Palais de justice Formation multimdia distribue FMD Projet Pilote

1

Palais de justice Formation multimédia
distribuée (FMD)Projet Pilote
Rapport final
2
2.
Context du projet

• La formation bureautique standard proposée par le
  centre de formation de lEtat ne répond pas aux
  besoins du Palais en raison notamment

• du contenu trop généraliste et pas assez ciblé
  sur les besoins du métier et lenvironnement
  bureautique Palais,

• dune grande difficulté de former des groupes
  homogènes en fonction des niveaux individuels des
  connaissances,

• du peu de disponibilité des personnes, rendant
  très difficile la planification de la formation
  et augmentant labsentéisme aux cours,

• du manque de suivi de lappropriation des
  connaissances par les formateurs et la hiérarchie.

3
3.1
Besoins et attentes du Palais de justice

• Une formation adaptée et ciblée sur nos besoins
  métier, soit
• axée sur lutilisation des outils bureautiques et
  informatiques dans lenvironnement du métier
  (organisation des modèles de documents et de
  larchivage),
• modulable en fonction du degré de connaissance et
  daptitude des personnes à former (à la carte,
  dans le respect du rythme dappropriation des
  connaissances de lapprenant),
• privilégiant une formation de type auto-formation
  avec tutorat à une formation classique,
• prenant en charge un nombre important de
  personnes dans un temps relativement court,
• proposant des cours à des personnes peu
  disponibles, en tout temps et en tout lieux,
• offrant un référentiel et un point dancrage
  électronique de lactivité de formation,
• capable de capitaliser notre savoir et
  savoir-faire en disposant dune base de
  connaissance pour la formation sur le métier
  (aide, FAQ, documentation, directives, etc),
• basée sur un concept de formation extensible aux
  processus et pratiques des métiers judiciaires.

4
3.2
Besoins et attentes du Centre de formation

• Explorer une piste daction pour la réforme de la
  bureautique qui devrait tenir compte de
  lenvironnement étatique, soit
• individualiser la formation tout en satisfaisant
  une demande de masse,
• responsabiliser lapprenant sans le contraindre,
• responsabiliser la hiérarchie,
• offrir un outil fiable (et accepté) de diagnostic
  des connaissances préalables,
• offrir un outil fiable de diagnostic des besoins
  de lapprenant en relation avec son activité
  professionnelle,
• offrir un outil fiable (et accepté) dévaluation
  des acquis,
• atteindre des objectifs pédagogiques prédéfinis,
• simplifier la logistique de la gestion de la
  formation,
• respecter les contraintes budgétaires,
• promouvoir la généralisation des NTIC dans la
  formation (première étape)

5
3.3
Les attentes par rapport à une solution FMD

• flexibilité et modernité en recourant aux
  nouvelles technologies de linformation et de la
  communication (NTIC),
• pouvant englober les supports de formation et
  didacticiels existants,
• adaptable à des populations diverses
  dapprenants,
• permettant un rafraîchissement des connaissances,
• simple dutilisation et capable dapporter un
  soutien supplémentaire aux apprenants,
• capable daider les formateurs dans le suivi de
  lappropriation des connaissances, la
  planification des formations et lévolution des
  cursus.

6
3.4
Les objectifs du projet "pilote"

• Le projet sera basé sur la plate-forme
  LearningSpace qui illustrera un contenu de
  formation concernant la bureautique Office 97. Il
  mettra en évidence 
• le(s) mode(s) dorganisation potentiel(s),
• les fonctionnalités et lergonomie à disposition
  sur le poste de travail de lapprenant,
• les fonctionnalités et lergonomie à disposition
  sur le poste de travail du formateur,
• un scénario complet dapprentissage (table des
  matières, planning de formation, notations),
  intégrant une formation face-à-face,
• une médiathèque composée de documents fournis,
• les modes dapprentissages possibles (lecture,
  exercice, auto-évaluation, forum, étude de
  cas,...),
• la supervision par le formateur des résultats
  dexercices,
• laccès au contenu de formation à distance par
  lapprenant (soit à partir de l'intranet du
  Palais de Justice et un navigateur sur le poste
  de travail dun collaborateur du Palais de
  Justice),
• lintégration de supports de formation existants
  (documents Word, Powerpoint, image, séquence
  vidéo), et le didacticiel choisi (Solution
  Formation Afogec ou autre).

7
4.
Connaissances de traitement de texte

• Question 4
• Votre connaissance de Word 97 avant la formation.
• Commentaire
• Les niveaux de départ en terme de connaissances
  bureautiques sont très hétérogènes.

8
8.1 a)
Le système de formation

• Question 66
• Le système de formation m'a donné
• satisfaction.
• Commentaire
• Les élèves sont en majorité satisfaits du
  système de formation (52).

9
8.1 b)
La méthode de formation

• Méthode de formation
• (Questions 50-59)
• Commentaire
• La méthode de formation en terme d'"apprendre à
  mon propre rythme, contenu du cours ciblé par
  rapport à mes besoins, etc" est jugée totalement
  satisfaisante par 57 des élèves.

10
8.1 c)
La rapidité d'apprentissage

• Question 57
• Par rapport à la formation traditionnelle,
  j'apprends plus rapidement avec cette méthode.
• Commentaire
• 47 des élèves jugent qu'ils apprennent plus
  rapidement qu'avec une formation traditionnelle,
  contre 24 qui jugent non.

11
8.1 d)
Se former de manière indépendante

• Question 54
• J'apprécie de me former de manière indépendante.
• Commentaire
• La possibilité de se former de manière
  indépendante est particulièrement appréciée par
  80 des élèves.

12
8.1 f)
L'atteinte d'objectif de formation

• Question 10
• J'ai atteint mon objectif d'apprentissage en
  utilisant cet environnement.
• Commentaire
• Le plan de formation peut être suivi avec
  succès, 38 des élèves ont atteint totalement
  leur objectifs et 48 partiellement.

13
8.1 f)
L'apprentissage des connaissances de base

• Question 59
• Le cours m'apprend les connaissances de base me
  permettant de travailler par moi-même.
• Commentaire
• 75 des élèves jugent que le cours leur apporte
  les connaissances de base leur permettant de
  travailler par eux-mêmes.

14
8.1 g)
Trouver du temps pour se former

• Question 45
• J'ai trouvé facilement du temps pour me former.
• Commentaire
• L'intégration de la formation à l'environnement
  de travail, en terme de "trouver facilement le
  temps pour se former et choix du moment" est
  jugée peu satisfaisante par 52 des élèves.

15
10 collaborateurs
8.2 b)
Progression de Expert et Maîtrise
16
11 Super-Us
8.2 b)
Progression de Expert et Maîtrise
17
8.3 a)
L'appui d'un formateur

• Questions 60-62
• Commentaire
• S'agissant de l'appui d'un formateur, les élèves
  le jugent totalement indispensable à 56, dont
  76 indispensable en début de formation, 52
  pendant le cycle de manière ponctuelle et
  seulement 38 le souhaite constamment pendant le
  cycle de formation.

18
8.3 a)
L'importance du rôle du formateur

• Question 62c
• L'ordre des rôles de la personne chargée de
  l'encadrement.
• Commentaire
• S'agissant du rôle que doit jouer le formateur
  chargé de l'encadrement des élèves, il est estimé
  à 43 pour rôle technique d'aide et de dépannage,
  38 pour un rôle pédagogique de transmission des
  connaissances.

19
10.1
Conclusion
Pour le Palais de justice

• Le recours aux nouvelles technologies de
  linformation et de la communication et à
  lauto-formation se révèle bien adapté aux
  besoins du Palais de justice pour dispenser la
  formation aux outils bureautiques, voire à la
  formation métier.

• Les élèves dans leur grande majorité sont
  satisfaits de ce concept de formation, notamment
  pour la possibilité de se former de manière
  indépendante et à son propre rythme.

• Les objectifs pédagogiques ont pu être atteints,
  la majorité des élèves a le sentiment davoir
  progressé dans leur maîtrise de Word.

• Avoir des formateurs/trices à disposition pour
  soutenir et motiver les élèves avant et pendant
  le cycle dauto-formation est indispensable pour
  leur permettre datteindre leurs objectifs de
  formation.

• Il ne faut pas négliger les aspects techniques
  qui, sils ne sont pas maîtrisés gênent
  considérablement le déroulement de la formation.
  Il est indispensable davoir à disposition une
  équipe informatique compétente et disponible pour
  assurer le suivi et la mise en uvre de ce type
  de solution de formation.

20
10.1
Suite à donner
Pour le Palais de justice

• Ce type de solution de formation convient aux
  besoins du Palais de justice, et nous souhaitons
  poursuivre dans cette voie, sous réserve des
  coûts dacquisition des licences, pour achever la
  formation aux outils bureautiques des
  collaborateurs du Palais soit environ 200
  personnes à court terme.

• Sagissant du type de solution à mettre en uvre,
  nous attendons les conclusions du Centre de
  formation pour la recommandation sur le produit
  le mieux adapté pour répondre aux besoins de
  lEtat.

21
10.2
Conclusion
Pour le Centre de formation
LearningSpace (dans sa version 2.5) avec des
contenus de lEditeur bureautique ENI intégrés
par la société Afogec et distribué par Innovatica
à Genève, ne répond pas à la majorité des
critères dévaluation définis par le Centre (cf.
supra chapitre 9) 
22
10.2
Conclusion
Pour le Centre de formation

• La solution testée ne permet pas aux élèves
  dauto-déclarer leurs besoins au moyen du
  logiciel (critère 1), ni dévaluer leurs
  compétences préalables sur la base dexercices ou
  d'avoir des tests intégrés au logiciel (critère
  2) desquels serait établi de manière automatique
  un parcours de formation individualisé (critère
  3).

23
10.2
Conclusion
Pour le Centre de formation

• Lévaluation des acquis de la formation nest pas
  non plus automatisée (critère 4). Ce nest donc
  que sur la base dun travail important
  (élaboration et distribution de questionnaires)
  effectué manuellement par lencadrement
  (formateurs du Palais et hiérarchie) que ces
  besoins et niveaux de compétences de départ ont
  pu être définis et validés.

24
10.2
Conclusion
Pour le Centre de formation

• La responsabilisation accrue des élèves et de la
  hiérarchie vis-à-vis de la formation bureautique
  (critère 6) qui aurait pu découler de cette
  démarche na par ailleurs pas été démontrée. En
  effet, comme il a été dit, dune part il a fallu
  relancer de manière très directive les élèves
  pour quils aillent au bout de leur parcours de
  formation dans le délai qui leur était imparti
  et, dautre part, il ny a pas eu de
  réorganisation significative et spontanée du
  travail au niveau du service par la hiérarchie
  qui aurait permis aux élèves de sautoformer à la
  place de travail sans trop de difficultés.

25
10.2
Conclusion
Pour le Centre de formation

• La solution testée noffre pas non plus doutils
  performants de gestion des formations (critère 7)
  ni doutils de suivi des formations (critère 8).
  Toutefois, ces critères sont un peu plus
  secondaires.

26
10.2
Conclusion
Pour le Centre de formation

• Mais cest surtout la difficulté de mise en uvre
  dune telle solution (critère 9) qui doit être
  ici mise au bilan négatif du projet. En effet, il
  a clairement été mis en avant que cette solution
  nécessitait un encadrement extrêmement lourd,
  surtout du point de vue pédagogique, mais
  également des points de vues technique et
  administratif. Or, en létat, le Centre ne
  dispose pas de cet encadrement qui a pu être mis
  en uvre dans le cadre du pilote par le Palais,
  dont la réalité ne recouvre pas celle de la
  majorité des services de lEtat de Genève.

27
10.2
Conclusion
Pour le Centre de formation

• Enfin, la question des coûts (critère 10) dune
  telle solution reste pour linstant en suspens,
  même si, en raison de lencadrement important
  exigé et de la faible baisse du temps de
  formation par individu par rapport à une
  formation traditionnelle en Institut, il semble
  que la solution testée nécessite un engagement
  financier plus ou moins important, ce qui laisse
  planer un doute quant à une réduction réelle des
  coûts de la formation bureautique.

28
10.2
Conclusion
Pour le Centre de formation

• En revanche, la solution testée a permis
  datteindre les objectifs pédagogiques fixés en
  termes dacquisition de compétences (critères 4),
  du moins selon ce quil en est ressorti de
  lévaluation subjective faites par les élèves
  (sentiment de meilleure maîtrise) et plus
  objective (corrigés des exercices distribués par
  les formateurs). Cet élément nous permet de
  relativiser certains des points négatifs puisque
  la qualité de la formation semble la grande
  gagnante de ce dispositif de formation. Or la
  démarche ayant été engagée essentiellement pour
  répondre à un déficit de compétences
  bureautiques, lefficacité avérée de la solution
  est à mettre en avant de manière forte.

29
10.2
Recommandations du Centre de formation

• Ne pas étendre la solution de formation
  bureautique testée au Palais à dautres services
  de lEtat.

30
10.2
Recommandations du Centre de formation

• Toutefois, afin de capitaliser leffort entrepris
  dans le cadre de ce pilote et tout
  particulièrement la formation des formateurs sur
  lutilisation et la manipulation de la
  plate-forme LearningSpace, poursuivre et achever
  la formation aux outils bureautiques des
  collaborateurs du Palais, sous réserve du
  chiffrage (coûts de lextension de la formation
  aux 200 collaborateurs) que le Palais doit encore
  fournir au Centre de formation.

31
10.2
Recommandations du Centre de formation

• Au vu des perspectives négatives de lévolution
  de la version LearningSpace testée au Palais,
  poursuivre la veille et les expériences en
  matière de plate-forme dautoformation dans une
  version ultérieure de LearningSpace (version 4.0
  et supérieure) et concurrente (plate-forme
  Docent, Interwise, etc.), afin de pouvoir
  acquérir à terme une plate-forme opérationnelle
  pour la distribution de contenus de formation
  dans les domaines bureautiques mais également
  métier, plate-forme de type LMS (learning
  management system), qui apparaît au Centre de
  formation comme nécessaire pour donner des
  réponses e-learning à des problèmes futures de
  formation.

32
10.2
Recommandations du Centre de formation

• Au vu de la très bonne perception par les élèves
  de lautoformation, poursuivre les démarches en
  vue dopérer des choix de logiciels pour la
  formation bureautique qui répondent mieux aux
  différents critères dévaluation que la solution
  testée. A ce titre, et au vu des premiers
  enseignements tirés des autres expériences en
  cours, il semble souhaitable en létat de
  privilégier une solution bureautique intégrant
  toutes les étapes dune formation (pré-évaluation
  - formation - évaluation) telles que celles
  proposées par I-progress (Progression), Eni
  (MediaPlus) ou NetG.

33
10.2
Recommandations du Centre de formation

• Au vu des besoins importants en encadrement et en
  infrastructures mis en évidence dans le cadre de
  pilote, obtenir les moyens nécessaires à la
  réalisation de solutions e-learning même si les
  solutions déployées devront être plus légères que
  celle testée au Palais.

34
(No Transcript)