Reingenieria y Procesos

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Reingenieria y Procesos

• en las Organizaciones

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Para comenzar a desarrollar el tema de hoy es
necesario ver como reacciona la organizacion ante
la necesidad de adaptarse a los cambios cada ves
mas rapidos que le exige un entorno complejo,
para lograr sobrevivir y desarrollarse
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La adaptación al cambio tiene tres dimensiones
básicas

• LOS PROCESOS
• LA ESTRUCTURA
• LA CULTURA
• Para cambiar en serio, se deben cambiar los
  modos de hacer y los modos de pensar

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Tradicionalmente las organizaciones se
estructuran basadas en la división del trabajo
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Si se divide el trabajo en tareas que no tienen
ningún significado, es porque así fue como en un
tiempo se logró la eficiencia. Si se diluye el
poder y responsabilidad a través de masivas
burocracias, es porque así fue como se controló
enormes organizaciones. Si las organizaciones se
resisten a oír las sugerencias de que modifiquen
su modo de proceder, es porque estos principios
organizacionales y las estructuras que se
originaron, funcionaron muy bien durante mucho
tiempo.
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No es suficiente que las organizaciones se
estructuren en torno a la división del trabajo,
además hay que organizarse en torno a los
procesos de trabajo. Muchos de los problemas
que afectan a la organización provienen de los
procesos de trabajo, más que de problemas de
diseño de la estructura organizacional
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(No Transcript)
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Los problemas de rendimiento que experimentan las
organizaciones son consecuencia de la
fragmentación de los procesos de trabajo. Muchas
veces es inútil sobre imponer una nueva
estructura sobre procesos viejos.
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Las organizaciones construidas con estructuras
verticales sobre estrechas partes de procesos,
hacen que nadie sea responsable integral de los
mismos. Los que toman parte de un proceso miran
hacia adentro de su propio sector y hacia arriba
donde esta el jefe, nadie mira hacia fuera donde
esta el cliente ni se siente responsable ante
el. Las estructuras especializadas
funcionalmente en el trabajo tienden a ahogar la
innovación y la creatividad.
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En una organización los procesos corresponden a
actividades naturales de su razón de ser, pero
con frecuencia las estructuras organizacionales
los fragmentan y oscurecen . Son invisibles y
anónimos porque la gente piensa en los
departamentos individuales no en el procesos en
que todos participan. Tienden a carecer de
dirección porque a las personas en la estructura
tradicional las hacen responsables de una unidad
de trabajo no de todo el proceso
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Los procesos organizacionales
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Organización no es solo la forma o articulación
de los recursos y capacidades en un momento
determinado y lugar determinado (Visión
sincrónica) Organización nos dice continuidad en
el tiempo, de procesos recurrentes bajo ciertas
condiciones y dentro de ciertos limites (Visión
diacrónica)
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PROCESO Es un conjunto de actividades o tareas
que se realizan en una organización y a las que
se le destinan recursos para crear un producto
que tiene valor para un cliente interno o externo
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• Presentan ciertas características
• Se trabaja con recursos, (Materiales, energía,
  información) que se transforman durante el
  proceso.
• Tiene alguna lógica, un método o racionalidad
  dominate que se mantiene durante la actividad y
  que permite identificar el proceso.
• Hay un permanente recomenzar de las
  actividades(Recurrencia), las cuales no se
  detienen salvo por crisis o conflictos.

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Clasificación de los procesos Políticos y de
poder Son las actividades a través de las
cuales utilizando, el consenso, la negociación y
el poder las partes definen propósitos generales
que les permiten unir sus esfuerzos en el marco
de la organización
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Clasificación de los procesos De conducción y
decisión Son las actividades tendientes a
resolver problemas, establecer preferencias ,
definir rutinas para elegir cursos de acción etc.
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Clasificación de los procesos De influencia,
motivación y comunicación Son las actividades a
través de las cuales se ejerce la autoridad,
fijando pautas o criterios de comportamiento que
guían a los integrantes, intercambiando
información y construyendo significados
compartidos.
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Clasificación de los procesos De operaciones
básicas En todas las organizaciones sin importar
su tamaño u objetivos, se realizan una serie de
actividades o procesos - Comprar - Pagar -
Producir - Vender - Cobrar Forman el ciclo de
operaciones. Trabajan sobre productos o
prestaciones visibles Todas las actividades
organizacionales se desarrollan alrededor de los
mismos.
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Es sobre estos últimos donde enfatiza la
técnica conocida como Reingenieria, analizando
a fondo, cuestionando las actividades tal como se
hacen actualmente, volviendo a empezar
inventando una manera de hacer mejor el trabajo
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Reingenieria es la revisión fundamental y el
rediseño radical de los procesos para alcanzar
mejoras espectaculares en medidas criticas de
rendimiento, tales como costos, calidad, servicio
y rapidez Michael Hammer, James Champy
Reengineering the Corporation A Manifesto for
Business Revolution 1993 Harper Collins
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La reingeniería es volver a empezar. Es
rechazar las creencias populares y los supuestos
recibidos. Es inventar nuevos enfoques de la
forma en que se hacen las cosas
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Hay que tener siempre presente que Los procesos
y no las organizaciones son el objeto de la
reingenieria. Las organizaciones no rediseñan
sus departamentos de ventas o producción Lo que
se rediseña es el trabajo que realizan las
personas empleadas en esas dependencias
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Se deben definir aquellos procesos críticos,
fundamentales y fundacionales, en el sentido de
ser estrictamente necesarios hacer bien, eficaz y
eficientemente el trabajo para la cual la
organización fue creada Luego hay que
preguntarse cuales son los procesos que se pueden
prescindir, es decir eliminar. Tratar de reducir
o eliminar aquellas tareas de supervisión y
control que no agregan valor al proceso, buscando
el adelgazamiento y achatamiento de la
organización piramidal.
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• Una vez que los procesos críticos son
  identificados y diagramados hay que resolver
  cuales necesitan reingenieria y el orden a
  seguir
• Ninguna organización puede rediseñar todos sus
  procesos críticos simultáneamente se pueden
  seguir tres criterios de elección
• Disfunción ?Que procesos críticos están en
  mayores dificultades
• Importancia ?Cuales ejercen el mayor impacto en
  los clientes
• Factibilidad?Cuales son los mas factibles de una
  feliz reingenieria

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Para acercarse a la realidad de los procesos es
preciso ponerse en contacto con quienes los
hacen El cliente es el punto desde donde se
inicia la creación del producto o servicio, lo
que implica un trabajo ajustado en el tiempo
(just in time), este criterio hace que se
produzca solo lo necesario para reponer lo
vendido. Para hacer posible esto los procesos
soportes de los procesos críticos también deben
estar ajustados
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Los pasos de un proceso deben agregar valor al
producto o servicio obtenido La medición final
del valor agregado nos da una idea precisa de la
utilidad de dicho proceso La premisa es hacer
las cosas bien desde el principio, ya que los
errores acumulan valor negativo cuanto mas se
avanza en un proceso
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La informática desempeña un papel crucial en la
reingenieria. Un error fundamental que se comete
con la informática es verla a través de la lente
de los procesos existentes Lo correcto es
preguntarse como podemos usar la para hacer
cosas que no estamos haciendo La reingenieria a
diferencia de la automatización , es innovación.

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El poder real de la tecnología de la información
no esta en que puede hacer funcionar mejor los
viejos procesos, sino que debe permitirnos romper
las reglas y crear nuevas maneras de trabajar ,
es decir rediseñar Ejemplo Regla antigua Los
negocios tienen que elegir entre centralización y
descentralización. Tecnología Desarrollo de
redes de telecomunicaciones Regla nuevaLos
negocios pueden obtener simultáneamente los
beneficios de la centralización y
descentralización
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• Resultados positivos obtenidos
• Incremento de la productividad en los procesos
  básicos
• Mejora del ambiente de trabajo
• Descenso en los costos operativos

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Limitaciones de la Reingenieria Pese a los
ambiciosos objetivos declarados es Difícil de
aplicar a los procesos que no son susceptibles de
medir y cuantificar, políticos y de poder, de
conducción y decisión , influencia motivación y
comunicación Utilizada sin un enfoque integral
y no acompañada de otras técnicas (TQM, Activity
Based Cost, Just in Time, Dirección por Valores),
se percibe solo como un método de racionalización
del personal Lleva tiempo Es costoso