Le circuit du mdicament informatis : projet et exprience dun Centre Hospitalier

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Le circuit du médicament informatisé projet et
expérience dun Centre Hospitalier

• Bertrand ISAAC
• Pharmacien Praticien Hospitalier
• Centre Hospitalier Loire Vendée Océan (CHLVO)

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Situation préexistante
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Le CH Loire Vendée Océan
17 km
PUI

• Site de Challans (85)
• 371 lits
• Bloc Opératoire
• Maternité
• Urgences
• EHPAD
• Moyen Séjour
• MCO
• Psychiatrie

• Site de Machecoul (44)
• 227 lits
• Médecine
• Réadaptation cardiovasculaire
• Moyen Séjour
• Long Séjour
• Maison de retraite

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Circuit du médicament existant (1)
Infirmier
Pharmacien
Médecin
Bon de commande
Achat
Prescription (support papier)
Retranscription
Distribution
Administration
Traçabilité
Non respect de larrêté du 31 mars 1999
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Circuit du médicament existant (2)

• Dispensation à délivrance nominative
• Services (230/598 lits, 38)
• Longs séjours (Machecoul 60 Lits, Challans 58
  Lits)
• Maisons de retraite (Machecoul 82 Lits,
  Challans 30 Lits)
• Médicaments
• Exigences réglementaires particulières MDS,
  stupéfiants, T2A
• Antibiotiques.

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Informatisation PUI

• Logiciel GEF Magh2
• MIPIH (Midi-Pyrénées Informatique Hospitalière)
  distribution SIB (Syndicat Interhospitalier de
  Bretagne)
• Gestion de stock
• Gestion des achats (commande à liquidation
  incluse)
• Excel
• Traçabilité MDS,
• Rétrocession.

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Projet
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Dossier Patient Informatisé (DPI)
2002

• Comité de Pilotage
• en charge de l informatisation du dossier
  patient (méthodologie ANAES)
• pluridisciplinaire (18 membres) directeur,
  médecins (10), pharmaciens, cadre de santé,
  informaticiens, secrétaires
• Représentation CME et CIM

Comité opérationnel 2 ingénieurs informaticiens
(DSIO) 1 médecin (DIM) 1 cadre de santé (DSI)
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Choix du logiciel

• Avril à octobre 2002
• définition d un cahier des charges,
• procédure d AO,
• démonstrations des produits.
• Choix
• CrossWay Hôpital société ICSF (groupe CEGEDIM)
  racheté par McKesson (début 2004),
• Applications déployées à partir juin 2003.

Installation de la plateforme informatique PHARMA
de la société Computer Engineering partenaire de
McKesson
Conséquence pour la PUI
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Comité de pilotage du DPI (18 janvier 2005)

• Prochaine étape de la mise en place du DPI
• Informatiser la prescription médicale notamment
  médicamenteuse
• Permettre lanalyse pharmaceutique et la
  délivrance
• Assurer la traçabilité de ladministration
• Outils informatiques
• CrossWay
• Module prescription médicale
• Module dossier de soins infirmiers
• Pharma
• Analyse et validation pharmaceutique
• Délivrance nominative ou reglobalisée

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Flux des échanges de données
Mise à jour du livret médicament, hors
livret CIO-PHAST
CrossWay (Services) CLAUDE BERNARD (BCB) Module
prescription médicale Modules prescription
médicale et dossier de soin infirmier Module
dossier de soin infirmier
Pharma (PUI) THERIAQUE Dispensation avec
délivrance nominative ou reglobalisée
Prescription et commentaire médical 2 états
arrêté ou à valider
Analyse pharmaceutique 2 états planifiée ou
refusée Opinion pharmaceutique
CR d Administration et commentaire infirmier en
cas de NA
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CrossWay prescription
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Pharma Validation
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CrossWay Plan de Soins
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Interfaçage des logiciels

• Norme DH-PN13 normalisation des EDI entre
  logiciels du circuit du médicament
• Référentiel CIO développé par PHAST
• Utilisation des codes UCD
• Informations fournies par CIO ATC, DCI, Forme,
  libellé, Unités, Voie dadministration

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PUI les différentes étapes

• Installation Pharma
• Basculement des fichiers (produits, fournisseurs,
  marchés) de Magh2
• Vérification des fichiers
• Entrée des codes UCD
• Chargement des informations de la base CIO sur
  les fichiers des spécialités PHARMA et accès à la
  banque THERIAQUE
• Déploiement partiel
• Rétrocession
• Dispensation et traçabilité MDS
• Déploiement complet avec arrêt Magh2
• Couplage avec CrossWay

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Services de soins les différentes étapes

• CrossWay/Module de prescription
• Paramétrage par DIM et DSIO
• Essai à partir dune base de test et vérification
  du bon fonctionnement de la liaison
  prescription-dispensation
• Déploiement dans les services
• CrossWay/Dossier de soins infirmiers
• Paramétrage par DIM, DSIO et cadre de santé
  référent
• Essai à partir dune base de test et vérification
  du bon fonctionnement de la liaison
  CrossWay-Pharma
• Déploiement dans les services

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Planning prévisionnel (1)

• Définition
• Dun planning prévisionnel de prise en charge des
  services
• Programmation dévaluations régulières
• Pharma

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Planning prévisionnel (2)

• Prescription/dispensation
• DSI
• dans chaque service 1 mois après la prescription
  dispensation

Date
Etape
Paramétrage
Septembre 2005 à janvier 2006
Déploiement services Long Séjour Challans Long
Séjour Machecoul Maison de retraite
Février 2006 Mars à Avril 2006 Mai et Juin 2006
Autres services
1 par mois de Juin 2006 à Décembre 2007
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Moyens informatiques nécessaires

• Postes fixes.
• Ardoises électroniques sur chariots de soins et
  de visite avec réseau wifi.
• Système dauthentification simple (badges SSO) au
  niveau des unités de soins.
• Système de serveurs sécurisés à tolérance de
  pannes.

Photo ardoise
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Moyens humains nécessaires

• CHLVO
• PUI
• Référents informatiques 1 pharmacien et 1
  préparateur
• Référents réorganisation circuit médicament 1
  pharmacien par site et le cadre préparateur
• DSIO
• 1 Chef de projet dédié
• Computer-Engineering
• 1 Chef de projet demandé
• Mc Kesson
• 1 Chef de projet demandé

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Moyens en formation

• PUI 20 journées sur Pharma (Computer-Engineering
  )
• Micro-informatique de base pour les soignants
  (1/2 jour / personne / groupe de 6 par la DSIO)
• CrossWay
• Corps Soignant (700) 2 jours par agent (groupe
  de 8)
• Corps Médical (70) 1 jour par médecin (groupe
  de 3)

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Coût financier prévisionnel

• 336 000 TTC

LOGICIELS 70 000 Crossway McKesson (modules
prescriptions et DSI) Pharma Computer-Engineering
PRESTATIONS ET ETUDES 87 000 (câblage )
MATERIELS INFORMATIQUES 179 000
Équipements réseaux
Ardoises électroniques
Postes fixes
Dossier de financement A.R.H. dans le cadre
dHôpital 2007
0 euro
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Etat des lieux au 03 avril 2006
2 mois de retard
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Le CHLVO

• Un contexte favorable au sein du centre
  hospitalier
• Pas dopposition médicale ou soignante
• Une forte implication de léquipe pharmaceutique
  et de la DSIO (6 mois dun ingénieur TEMPS PLEIN)
• Un effort budgétaire adapté à la hauteur des
  ambitions du projet.
• Une volonté politique affirmée de la Direction du
  CH LVO dans le cadre du Contrat de Bon Usage du
  Médicament et de la certification.

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Pharmacie (1)

• Installation Pharma (juin 2004)
• Rétrocession (novembre 2004)
• Difficultés rencontrées
• Absence de CIO (installation novembre 2005)
• EDI entre Pharma et Magh2 (entrées, sorties de
  stock, création ou modification produit)
• Nécessité de former le personnel de la PUI à la
  création de patient sur le logiciel administratif
  PASTEL (création IPP, IEP)
• Paramétrage des impressions
• Totalement opérationnelle juin 2005

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Pharmacie (2)

• Dispensation et Traçabilité des MDS (Novembre
  2005)
• Difficultés rencontrées
• Idem précédant
• Disponibilité de léquipe pharmaceutique (T2A)
• GEF (2 Janvier 2006)
• Difficultés rencontrées
• Liquidations ? nest toujours pas totalement
  opérationnel
• Prescription (?)
• Demande d évolution intégration dopinions
  pharmaceutiques à destination des infirmières

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Les fournisseurs de logiciels

• Un logiciel médical  Crossway  opérationnel
  mais perfectible, soutenu par la société McKesson
  et son club utilisateur, animé sur site par un
  chef de projet McKesson.
• Un logiciel pharmaceutique  Pharma  presque
  opérationnel, sans chef de projet (tant technique
  quorganisationnel) !

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Problème la coordination
Computer Engineering
Mac Kesson
?
CHLVO

• Défaut de synchronisation entre les 2 sociétés
• Retard dans le développement des versions et la
  résolution de problèmes de Pharma.

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Bilan global (1)

• Un Circuit du Médicament informatisé opérationnel
  vendu en 2003, en cours de finalisation en 2006.
• Un interfaçage laborieux (8 mois)  Crossway 
  lt-gt  Pharma  en cours de développement sur le
  site pilote  CH LVO  !
• Aucune spécification dinterface en dehors de la
  norme DH-PN13 !

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Bilan global (2)

• Une société Computer-Engineering
• Injoignable, inefficace pendant des mois
• Nayant réalisé aucune prestation de conduite de
  projet
• Annulant des fonctionnalités de  Pharma  après
  la formation des utilisateurs afin de résoudre
  des problèmes dintégration avec Crossway
• Problème de croissance suite à une augmentation
  des contrats (CBU)?

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Evolution du calendrier

• Démarrage premier service
• Planifié le 28 février 2006
• Repoussé le 11 avril 2006
• Repoussé mi-mai 2006
• Sous réserve que les efforts constatés ces
  derniers jours de la société Computer-Engineering
  perdurent!!!
• En espérant que ce délai dun mois permette la
  résolution des derniers problèmes et que les mois
  de tests du CH LVO puissent servir aux autres
  établissements.

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CONCLUSION

• Malgré les dysfonctionnements énoncés, les
  équipes médicales, soignantes, pharmaceutiques
  demeurent motivées et lobjectif final de fin
  2007 maintenu.

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Remerciements

• Mr Olivier PLASSAIS ingénieur DSIO CHLVO
• et
• Mr Olivier FAGLAIN ingénieur DSIO CHLVO