Transparence des co

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Transparence des coûts informatiques et
indicateurs de performance
IT Governance SymposiuM 11 Mai 2004
Jean-Louis Leignel
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Transparence des coûts informatiques et
indicateurs de performance

• Pour établir la relation devant exister entre
   indicateurs de performance  et  coûts
  informatiques  afin que ceux-ci deviennent une
   brique  de lIT Governance, lAFAI a
• demandé à un groupe de travail
• animé par Jean-Louis Leignel, Deloitte.
• et composé de
• Catherine Leloup, consultant indépendant
• Jean-Paul Leydier, Orgaconsultants
• Serge Yablonsky, SYC
• délaborer un Modèle de calcul des coûts
  informatiques basé sur les indicateurs de
  performance.
• choisi le progiciel Mage/3 de la société MAGE
  (Modèles dAide à la Gestion dEntreprises) pour
  illustrer par lexemple lensemble des relations
  du Modèle ainsi que les résultats obtenus.

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Transparence des coûts informatiques et
indicateurs de performance

• Sommaire
• IT Governance limportance de maîtriser les
  coûts informatiques
• Le cadre méthodologique de la maîtrise des coûts
  informatiques
• Modélisation  croisée  Processus x Ressources
• Phase délaboration du Budget
• Phase de suivi du Réel
• Les coûts informatiques  Une  brique 
  essentielle de lIT Governance

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IT Governance limportance de maîtriser les
coûts informatiques

• Les Questions, que se pose lEntreprise sur son
  Informatique, et auxquelles lIT Governance
  cherche à apporter une réponse

• Direction Générale
• Quelle est la valeur produite par les SI ?
• Les SI favorisent-ils ou freinent-ils la
  croissance ?
• Les SI encouragent-ils linnovation et la
  gestion des compétences ?
• La Direction Informatique est-elle bien gérée ?

• Directions Opérationnelles Clientes
• Nos investissements en SI sont-ils rentables ?
• Comment les SI peuvent-ils favoriser la prise en
  compte des besoins des clients ?
• Comment les SI peuvent-ils nous aider à être
  plus réactifs ?

Direction Informatique
Direction Opérationnelle Clientes
Direction Générale
Audit
Entreprise

• Direction Informatique
• Ne fait-on réellement que des choses utiles pour
  lEntreprise ?
• Comment se comparent nos coûts par rapport aux
  prestations externes?
• Où pouvons nous baisser nos coûts ?
• Satisfaisons-nous toutes les attentes de notre
  environnement ?
• Comment mieux communiquer notre performance en
  interne ?
• Sommes-nous suffisamment attractifs pour attirer
  les compétences dont nous avons besoin ?

• Audit
• Les biens et les opérations de lEntreprise
  sont-ils correctement protégés ?
• Les principaux risques pour le Business sont-ils
  maîtrisés ?
• Les processus de contrôle et les pistes daudit
  sont-ils en place et efficaces ?

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IT Governance limportance de maîtriser les
coûts informatiques

• Objectifs de lIT Governance
• Permettre à la DG et à la DSI de construire
  ensemble un positionnement équilibré de la
  fonction informatique visant à garantir sa
  contribution au Business, la prise en compte des
  attentes de ses clients,la maîtrise des coûts et
  des processus, sans oublier la préparation du
  futur.

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IT Governance limportance de maîtriser les
coûts informatiques

• Conditions indispensables à l atteinte des
  objectifs d IT Governance
• Latteinte de ces objectifs passe par un
  communication basée sur la transparence entre la
  DG, la DSI et les Directions Opérationnelles
   clientes 

DG
Communication Transparence
DO
DSI
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Transparence des coûts informatiques et
indicateurs de performance

• Sommaire
• IT Governance limportance de maîtriser les
  coûts informatiques
• Le cadre méthodologique de la maîtrise des coûts
  informatiques
• Modélisation  croisée  Processus x Ressources
• Phase délaboration du Budget
• Phase de suivi du Réel
• Les coûts informatiques  Une  brique 
  essentielle de lIT Governance

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Le cadre méthodologique de la maîtrise des coûts
informatiques

• Une Modélisation  croisée  Processus x
  Ressources
• distinguant les  Projets  du  Fonctionnement
  récurrent 

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Le cadre méthodologique de la maîtrise des coûts
informatiques

• Une Modélisation basée sur les concepts
  ABC/ABB/ABM ..permettant daller bien au-delà de
  la seule démarche ABC
• La partie ABB permet de garantir la cohérence
  entre le volume des prestations demandées, les
  activités à mettre en œuvre pour les réaliser,
  les budgets de Ressources correspondants et .
  les coûts unitaires des prestations.

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Le cadre méthodologique de la maîtrise des coûts
informatiques
Une Modélisation basée sur les concepts
ABC/ABB/ABM ..couvrant lensemble des
fonctionnalités dun contrôle de gestion
informatique La partie ABM permet daffecter à
chaque Responsable les écarts sur les Indicateurs
de performance quil maîtrise, dexpliquer les
causes de dérives éventuelles constatées dans les
coûts et didentifier les plans daction
nécessaires à leur correction.
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Transparence des coûts informatiques et
indicateurs de performance

• Sommaire
• IT Governance limportance de maîtriser les
  coûts informatiques
• Le cadre méthodologique de la maîtrise des coûts
  informatiques
• Modélisation  croisée  Processus x Ressources
• Phase délaboration du Budget
• Phase de suivi du Réel
• Les coûts informatiques  Une  brique 
  essentielle de lIT Governance

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Modélisation  croisée 

• Axe Processus schéma densemble

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Modélisation  croisée 

• Processus de  mise à disposition des postes PC 
  

Produits Inducteurs de coût
Poste standard Poste commercial Poste C.A.O. Poste manager itinérant Nombre de postes Idem Idem idem
Phases danalyse de la valeur ajoutée Activités Inducteurs dactivité
Approvisionnements Approvisionnements Amortissements des postes Mastérisation Nombre d'approvisionneurs / poste Montant des amortissements par poste Nombre de masters / poste /an
Consommation réseau Communication Nombre de mégabits/seconde/poste
Support local Support technique Formation aux postes Nombre de techniciens / poste Nombre de jours de formation / poste
Hot Line PC Hot Line PC Nombre dappels / poste
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Modélisation  croisée 

• Processus de  mise à disposition des
  applications Gestion 

Produits (applications) Inducteurs de coût ()
Compta clients Gestion Fournisseurs Gestion des Clients Gestion des Commandes Gestion de Production Paie Nombre de comptes clients Nombre de fournisseurs Nombre de clients Nombre de commandes Nombre dutilisateurs Nombre de salariés
Phases danalyse de la valeur ajoutée Activités Inducteurs dactivité
Production Mainframe Stockage des données Editions Exploitation des serveurs Nombre de Giga-octets /application Nombre de pages éditées/ application Nombre dheures CPU/application Nombre de transactions/ application
Consommation réseau Communication Nombre de mégabits/seconde/application
Hot Line gestion Support téléphonique Maintenance corrective Nombre dappels/application Nombre de corrections/application
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Modélisation  croisée 

• Processus de  mise à disposition des
  applications CAO 

Produits (applications) Inducteurs de coût ()
CAO Gestion des données techniques Nombre dutilisateurs Nombre de références produits
Phases danalyse de la valeur ajoutée Activités Inducteurs dactivité
Production serveur CAO Stockage des données Exploitation des serveurs Nombre de giga-octets/ application Nombre dheures CPU Nombre de transactions/ application
Consommation réseau CAO Comunication Nombre de mégabits/seconde/application
Hot Line CAO Support téléphonique Maintenance corrective Nombre dappels / application Nombre de corrections / application
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Modélisation  croisée 

• Processus de  Maintenance évolutive 

Produits (applications) Inducteurs de coût
Toutes les applications maintenues CAO GDT Compta clients Gestion Fournisseurs Gestion des Clients Gestion des Commandes Gestion de Production Paie Les mêmes que ceux de lapplication Nombre dutilisateurs Nombre de références produits Nombre de comptes clients Nombre de fournisseurs Nombre de clients Nombre de commandes Nombre dutilisateurs Nombre de salariés
Phases danalyse de la valeur ajoutée Activités Inducteurs dactivité
Maintenance évolutive Maintenance évolutive Nombre de jours de développement/ application
Communication Nombre de mégabits/seconde/application
Exploitation des serveurs Nombre dheures CPU/ application Nombre de transactions / application
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Modélisation  croisée 

• Processus  Projets 

Produits (projets) Inducteurs de coût
Poste de travail commercial Projet ERP Projet GDT .... les mêmes que ceux de lApplication en cours de développement Nombre dutilisateurs Nombre dutilisateurs Nombre de références produits
Phases danalyse de la valeur ajoutée Activités Inducteurs dactivité
Développement projets Développement Applications Nombre de jours de développement/ application
Communication Nombre de mégabits/seconde/application
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Modélisation  croisée 

• Axe  Ressources  schéma densemble

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Modélisation  croisée 

• Axe  Ressources  Centres de Ressources et
  Centres dActivité

Centres de Ressources Centres dActivité Unités des Activités
Etudes Développement Maintenance évolutive Maintenance corrective Nb de jours de développement Nb de jours de développement Nb de corrections
Exploitation Exploitation serveurs Disques Editions Back up Heures CPU Nb de Giga-octets Nb de milliers de pages éditées Heures CPU
Telécom/Réseaux Réseau Mégabits / seconde
Telécom/Réseaux Accès aux Applications Nb de Transactions
Mastérisation Mastérisation PC Nb de masters / an
Support Utilisateurs Hot Line Support local Formation Nb appels Nb de techniciens Nb de jours de formation
Appros/Achats Achats PC Approvisionnements PC Achats Mainframe Montant en K Euros Nb dapprovisionneurs Montant en K Euros
Amor/Immos Amortissements Appli Immobilisations Projets Montant en K Euros Montant en K Euros
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Modélisation  croisée 

• Axe  Ressources  Natures de Frais

Familles Groupes Natures de dépenses
Frais de Personnel Personnel Interne Personnel Exploitation Personnel Projets Personnel Management
Frais de Personnel Personnel sous traité Personnel sous traité
Achats de services Achats de Services Facility management Divers
Achats de services Conseil Conseil
Matériels Informatiques Amortissements/ Leasing Amortissements matériels Locations/Leasing matériels
Maintenance Maintenance matériel Divers matériel
Télécommunications Amortissements/ Leasing Amortissements Télécom Locations/Leasing Télécom
Télécommunications Exploitation Abonnements lignes Supervision réseau
Logiciels et Progiciel Amortissements /Redevances Amortissements Logiciels Redevances Logiciels
Logiciels et Progiciel Maintenance Maintenance logiciels
Surfaces Amortissements/ Leasing Amortissements Surfaces Locations/Leasing Surfaces
Surfaces Maintenance Maintenance Surfaces Divers Surfaces
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Transparence des coûts informatiques et
indicateurs de performance

• Sommaire
• IT Governance limportance de maîtriser les
  coûts informatiques
• Le cadre méthodologique de la maîtrise des coûts
  informatiques
• Modélisation  croisée  Processus x Ressources
• Phase délaboration du Budget
• Phase de suivi du Réel
• Les coûts informatiques  Une  brique 
  essentielle de lIT Governance

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Phase délaboration du Budget

• Objectifs associés aux indicateurs du Modèle
• Objectifs de Volume
• Nombre de postes de travail PC
• Nombre de salariés pour lapplication paie
• Nombre de fournisseurs pour lapplication
  gestion des fournisseurs
• Nombre de références produits pour
  lapplication gestion des données techniques
  
• Nombre de users pour les applications CAO
  et gestion de production
• ..
• Objectifs de performance dans la production des
  Produits/services
• Par exemple pour le processus de  mise à
  disposition des Applications CAO  
• Heures CPU / application
• Nombre de Giga-Octets / application
• Nombre de corrections / application
• Nombre dappels à la Hot Line
• et le processus  mise à disposition des PC  
• Nombre dannées damortissement / poste
• Nombre de postes approvisionnés /an /
  approvisionneur

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Phase délaboration du Budget

• Résultats Budget de Frais par Centres
  dActivité
• découlant des objectifs de volume de prestations
  à fournir et du calcul des Activités à partir
  des objectifs de performance

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Phase délaboration du Budget

• Résultats Calcul des coûts unitaires
  prévisionnel
• cohérents avec les objectifs de volume de
  prestations à fournir, les objectifs de
  performance et les Ressources à mettre en œuvre.

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Phase délaboration du Budget

• Résultats Calcul des coûts unitaires
  prévisionnel
• décomposés par grands types de Frais

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Phase délaboration du Budget

• Résultats détermination de la Facturation /
  client

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Transparence des coûts informatiques et
indicateurs de performance

• Sommaire
• IT Governance limportance de maîtriser les
  coûts informatiques
• Le cadre méthodologique de la maîtrise des coûts
  informatiques
• Modélisation  croisée  Processus x Ressources
• Phase délaboration du Budget
• Phase de suivi du Réel
• Les coûts informatiques  Une  brique 
  essentielle de lIT Governance

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Phase de suivi du Réel

• Saisie des données réelles provenant de
  lensemble des systèmes opérationnels et
  comptables

Pilotage

• Pilotage global
• économique
• performances opérationnelles
• satisfaction des clients
• volumétrie
• benchmarking

Niveau 1 Tableau de bord (IT scorecard)
Vision synthétique globale
Prévisionnel
Suivi
Niveau 2 Pilotage économique (budgets, coûts,)

• Prévisionnel
• Planification
• Optimisation

• Suivi
• Écarts
• Coûts réels

Simulations

• Indicateurs de performance non financiers

Simulations

• Gestion de Parc
• Gestion de Réseaux
• Help-Desk
• Gestion de Projets

• Demandes d'engagement de dépenses
• Comptabilité analytique
• Comptabilité

• Systèmes opérationnels
• FONCTIONNEMENT
• PROJETS

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Phase de suivi du Réel

• Saisie des données réelles provenant de
  lensemble des systèmes opérationnels et
  comptables

• Volume de prestations réellement fourni
• Nombre réel de postes de travail PC par Direction
• Nombre réel de Fournisseurs traités par
  lapplication de gestion des Fournisseurs
• Nombre réel de Commandes traitées par
  lapplication de gestion des Commandes
• Nombre réel de Comptes Clients traités par
  lapplication de Comptabilité Clients
• Nombre réel de Références produits traitées par
  lapplication de gestion des donnée techniques
• Nombre réel de  users  utilisant lapplication
  de gestion de production
• Etc .
• Activités réelles
• Nombre réel dappels à la Hot Line, dont le
  relevé est aussi nécessaire à la gestion du
  service 
• Nombre réel de PCs supportés par technicien 
• Nombre réel dheures CPU par Application et par
  Projet 
• Nombre de Giga-octets réellement utilisés par
  Application 
• Nombre réel de corrections par Application 
• Nombre réel de jours de développement consommés
  par Projet,
• Etc .
• Ressources réellement consommées
• gestion des RH (par exemple  nombre de personnes
  internes par Centre de Ressources)
• Achats (par exemple  nombre de personnes
  externes en sous-traitance par Centre, nombre de
  jours de conseil,.).

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Phase de suivi du Réel

• Intégration des données réelles provenant de
  lensemble des systèmes opérationnels et
  comptables par un INTERFACAGE contrôlé

INTM3 ACCESS DATA BASE
INTERFAC reports
TRANSAC table Table Translation table table
SP_ISOVx Initialization function
EXTERNAL REFERENCE TABLES
SP_ISOVx Formating function
INTERFAC translator
SOURCE table Agregated data table table
SAP extracted Expenses Flow data
SP reports
Mage/3 DB
SAP DB
MAGE table Import table
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Phase de suivi du Réel

• ECARTS par indicateur de performance affectable à
  chaque responsable

32
Phase de suivi du Réel

• ECARTS Synthèse par type décarts

33
Phase de suivi du Réel

• ECARTS de Volume de prestations fournies

34
Phase de suivi du Réel

• ECARTS sur les indicateurs de performance
  affectables à chaque responsable

35
Phase de suivi du Réel

• ECARTS sur les consommations de Ressources par
  responsable

36
Phase de suivi du Réel

• ECARTS sur les Coûts dacquisition des Ressources

37
Phase de suivi du Réel

• COUTS REELS après incorporation des Ecarts

38
Phase de suivi du Réel

• COUTS REELS suivi de leur évolution dans le
  temps et par rapport au Budget

39
Phase de suivi du Réel

• Volet économique de lIT scorecard alimenté par
  le modèle ABM

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Transparence des coûts informatiques et
indicateurs de performance

• Sommaire
• IT Governance limportance de maîtriser les
  coûts informatiques
• Le cadre méthodologique de la maîtrise des coûts
  informatiques
• Modélisation  croisée  Processus x Ressources
• Phase délaboration du Budget
• Phase de suivi du Réel
• Les coûts informatiques  Une  brique 
  essentielle de lIT Governance

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Les coûts informatiques  Une  brique 
essentielle de lIT Governance
Au cœur du triangle (DG,DSI,DO), le Budget
informatique est un  angle dattaque 
privilégié de lIT Governance

• Il comprend 2 parties distinctes obéissant à des
  logiques très différentes
• Produits Projets

• Entre 70 et 80 du budget consacrés aux
  Produits
• Mise à disposition des PC
• Mise à disposition dapplications
• Support utilisateurs
• .

Entre 20 et 30 du budget consacrés aux Projets
Vecteur  Produits / services 
récurrents Logique de production
Vecteur  Projets  Logique dinvestissement
Objectif Augmentation de la rentabilité Créatio
n de valeur
Objectif Amélioration de la productivité Baisse
des coûts
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Les coûts informatiques  Une  brique 
essentielle de lIT Governance

• Réduire les coûts unitaires des Produits pour
  dégager des possibilités de financement de
  Projets ayant démontré leur contribution à la
  création de valeur

Vecteur  Projets 
Vecteur  Produits / Services 
Responsabilités
Le budget IT dépend de
Le budget IT dépend de

• Directions Opérationnelles Clientes

• Volume de la demande

• Directions Opérationnelles Clientes
• Direction Générale

• Processus de sélection de Projets mis en place

• Respect  Coût / Délais /Qualité 

DSI

• Coût unitaire

Réduire les coûts unitaires
Augmenter la création de valeur
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Les coûts informatiques  Une  brique 
essentielle de lIT Governance
Réduire les coûts unitaires
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Les coûts informatiques  Une  brique 
essentielle de lIT Governance
Augmenter la création de valeur
Processus de sélection des Projets
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Les coûts informatiques  Une  brique 
essentielle de lIT Governance
Lapproche de lIT Governance par le  Budget
informatique  doit être complétée par laxe
 Maîtrise des RISQUES IT 
Utilisation de COBIT comme référentiel dAudit
dune bonne Gouvernance IT
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Les coûts informatiques  Une  brique 
essentielle de lIT Governance
Au-delà des approches ( création de
valeur, coûts unitaires IT et maîtrise
des risques,), lIT scorecard permet de piloter
linformatique par rapport à lensemble des
critères dIT Governance