PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PERSATUAN, KELAB DAN PASUKAN BERUNIFORM DI SEKOLAH : KESETIAUSAHAAN

1
PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PERSATUAN, KELAB DAN
PASUKAN BERUNIFORM DI SEKOLAH KESETIAUSAHAAN
2

• Pentadbiran dan pengurusan persatuan/kelab dan
  PPS bermaksud kerja-kerja yang berkait dengan
  fungsi dan kelangsungan mana-mana
  persatuan/kelab/PPS yang telah ditubuhkan
  sebagai entiti kependidikan dalam bidang
  kokurikulum di sekolah
• Mentadbir
• Mengurus
• Mengelola
• Menyelia
• Mengendali
• Menerajui operasi

3
KESETIAUSAHAAN

• Merujuk kepada segala urusan yang berkaitan
  dengan tugas atau profesion setiausaha.
• Bidang tugas Setiausaha
• Surat-menyurat
• Pengoperasian dan pengendalian fail dan rekod
• Pengurusetiaan mesyuarat
• Pendokumentasian data dan maklumat
• Penerbitan
• Penghasilan ucapan dan kata-kata aluan
• Penyediaan laporan
• Perkhidmatan kaunter
• Perhubungan luar

4
Surat-menyurat

• Merupakan suatu urusan pentadbiran yang penting
  dan perlu diuruskan dan dikelolakan dengan
  cermat, cekap, cepat dan mematuhi prosedur yang
  telah ditetapkan.
• Dalam konteks kesetiausahaan merupakan urusan
  rasmi/formal.
• Dokumen rasmi

5
Jenis-jenis surat

• Pemberitahuan/makluman
• Permohonan
• Jemputan
• Penghargaan
• Rayuan
• Sokongan
• Ucap selamat
• Ucapan taniah/takziah
• Perlantikan
• Penurunan kuasa
• Aduan
• Iringan
• Perkeliling
• Siaran
• Akuan

6
Elemen Surat

• Identiti/logo, alamat dan nombor telefon,
  faksimili dan e-mel persatuan/kelab/PPS
• Nombor rujukan dan tarikh surat
• Identiti dan alamat pihak yang ditujukan
• Panggilan hormat permulaan surat
• Tajuk surat
• Kandungan surat
• Kata-kata penutup surat
• Cogan kata
• Kata perakuan diri
• Tandatangan
• Nama dan pengenalan diri
• Salinan kepada (s.k)
• Penanda surat

7
Mengarang Surat

• Struktur atau format surat
• Penanda-penanda maksud
• Frasa-frasa berhemah
• Ragam bahasa yang santun dan sopan
• Protokol
• KISS

8
Tindakan Susulan

• Senarai semak sebelum menghantar surat
• Ada elemen-elemen yang perlu
• Maklumat tepat dan jelas
• Typo
• Protokol dipatuhi
• Salinan yang secukupnya
• Salinan untuk fail dan direkod

9
Penerimaan Surat

• Tindakan segera
• Tujuan surat
• Makluman balas
• Awal
• Susulan
• Memfail dan merekod

10
Memfailkan surat

• Memfailkan surat adalah suatu fungsi penting
  dalam organisasi.
• Surat keluar/terima masuk tersimpan kemas dalam
  susunan teratur dan mudah diakses bila perlu.
• Tindakan susulan yang sesuai ke atas surat boleh
  dirancang dan laksanakan dengan segera.
• Mengetahui tindakan yang telah diambil

11
Kaedah memfailkan surat

• Surat yang diterima masuk dicop atau tulis tarikh
  terima terlebih dahulu.
• Masukkan dalam fail yang berkaitan dan rekodkan
  dalam kertas minit fail dengan dakwat merah.
• Sesalinan setiap surat keluar hendaklah difailkan
  dan direkodkan dalam kertas minit fail dengan
  dakwat biru.

12
Fail dan Rekod

• Fail merujuk kepada lembaran kertas yang berlipat
  atau kad yang berlipat digunakan untuk menyimpan
  rekod secara tersusun, sistematik, selamat dan
  mudah diakses.
• Penyimpanan dokumen
• Sistem fail sebagai sistem pentadbiran,maklumat/da
  ta yang efisien dan efektif

13
Sistem Pengoperasian Fail

• Memberi tajuk fail
• Pentadbiran, kewangan dan akaun
• Memberi nombor kepada fail yang telah diberi
  tajuk
• 01 (Ikut abjad pertama tajuk fail)
• Memberi tajuk-tajuk kecil dan nombor kecil
• 01/1
• Pendaftaran fail
• Rekod nombor dan abjad
• Tahun buka dan tutup fail
• Penyelenggaraan fail
• Penyelenggaran kertas minit rekod surat
  keluar-masuk
• Membuka fail sambungan
• Pemeringkatan tindakan fail

14

• Pengelasan keselamatan fail
• Terbuka
• Terhad
• Sulit
• Pengedaran Fail
• Pengedaran fail
• Merekodkan pengedaran fail
• Memulangkan fail ke pendaftaran
• Pengedaran fail mengikut pengelasan keselamatan.
• Fail SDP (Sedang Dalam Perhatian)
• Memelihara dan menjaga keselamatan fail
• Memelihara dari keciciran
• Memelihara keselamatan kandungan fail

15
Pengurusetiaan Mesyuarat

• Tanggungjawab
• Sebelum
• Semasa mesyuarat
• Selepas mesyuarat
• Pengurusan mesyuarat.ppt