
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Sobre comodines
-      Sustituye cualquier carácter del intervalo
especificado entre corchetes. El intervalo se ha
de especificar en orden ascendente (A a Z). Así,
con ra-ema se localizarían términos como rama o
rema, pero no rima. Sustituye cualquier número
individual, Por ejemplo, con 99 se localizarían
números como 909, o 989.
Localizar los animales cuyo nombre comience con
f luego tenga 2 letras y termine con san
Localizar los animales que comiencen con G y
terminen con A Localizar animales cuyo nombre
tenga 6 letras
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Puedes volver a repasar desde el principio o bien
continuamos
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