(Archivos y administraci

1

• (Archivos y administración electrónica, Viernes
  15, 1130-1330)
• Las posibilidades de EAD (Encoded Archival
  Description) 2002 para la descripción
  archivística multinivel Un caso concreto de
  aplicación
• J. Tomás Nogales Flores
• Bonifacio Martín Galán
• M. Carmen Arellano Pardo
• David Rodríguez Mateos
• Antonio Hernández Pérez
• Univ. Carlos III de Madrid - Dpto.
  Biblioteconomía y Documentación

2
Contenido de la comunicación

• Introducción
• El mecanismo de EAD para la descripción
  multinivel
• La estructura básica y la descripción en el
  primer nivel
• La expresión del nivel de descripción
• El tipo de descripción de componentes
  subordinados
• La descripción de los componentes en el segundo
  nivel y siguientes
• Nivel intelectual de descripción y nivel de
  profundidad de la descripción
• La agrupación de instrumentos de descripción
• Un caso concreto de aplicación
• Consideraciones finales
• Conclusiones

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Contenido de la presentación

• El mecanismo de EAD para la descripción
  multinivel
• Estructura básica de un documento EAD según el
  nivel
• Expresión del nivel intelectual de descripción
• Tipo de descripción de componentes subordinados
• Agrupación de instrumentos de descripción
• Ejemplo de descripción multinivel con EAD
• Los documentos básicos
• Un caso concreto de aplicación
• Consideraciones finales
• Conclusiones

4
Estructura básica de un documento EAD. Nivel 1
eadheader
frontmatter
did
...
...
...
...
ead
archdesc
5
Estructura básica de un documento EAD. Nivel 2
eadheader
frontmatter
did
...
...
...
...
did
ead
...
...
archdesc
c c01
dsc
c c01 ...
6
Estructura básica de un documento EAD. Nivel 3
eadheader
frontmatter
did
...
...
...
...
did
ead
...
...
archdesc
c c01
dsc
c c02
c c02 ...
c c01 ...
7
Estructura básica de un documento EAD. Nivel 4
eadheader
frontmatter
did
...
...
...
...
did
ead
...
...
archdesc
c c01
dsc
c c02
c c03
c c03 ...
c c02 ...
c c01 ...
8
Expresión del nivel intelectual de descripción

• fonds
• subfonds
• series
• subseries
• file
• item
• collection
• recordgrp
• subgrp
• class
• otherlevel

fondo subfondo serie subserie expediente
(u.d.comp.) documento (u.d.simple) colección fond
o (USA) subfondo (USA) serie (UK) otro nivel
archdesc c c01 ...
ead dsc
_at_level"..." _at_otherlevel"..."
Cualquier otro nivel
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Tipo de descripción de componentes subordinados. I
eadheader
frontmatter
did
...
ead
dsc _at_type"analyticover"
c c01 ...
c c01 ...
archdesc
dsc _at_type"in-depth"
c c01 ...
c c01 ...
10
Tipo de descripción de componentes subordinados.
II
eadheader
frontmatter
did
...
ead
dsc _at_type"analyticover"
c c01 ...
c c01 ...
archdesc
dsc _at_type"in-depth"
c c01 ...
c c01 ...
eadheader
frontmatter
ead
did
...
archdesc
dsc _at_type"combined"
c c01 ...
c c01 ...
11
Tipo de descripción de componentes subordinados.
III
eadheader
frontmatter
did
...
dsc _at_type"othertype" _at_othertype"otro tipo"
c c01 ...
c c01 ...
ead
archdesc
12
Agrupación de documentos EAD
eadheader
ead
frontmatter
archdesc
13
Agrupación de documentos EAD
eadheader
ead
frontmatter
archdesc
eadheader
ead
frontmatter
archdesc
14
Agrupación de documentos EAD lteadgrpgt
eadheader
eadgrp
frontmatter
archdescgrp
did
...
...
...
...
eadheader
ead
frontmatter
dscgrp
archdesc
eadheader
ead
frontmatter
archdesc
15
Ejemplo de descripción multinivel con EAD
c01 level "series"
archdesc _at_level "fonds"
dsc type "combined"
c01 level "series"
ead
16
Ejemplo de descripción multinivel con EAD
c01 level "series"
c02 level"file"
c02 level"file"
archdesc _at_level "fonds"
dsc type "combined"
c01 level "series"
c02 level "subseries"
ead
c02 level "subseries"
17
Ejemplo de descripción multinivel con EAD
c01 level "series"
c02 level"file"
c02 level"file"
c03 level"file"
archdesc _at_level "fonds"
dsc type "combined"
c01 level "series"
c02 level "subseries"
ead
c03 level "file"
c02 level "subseries"
c03 level"file"
c03 level"file"
18
Ejemplo de descripción multinivel con EAD
c01 level "series"
c02 level"file"
c02 level"file"
c03 level"file"
archdesc _at_level "fonds"
dsc type "combined"
c01 level "series"
c02 level "subseries"
ead
c03 level "file"
c04 level"item"
c04 level"item"
c02 level "subseries"
c03 level"file"
c03 level"file"
19
Los documentos básicos

• Documentos Técnicos de EAD DTD, Biblioteca de
  etiquetas y Directrices de aplicación
  http//www.loc.gov/ead/
• EAD Help Pages (The EAD Round Table of the
  Society of American Archivists presents the --).
  http//jefferson.village.virginia.edu/ead/. Da
  acceso al EAD Cookbook 2002 (2003), en formato MS
  Word y Adobe PDF, que incluye un protocolo de
  codificación y herramientas (plantillas y hojas
  de estilo) para la creación de documentos EAD.
• RLG (Research Library Group) Best Practice
  Guidelines for Encoded Archival Description
  (2002). http//www.rlg.org/en/pdfs/bpg.pdf. Hay
  una traducción de 2004 de la Fundación Mapfre
  Tavera, como Directrices de Buenas Prácticas en
  Descripción Archivística Codificada.
• Ruth, Janice E. "Encoded Archival Description A
  Structural Overview," American Archivist, 60,
  Summer 1997. Se aplica a la versión 1.0, pero es
  una muy buena introducción a EAD.

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Algunos ejemplos de uso de EAD

• Catálogo de Pergaminos del AMCO
  (http//archivo.ayuncordoba.es/EAD/pergaminos)
• Fondo de la Catedral de Cuenca

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Consideraciones finales

• La descripción de componentes subordinados puede
  aparecer en muchos lugares de la estructura EAD
• Los niveles intelectuales de descripción
  superiores al fondo (grupo de fondos, sección de
  archivo, archivo...) podría incorporarse en EAD,
  aunque no se contemple en ISAD(G)
• Iniciativas de interés para la descripción de
  centros de archivo EAG (Encoded Archival Guide),
  de la Subdirección General de los Archivos
  Estatales de España

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Algunas conclusiones

• Importancia de contar con un estándar
  internacional para publicar en la web
  instrumentos de descripción archivística
• Algunos garantías como lenguaje de referencia
• seriedad de sus desarrolladores
• número y notoriedad de las instituciones que lo
  aplican
• volumen de información disponible tratada con EAD
• buscada compatibilidad con ISAD(G)
• asiento sobre tecnologías normalizadas y abiertas
  (SGML, estándar ISO 88791986, y XML, estándar
  del W3 Consortium)
• Mecanismos de EAD para la descripción multinivel
  criticables en algunos aspectos

23

• Gracias por su atención
• Preguntas, comentarios...?
• Las posibilidades de EAD (Encoded Archival
  Description) 2002 para la descripción
  archivística multinivel Un caso concreto de
  aplicación
• J. Tomás Nogales Flores (tomas.nogales_at_uc3m.es)
• Univ. Carlos III de Madrid - Dpto.
  Biblioteconomía y Documentación

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Correspondencia EAD/ISAD(G) Cabecera
eadid _at_countrycode _at_mainagencycode _at_url
_at_publicid _at_identifier
311 Código(s) de referencia (instrumento de
descripción)
titlestmt
titleproper
ead
eadheader
filedesc
...
...
...
profiledesc
descrules
372 Reglas o normas
revisiondesc
25
Correspondencia EAD/ISAD(G) Identificación
descriptiva
archdesc c c01 ...
unitid _at_countrycode _at_repositorycode
311 Código(s) de referencia
unittitle
312 Título
ead dsc
unitdate
313 Fecha(s)
did
physdesc
315 Vol. y soporte de la unidad de descripción
extent
dimensions
genreform
physfacet
origination
321 Nombre del (o de los) Productor(es)
langmaterial
343 Lengua/escritura(s) de los documentos
_at_level 314 Nivel de descripción
language
...
...
26
Correspondencia EAD/ISAD(G) Descripción archiv.
(I)
archdesc c c01 ...
did
bioghist
322 Historia institucional/Reseña biográfica
custodhist
323 Historia archivística
acqinfo
324 Forma de ingreso
ead dsc
scopecontent
331 Alcance y contenido
appraisal
332 Valoración, Selección y Eliminación
accruals
333 Nuevos Ingresos
arrangement
334 Organización
accessrestrict
341 Condiciones de acceso
_at_level 314 Nivel de descripción
userestrict
342 Condiciones de reproducción

27
Correspondencia EAD/ISAD(G) Descripción archiv.
(II)
archdesc c c01 ...
did

phystech
344 Características físicas y requisitos técnicos
otherfindaid
345 Instrumentos de descripción
ead dsc
originalsloc
351 Existencia y localización de los doc.
originales
altformavail
352 Existencia y localización de copias
separatedmaterial
353 Unidades de descripción relacionadas
relatedmaterial
353 Unidades de descripción relacionadas
bibliography
354 Nota de publicaciones
_at_level 314 Nivel de descripción
odd
361 Notas

28
Correspondencia EAD/ISAD(G) Descripción archiv.
(III)
archdesc c c01 ...
did

processinfo
371 Nota del archivero
p
date
373 Fecha(s) de la(s) descripción(es)
ead dsc
...
...
_at_level 314 Nivel de descripción