TEMA 6' HOJAS DE CLCULO

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TEMA 6.- HOJAS DE CÁLCULO
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Esquema

• 6.1. Definición
• 6.2. Utilización
• 6.3. Funciones
• 6.3.1. Introducción de datos
• 6.3.2. Creación de fórmulas y vínculos
• 6.3.3. Edición de una hoja de cálculo
• 6.3.4. Dar formato a una hoja de cálculo
• 6.3.5. Creación de objetos gráficos

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• 6.3.6. Creación de un gráfico a partir de datos
• 6.3.7. Uso de gráficos en el análisis de datos
• 6.3.8. Leer datos de bases de datos externas
• 6.3.9. Exportar datos al procesador de textos
• 6.4. Características
• 6.5. Historia

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1.- Definición

• Son programas creados para convertir información
  desorganizada en datos organizados y realizar
  cálculos con ellos.
• La hoja de cálculo y el tratamiento de textos son
  las aplicaciones más utilizadas en la empresa.

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• Se define una hoja electrónica como una matriz
  formada por filas y columnas. La intersección de
  una fila y una columna es denominada celdilla o
  celda. Las celdillas están relacionadas,
  permitiendo realizar cálculos manual o
  automáticamente, escribir textos y copiar
  fórmulas.
• En cada celdilla se pueden introducir tres clases
  de datos textos o entradas alfanuméricas,
  entradas numéricas y fórmulas o expresiones.

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• Las celdillas con entradas alfanuméricas o
  numéricas forman el conjunto de entradas
  independientes, ya que su valor no depende de
  ninguna otra posición de la hoja. Las celdillas
  cuyo contenido son fórmulas o expresiones
  constituyen el conjunto de entradas dependientes,
  el resultado depende del contenido de otras
  posiciones o de algún otro parámetro.
• Son útiles cuando los análisis que se desean
  hacer son cálculos sistemáticos y repetitivos
  entre filas y columnas, simulaciones del tipo
  qué pasaría si ..?, qué sucedería si un valor o
  dato de los introducidos en la hoja varía?. Al
  variar un valor, la hoja realiza un recálculo de
  todas las celdillas que dependen de ese valor.

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2.- Utilización

• Las áreas de mayor aplicación son planificación
  y análisis financiero, análisis contable, control
  de balances, estudio de presupuestos, previsiones
  de ventas, análisis estadístico, etc.
• Debido a la facilidad para efectuar proyecciones
  y análisis de hipótesis, se ha convertido en la
  herramienta favorita de directivos y técnicos.
  Desde VisiCalc hasta las actuales, estos
  programas han ganado en tamaño y complejidad,
  pero su mayor atractivo es su fantástica
  capacidad de recálculo interactivo.

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3.- Funciones

• Las celdas pueden contener textos, valores
  numéricos o fórmulas que establecen relaciones
  entre los valores que figuran en otras celdas de
  la misma hoja o en celdas de otras hojas
  almacenadas en disco.
• Su aprendizaje es rápido y sin necesidad de
  conocimientos informáticos previos. En pantalla
  aparece la información precisa según el contexto
  en que se encuentre el usuario.

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• Las funciones básicas que deben incluir todas las
  hojas de cálculo son
• Introducción de valores numéricos, textos y
  fórmulas en las celdas.
• Protección contra borrado o escritura del
  contenido de las celdas.
• Formateo (cambio del aspecto en pantalla) de
  rangos de celdas, columnas y filas.
• Desplazamientos por la hoja.
• Copia del contenido de unas celdas en otras.
• Operaciones de almacenamiento de las hojas en
  disco y de carga desde disco.
• Posibilidad de combinar y enlazar (vincular)
  hojas de trabajo diferentes.

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• Una característica importante es el número de
  filas y columnas máximo que puede soportar
  (tamaño de las hojas). El limite físico real del
  tamaño de una hoja depende de la cantidad de
  memoria RAM que tenga el microordenador.
• Todas las hojas de cálculo realizan las cuatro
  operaciones aritméticas básicas sumar, restar,
  multiplicar y dividir. Además, cuentan con
  numerosas funciones predeterminadas para cálculos
  más especializados y complejos, como

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• Funciones matemáticas funciones trigonométricas,
  raíz cuadrada, logaritmos, exponencial, etc.
• Funciones financieras (amortizaciones,
  capitalización, etc.).
• Funciones especiales de análisis y clasificación,
  como la determinación del valor máximo o mínimo
  de una parte de la hoja de trabajo, la
  ordenación, además de otras funciones de tipo
  estadístico, como medias, varianzas o
  desviaciones.

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• Funciones lógicas, que permiten establecer
  comparaciones y condicionar el valor de una celda
  al resultado de una operación lógica.
• Funciones recursivas, orientadas a los cálculos
  por iteraciones sucesivas.
• Algunos programas, además, permiten incluir
  nuevas funciones predefinidas por el usuario.

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• Casi todas las hojas de cálculo disponen de un
  propio lenguaje de órdenes y de programación
  integrado.
• Facilidad para dividir la pantalla en ventanas.
  En cada ventana se podrá visualizar el contenido
  de una parte de la hoja, y así, en una misma
  pantalla es posible ver áreas que están situadas
  en lugares distantes.
• Visualizar hojas distintas en la misma pantalla,
  cada una en una ventana.
• Anclar zonas de la hoja para que permanezcan
  fijas.

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• También hay hojas con facilidades gráficas. Estas
  facilidades gráficas, si el hardware lo permite,
  suelen consistir en poder representar celdas con
  valores numéricos en forma de gráficos de barras,
  líneas o sectores.
• Actualmente, varias casas han desarrollado
  software de hojas de cálculo tridimensionales.
  Estos nuevos productos requieren capacidades
  físicas del hardware mucho más grandes que sus
  predecesores.

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4.- Características

• Responden a los siguientes requerimientos
• Hoja de cálculo introducir, analizar y calcular
  datos.
• Gráficos representan los datos de manera
  gráfica.
• Base de datos administran grandes cantidades de
  información. Trabajan en la hoja de cálculo
  haciendo funciones de base de datos (ordenación,
  clasificación, etc.).
• Macros se automatizan tareas repetitivas y se
  personaliza la hoja de cálculo.
• Formato y gráficos avanzados se crean informes
  impresos o por pantalla, Se pueden formatear
  datos, intercalar gráficos y seleccionar los
  atributos de impresora

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5.- Historia

• En el año 1979, dos estudiantes de la célebre
  Harvard Business School, Bob Framkston y Daniel
  Bricklin, resolvían una serie de problemas
  relacionados con otros a través de una serie de
  fórmulas. Cuando algunos datos se variaban por
  mala estimación inicial, la cantidad de trabajo
  para rehacer la hoja era desorbitante.
• Los ejercicios de planificación financiera eran
  casos típicos de cálculo sobre unos datos
  básicos. Se necesitaba saber qué pasaría si se
  variaban tales previsiones o se registraban
  determinadas tendencias.

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• Los dos estudiantes, forofos de los
  microordenadores, trabajaron en un programa capaz
  de solucionar problemas similares a los que ellos
  tenían. El objetivo consistía en que todas las
  cifras cambiaran al modificar un dato con el que
  estuvieran relacionadas.
• El programa se llamó VisiCalc y pronto se hizo
  muy popular. Puede decirse que los programas de
  hoja de cálculo han ayudado a la popularidad de
  los microordenadores.

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• En 1982 surge Lotus 1-2-3, que se convertirá en
  un estándar. Este programa se ha completado con
  una serie de programas adicionales, desarrollados
  por otras casas comerciales. En 1988 nacieron
  Quattro y Plan Perfect, fueron una nueva
  generación hasta que Microsoft saco, en 1988,
  Excel, una hoja de cálculo de extraordinarias
  cualidades.
• El año 1990 fue el año de las hojas de cálculo de
  4ª generación. En USA se habla de hojas de triple
  entrada o tridimensionales, con prestaciones
  gráficas, matemáticas y estadísticas aún más
  sofisticadas y el intercambio de ficheros.

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• Ante el usuario de las hojas clásicas, surgen los
  directivos, con muy poca experiencia, pero que
  utilizan modelos de hojas mucho más complejos,
  que son, sin embargo, mucho más fáciles de
  manejar gracias a menús y ventanas de apoyo.
• Tras una larga espera, Lotus 1-2-3 sacó la
  versión 3.0. La característica más importante es
  su tridimensionalidad, cada hoja puede disponer
  de hasta 256 tableros diferentes. 1-2-3 ofrece la
  posibilidad de visualizar tres tableros al mismo
  tiempo en perspectiva.

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• Además, puede recurrirse a la función de zoom
  para ampliar o reducir el tamaño de las ventanas
  mostradas. Otra posibilidad es emplear la
  información contenida en otras hojas
  (interrelacionar ficheros) diferentes de la
  actual para elaborar expresiones de cálculo
  propias. Estos enlaces no exigen que se encuentre
  en memoria, ya que Lotus se relaciona con
  documentos en disco.
• La enorme base de usuarios de LOTUS ha propiciado
  la aparición de programas complementarios. Son
  aplicaciones residentes en memoria y que
  complementan a 1-2-3.

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• Lotus ha sacado versiones de la hoja para
  ordenadores de las compañías SUN y DIGITAL. Sun
  añade a las características propias de la hoja,
  las del sistema operativo UNIX de Sun (Sun OS),
  como son servicios distribuidos de red, trabajos
  con varias ventanas, multitarea y gran capacidad
  de memoria.
• Lotus ha desarrollado el Datalens Developer
  Toolkit, que permitirá a los programadores de
  aplicaciones crear controladores para que tengan
  acceso directo, desde Lotus 1-2-3 a datos
  externos, entre los que se incluyen Sybase,
  Ingres y Oracle.

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• Lotus Development ha presentado Lotus 1-2-3
  versión 4.0. Además de la presentación Windows y
  los smarticons de los productos de Lotus, tiene
  mejoras en la modificación de datos en una celda
  incorporación del Auditor con el que se puede
  rastrear la interdependencia de celdas e
  incorporación de un Administrador de versiones
  que permite realizar cálculos de persecución de
  objetivos.

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• En Excel se integran una base de datos y un
  paquete de gráficos. Se diferencia de Lotus en
  que almacena las macros, guardándolas
  independientemente de cada hoja, mientras que
  Lotus las graba en celdas individuales de las
  hojas de cálculo.
• Excel tiene una gran capacidad gráfica, dispone
  de 44 formatos y 7 tipos de gráficos como son el
  área de barras, columnas, líneas, pastel,
  difusión y combinación. Es rápida y fácil la
  presentación gráfica de los datos en pantalla. La
  hoja puede albergar hasta 65.536 registros, cada
  uno de ellos dividido entre uno y 256 campos.
• Todas las herramientas Office permiten la
  creación de macros para registrar entradas de
  teclado y ratón y poder llamarlas mas tarde como
  funciones. Se pueden modificar su funcionamiento
  con Visual Basic.

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Funciones Excel 2000
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Menú Archivo
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Menú Archivo -Nuevo
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Menú Archivo -Abrir
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Menú Archivo Guardar Como
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Menú Archivo Configurar, página
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Menú Archivo Configurar, márgenes
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Menú Archivo Configurar, Encabezados y pies de
página
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Menú Archivo Configurar, Encabezados y pies de
página- Opciones
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Menú Archivo Configurar, Hoja
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Menú Archivo Imprimir
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Menú Archivo Propiedades
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Menú Edición
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Menú Edición- Rellenar
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Menú Edición- Borrar
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Menú Ver
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Menú Ver- Vista Previa
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Menú Ver- Vistas
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Menú Ver- Informes
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Menú Ver- Informes
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Menú Insertar
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Menú Insertar- Celda
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Menú Insertar- Función
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Menú Insertar- Nombres
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Menú Insertar- Hipervínculo
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Menú Formato
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Menú Formato- Celdas, Número
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Menú Formato- Celdas, Alineación
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Menú Formato- Celdas, Fuentes
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Menú Formato- Celdas, Bordes
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Menú Formato- Celdas, Tramas
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Menú Formato- Columnas
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Menú Formato- Hoja
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Menú Formato- Autoformato
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Menú Formato- Condicional
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Menú Formato- Estilo
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Menú Herramientas
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Menú Herramientas- Autocorrección
62
Menú Herramientas- Compartir
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Menú Herramientas- Compartir
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Menú Herramientas- Control de Cambios
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Menú Herramientas- Buscar Objetivo
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Menú Herramientas- Escenarios
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Menú Herramientas- Auditoria
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Menú Herramientas- Seguridad
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Menú Herramientas- Macro
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Menú Herramientas- Personalizar
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Menú Datos
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Menú Datos- Ordenar
73
Menú Datos- Filtro, Autofiltro
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Menú Datos- Formularios
75
Menú Datos- Subtotales
76
Menú Datos- Agrupar, Esquema
77
Menú Datos- Informe Tablas
78
Menú Datos- Tablas Dinámicas
79
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81
Menú Ventanas- Dividir