MODLO IV' METODOLOGA DE LA INTERVENTORA

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• MODÚLO IV. METODOLOGÍA DE LA INTERVENTORÍA
• Metodología de interventoría.
• Indicadores del proyecto.
• Lecciones aprendidas.
• Metodología 5S implementación.
• Casos prácticos formatos.
• Casos prácticos actividades y productos.

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Metodología de la Interventoría
Metodología deInterventoría
Metodología de Seguimiento
Metodología de Aprobación de cada etapa
- Ciclo de aprobación SE, MEN,
Interventoría. - Criterios para revisión de
productos. ANS entre partes. - Cierre etapa
aprobación tanto del producto impreso como
publicado en la herramienta Web.
A través de - Informes Avance Semanal -
Comités Directivos Riesgos del MEN - Visitas de
seguimiento realizadas por el MEN
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Qué es un Riesgo?
Es la posibilidad que suceda algo que tendrá
impacto en los objetivos. Se mide en términos de
consecuencias y posibilidad de ocurrencia.
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Riesgo
OPOSICIONES
INCREDULIDAD
FALTA DE RECURSOS
DIFICULTADES AFRONTADAS
INCERTIDUMBRE, TEMORES POR NUEVA ESTRUCTURA
COMENTARIOS NEGATIVOS
REACCION DESFAVORABLE A LOS CONTROLES
ACTITUD NEGATIVA POR EXCESO DETRABAJO
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Metodología de Seguimiento

• Informes de Avance Semanal
• Estos informes deben ser muy completos, claros y
  aprobados por el Gerente de Modernización.
  (Firmados)
• Los informes los debe enviar el Gerente de
  Modernización a mas tardar el primer día hábil de
  la semana a las 500 PM. y la firma los debe
  publicar en la página WEB destinada para el
  contrato.
• De acuerdo al resultado de los informes la
  interventoría y la Gerencia de Procesos del MEN
  realizará llamadas telefónicas de seguimiento.
• Todas las actividades del proyecto deben estar
  contempladas en el cronograma de la Secretaría.
  En el informe de avance semanal se utilizaran los
  colores del semáforo para identificar el
  cumplimiento de la actividad en el tiempo real VS
  tiempo estimado en el cronograma.
• Identificar riesgos reales del proyecto. (Ej. No
  mencionar que falta aire acondicionado)
• Se realizará seguimiento a los planes de acción
  que generaron para evitar o disminuir los
  riesgos.

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Metodología de Seguimiento

• Informes de Comité Directivo
• Estos informes se presentaran al MEN y a la
  interventoría cada quince (15) días. En este
  informe se resumirá la situación de cada
  contrato.
• La reuniones del Comité Directivo se realizaran
  en las oficinas del MEN o en alguna Secretaría
  con los implicados del proyecto. Los informes
  deben estar publicados en la página WEB del
  proyecto a mas tardar un día antes de la reunión
  quincenal a las 1200 M.

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Metodología de Seguimiento
Avance General del Proyecto por SE
Etapa en ejecución Porcentaje de avance
programado Porcentaje de avance real Nivel de
desviación del avance
El 90 es el porcentaje de avance que alcanza la
Firma y el 10 restante corresponde a la revisión
por parte de la Interventoría
Este ítem está ligado a la matriz de riesgos.
Nivel de desviación del avance que se ilustra
también por semáforos verde, amarillo y rojo de
acuerdo con el nivel de desviación. Al hacer la
presentación este ítem debe estar ligado al
cronograma de avance del proyecto.
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Metodología de Seguimiento

• Visitas de Seguimiento
• Se realizaran dos visitas por parte de la
  interventoría durante el transcurso del proyecto.
  
• Se diligenciara una lista de chequeo por visita
  y se verificaran los registros de
  cumplimiento de las actividades ejecutadas.
• Se realizará al finalizar las visitas un Comité
  Directivo donde se requiere que el Secretario de
  Educación y Gerente de Modernización asistan para
  generar mayor compromiso del proyecto.

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Ciclo de Aprobación
Cada producto debe cumplir con el siguiente ciclo

• Secretario (a) de Educación
• Gerente de Modernización
• (Comité Directivo)

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

• Gerente de Procesos

INTERVENTORÍA

• Director de Interventoría

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Metodología de Aprobación de Cada Etapa

• Primera Revisión
• A través de una lista de chequeo se evaluaran los
  productos en cuanto a gramática, contenido,
  completitud, estructura y formato. El porcentaje
  de aprobación se acordara entre las partes.
• Los tiempos de revisión de la interventoría y
  correcciones del documento por parte de la firma
  se acordará entre las partes en la primera
  reunión del proyecto.

• Segunda Revisión
• Está se realizara en las oficinas de la
  interventoría en coordinación con un miembro de
  la firma y se revisará únicamente las
  correcciones que surgieron en la primera revisión.

NOTA Se recomienda cumplir con los tiempos
pactados de ajustes de los documentos para que no
se presenten inconvenientes con el pago de las
facturas.
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Indicadores del Proyecto
Objetivo del indicador Medir el impacto de la
implementación de los procesos incluidos en el
alcance en las Secretarías de Educación. Se
debe definir la frecuencia de medición del
indicador. Tarea Propuesta de Indicadores
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Lecciones Aprendidas
EXPERIENCIAS RELEVANTES
LECCIONES APRENDIDAS

• Los cronogramas deben ser aprobados y
  socializados al inicio formal del proyecto esto
  es, cuando los consultores inician actividades en
  la Secretaría, los integrantes del equipo de
  Modernización de la Secretaría estén
  sensibilizados y alineados frente a los objetivos
  en acciones y tiempo del proyecto.

Etapa 1 Preparación de la Firma
Aprobación previa del cronograma del proyecto.
Etapa 3 Preparación con la Secretaría
Creación del Comité Directivo y del Comité de
Avance y facilitadores.

• El nombramiento de los integrantes de los comités
  y facilitadores mediante Resolución expedida por
  el Secretario de Educación, permite dar
  formalidad, claridad, responsabilidad y rol
  definido de los funcionarios.

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Lecciones Aprendidas
EXPERIENCIAS RELEVANTES
LECCIONES APRENDIDAS

• Previamente al inicio de actividades en la
  Secretaría, tener a disposición de la Firma la
  siguiente información del personal nombre,
  cargo, área, tipo de contrato, antigüedad y
  formación académica, lo cual facilita desde un
  comienzo el conocimiento y manejo de los
  implicados.

Etapa 3 Preparación con la Secretaría
Conocimiento de cultura organizacional.
Etapa 3 Preparación con la Secretaría

• Realizar una reunión previa con el personal de
  los Establecimientos Educativos para explicar el
  diligenciamiento de las encuestas, permite
  reducir el error en las respuestas y obtener
  resultados más confiables.

Aplicación de encuestas.
Etapa 3 Preparación con la Secretaría
Implementación con base en la estructura propuesta

• El desarrollo de la implementación con base en la
  planta propuesta de personal, permite que exista
  un mayor empoderamiento y continuidad del
  Proyecto en las etapas de implementación y
  mejoramiento.

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Lecciones Aprendidas
EXPERIENCIAS RELEVANTES
LECCIONES APRENDIDAS

• Previamente al inicio de actividades en la
  Secretaría, tener a disposición de la Firma la
  siguiente información del personal nombre,
  cargo, área, tipo de contrato, antigüedad y
  formación académica, lo cual facilita desde un
  comienzo el conocimiento y manejo de los
  implicados.

Etapa 04 Capacitación procesos misionales
Diseño de los Macroprocesos

• Desarrollar la implementación de los Macroproceso
  (C. Gestión de la Cobertura del Servicio
  Educativo, E. Atención al ciudadano, H. Gestión
  del talento humano, y J. Gestión Financiera) de
  forma paralela con los sistemas de información,
  los recursos físicos disponibles y los
  procedimientos definidos por el proyecto, lo que
  genera un mejor desempeño y funcionamiento de los
  procesos definidos en el alcance.

Etapa 05 Implementación de procesos
Implementación conjunta de procesos y sistemas de
información disponibles probados.
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Lecciones Aprendidas
EXPERIENCIAS RELEVANTES
LECCIONES APRENDIDAS

• El período de tiempo de realización de esta Etapa
  debe ser mayor con el fin de realizar por lo
  menos dos auditorías a los procesos implantados,
  que permitan una mayor apropiación de la
  metodología por parte de la Secretaría y ver con
  mayor claridad los avances de mejoramiento.

Etapa 06 Mejoramiento continuo
Tiempo de realización de actividades.
Etapa 7 Cierre del Proyecto en la Secretaría

• La presentación de evidencias de transformación
  (fotos de antes del proyecto y después de el) en
  la presentación de cierre, motivan en los
  funcionarios la continuidad del proyecto en la
  Secretaría.

Material de cierre.
Etapa 7 Cierre del Proyecto en la Secretaría
Presentación del MEN en el cierre protocolario
del proyecto.

• La presencia y participación del Ministerio de
  Educación en el cierre protocolario del proyecto
  permite implicar a los funcionarios sobre el
  compromiso de continuidad del mismo por parte de
  la Secretaría.

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Metodología 5SImplementación
CAPACITACIÓN
HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN
DIAGNÓSTICO SE
OPORTUNIDADES DE MEJORA
DEFINIR ESTRATEGIA 5S
CAPACITACIÓN
EVIDENCIA FOTOGRÁFICA Y/O AUDIOVISUAL
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Metodología 5SImplementación
DEFINIR CRITERIOS A EVALUAR (SE FIRMA)
DISEÑAR HERRAMIENTAS PARA EVALUACIÓN
RESULTADOS DE EVALUACIÓN
SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORA (SE FIRMA)
DEFINIR PLAN DE MEJORA (SE FIRMA)
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Metodología 5SEvidencias
Situación posterior a implementación de 5S
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Metodología 5SEvidencias
Después menos de 8 MB
Correo antes 60 MB
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Señalización Áreas SE
Metodología 5SEvidencias

ÁREA ATENCIÓN AL CIUDADANO SE CALI
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Señalización Áreas SE
Metodología 5SEvidencias
ÁREA ATENCIÓN AL CIUDADANO SE CARTAGO
ÁREA ATENCIÓN AL CIUDADANO SE FLORENCIA
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FormatosTodo el proyecto
Formato Hoja Asistencia
Formato Comité Avance
Formato Comité Directivo
Registros reuniones
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FormatosTodo el proyecto
Registros Seguimiento Proyecto
Formato Informe Avance
Presentación Comité de Seguimiento del Proyecto
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Casos Prácticos Formatos
Ej. Clima y Cultura todo el personal de la
Secretaría de Educación Ej. Satisfacción del
Cliente 36 Rectores de Instituciones Educativas
ETAPAS 3 Y 5 DEL PROYECTO
Ej. Por tendencias o por frecuencias
Encuesta de clima y cultura
Dx Clima

• Definir una metodología para
• - Muestreo estadístico.
• - Análisis de resultados.
• Población objetivo.
• Interpretación formato.
• Que se aplique tanto en la primera como en la
  segunda medición- etapas 3 y 5.

PLAN DE ACCIÓN
Informe
Encuesta de satisfacción
Dx Satisfacción
Ejemplo para un nivel de confianza de las
muestras del 90 el tamaño es el siguiente -
Para IE y CE 71 EE y la población total es de
142 EE. - Para usuarios de atención al ciudadano
es 68 población total desconocida.
Las preguntas 17 a 24 de Clima y Cultura aplicada
a SE son para medir el factor estabilidad.
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Casos Prácticos Formatos
ETAPAS 3 DEL PROYECTO
Estacionalidad Requerimientos Responsabilidades
funcionales Puestos y cargas de
trabajo Riesgos Tipo de implantación E, S,
NA. Justificación SE Observaciones Interventoría
PLAN DE IMPLANTACIÓN

• - Ciclo de aprobación
• Comité Directivo SE, MEN, Interventoría.
• - Trazabilidad
• Envío formal a través de
• Gerente de Modernización SE
• - Metodología de seguimiento

MATRIZ DE IMPLANTACIÓN
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
Temática Número de invitados Horarios Duración de
cada tema
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Casos Prácticos Matriz Implantación
Cuando el subproceso no es ejecutado por la
Secretaría de Educación.
Tipos Implantación
EJECUCIÓN
SIMULACIÓN
NO APLICA
Cuando por lo menos una actividad del subproceso
es realizada o ejecutada de manera real por la
Secretaría de Educación.
Cuando el subproceso es ejecutado por la SE pero
por estacionalidad, falta de insumos o de
personal, las actividades del mismo impiden a la
SE ejecutarlo de forma real.
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Casos Prácticos Actas de Implantación
ACTA INICIO IMPLANTACIÓN
FORMATO CONSOLIDADO DE IMPLANTACIÓN
ACTA SEGUIMIENTO IMPLANTACIÓN
Diligenciado completamente y firmado por los
líderes de proceso, avalado por el Gerente de
Modernización y el Secretario de Educación.
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Casos Prácticos - ANS
Interacciones Críticas SE - Terceros
Diligenciados completamente
Responsables Negociación Seguimiento
CRITERIOS DEFINICIÓN DE ANS
Indicadores Frecuencia medición Acciones de mejora
Productos e Insumos
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Casos Prácticos Auditoría de Procesos
Actividades, formatos e Indicadores.
Independencia no se puede auditar el propio
trabajo El auditor es un funcionario de la
Secretaría acompañado de un consultor de la
Firma.
VERIFICAR IMPLANTACIÓN DE PROCESOS
Obtener de parte del comité directivo de la
Secretaría de Educación el compromiso de la
implantación de las acciones de mejora definidas.
METODOLOGÍA DE AUDITORÍA
APLICAR MEJORA CONTINUA A PROCESOS

• Procedimiento que define
• Alcance
• Criterios a revisar
• Responsables y recursos
• Actividades, indicadores
• Informe hallazgos
• Oportunidades de mejora

Identificar oportunidades de mejora
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Casos Prácticos Auditoría de Procesos
El Gerente de Modernización informa al equipo
auditor Programa aprobado de auditorías,
Responsabilidades de cada uno de los integrantes
del equipo, Comportamientos que deben ser
asumidos durante la auditoría, Recomendaciones
varias.
Aprobado por el comité directivo. Comunicación
formal del Secretario sobre el programa de
auditoría a las partes interesadas.
1. ELABORAR PROGRAMA DE AUDITORÍA
2. COMUNICAR PROGRAMA DE AUDITORÍA
Acta Inicio Implantación Medición de Indicadores

• Diligencia
• Observaciones lista verificación
• Oportunidades de mejora.
• Copia al líder de proceso y Gerente de
  Modernización.

3. REVISAR DOCUMENTACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y
ELABORACIÓN LISTA VERIFICACIÓN
4. EJECUTAR LA AUDITORÍA EN SITIO
5. ANALIZAR INFORMACIÓN
6. CIERRE DE AUDITORÍA
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Casos Prácticos Auditoría de Procesos
7. ELABORAR INFORME DE AUDITORÍA
9. SEGUIMIENTO A EJECUCIÓN DE PLANES DE ACCIÓN
8. PRESENTAR A COMITÉ DIRECTIVO SE INFORME DE
AUDITORÍAS Y SUS SOPORTES
Auditorías cíclicas Seguimiento a planes de acción
10. MEJORAMIENTO CONTINUO
11. ARCHIVAR DOCUMENTOS
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Casos Prácticos Auditoría de Procesos

• Evidencia de
• Medición indicadores
• Implantación formatos
• Implantación actividades
• Asignación de funcionarios y recursos a los
  procesos.
• Mínimo 1 por proceso y debe estar firmado por el
  auditor y auditado.

LISTA DE VERIFICACIÓN
INFORME DE AUDITORÍA
METODOLOGÍA DE AUDITORÍA
PROGRAMA DE AUDITORÍA
OPORTUNIDADES DE MEJORA Y PROBLEMAS DETECTADOS
Consistente con los hallazgos de la listas de
verificación y con las oportunidades de mejora y
planes acción formulados. Firmado por auditor y
auditado.
Alcance subprocesos implantados en
ejecución. Aprobado por Comité Directivo de la
SE. Comunicado al equipo auditor y al personal de
la SE.

• Definir claramente
• Hallazgos y su causa
• Acciones correctivas y/o preventivas
• Responsables de seguimiento y ejecución de planes
  de acción.
• Seguimiento a planes de acción.
• Mínimo 1 registro por proceso y debe estar
  firmado por el auditor y auditado.

33
Algunos Casos por Actividades y Productos
Objetivo y actividades principales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Equipo de consultoría de acuerdo a la propuesta
  técnica

Conformar un equipo de consultores para
desarrollar el proyecto teniendo en cuenta su
experiencia y conocimiento, de manera que
cumplan con los perfiles solicitados
CASO

• Cambios de consultores sin la previa aprobación
  del MEN y la Interventoría, o el incumplimiento
  del perfil solicitado

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Algunos Casos por Actividades y Productos
Objetivo y actividades principales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Cumplimiento del ciclo de aprobación en los
  productos

Adelantar con los funcionarios de las S.E. las
actividades necesarias para diseñar, revisar,
validar, ajustar e implementar los productos
necesarios para el cumplimiento de cada una de
las Etapas
CASO

• Principalmente la falta de la aprobación por
  parte de la Secretaría de Educación o cambios en
  el orden del ciclo de aprobación

35
Algunos Casos por Actividades y Productos
Objetivo y actividades principales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Inventario de actividades

Identificar las actividades de modernización que
esté realizando la Secretaría y el ente
territorial y diseñar los mecanismos para
articular dichas acciones al presente proyecto

• Mecanismos para articular las acciones de
  Modernización

CASO

• Desconocimiento de proyecto de Modernización en
  la S.E.
• Falta de una metodología para articular las
  acciones con la S.E.

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Algunos Casos por Actividades y Productos
Objetivo y actividades principales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• ANS diseñados y listos para su formalización

Identificar las actividades pertenecientes de los
procesos a implantar, que estén realizando un
tercero y establecer los correspondientes
acuerdos de niveles de servicio (ANS).
CASO

• ANS incompletos
• ANS sin indicadores de medición
• Error al asociar los ANS exclusivamente con los
  procesos que no aplican

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Algunos Casos por Actividades y Productos
Objetivo y actividades principales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Actas y documentos de reuniones

Adelantar y documentar las reuniones periódicas
con las diferentes instancias del proyecto
-Secretaría, Ministerio, Interventoría- para
hacer seguimiento, retroalimentación y ajustes a
la ejecución del proyecto
CASO

• Falta de firmas en las actas
• No se tiene claridad entre participantes e
  invitados

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Algunos Casos por Actividades y Productos
Objetivo y actividades principales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Reuniones de comité, Correos electrónicos,
  Cartas, Llamadas telefónicas y demás medios que
  permitan la comunicación de los actores

Mantener permanente comunicación con el MEN, en
relación con las diferentes situaciones que se
presenten en el proyecto, con el fin de facilitar
la oportuna toma de decisiones para el
cumplimiento del proyecto.
CASO

• La falta de comunicación oportuna, genera
  acciones de choque, que repercutirán en los
  actores del proyecto e incluso en la ejecución
  del proyecto

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Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 01 Preparación firma
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Formatos y metodología de trabajo a utilizar en
  cada etapa

Preparar y presentar para aprobación del MEN y la
Interventoría, el diseño detallado de la
metodología, herramientas y formatos de trabajo a
utilizar durante todo el proyecto.
CASO

• Informalidad en el trabajo para capturar la
  información de las encuestas de satisfacción de
  clientes y de clima organizacional y estudio de
  cultura

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Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 01 Preparación firma
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Formatos y metodología de trabajo a utilizar en
  los cierres administrativos de cada etapa, en el
  cierre del proyecto por secretaría y en el cierre
  total del proyecto

Preparar y presentar para aprobación del MEN y la
Interventoría, los formatos y metodología de
trabajo a utilizar en los cierres administrativos
de cada etapa, en el cierre del proyecto por
secretaría, y en el cierre total del proyecto.
CASO

• Se cuentan con los formatos, mas no se
  diligencian en el momento oportuno
• Se realizan cierres sin utilizar los formatos
  aprobados en esta etapa

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Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 01 Preparación firma
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Cronograma general, aprobado por el MEN

Ajustar el cronograma general por Secretaría,
detallando las siguientes fechas Inicio y
finalización de etapas, comités directivos y de
avance, y comités directivos con el MEN. El
cronograma se presentará para aprobación del
Ministerio.
CASO

• El cronograma no se ajusta a las actividades o
  plazo contractuales identificados para cada Etapa
• El Cronograma no se presenta de manera oportuna
  para la aprobación del MEN

42
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 02 Preparación con el MEN
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Formatos y Metodología de trabajo a utilizar en
  cada etapa.

Revisar y estandarizar, con el MEN y el
Interventor, la metodología de trabajo, los
instructivos y formatos de levantamiento y
evaluación de información, la metodología de
seguimiento al proyecto, preparados por la firma
en la Etapa 1

• Metodología de seguimiento al proyecto

CASO

• Desconocimiento conceptual de las metodologías de
  trabajo y seguimiento del proyecto
• Uso de formatos no aprobados en esta Etapa

43
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 02 Preparación con el MEN
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Hojas de vida de los Indicadores que permitan
  monitorear el impacto de la implementación de los
  procesos en las S.E.

Definir los indicadores y línea base con la que
será monitoreado el impacto de la implementación
de los procesos incluidos en el alcance en las
Secretarías de Educación. En esta etapa se debe
definir la frecuencia de medición de los
indicadores.
CASO

• Indicadores poco prácticos
• Mediciones subjetivas
• Indicadores que no permiten seguimiento durante
  la ejecución de proyecto

44
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 02 Preparación con el MEN
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Herramienta WEB para la publicación de la
  información relacionada con la ejecución del
  proyecto en las S.E.

Definir e implementar una herramienta WEB para la
publicación de la información relacionada con la
ejecución del proyecto en las S.E. El cierre
administrativo y técnico de cada etapa del
proyecto se hará previa publicación y aprobación
de la información.
CASO

• No existe un control de versiones eficaz de los
  documentos aprobados vs los publicados
• La herramienta no se actualiza con la
  periodicidad apropiada

45
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 03 Preparación con la S.E.
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Cronograma de trabajo detallado aprobado por el
  comité directivo de cada SE.

Presentar al Secretario de Educación, en la
primera semana del proyecto, el cronograma de
trabajo detallado semana a semana con todas y
cada una de las actividades expuestas en el
enfoque de la propuesta. Una vez el Secretario
valide el cronograma, debe ser enviado al MEN y
al Interventor
CASO

• El cronograma no contempla la totalidad de
  actividades contractuales, las reuniones, los
  tiempos de revisión y aprobación de producto,
  entre otros.
• No se define una metodología con la cual hacer
  seguimiento al cronograma

46
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 03 Preparación con la S.E.
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Resultados por Secretaría y consolidados de la
  evaluación de clima organizacional y estudio de
  cultura.

Realizar el estudio de cultura y una evaluación
de clima organizacional en la Secretaría de
Educación.
CASO

• Estudio limitado a presentar porcentajes sin
  valor agregado
• inconsistencia en el análisis de resultados
• Falta de análisis consolidado de los estudios
  realizados en las S.E.

47
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 03 Preparación con la S.E.
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Plan de acción e impacto por etapas de acuerdo a
  los resultados obtenidos en las encuestas de
  satisfacción y evaluación de clima organizacional
  y estudio de cultura

Realizar el estudio de cultura y una evaluación
de clima organizacional en la Secretaría de
Educación.
CASO

• Definir acciones no viables para las condiciones
  de la S.E.
• Generara acciones únicamente a mediano y largo
  plazo

48
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 03 Preparación con la S.E.
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Informe de resultados del estudio de cultura

El estudio de cultura debe incluir como mínimo
estas cuatro variables Estabilidad.
Fortaleza. Homogeneidad de la cultura.
Transmisión.
CASO

• Utilización de formatos de encuestas diferentes
• Disparidad de criterios para identificar la
  fuente de información para cada variable
• Deficiencias en la metodología del muestreo

49
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 03 Preparación con la S.E.
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Informe de resultados de la evaluación de clima
  organizacional

La evaluación de clima organizacional debe
incluir Esquemas de trabajo Solución de
diferencias Estilo de gerencia Identidad
Habilidades para el trabajo Alineación con los
objetivos de la organización Medio Ambiente
Liderazgo Comunicación Bienestar
Incentivos Salud ocupacional Código de
valores Manual de convivencia
CASO

• Utilización de formatos de encuestas diferentes
• Disparidad de criterios para identificar la
  fuente de información para cada variable
• Deficiencias en la metodología del muestreo

50
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 03 Preparación con la S.E.
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Informe de resultados, por secretaría y
  consolidado, sobre la encuesta de satisfacción de
  clientes

Aplicar a los diferentes implicados de las áreas
o dependencias que involucren los procesos
misionales de la secretaría de educación, la
encuesta inicial de satisfacción de los servicios
prestados por la secretaría.
CASO

• Utilización de formatos de encuestas diferentes
• Deficiencias en la metodología del muestreo
• Estudio limitado a presentar porcentajes sin
  valor agregado
• Inconsistencia en el análisis de resultados
• Falta de análisis consolidado de los estudios
  realizados en las S.E.

51
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 03 Preparación con la S.E.
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Plan de implantación aprobado por el comité
  directivo de cada S.E., por el MEN y por el
  Interventor.

• Elaborar el plan detallado de implantación que
  contiene el plan de implementación de los
  procesos a implantar y mejoramiento continuo
• Diseñar la metodología para el seguimiento al
  plan de implantación.

• Procedimientos y formatos de auditoría de
  procesos que se aplicarán.

CASO

• Incumplimiento del ciclo de aprobación del plan
  detallado de implantación
• Falta de las evidencias relacionadas con el ciclo
  de aprobación

52
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 03 Preparación con la S.E.
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Plan de implantación aprobado por el comité
  directivo de cada S.E., por el MEN y por el
  Interventor.

• El plan de implantación considera los elementos
  claves para su implementación (capacitación en el
  uso de formatos, flujos de información,
  responsabilidades funcionales, puestos y cargas
  de trabajo).
• El plan de implementación contempla el programa
  de capacitación, donde involucra la temática, el
  número de invitados, los horarios, y la duración
  de cada tema. Este programa deberá ser validado y
  aprobado por el MEN.

CASO

• Incumplimiento del ciclo de aprobación
• El plan de implantación no considera los
  elementos asociados para su implementación
• El programa de capacitación no cumple con lo
  mínimos definidos en los TR

53
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 04 Capacitación procesos misionales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Informe de capacitación en 5 S para el personal
  de la SE involucrado con la implantación de los
  macroprocesos.

Implementar los procesos con el apoyo de la
metodología de 5 S que evidencie mejora en el
corto plazo.

• Estrategia de implementación de 5 S acorde con el
  diagnóstico de los procesos y con las
  oportunidades de mejora identificadas.

• Herramientas para la medición del avance en 5 S.

• Registro fotográfico y audiovisual de la
  situación previa y posterior a la implantación.

54
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 04 Capacitación procesos misionales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Informe de capacitación por dependencia, que
  contenga relación de personas entrenadas,
  resultados de la evaluación, recomendaciones.

• Diseñar el plan de capacitación para cada proceso
  
• Diseñar los instrumentos y mecanismos de
  evaluación de la capacitación impartida
• Realizar talleres de sensibilización sobre el
  alcance de cada proceso y el nuevo diseño de la
  Secretaría
• Los procesos de capacitación deberán apoyarse con
  estudios de caso y material en línea

CASO

• Alta rotación en los servidores capacitados.
• Control de asistencia de las personas a la
  capacitación.
• Administración de personal externo a la S.E. que
  asiste a las capacitaciones.
• Refuerzos a funcionarios

55
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 04 Capacitación procesos misionales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Informe de capacitación de funcionarios por
  dependencia en los conceptos globales de Rediseño
  de Procesos, en los instrumentos para identificar
  y realizar mejoras inmediatas, y en identificar
  los ajustes que el grupo de mejoramiento debe
  emprender.

Capacitar y entrenar al gerente de proyecto y al
grupo de facilitadores, que cada Secretaría ha
designado para el proyecto de modernización, en
la aplicación de la metodología de tal forma que
se garantice la continuidad del proyecto de
modernización en su etapa de mejoramiento
continuo. Definido en Objetivo y actividades
principales
CASO

• Los registros de asistencia no evidencian la
  participación de los servidores en la capacitación

56
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 04 Capacitación procesos misionales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Desarrollo de la estrategia de sensibilización

Desarrollar talleres de sensibilización de todos
los procesos que conforman la cadena de valor.
CASO

• Se desarrollan estrategias de sensibilización
  diseñadas para otras SE.

Desarrollar una estrategia de sensibilización,
que busca conocer las expectativas del personal,
aclarar las implicaciones derivadas del proyecto,
y aumentar el compromiso de quienes ejecutarán
los procesos
57
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 04 Capacitación procesos misionales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Desarrollo de la estrategia de manejo del cambio

Desarrollar una estrategia para que el personal
de la S.E. disminuya su resistencia al cambio,
reciba con facilidad el proyecto de mejoramiento,
sea receptivo y se comprometa

• Desarrollo de la estrategia de comunicación para
  difundir el proyecto

CASO
Desarrollar una estrategia de comunicación para
difundir y dar a conocer a los funcionarios, el
trabajo que se adelantará, su impacto, la
metodología que se utilizará, la participación
que cada uno tendrá, el cronograma de actividades
y algunos avances que se van presentando en el
proyecto.

• Se desarrollan estrategias de comunicación y de
  manejo del cambio diseñadas para otras SE.

58
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 04 Capacitación procesos misionales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Acciones de cambio inmediatas construidas con los
  funcionarios de la Secretaría de Educación

Implantar acciones viables e inmediatas en las
diferentes dimensiones de la modernización, de
manera que el personal comience a experimentar
cambios simples en sus dependencias pero que
generan resultados muy positivos, y que permitan
observar y analizar en la práctica las reacciones
del personal frente al cambio y ajustar las
diferentes estrategias de este componente.
CASO

• Las acciones implantadas no se documentan, ni se
  registran.
• Las acciones definidas no son de carácter
  inmediato o se limitan a presentar estudios a la
  Secretaría
• Las acciones implantadas no se relacionan con las
  dimensiones de modernización.

59
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 04 Capacitación procesos misionales
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Informe de seguimiento de ejecución del plan de
  acción relacionado con las encuestas de
  diagnóstico de procesos, satisfacción y
  evaluación de clima organizacional y estudio de
  cultura.

Implantar acciones que mitiguen los riesgos
identificados en la etapa 3 relacionados con el
diagnostico de procesos a implementar y los
resultados obtenidos en las encuestas de
satisfacción y evaluación de clima organizacional
y estudio de cultura
CASO

• No se identifican avances en la ejecución del
  plan de acción.
• No se justifican los problemas reportados en el
  informe.
• No se generan acciones que permitan cerrar no
  conformidades halladas

60
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 05 Implementación de procesos
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Informe de implementación de los procesos
  misionales, donde se establezca el porcentaje de
  implementación alcanzado y las recomendaciones
  para realizar los ajustes finales a la
  implementación por parte de la Secretaría de
  Educación.

Ejecutar el plan de implementación aplicando la
metodología propuesta.
Cambios en las modalidades de implantación
posteriores a la aprobación deben seguir el mismo
ciclo de aprobación.
CASO

• Los cambios en las modalidades de implantación no
  cumplen con el ciclo de aprobación

61
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 05 Implementación de procesos
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Procesos y procedimientos en funcionamiento.

Primera auditoría que realizará la firma en
conjunto con el grupo facilitador, cuyo propósito
es validar que todas las actividades de los
procesos quedaron implantadas en la Secretaría de
Educación.

• Sistema de medición de indicadores de los nuevos
  procesos en funcionamiento

• Resumen consolidado de los resultados de las
  mediciones de los indicadores de proceso
  implantados

• Hoja de Vida de los indicadores de procesos
  diligenciada con las mediciones realizadas.

CASO

• No se aportan evidencias de los procesos en
  funcionamiento o de las mediciones de los
  indicadores

62
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 05 Implementación de procesos
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Informe de seguimiento de ejecución del plan de
  acción relacionado con las encuestas de
  diagnóstico de procesos, satisfacción y
  evaluación de clima organizacional y estudio de
  cultura.

Implantar acciones que mitiguen los riesgos
identificados en la etapa 3 relacionados con el
diagnostico de procesos a implementar y los
resultados obtenidos en las encuestas de
satisfacción y evaluación de clima organizacional
y estudio de cultura
CASO

• No se identifican avances en la ejecución del
  plan de acción.
• No se justifican los problemas reportados en el
  informe.
• No se generan acciones que permitan cerrar no
  conformidades halladas

63
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 06 Mejoramiento continuo
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Metodología para identificar mejoramientos
  necesarios a procesos y para elaborar un plan de
  mejoramiento continúo.

Diseñar una metodología para identificar
mejoramientos a los procesos implantados

• Informe de aplicación del plan de mejoramiento
  continuo diseñado.

Elaborar un plan de mejoramiento continuo para la
SE.

• Plan de mejoramiento continuo cerrado en todo su
  ciclo.

El plan de mejoramiento continuo deberá estar
cerrado en todo su ciclo
CASO

• No se realiza seguimiento, ni plan de acción a
  seguir para las oportunidades de mejora
  identificadas.
• No se sustenta debidamente los inconvenientes que
  se presenta en la implantación de acciones

64
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 06 Mejoramiento continuo
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Informe de aplicación del plan de mejoramiento
  continuo diseñado.

Aplicar una auditoría a todos los procesos
implantados, y con base en esta auditoría,
ejecutar el plan de mejoramiento continuo en
todos los procesos implantados.
CASO

• Inconsistencias entre el plan de implantación y
  las auditorías de procesos.
• Falta de evidencia de la implementación de
  actividades e indicadores.
• Inconsistencia entre la metodología de auditoría
  de procesos y mejoramiento continuo y su
  desarrollo en la S.E.

Capacitar a no menos de dos funcionarios por cada
dependencia de la Secretaría, en los conceptos
globales de la metodología de mejoramiento
continuo y rediseño de procesos
65
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 07 Cierre del proyecto en la Secretaría
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Acta de cierre Administrativo.

Acta de cierre Administrativo en la que se
relacionen todos los entregables de cada una de
las etapas del proyecto, y se referencia las
cartas con las cuales fueron remitidos y
aprobados.

• Acta de Comité Directivo.

• Informe de cierre.

CASO

• Faltan firmas de alguno de los responsables o
  integrantes del comité.
• Inconsistencias en la información contenida en
  los documentos.

Acta de Comité Directivo, que evidencia el cierre
del proyecto.
Informe de cierre, el cual contiene Acta de
cierre final en la SE, Acta de Comité Directivo y
Presentación de cierre.
66
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 07 Cierre del proyecto en la Secretaría
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Encuesta de Satisfacción de la Secretaría.

Encuesta de Satisfacción de la Secretaría
Diligenciada al momento del cierre sobre los
productos entregados a la fecha.

• Presentación de cierre en PowerPoint.

• Bitácora de Lecciones Aprendidas

Presentación de cierre en PowerPoint y soporte de
su realización
CASO

• Las encuestas de satisfacción no se diligencian
  por el Secretario (a) de Educación, equipo
  directivo de la Secretaría, el Gerente del
  Proyecto o los facilitadores.
• La bitácora de lecciones aprendidas no
  corresponde al trabajo desarrollado con la S.E.

Elaboración de una bitácora de Lecciones
Aprendidas.
67
Algunos Casos por Actividades y Productos
Etapa 07 Cierre del proyecto en la Secretaría
ACTIVIDAD
PRODUCTO

• Informe final de gestión

Elaboración del Informe final de gestión según
directrices del MEN y la Interventoría.
CASO

• No se incluye como mínimo
• Resultados y beneficios del proyecto para las
  Secretarías
• Matriz de productos contractuales.
• Estado final del proyecto en las secretarías de
  educación
• Matriz de riesgos e impacto generado por la firma