Journe de la GI 2005 Gestion du contenu dentreprise et initiatives partages

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Journée de la GI 2005Gestion du contenu
dentreprise et initiatives partagées
Leigh Bain Agriculture et Agroalimentaire
Canada Lynn Herbert Service Canada
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Programme

• Introduction
• Visions ministérielles stratégiques
• Agriculture et Agroalimentaire Canada
• Service Canada
• Initiatives partagées du gouvernement du Canada
• Portail
• Gestion du contenu
• Métadonnées
• Thèmes communs et conclusion
• Questions
• Personnes-ressources

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Programme

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• Questions
• Personnes-ressources

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Activités dAAC

• Vision
• Un secteur canadien de lagriculture et de
  lagroalimentaire innovateur et concurrentiel,
  dont les acteurs travaillent de manière concertée
  pour faire du pays le chef de file mondial dans
  la production et la mise en marché daliments et
  dautres produits agricoles et dans la prestation
  de services connexes, pour quil soit possible de
  satisfaire aux besoins des consommateurs dans le
  monde entier et ce, dune manière qui permet de
  respecter lenvironnement et de donner à tous les
  citoyens la meilleure qualité de vie possible.
• Cadre stratégique pour lagriculture (CSA) Plan
  de prestation quinquennal (2003-2008)
• Remaniement de lorganisation pour appuyer le CSA
• Équipes horizontales
• Gestion des risques de lentreprise
• Salubrité et qualité des aliments
• Environnement
• Innovation et renouveau
• Affaires internationales
• Équipes habilitantes
• Appuyer le travail du Ministère
• Équipe des systèmes dinformation
• Planification des projets axés sur les résultats

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Contexte

• La présence dAAC sur le Web reflète une
  organisation fragmentée sans champion, vision,
  cadre de gouvernance, norme ou processus de
  publication à léchelle du Ministère
• Intranet composé de plus de 100 sites Web
  individuels et incohérents.
• Internet composé de plus de 80 sites isolés sur
  plusieurs serveurs.
• Manque duniformité dans les structures de
  limage de marque, des messages et des sites.
• Pas axé sur le client, navigation difficile et
  résultats de recherche médiocres.
• Renseignements périmés, répétitifs et inexacts.
• Absence de politique, de procédure ou de norme.
• Pas darchitecture technologique standard.
• Outils médiocres qui ne respectent pas les
  exigences.

Bureau du projet dAgDirect
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Stratégie dAAC

• AAC fait des progrès en tant quorganisme du
  gouvernement du Canada et quorganisme
  indépendant
• Nos activités sont celles dun seul ministère
• Les équipes doivent continuer de travailler
  ensemble afin daméliorer la prestation des
  services offerts à nos clients et partenaires
  externes et internes.
• Linformation et les processus sont importants
• Lélaboration et lapplication de politiques et
  de normes de gestion de linformation doivent
  être uniformes à léchelle du Ministère et
  correspondre au cadre dactivités du gouvernement
  du Canada.
• Les ressources que nous choisissons doivent être
  horizontales à léchelle du Ministère
• AAC doit repérer les débouchés en tant que
  ministère partenaire de la Solution horizontale
  de gestion du contenu dInternet du gouvernement
  du Canada et ministère responsable de la Solution
  de portail et en tirer parti.

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Prochaines étapes

• AAC souhaite adopter des solutions bénéficiant
  dun appui général
• partagées
• fondées sur des logiciels commerciaux
• qui mettent à profit les travaux des autres
  organismes fédéraux
• qui permettent de réaliser des économies
  déchelle en frais dacquisition et dappui.
• Mettre en uvre la Solution de gestion du contenu
  du gouvernement du Canada
• Stratégie des métadonnées
• Profil dapplication des métadonnées pour les
  sites Web
• Processus normalisés et assurance de la qualité
• Créer une équipe opérationnelle chargée de
  fournir aux clients un soutien continu sur les
  métadonnées.
• Mettre en uvre le portail
• Renouveler la présence Web
• Architecture de linformation

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Programme

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Premières étapes vers lamélioration des services
offerts aux Canadiens

• Présence Web fragmentée
• 170 sites Web
• 400 000 pages Web
• 60 systèmes auteurs
• Aucune gouvernance centralisée
• Impossible de fournir des renseignements
  vérifiables, fiables, utiles et dactualité.
• Sites non conformes
• Normalisation des sites Internet, accessibilité
  et langues officielles

• Un seul site commun, deux volets
• Site axé sur les citoyens et uniformité de
  limage de marque.
• Une source autorisée pour 40 000 pages de contenu
  écrite une seule fois et réutilisable.
• Gestion du contenu de lentreprise (GCE)
  (métadonnées, outils, processus, recherches).
• Un responsable
• Pages conforment à la normalisation des sites
  Internet
• Dépasse certaines normes daccessibilité

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Transformations and Benefits
The SDC/HRSDC experience has laid the foundation
for improving service using a content management
system and processes that can be expanded to
support larger initiatives.

• Service Transformation
• Segmented and traditional content presentation
  (no wrong door)
• Harmonized user experience (consistent navigation
  and presentation)
• Single standardized source documents, multiple
  uses (and no duplication)
• Enhanced search engine results and dynamic page
  delivery
• Business Transformation
• Simplified business processes, resulting in
  enhanced accountability and management
• Replacing manual with automated methods (e.g.
  dynamic menus)
• Programs and regional stakeholders can now focus
  on improved content development
• Organizational transformation
• Culture shift from de-centralized model to
  enterprise model
• Recognition that common processes can be shared
• Governance changes to reflect continuous
  horizontal communication and one point of
  accountability
• Close collaboration with content owners across
  SDC/HRSDC and evolution of workplace concepts and
  vocabularies
• Began to re-align resources

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Transformation et avantages
Lexpérience de DSC et de DRHDC a jeté les bases
de lamélioration des services grâce à un système
de gestion de contenu et des processus connexes
qui peuvent être élargis en vue dappuyer de plus
grands projets.

• Transformation des services
• Présentation du contenu de façon segmentée ou
  traditionnelle (principe daccès universel)
• Expérience des utilisateurs harmonisée (constance
  de la navigation et de la présentation)
• Matériel de base unique, normalisé et polyvalent
  (aucun chevauchement)
• Résultats des moteurs de recherche améliorés et
  livraison dynamique de linformation
• Transformation de lentreprise
• Processus opérationnels simplifiés, donc
  amélioration de la responsabilisation et de la
  gestion
• Remplacement des méthodes manuelles par des
  méthodes automatisées (p. ex. menus dynamiques)
• Les responsables des programmes et les
  intervenants régionaux peuvent maintenant mettre
  laccent sur lamélioration des techniques
  délaboration du contenu
• Transformation de lorganisation
• Changement de culture passer du modèle
  décentralisé à celui dentreprise
• Reconnaître que les processus communs peuvent
  être mis en communs
• Changements sur la plan de la gouvernance afin
  quelle tienne compte de la communication
  horizontale continue et un seul responsable
• Collaboration étroite avec les propriétaires du
  contenu à léchelle de DSC et de DRHDC, et
  évolution des concepts et du vocabulaire liés au
  milieu de travail
• Amorcer le remaniement des ressources

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Les fondements

• Personnes Un réseau dauteurs
• Des propriétaires de contenu de DSC et de DRHDC
  qui peuvent faciliter la mise en commun des
  renseignements à mesure quils commencent à
  comprendre le concept  rédiger une seule fois et
  réutiliser linformation  pour dautres publics
  et voies de communication .
• Processus Un canal Web regroupé
• Centre dexpertise, centralisation de la
  gouvernance et de la coordination
• Personnel dexpérience et système de soutien
  opérationnel
• Participation du gouvernement du Canada à
  lélaboration des normes
• Système Un système de gestion du contenu de
  lentreprise (SGCE)
• Outils essentiels permettant de réutiliser le
  contenu et les processus communs en place
• Outils communs du gouvernement du Canada
  identiques à ceux de DSC et de DRHDC
• Expérience importante avec le SGCE leçons
  apprises et meilleures pratiques
• Vocabulaires contrôlés pour DSC et DRHDC

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Notre vision
En mettant en commun nos services, nous assurons
la prestation de services améliorés à moindre
coût. Pour y arriver, nous devons miser sur le
processus  rédiger une seule fois et réutiliser
linformation .

• Améliorer luniformité des renseignements et des
  services offerts aux divers groupes de clients et
  dintervenants par le truchement de voies de
  communication
• Générer une vue pour Service Canada et pour les
  sites stratégiques des ministères
• Appuyer la segmentation de la clientèle et des
  offres de services
• Harmoniser le contenu ministériel destiné à une
  diffusion interne et externe
• Meilleure gestion de linformation
• Réduire le chevauchement rédiger une fois,
  réutiliser/remanier le contenu en fonction des
  besoins
• Faciliter la gestion et la mise en commun des
  connaissances organisationnelles
• Améliorer les méthodes de mesure du rendement et
  détablissement de rapports

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Architecture de création et de publication
Les Canadiens reçoivent des services
Prestation de services et mise en commun de
linformation
Auteurs de contenu
Internet
Intranet
Le processus de gestion du contenu dentreprise
permet de gérer linformation sur le cycle de vie
du contenu à laide de politiques, de processus
et doutils uniformes.
Gestion du contenu dentreprise et dépôt de
contenu
1-800-OCanada
Partenaires (aussi auteurs de contenu)
Centres dappels de Service Canada
Autres ministères
Centres de services en personne
Le processus de gestion du contenu dentreprise
est un outil habilitant clé qui assure une
présence cohérente sur Internet. Il peut être
adapté aux modes de prestation de services
internes et externes.
Autres gouvernements
Rétroaction continue des auteurs de contenu et
des clients en vue daméliorer le dépôt de
contenu.
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Ce qui alimente notre vision

• Examen des dépenses
• La mise en commun des services permet de réduire
  le coût des services offerts tout en améliorant
  leur qualité
• Le contenu est rédigé une seule fois et est
  réutilisé à de multiples occasions
• Service Canada
• Présence cohérente du gouvernement du Canada sur
  Internet
• Vision des services du gouvernement du Canada
  pour les Canadiens
• Services partagés du gouvernement du Canada
• Politique sur la gestion de l'information
  gouvernementale
• Normes du gouvernement du Canada sur les
  métadonnées

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Prochaines étapes

• Exigences opérationnelles permanentes
• Gestion des métadonnées et processus automatisés
• Examen du contenu et de la qualité des
  métadonnées
• Architecture de linformation (navigation) et
  refonte de la taxonomie
• Plus grande centralisation des fonctions liées à
  Internet
• Transition vers le même système de gestion du
  contenu que le gouvernement du Canada
• Harmonisation de la gestion du contenu
  Personnes, Processus et Système avec la
  nouvelle orientation létablissement de liens
  avec
• les sites ministériels
• Service Canada
• le site du gouvernement du Canada et ses points
  daccès

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Activités dAgriculture et Agroalimentaire Canada

• Métadonnées
• Comité consultatif sur les métadonnées dAAC
• Groupe de travail sur les métadonnées du
  gouvernement en direct et participation du
  sous-comité
• Favoriser le processus de gestion du contenu du
  gouvernement du Canada comme solution commune
• Ministère partenaire en matière de gestion du
  contenu du gouvernement du Canada (Interwoven,
  VerityK2 )
• Métadonnées (profil dapplication, stratégie,
  harmonisation avec dautres initiatives)
• Comités interministériels visant à déterminer les
  exigences techniques et fonctionnelles et celles
  touchant aux métadonnées et à la recherche afin
  de convenir dune solution commune
• Diriger et orienter lélaboration du portail
  unifié du gouvernement du Canada
• Collaboration
• Personnalisation
• Intégration des applications
• Élaboration des applications
• Moteur de recherche du portail
• Identification unique

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Avantages pour lentreprise

• Système de gestion de contenu
• Habiliter les utilisateurs à gérer leur propre
  contenu
• Réutiliser le contenu, éviter les dédoublements
  et garantir une diffusion uniforme des
  renseignements
• Appliquer la gouvernance des sites Web par le
  truchement du flux de travail et de
  lautorisation de publier
• Fournir des versions vérifiables des sites Web
• Améliorer grandement la recherche de ressources
• Uniformiser la gestion du cycle de vie des
  sources dinformation
• Assurer luniformité de limage de marque dans
  tous les sites Web
• Portail
• Permet aux clients davoir un aperçu des
  programmes et des services
• Offre à la communauté scientifique et à dautres
  entreprises des outils de collaboration
• Intégration des applications
• Contenu personnalisé
• Offre un accès sécurisé à linformation et à la
  collaboration en ligne

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AAC sest associé à TPSGC pour appuyer la vision
dentreprise du Ministère

• Lacquisition du portail dAAC a dabord suivi le
  cours normal dune demande de proposition dAAC
  pour lobtention de logiciels et de services
• Linitiative du portail dentreprise dAAC sest
  graduellement transformée en solution logicielle
  de portail unifié du gouvernement du Canada (GC)
• Les deux ministères ont participé à la
  modification de la demande de proposition de
  manière à ce quelle réponde à la fois aux
  besoins dAAC et du GC
• Lobjet du contrat consiste en une licence de
  logiciel pour tout le GC et des services
  professionnels pour AAC et TPSGC
• Léquipe Sierra (Sierra Systems Group Inc. et
  Oracle) est lentrepreneur chargé de fournir la
  solution logicielle Oracle de portail unifié du
  GC
• AAC a lancé le projet de mise en uvre du portail
  à laide de la solution logicielle de portail
  unifié du GC

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Nous permettrons la prestation de services en
ligne pertinents et axés sur la clientèle
Services aux employés
Employés
Portail du GC
Grappe de services RR
Services aux Canadiens
Citoyens canadiens
Portail dAAC
Services aux producteurs
SNITE
Programmes et ressources dAAC
Producteurs
Commerce international
Services scientifiques
Scientifiques
Services féd./prov.
Science et recherche
Provinces et autres ministères
Renouveau du secteur
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La technologie doit être au service des activités

• La technologie nest plus le goulot
  détranglement
• Les secteurs dactivité (p. ex. programmes,
  directions générales, équipes) des ministères
  orientent la prestation des services tandis que
  les équipes TI doivent en assurer le
  fonctionnement
• Les secteurs dactivité doivent assumer un rôle
  de premier plan dans la définition de leurs
  services aux clients (internes et externes) et
  aux partenaires
• Une solution dentreprise dépend de plusieurs
  facteurs opérationnels, notamment 
• la gouvernance
• les normes
• les politiques
• les communications et lengagement

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Pour faire un changement efficace, nous devons
repenser la façon dont nous offrons les services

• La prestation des services par voie électronique
  est soumise à de nombreux changements
• La façon dont nous gérons linformation
• Nos processus opérationnels
• La façon dont nous traitons avec nos clients
• Lintégration de ces activités avec dautres
  voies de communication
• Lutilisation dun portail permettant doffrir
  des services ne suffit pas il faut prendre des
  mesures
• Évaluation des résultats
• Stratégie de prestation des services
• Examen des services
• Évaluation de létat de préparation
• Analyse et transformation des activités

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Métadonnées dentreprise du GC Normes et gestion

• Nous avons franchi létape consistant à
  déterminer en quoi consistent les métadonnées et
  leur importance.
• Nous devons maintenant aller au-delà du
  cloisonnement des métadonnées dun ministère ou
  dune application
• Pour être en mesure doffrir aux Canadiens un
  service dentreprise efficace, il faut assurer
  une interopérabilité entre la création de
  contenu, les systèmes et processus techniques,
  les dépôts de contenu et les besoins en matière
  dinformation des utilisateurs finaux.
• Les facettes des fonds de renseignements du GC
  peuvent être combinées de manière à permettre
  laccès à de linformation et à des services
  virtuels sous diverses formes de  vues 
  (diffusion de linformation en fonction du client
  ou du programme)
• Portabilité et réutilisabilité de linformation
  (écriture unique, processus de réutilisation)
• Établir des liens entre les systèmes de gestion
  des documents, dédition et darchivage.

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Métadonnées dentreprise du GC pour le SGC

• Le sous-groupe sur les métadonnées du SGC a été
  créé en avril 2005
• Il relève du Groupe de travail sur les
  métadonnées du Gouvernement en direct, sous
  légide du SCT (Nancy Brodie).
• Il constitue également un sous-groupe du Groupe
  de travail fonctionnel sur le SGC.
• Son rôle consiste à définir, à harmoniser et à
  gérer les cadres et processus de métadonnées
  conformément au SGC dentreprise du GC.
• Comprend des représentants du ministère et des
  grappes.
• Objectifs
• Ensemble déléments de métadonnées du SGC
• Profil dapplication des métadonnées (PAM) du SGC
• Harmoniser lensemble déléments et lensemble
  des éléments de gestion des dossiers en cernant
  les possibilités au chapitre de
  linteropérabilité et de lharmonisation des noms
  des métadonnées

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Ensembles déléments de métadonnées et profils
dapplication

• Éléments et sous-éléments de métadonnées
• Lensemble des noms des métabalises
• Nom (dc.title, dc.coverage.spatial, dc.subject,
  gcms.caption, etc.)
• Étiquette (titre, sujet, sous-titre, etc.)
• Définition (portée ou objectif prévus de
  lélément ou du sous-élément de métadonnées)
• Type de données
• Lensemble déléments de métadonnées du SGC
  établira la norme une fois défini
• Les éléments se fondent sur la norme Dublin Core,
  accompagnés dextensions du SGC du GC
• Profil dapplication des métadonnées
• Comment la valeur de métabalise est créée et
  utilisée dans le cadre du SGC
• Valeurs simples ou multiples
• Facultatif ou obligatoire
• Schémas ou vocabulaires
• Lien avec dautres éléments de métadonnées
• But et contraintes

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Types de métadonnées pour le SGC

• Diffusion de linformation (recherche de
  ressources, navigation automatisée,
  personnalisation, etc.)
• couverture géographique, sujet, type, audience,
  date, langue, taxonomie
• Données de nature administrative (création,
  droits de propriété, droits daccès, date, etc.)
• créateur, langue, identifiant, personne-ressource,
  relation
• Données descriptives
• titre, langue, sujet, type,
• Édition
• langue, relation, identifiant, personne-ressource
• Métadonnées propres à un domaine (scientifique,
  technique, etc.)
• sujet, taxonomie

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Programme

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• Visions ministérielles stratégiques
• Agriculture et Agroalimentaire Canada
• Service Canada
• Initiatives partagées du gouvernement du Canada
• Portail
• Gestion du contenu
• Métadonnées
• Thèmes communs et conclusion
• Questions
• Personnes-ressources

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Partenariat avec TPSGC pour trouver des solutions
communes
Avant
Après
Outils communs
Outils individuels

• Nombreuses banques de données dinformation
• Outils administratifs individuels
• Aucune norme/modalité de GI commune
• Chevauchement de la gestion de linformation
• Investissements uniques

• Une logithèque de référence
• Outils/normes communs
• Processus communs et personnalisables
• Contenu optimisé
• Investissement unique moins important

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Tableau de la gestion de linformation
Applications dentreprise
Cadres de linfrastructure du savoir
Applications de programmes
Applications de production
Applications darrière-plan
Portails
Intelligence daffaires
Mon dossier N-GIS, IE, etc
Services de collaboration
Synchrones
Asynchrones
Forum de discussion
Calendrier
Courriel
Messagerie instantané
Réunions en ligne
Audio/ vidéo
Gestion du contenu dentreprise
Découverte de ressources
Édition
Contrôle des versions
Archivage
Création/ syndication
Services de communication
Services dapprentissage
M É T A D O N N É E S
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Thèmes communs et conclusions

• Champions ministériels de la GCE, du portail et
  des métadonnées
• Point focal dentreprise ministère et
  entreprise
• Participation à léchelle gouvernementale mise
  au point de produits et de normes
• Si le SGC et le portail sont considérés comme des
  produits et des services communs, on réalisera
  linteropérabilité et la participation à une
  vision commune
• Transformation
• On sintéresse moins à la technologie et
  davantage aux gens, aux procédures
  opérationnelles et aux normes de métadonnées

33

• ?????????????
• Questions
• ?????????????

34
Personnes-ressources

• Leigh Bain
• Gestionnaire de projet du Système de gestion de
  contenu
• Bureau du projet Agriculture en direct
• Équipe des systèmes dinformation
• Agriculture et Agroalimentaire Canada
• Courriel bainl_at_agr.gc.ca
• No de téléphone [phone]

• Lynn Herbert
• Gestionnaire, Architecture de linformation
  dentreprise
• Bureau du réseau Internet
• Division des réseaux électroniques, Direction
  générale de la prestation de services
• Service Canada
• Courriel lynn.herbert_at_sdc-dsc.gc.ca
• No de téléphone [phone]

• Susan Thorne
• Gestionnaire
• Innovation et technologie Web
• Travaux publics et Services gouvernementaux
  Canada
• Courriel susan.thorne_at_pwgsc.gc.ca
• No de téléphone [phone]