Comment pr

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Comment présenter un dossier de demande de
subvention ?
2e Assises de la Vie Associative Creusotine

• 13 février 2009

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Présentation de lintervenant

• Laurent SIMO
• Responsable régional secteur association /
  Economie Sociale
• Cabinet dexpertise comptable et de commissariat
  aux comptes In Extenso

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Plan de lintervention

• Introduction le paysage associatif français
• 1. Les subventions définition et incidences
• 2. Bien présenter les informations générales
• 3. Définir son projet, ses actions
• 4. Estimer le budget prévisionnel, le suivre
• 5. A qui sadresser et comment ?
• Conclusion les éléments clés dune demande
  réussie

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Introduction Le paysage associatif français
5
Quelques chiffres clés concernant les
associations en France
Le budget annuel moyen par association sélève à
environ 11 700 pour les associations sans
salarié et 282 000 pour les associations
employeurs.
6
Quelques chiffres clés concernant les
associations en France
Les subventions publiques sont importantes dans
tous les secteurs sauf celui du sport et de la
défense des droits et des causes (autour de 25
). Cest le secteur de la défense des intérêts
économiques et le secteur culturel qui dépendent
le plus des subventions publiques (respectivement
43 et 40 ). Toutes les associations nont pas
accès à des subventions publiques, surtout celles
de petite taille
7
Les subventions définition et incidences
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Définition de la notion de subvention

• De manière générale, les subventions sont souvent
  identifiées comme étant des aides financières
  prélevées sur un budget public, mais il apparaît
  que celles-ci ne constituent pas une catégorie
  juridique et quil nexiste donc pas de
  définition, ni doctrinale, ni législative, de la
  notion de subvention
• Toutefois, selon la circulaire du 7 janvier 2004
  portant manuel dapplication du code des marchés
  publics, la subvention constitue "une
  contribution financière de la personne publique à
  une opération justifiée par l'intérêt général,
  mais qui est initiée et menée par un tiers. Il
  s'agira d'une subvention si l'initiative du
  projet vient de l'organisme bénéficiaire et si
  aucune contrepartie directe n'est attendue par la
  personne publique du versement de la contribution
  financière "

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Définition de la notion de subvention

• La notion de subvention peut être définie par
  lapplication de trois critères cumulatifs
  permettant de la distinguer des autres formes de
  dépense publique
• linitiative du projet qui ne provient pas de
  lautorité administrative qui finance, mais bien
  de lorganisme bénéficiaire
• labsence de contrepartie directe pour lautorité
  administrative
• labsence de droit à subvention, selon le
  principe du caractère discrétionnaire de la
  décision doctroi de la subvention.
• les dépenses publiques de transfert, engagées en
  application de dispositions législatives ou
  réglementaires, sur critères déligibilité ou sur
  une procédure de prix de journée, de dotation
  globale ou de forfait, ne constituent pas des
  subventions au sens strict du terme.

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Les subventions de fonctionnement

• Les subventions de fonctionnement sont destinées
  à financer soit lensemble des activités de
  lassociation, soit un projet particulier
  développé par celle-ci.
• Lorsque la subvention est attribuée sans
  affectation précise, cela signifie quelle ne
  requiert aucune condition particulière
  dutilisation sous réserve
• du respect de la légalité des parties au
  financement,
• de ne pas reverser tout ou partie de la
  subvention perçue à un autre organisme
• de ne pas mettre ultérieurement cette subvention
  à la libre disposition de celui qui la accordée.

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Les subventions de fonctionnement affectées à un
projet

• Cette catégorie de subventions démontre la
  volonté de ladministration qui lattribue de ne
  prendre à sa charge que la conduite par
  lassociation dun objectif, dun projet, dune
  action ou dun programme dactions préalablement
  définies.
• Afin dêtre en mesure de contrôler efficacement
  la conformité de lemploi des fonds à lobjet de
  la subvention, ladministration indique alors
  dans lacte attributif laffectation précise de
  la subvention et indique le ou les résultats
  attendus (rapport dactivités, indicateurs de
  résultats, etc.)
• Ainsi, les subventions affectées à un projet sont
  celles dont lassociation est tenue de justifier
  lemploi au regard du budget accordé et doivent
  en conséquence faire lobjet dun suivi précis de
  lutilisation des fonds.

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Les subventions dinvestissement

• Les subventions dinvestissement sont destinées à
  financer lacquisition ou le renouvellement dune
  ou plusieurs immobilisations et doivent être
  utilisées exclusivement à cet objet.
• Sur le principe, elles peuvent être assimilées à
  des subventions de fonctionnement ayant une
  affectation précise.
• Cependant, compte tenu de leur objectif de
  financement, elles impliquent des spécificités
  règlementaires et comptables qui rendent
  nécessaires de les suivre distinctement.

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Les concours sous forme de contributions en nature

• Pour les autorités administratives, ces concours
  en personnel prennent le plus souvent la forme de
  mise à disposition de fonctionnaires
  territoriaux, rémunérés par les collectivités, et
  exécutant des tâches déterminées, difficilement
  réalisables par lassociation faute de moyens
  humains et financiers.
• En principe, les associations concernées par des
  mises à disposition de fonctionnaires nont pas
  lobligation de fournir des comptes rendus
  "dutilisation" de ces contributions en
  personnel.
• Toutefois, elles doivent remplir les éventuelles
  obligations décrites dans la convention de mise à
  disposition.

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Capacité de l'Administration à octroyer des
subventions notion dintérêt public local

• Une collectivité locale ne peut subventionner des
  domaines qui intéressent un autre champ
  géographique que le sien ou qui nauraient aucune
  espèce de rapport avec les besoins de ses
  habitants. Cela exclut que lon puisse prendre en
  compte les seuls besoins de quelques personnes au
  détriment des intérêts de la collectivité.
• Ces principes sont liés à la notion dintérêt
  public local.
• Ceci sous-entend que deux conditions doivent être
  remplies
• La compétence géographique de la collectivité.
  Exemple larrêt du Conseil dEtat du 11 juin
  1997 "département de lOise" réfutant la
  possibilité à un Conseil Général dattribuer une
  subvention à une association ayant pour objet la
  restauration dun village situé dans un autre
  département.

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Capacité de l'Administration à octroyer des
subventions notion dintérêt public local

• Lintérêt général pour la collectivité
• Les collectivités publiques ne peuvent attribuer
  des subventions quà des associations dont
  lobjet et lactivité présentent un intérêt
  indiscutable pour elles.
• Ceci nécessite une appréciation concrète de
  lintérêt propre de laction envisagée en
  fonction de son objet et du type de population
  visée en comparaison avec la jurisprudence des
  juridictions administratives.

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Capacité de l'Administration à octroyer des
subventions La légalité de lobjet du
financement

• La loi et la jurisprudence ont expressément
  interdit le subventionnement de certaines
  activités menées par les associations
• Les activités cultuelles en vertu de larticle 2
  de la loi du 9 décembre 1905 de séparation des
  églises et de lEtat
• Les activités contraires au principe de laïcité
  (organismes de propagande politique ou
  religieuse) ou portant atteinte à une liberté
  publique fondamentale
• Les activités syndicales ou de défense dintérêts
  privés
• Les activités qui ne peuvent être assurées que
  par la collectivité publique elle-même (service
  de police municipale par exemple).

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Capacité de l'Administration à octroyer des
subventions La légalité de lobjet du
financement

• De manière générale, il appartient aux autorités
  administratives de sassurer que la subvention
  sollicitée est parfaitement licite au regard de
  la légalité générale.
• En effet, aucun texte ne doit interdire la mise
  en œuvre des activités subventionnées en raison
  des principes généraux du droit ou des
  réglementations particulières qui en assurent le
  respect (principes de laïcité, de neutralité, de
  la liberté du commerce et de lindustrie, de la
  libre concurrence, de lorganisation
  républicaine, de lordre public,).
• En outre, sont jugées comme illégales les
  subventions accordées par une autorité
  administrative dans lobjectif de contourner les
  règles de comptabilité ou de gestion publique.
  Une telle pratique peut être caractéristique
  dune gestion de fait de fonds publics.

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Capacité de l'association à recevoir des
subventions - La capacité juridique

• La loi du 1er juillet 1901 définit que "toute
  association régulièrement déclarée peut, sans
  aucune autorisation spéciale acquérir à titre
  onéreux, posséder et administrer des
  subventions de lEtat, des départements et des
  communes ".
• Ainsi, seules les associations régulièrement
  déclarées en préfecture et dont la publication a
  été effectuée au Journal Officiel possèdent de
  fait la personnalité juridique et sont habilitées
  à recevoir des subventions. Les copies du
  récépissé de déclaration en Préfecture et de son
  insertion au Journal Officiel () sont dailleurs
  le plus souvent demandées pour octroyer la
  subvention sollicitée.

( Possibilité de consultation sur
http//assoc.journal-officiel.gouv.fr/)
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Capacité de l'association à recevoir des
subventions - La nécessité dagréments

• Certaines associations doivent posséder des
  agréments spécifiques avant de pouvoir recevoir
  des subventions. Il sagit notamment
• des associations sportives,
• des associations de villages de vacances,
• des associations de jeunesse et déducation
  populaire.

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Analyse des principaux textes législatifs et
règlementaires Larticle L612-4 du Code de
Commerce

• Toute association ayant reçu annuellement des
  autorités administratives, au sens de l'article
  1er de la loi du 12 avril 2000, ou des
  établissements publics à caractère industriel et
  commercial une ou plusieurs subventions dont le
  montant global dépasse un seuil fixé par décret,
  doit établir des comptes annuels comprenant un
  bilan, un compte de résultat et une annexe dont
  les modalités d'établissement sont fixées par
  décret.
• Ces associations doivent assurer, dans des
  conditions déterminées par décret en Conseil
  d'État, la publicité de leurs comptes annuels et
  du rapport du commissaire aux comptes. Ces mêmes
  associations sont tenues de nommer au moins un
  commissaire aux comptes.
• Le Décret n 2006-335 du 21 mars 2006 a précisé
  le seuil dapplication de larticle L612-4 du
  Code de Commerce désormais fixé à 153 000 .

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Analyse des principaux textes législatifs et
règlementaires La loi du 12 avril 2000

• La loi n2000-321 du 12 avril 2000 dite DRCA
  précise dans son article 10 traitant des
  dispositions relatives à la transparence
  financière des associations percevant des
  subventions
• L'autorité administrative qui attribue une
  subvention doit, lorsque cette subvention dépasse
  un seuil défini par décret (seuil fixé à 23 000
  ), conclure une convention avec l'organisme de
  droit privé qui en bénéficie définissant l'objet,
  le montant et les conditions d'utilisation de la
  subvention attribuée.
• Lorsque la subvention est affectée à une dépense
  déterminée, l'organisme de droit privé
  bénéficiaire doit produire un compte rendu
  financier qui atteste de la conformité des
  dépenses effectuées à l'objet de la subvention.
  Le compte rendu financier est déposé auprès de
  l'autorité administrative qui a versé la
  subvention dans les six mois suivant la fin de
  l'exercice pour lequel elle a été attribuée.

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Le contrôle de lAdministration

• Lassociation qui reçoit une subvention doit
  pouvoir justifier en permanence de lemploi des
  fonds reçus auprès de ladministration qui a
  accordé la subvention et, le cas échéant, auprès
  des autorités de contrôle.
• A ce titre, elle est tenue de présenter, en cas
  de contrôle de ladministration exercé sur place,
  les pièces justificatives des dépenses et tous
  autres documents dont la production est jugée
  utile au contrôle de lutilisation de la
  subvention conformément à son objet. Le refus de
  communication entraîne la suppression de la
  subvention (décret-loi du 2 mai 1938, article
  14).
• Tout refus de communication ou toute
  communication tardive peut entraîner la mise en
  œuvre des sanctions concernant le contrôle de
  lutilisation de la subvention.

23
Le droit des citoyens

• Le décret n 2006-887 du 17 juillet 2006 "relatif
  à la publication par voie électronique des
  subventions versées aux associations de droit
  français et aux fondations reconnues dutilité
  publique" expose
• " toute subvention versée sous forme monétaire
  ou consentie sous la forme d'un prêt, d'une
  garantie ou d'un avantage en nature à une
  association fait l'objet, de la part de la
  personne morale de droit public l'ayant
  attribuée, d'une publication sous forme de liste
  annuelle comprenant le nom et l'adresse
  statutaire de l'organisme bénéficiaire ainsi que
  le montant et la nature de l'avantage accordé".

24
Le droit des citoyens

• Les citoyens disposent également de laccès aux
  informations prévues par larticle 10 de la Loi
  n2000-321 du 12 avril 2000, c'est-à-dire la
  possibilité de demander les budgets et les
  comptes des associations ayant reçu une
  subvention ainsi que la convention et le compte
  rendu financier de la subvention concernée.
• Enfin, chaque personne aura désormais en principe
  la possibilité de consulter les comptes annuels
  et le rapport du commissaire aux comptes des
  associations visées à larticle L612-4 du Code de
  Commerce, c'est-à-dire celles ayant perçues plus
  de 153 000 de subventions annuelles de la part
  des autorités administratives.

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Cas de reversements

• Emploi partiel de la subvention
• Dans tous les cas où un compte rendu financier
  est exigé pour justifier de la bonne utilisation
  de la subvention accordée, la constatation dune
  utilisation partielle de la subvention (dépenses
  engagées inférieures au budget prévu), impliquera
  que la quote-part non utilisée ne pourra pas être
  considérée comme un produit.
• Ainsi, ce constat peut impliquer les conséquences
  suivantes
• Le reversement de la quote-part de subvention
  déjà perçue non utilisée
• La déduction sur le solde à recevoir de la partie
  de subvention non utilisée
• la conclusion dun avenant à la convention
  permettant daffecter la part de subvention non
  utilisée à une autre action, de la reporter pour
  une utilisation sur lexercice suivant voire de
  la transformer en avance de fonds de roulement.

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Synthèse

• Avant de solliciter une subvention pour la 1ère
  fois, une association doit bien prendre en
  considération
• Quaucune subvention nest  automatique  et
  quelle fera systématiquement lobjet dune
  demande et dune instruction il nexiste pas de
  système de renouvellement automatique.
• Quelle sexposera, dès le 1er Euro de subvention
  perçue, à lensemble des contrôles possibles de
  la part de lAdministration et quelle devra en
  conséquence mettre en œuvre des procédures de
  gestion comptable pour suivre les dépenses
  engagées
• Quune réflexion doit être engagée sur la nature
  même de la subvention à solliciter selon quelle
  concerne
• Le fonctionnement général de lassociation
• Une activité ou un projet déterminé
• Un investissement
• La sollicitation de moyens en nature (locaux,
  personnel, etc.)

27
Bien présenter les informations générales
28
Le cycle de gestion dune subvention
1 - Dossier de demande de subvention
2 - Echanges dinformations
3 - Notification de loctroi de la subvention
7 - Le cas échéant, contrôle ou évaluation de
lutilisation de la subvention
4 - Mise en œuvre du projet ou des activités
5 - Suivi des objectifs et des dépenses engagées
6 - Etablissement de comptes rendus spécifiques
ou des comptes annuels
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Préparer la demande de subvention - généralités

• La bonne préparation du dossier de demande de
  subvention constitue un élément clé pour
  lobtention et le suivi de la subvention
  sollicitée
• pour son obtention lenvoi de lensemble des
  documents administratifs nécessaires et la
  matérialisation dune demande claire et précise
  sont indispensables pour que les services
  concernés puissent accorder la subvention
  demandée. Un dysfonctionnement à ce stade
  impliquera au mieux des demandes dinformations
  complémentaires et donc un rallongement du délai
  dobtention de la subvention, et au pire un refus
  pur et simple de la demande.
• pour son suivi tous les éléments inscrits dans
  la demande constituent un élément indissociable
  de la subvention qui sera attribuée. Ceci
  implique de fait que lassociation devra
  sastreindre à respecter ce qui est prévu, que ce
  soit en matière de résultats, de moyens dactions
  et de budget.

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Constituer un dossier

• Pour procéder à l'instruction des demandes de
  subvention, les collectivités publiques demandent
  généralement aux associations de leur fournir un
  dossier.
• La constitution du dossier est une étape
  essentielle à ne pas négliger, car celui-ci
  constitue la "vitrine" des activités de votre
  association. Une grande partie de ce dossier
  pourra également être utilisée pour des objectifs
  de communication (auprès des adhérents, du grand
  public, des partenaires).
• La composition d'un dossier de demande de
  subvention peut varier considérablement d'une
  collectivité à une autre. Néanmoins, de
  nombreuses collectivités se sont calquées sur les
  instructions de la circulaire du Premier Ministre
  datée du 24 décembre 2002 relative aux
  subventions de lÉtat aux associations.

31
Constituer un dossier

• La 1ère étape consiste donc à récupérer le
  dossier type proposé par la collectivité auprès
  de laquelle la subvention est sollicitée. Le plus
  souvent, ces dossiers sont disponibles sur les
  sites internet des collectivités ou par simple
  demande auprès des services gestionnaires.
• Attention dans la majorité des cas, la
  présentation dun dossier sous un format non
  défini par la collectivité peut signifier un
  refus immédiat du dossier sur la forme.
• A défaut de cadre spécifique, il est recommandé
  dutiliser le dossier unique de subvention
  (disponible sous www.service-public.fr/formulaires
  ). Ce dossier, défini par la circulaire du 24
  décembre 2002 relative aux subventions de lEtat
  aux associations a pour objectif "dharmoniser
  les conditions dinstruction des demandes de
  subvention et dunifier le suivi de leur
  gestion".

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Constituer un dossier / le dossier unique
Dossier unique

• Ce dossier doit être obligatoirement utilisé pour
  toute demande de subvention auprès de lÉtat et
  également en principe pour les demandes auprès
  des collectivités territoriales et établissements
  publics.
• Toutefois, lutilisation de ce dossier commun de
  demande de subvention demeure optionnelle au sein
  des collectivités et établissements publics.
• Outre les pièces relatives à la constitution du
  dossier, le dossier commun définit lobligation
  de soumettre  le budget prévisionnel de
  lassociation qui doit reprendre la nomenclature
  du plan comptable général rendue obligatoire par
  le règlement n 99-01 du 16 février 1999 relatif
  aux modalités détablissement des comptes des
  associations et fondations pour celles qui y sont
  soumises . Le budget présenté devra être
  équilibré et présenter clairement le montant de
  la subvention sollicitée.

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Le dossier unique

• Le dossier commun de subvention est une démarche
  unique adoptée pour toutes les administrations
  dÉtat, quelles soient centrales ou
  déconcentrées, définissant précisément les
  modalités de présentation de la demande de
  subvention.
• Bien que non obligatoire, l'adoption du dossier
  commun de demande de subvention est fortement
  encouragée auprès collectivités territoriales, en
  particulier lorsquelles financent des actions
  conjointement avec les services de lEtat ou
  leurs établissements.
• Il est donc conseillé de réaliser un dossier
  "standard" le plus proche possible des règles
  définies dans cette circulaire

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La composition du dossier

• Un dossier standard peut être constitué à partir
  des éléments essentiels permettant de justifier
  la demande de subvention
• l'ensemble des pièces administratives et
  comptables nécessaires à l'instruction du
  dossier,
• une lettre de "motivation",
• la présentation générale des activités de
  l'association,
• le descriptif du projet,
• le budget / plan de financement spécifique de
  l'action.

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Les documents administratifs

• Dans le cas d'une première demande, il est
  préférable que le dossier "administratif" soit le
  plus complet possible il constitue normalement
  un "dossier permanent" auprès de la collectivité.
  Il devra notamment comporter les éléments
  suivants
• les derniers statuts de l'association et leur
  récépissé de dépôt à la préfecture,
• un extrait de la publication de création au
  Journal Officiel
• les coordonnées complètes de l'association nom,
  adresse, téléphone, fax, e-mail, site internet
  (si existant),
• le mandat de l'association, des informations sur
  son objet, ses activités et ses moyens humains et
  financiers,
• un relevé d'identité bancaire

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les documents administratifs

• le rapport d'activités et les comptes annuels
  approuvés du dernier exercice (ou rapport du
  commissaire aux comptes lorsqu'il y en a un)
• la composition des organes dirigeants
  (composition du bureau et du conseil
  dadministration) avec l'indication de la
  situation professionnelle de leurs membres, le
  nombre d'adhérents, éventuellement le nombre de
  dirigeants rémunérés et le montant de ces
  rémunérations
• les éventuels agréments obtenus par lassociation
• une déclaration sur l'honneur du représentant de
  l'association mentionnant notamment les
  références de l'ensemble des demandes de
  subventions introduites auprès d'autres
  financeurs publics et affirmant que l'association
  est à jour de ses déclarations sociales et
  fiscales.

37
les documents administratifs

• Le numéro SIRET de lassociation, indispensable
  pour lobtention dune subvention. Ce numéro peut
  être obtenu par simple demande auprès de lINSEE
• le dernier budget prévisionnel approuvé par les
  instances statutaires de l'association, faisant
  si possible ressortir les financements publics
  dont l'association bénéficient et qu'elle a
  sollicités.
• une information sur l'effectif du personnel
  salarié ainsi que les niveaux de rémunération.
• Il est également pertinent de joindre en annexe
  tous les documents qui permettront de valoriser
  votre dossier liste des organismes déjà
  financeurs, revue de presse, agrément
  spécifique,...).

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les documents administratifs

• Lors d'un renouvellement, il est nécessaire, en
  principe, de nenvoyer que les éléments suivants
  
• Les statuts modifiés de l'association (si des
  modifications sont intervenues entre temps),
• Le rapport d'activités et les comptes annuels
  approuvés du dernier exercice
• Le compte rendu narratif et financier des
  subventions perçues lannée précédente pour le
  même objet si celles-ci concernaient un projet
  spécifique.
• Celui-ci doit notamment permettre de constater
  que le projet financé antérieurement suit ses
  objectifs initiaux et que la subvention a été
  employée conformément à son objet.

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La lettre de demande de subvention

• Un dossier doit être accompagné d'une lettre de
  demande de subvention claire et concise
  présentant en quelques mots l'association et ses
  compétences, les grands axes du projet ou de
  l'activité pour lequel la subvention est
  sollicitée, son originalité, la façon dont cette
  action s'insère dans le cadre de la politique
  définie par le subventionneur.
• Il est en outre impératif d'indiquer le montant
  de la subvention sollicitée, les coordonnées du
  porteur de projet ainsi que les pièces jointes
  dans le cadre de la demande.
•  Ne pas oublier également de mentionner les
  éventuels partenaires du projet et les principaux
  financements déjà acquis (ou éventuellement
  sollicités) dans le cadre de l'action.

40
Gérer le délai

• Les délais dinstruction des demandes de
  subvention peuvent parfois s'avérer conséquents.
  Ceci implique que lassociation doit anticiper au
  maximum ces délais
• Déposer le dossier de demande de subvention dans
  les délais requis par lorganisme sollicité. Les
  dates limites fixées sont souvent liées à des
  comités dexamen, des conseils municipaux ou
  toute autre réunion prévue pour instruire les
  demandes de subventions. Le délai dépassé peut
  signifier un report dinstruction au prochain
  comité, parfois plusieurs mois plus tard
• Sassurer que le dossier envoyé comporte toutes
  les pièces requises pour éviter les demandes
  dinformations complémentaires qui allongent les
  temps dinstruction.

41
Gérer le délai

• Répondre le plus rapidement et efficacement
  lorsque des pièces complémentaires ou des
  précisions sont sollicitées.
• Se renseigner sur létat davancement de
  linstruction du dossier afin de pouvoir ajuster
  le cas échéant le démarrage effectif de laction
  envisagée.
• Etre pragmatique et prudent quant à lobtention
  de la subvention. Lorsque dautres moyens de
  financement sont déjà acquis, lassociation
  pourra engager les dépenses nécessaires dans leur
  limite. Lorsque la subvention sollicitée
  représente une part très significative du budget,
  il conviendra de patienter et de préparer le
  lancement de laction avec des coûts réduits,
  notamment lorsque la subvention octroyée ne
  permet la prise en compte des dépenses engagées
  quà compter de sa date de notification

42
Définir son projet, ses actions
43
La définition des projets Une nécessité

• Il convient de présenter du mieux possible les
  activités et les projets prévus tout en
  conservant loptique dêtre synthétique
• Définir le plus précisément possible les buts et
  les objectifs du projet ou de lassociation
  (quantitatifs et qualitatifs) afin de démontrer
  lintérêt doctroyer la subvention sollicitée,
  ainsi que les moyens qui seront mis en place pour
  évaluer latteinte des objectifs définis.
• Valoriser la demande en précisant les apports de
  laction ou de lassociation pour les
  bénéficiaires tout en restant clair et succinct.
• En outre, lorsque cela est possible, il est
  préférable dindiquer les montants valorisés des
  contributions en nature (bénévolat, dons en
  nature, etc.) dont bénéficient lassociation ou
  le projet.

44
Définir le projet

• La description du projet n'est bien entendu
  effectuée que s'il s'agit d'une demande de
  subvention pour une action spécifique. Toutefois,
  même si la demande concerne le fonctionnement
  général de l'association, il est fortement
  conseillé d'indiquer en quoi l'attribution de la
  subvention pourra accroître l'étendu de ses
  activités, améliorer son action, permettre son
  développement ou tout simplement garantir
  l'existence de ses actions.
• L'objectif général est de présenter de manière
  concrète et précise la situation initiale, les
  objectifs du projets ainsi que les résultats
  attendus à moyen et long terme.

45
Définir le projet

• Les éléments principaux à reprendre sont les
  suivants
• Indiquer le titre du projet
• Définir le contexte description de la situation
  générale, besoins identifiés, expérience de
  l'association sur des projets similaires.
• Identifier les objectifs principaux de l'action,
  les résultats attendus, les bénéficiaires directs
  et indirects, la durée et le lieu de l'action, la
  viabilité du projet.

46
Définir le projet

• Décrire les modalités de mise en œuvre du projet
  définition des activités et de leur pertinence,
  méthodes de travail retenues, planification du
  déroulement, intégration dans une politique
  locale, régionale ou nationale, indication des
  partenaires du projet (techniques et financiers).
• Définir les moyens nécessaires en terme de
  ressources humaines, matérielles et financières,
  les indicateurs de suivi de l'action
  ("monitoring") et leur modalité d'évaluation.

47
Définir le plan dactions

• Expliquer ce que votre organisation compte faire
  pour résoudre le problème.
• Qui est la cible, et comment l'impliquer dans
  l'activité ? Combien de personnes en
  bénéficieront ?
• Que comptez vous faire? Selon quel ordre et sur
  combien de temps ? Un chronogramme dactivités
  pourra illustrer le propros
• En quoi êtes-vous le mieux placé pour la mise en
  œuvre du projet ? Quels sont vos références ?
• Qui va faire le travail et quelles sont les
  compétences? (Joindre des CV le cas échéant)
• Quand le projet aura t-il lieu ?
• Où aura t-il lieu ?

48
Définir des indicateurs

• Le projet doit définir préalablement les
  indicateurs qui permettront dune part de juger
  si celui-ci est pertinent, réaliste et cohérent
  et dautre part de vérifier in fine que les
  résultats obtenus correspondent bien à ce qui a
  été prévu
• Ceux peuvent notamment se déterminer autour des
  éléments dactivités suivants
• nombre de bénéficiaires de laction, de
  participants,
• résultats obtenus en terme financier,
• Impacts pour la collectivité, le territoire,
  dautres structures,
• Effets escomptés en terme sociaux, économiques,
• Etc.

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Les éléments persuasifs sur le fond

• Le nom du projet doit être évocateur, simple à
  retenir et original.
• Expliquer lorigine du projet comment il est né
• L'information doit être claire et cohérente avec
  les objectifs de ceux à qui elle est destinée.
• Privilégier la valeur ajoutée de linformation au
  poids du papier chaque information délivrée
  doit apporter quelque chose à la compréhension de
  la problématique posée.
• Soigner les liens logiques entre les différents
  éléments du projet, pour assurer la cohérence
  densemble du dossier.
• Etre le plus concret possible, étayer vos propos
  de chiffres pertinents nombre de bénéficiaires
  par exemple

50
Les éléments persuasifs sur le fond

• Démontrer clairement votre légitimité à agir sur
  la problématique, votre volonté de participer et
  de collaborer au développement local,
• Prouver votre bonne connaissance du terrain, le
  bon ciblage de la problématique et des
  bénéficiaires,
• Expliquer les impacts en termes économiques,
  sociaux et environnementaux à long terme,
• Définir la mobilisation des acteurs ou dautres
  partenaires mobilisation effective et
  réciproque
• Le cas échéant, démontrer la viabilité économique
  du projet

51
Adopter une présentation soignée

• La première page de couverture du dossier indique
  clairement la structure porteuse du projet et ses
  coordonnées ainsi que le titre du projet (pas
  trop long !) et si possible un visuel.
• Le dossier doit contenir un sommaire et donc une
  pagination (numéros de pages)
• En pied de page figurent la référence du dossier
  et la date de réalisation
• La police utilisée est lisible et la présentation
  est aérée.
• Les éléments importants sont mis en évidence
  titres hiérarchisés en caractères gras,
  soulignés, couleurs

52
Adopter une présentation soignée

• Le projet peut être localisé géographiquement sur
  une carte
• La présence de photos pourra donner des effets
  visuels persuasifs et illustrant de façon
  pertinente le propos. Elles sont souvent plus
  explicites que de longues phrases
• Les annexes doivent être légères et pertinentes,
  et être annoncées au fil de la présentation du
  projet pour renvoi en annexe. Elles peuvent
  contenir présentation des partenaires, lettres
  de soutien, devis significatifs

53
Estimer le budget prévisionnel, le suivre
54
Le budget / plan de financement de l'action

• Un budget prévisionnel de l'action doit être
  impérativement envoyé avec la demande. Il doit
  comporter non seulement l'ensemble des charges
  prévisionnelles par rubriques mais aussi toutes
  les ressources acquises ou prévues affectées au
  projet (plan de financement). Ne pas oublier
  d'indiquer les éventuelles contributions en
  nature (et les emplois correspondants) qui font
  partie intégrante du plan de financement.
•  Le budget doit être équilibré et comporter
  suffisamment de détails mais pas trop afin de ne
  pas s'enfermer dans des sous-lignes budgétaires
  multiples et difficiles à suivre. Un budget
  simplifié accompagné d'une annexe de commentaires
  sur les bases de calcul est préférable à un
  budget comportant de trop nombreuses rubriques
  (n'oubliez pas que c'est sur la base de celui-ci
  que devront être préparés les comptes-rendus
  financiers justificatifs!).

55
Les données conjoncturelles

• A chaque poste comptable de recette et de dépense
  correspond une prévision qui ne peut être la
  reconduction pure et simple du passé, mais
  résulte dune série dobservations collectées
  tout au long de lannée sur fiches.
• Des données conjoncturelles, comme par exemple
• Lévolution des salaires
• Lévolution des charges sociales et fiscales
• Lévolution des tarifs de certaines
  consommations, etc.
• Des données comme par exemple
• Les relevés de consommations,
• Le renouvellement de certains contrats baux,
  cotisations, abonnements, évolution de lactivité
  en nombre de journées, etc.

56
Les charges et les produits

• Les charges prévisionnelles doivent être
  soigneusement identifiées et quantifiées poste
  par poste, en anticipant le mieux possible sur la
  réalité de la formation des coûts, qui ne seront
  engagés quultérieurement. Le déroulement de
  lexercice à venir doit avoir été entièrement
  décrypté.
• Les produits (prestations, subventions), doivent
  également bénéficier de la plus grande attention
  car loptimisme dans ce domaine se traduit par
  des déconvenues.
• Outre les éléments ponctuels ou exceptionnels,
  cest souvent la réalité des exercices précédents
  qui est le meilleur guide pour établir des
  prévisions.

57
Construire un budget

• Construire un budget prévisionnel nécessite au
  préalable de sêtre mis au clair sur le projet de
  lassociation et sur les moyens à mettre en œuvre
  pour le réaliser.
• Cest donc un outil qui est subordonné aux
  différentes discussions préalables avec les
  autres membres impliqués dans la gestion de
  lassociation qui vont préciser les moyens que
  vous souhaitez vous donner.
• Les règles à observer régularité des activités
  prendre son temps impliquer les autres être
  réaliste prévoir lavenir tenir compte de la
  politique de lassociation contrôler les
  événements tenir compte des éléments
  conjoncturels -

58
Evaluation des coûts

• Pour évaluer les coûts, une très bonne solution,
  quand cela est possible, est de se renseigner
  auprès dune association (union, réseau, etc.)
  ayant mené récemment le même type dopération ou
  pratiquant la même activité.
• Ne vous contentez pas de  on dit  ou
  dévaluation  à la louche . Vous serez surpris
  par exemple, si vous navez pas lhabitude de
  payer des salaires, de la différence qui existe
  entre le salaire versé à la personne (salaire
  net) et la charge salariale globale que cela va
  induire pour lassociation.
• De même nhésitez pas à demander des devis aux
  prestataires que vous envisagez de faire
  intervenir de manière à vous appuyer sur des
  documents de type contractuel.

59
Faire jouer la concurrence

• Si votre activité nécessite lachat de matières
  premières, de nourriture ou dautres fournitures,
  vous pouvez avec internet vous faire une idée
  très précise des dépenses à assumer.
• Assurez vous de noublier aucune dépenses, pour
  ce faire dresser une liste la plus détaillée
  possible. Le fait par exemple de faire appel à
  des bénévoles nécessitera peut-être denvisager
  de les nourrir ou de leur rembourser leurs frais
  de déplacements, tenez en compte.
• Enfin pensez aux postes incontournables comme les
  assurances, les frais de communication, des frais
  de reprographie, etc.

60
Les produits

• Les produits, quant à eux, sont plutôt de nature
   certaine  ou  aléatoire .
• Les recettes aléatoires sont fortement liées aux
  activités de votre association, elles sont par
  exemple
• Les ventes
• Les prestations de service
• Les dons
• Des éléments plus financiers tels que les
  reprises de provision, les produits des
  placements à court terme, etc.
• En parallèle, les recettes quasi-certaines (selon
  le type d' activité de votre association) sont
  par exemple
• Les cotisations des adhérents
• Les adhésions
• Les subventions notifiées
• Des éléments plus financiers tels que les
  produits de vos placements à long terme, les
  ventes approuvées dun de vos actifs, etc.

61
Léquilibre du budget

• En comparant vos recettes à vos dépenses
  prévisionnelles et si vous avez un déficit
  prévisionnel, il vous faudra certainement
  rediscuter collectivement votre projet pour
  réajuster vos objectifs en les adaptant aux
  réalités économiques.
• Si le déficit est minime, vous pourrez vérifierez
  si certaines dépenses ne peuvent pas être
  légèrement réduites, sans modifier le projet, de
  manière à sajuster aux recettes.
• Si vous aboutissez à un excédent prévisionnel,
  vérifiez bien toutes vos données, vous avez
  sûrement été trop optimiste !

62
Contrôle et suivi budgétaire

• A un rythme régulier, mensuel si possible, le
  contrôle budgétaire doit sexercer entre les
  prévisions et les réalisations. Toute différence
  sensible doit être étudiée et avoir son
  explication dordre interne ou externe
• décalage dans le temps
• dépenses (ou recettes) imprévues
• mésestimation dun coût
• manque de préparation, dexpérience, de réalisme
• facteurs imprévisibles politiques, sociaux,
  économiques, climatiques, etc.
• Les causes doivent être recherchées et le budget
  doit être (quand cela est possible) modifié en
  conséquence
• si le même résultat est visé, le décalage doit
  être compensé
• à défaut, le résultat prévisionnel doit être
  modifié.

63
A qui sadresser et comment ?
64
Auprès de quelle collectivité déposer sa demande
?

• De nombreux organismes ont la possibilité et même
  la vocation de vous aider à financer les
  activités de votre association.
• Néanmoins, vous avez tout intérêt, plutôt que
  multiplier les démarches auprès de nombreux
  interlocuteurs, à vous adresser aux collectivités
  locales ou institutions dont les choix exprimés
  se rapprochent le plus des objectifs poursuivis
  par votre association ou dont les subventions
  apparaissent les plus adaptées à vos domaines
  d'actions.

65
Auprès de quelle collectivité déposer sa demande
?

•  En effet, les collectivités préfèrent
  généralement adopter une politique de soutien aux
  associations en fonction de leurs objectifs
  prioritaires, plutôt que de procéder à un
  "saupoudrage" de leurs fonds. La réception d'une
  demande de subvention en complet décalage avec
  les priorités de la collectivité pourrait
  "décrédibiliser" les actions de votre
  association.
•  En outre, le choix des institutions dépend
  également de l'étendu de vos actions de la
  mairie pour des actions à vocation communale à la
  Commission Européenne pour des projets de
  dimension internationale.
•  En bref, l'envoi d'une demande de subvention
  doit être impérativement "ciblée".

66
Comprendre le cadre de linstruction

• Linstruction consiste à vérifier que la demande
  de subvention pourra être prise en compte par
  lentité qui la réceptionne.
• Lors de linstruction dun dossier, linstructeur
  de la demande de subvention vérifie la
  recevabilité formelle de la demande, ce qui
  consiste à
• Vérifier que lobjet de la subvention correspond
  aux objectifs et politiques de la collectivité
  concernée
• Transmettre le dossier au service compétent, le
  cas échéant (si le service saisi nest pas celui
  qui convient).
• Réaliser un premier examen des pièces pour
  vérifier que la demande est recevable.
• Accuser réception de la demande auprès du
  demandeur et notifier la recevabilité formelle de
  la demande.

67
Comprendre le cadre de linstruction

• Si la demande de subvention est recevable
  formellement, linstructeur de la demande de
  subvention instruit au fond le dossier de
  subvention.
• En premier lieu, il vérifie la conformité par
  rapport à la programmation et la cohérence de la
  demande par rapport au budget disponible.
• Pour les subventions attribuées en vue de la
  réalisation dune action, l'instructeur procède
  en outre aux opérations suivantes
• Vérifier la présence des pièces requises par la
  réglementation
• Analyser la demande de subvention au fond, ce qui
  revient à examiner la capacité du demandeur à
  porter le projet pour lequel il sollicite la
  subvention examen des documents financiers
  (budget du bénéficiaire, plan de financement du
  projet), examen des conditions de réalisation du
  projet (moyens humains), composition du conseil
  dadministration, adéquation avec les objectifs
  de politique de la collectivité

68
Comprendre le cadre de linstruction

• Vérifier qu'une subvention n'a pas déjà été
  versée pour un même objet/bénéficiaire.
• Linstructeur de la demande de subvention peut
  éventuellement se faire assister par lexpert
  juridique pour les cas de subventions complexes
  (subventions dinvestissement).
• Linstructeur définit le montant et la ligne
  budgétaire sur laquelle la subvention va être
  imputée.
• En cas de refus, linstructeur notifie le refus
  au demandeur

69
Cadre de linstruction Les points danalyse

• Le budget prévisionnel
• L'utilité du Compte de Résultat et ses
  composantes
• L'analyse de l'activité, des coûts, du niveau
  d'autonomie de l'association
• L'analyse de la structure bilantielle, de la
  solvabilité, de la trésorerie réelle, de
  l'endettement, de la tendance financière
• Les indicateurs de contrôle
• La viabilité de l'association
• La dépendance financière de l'association et son
  équilibre financier
• La capacité de l'association à assurer sa
  pérennité et les risques de dégradation

70
Conclusion les éléments clés dune demande
réussie
71
Caractéristiques principales dune demande de
subvention réussie

• Préparer un dossier administratif complet qui
  sera utile pour toutes les demandes de
  subventions.
• Constituer un dossier de demande de subvention
  adapté aux exigences de lorganisme sollicité. En
  effet, chaque autorité peut définir son propre
  dossier de demande de subvention à compléter.
  Dans ce cas, il sera indispensable dadopter les
  cadres proposés qui seront nécessaires à la bonne
  instruction du dossier
• Choisir le type de demande de subvention selon
  quelle porte sur le fonctionnement général, le
  financement dun projet ou dinvestissement, etc.

72
Le délai de dépôt / d'octroi de la subvention

• Il est essentiel de déposer les dossiers de
  demande de subvention dans les délais au cours
  du dernier trimestre de l'année précédente pour
  les collectivités et en général au cours du
  premier trimestre de l'année civile s'agissant de
  subventions d'Etat. D'autres périodicités
  existent pour des demandes plus spécifiques ou
  répondant à "des appels à projet."
•  Dans tous les cas, sachez que tout retard dans
  le dépôt du dossier peut entraîner le rejet pur
  et simple de la demande. En outre, les délais
  d'instruction peuvent s'avérer souvent très
  conséquents (et s'accroissent généralement en
  évoluant dans la hiérarchie des collectivités).

73
Construire sa demande

• Décrivez de manière concrète et "professionnelle"
  votre projet ou les activités de votre
  association en quantifiant précisément les
  résultats attendus, les bénéficiaires de
  l'action et en mettant en avant votre expérience
  en la matière. Votre dossier doit être conçu
  pour convaincre, il s'agit de don bien de
  "vendre" votre projet à la collectivité.
• Ne comptez pas exclusivement sur le financement
  sollicité auprès de la collectivité le
  financement public est aléatoire et peut ne pas
  être renouvelé d'une année sur l'autre. Complétez
  donc vos recherches de financement auprès de
  sources alternatives (mécénat, manifestations
  exceptionnelles, etc.)

74
Pour aller plus loin

• Collectivités locales - associations bien gérer
  les subventions / Ordre des Experts Comptables,
  club secteur public, août 2003
• La subvention publique, le marché public et la
  délégation de service public / mode demploi
  Ministère de la Santé des Jeunesses et sports
  2007
• Guide pratique de la LOLF à lusage des
  associations subventionnées par lEtat
  Ministère de la Santé des Jeunesses et sports
  2007
• Le financement public des associations /
  Jean-François MERLET- Edition Juris Service -
  2001
• www.associations.gouv.fr site du Ministère de
  la Jeunesse, des Sports et de la vie associative
• www.adele.gouv.fr/subventions-publiques site de
  demande de subventions en ligne (en construction
  du futur site www.subventions-publiques.fr/ )

75
www.inextenso-associations.com