LA GESTIONE TECNICA DELLE FLOTTE AZIENDALI Guest Speaker: Dott. Robert Satiri Responsabile Servizi Generali di Sede

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LA GESTIONE TECNICA DELLE FLOTTE
AZIENDALIGuest Speaker Dott. Robert
SatiriResponsabile Servizi Generali di Sede
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Il Gruppo Financo società controllate e
collegate Fonte dati Bilancio Consolidato del
Gruppo anno 2012
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• INFORMAZIONI SULLAZIENDA
•  Numero di occupati (Italia) 1890
• INFORMAZIONI SULLA FLOTTA
•  Numero Totale dei veicoli in Italia 590
• Numero Totale dei veicoli in Europa 610
  (compresa Italia)
• Numero Totale dei veicoli nel mondo 680
  (compresa Europa)
•  
• Composizione della flotta per aree geografiche  
• Countries/Regions Total fleet autovetture
  veicoli commerciali
• ITALIA 590 497 93
• EUROPA (inclusa Italia) 610 516 94
• MEDIO ORIENTE/AFRICA 19 13 6
• AMERICA 51 32 19
• Nota i dati contrassegnati da si riferiscono
  al Gruppo Financo, controllante di Colacem s.p.a.
  Unipersonale i Servizi Generali di Sede di
  questultima sono svolti per tutte le aziende del
  Gruppo.

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• Colacem ha implementato SAP nella quasi totalità
  dei suoi moduli.
• Per la gestione centralizzata di una flotta così
  articolata e diffusa a livello mondiale siamo
  ricorsi a quelli specifici per la gestione dei
  siti produttivi (PM), della contabilità (FI), del
  controllo di gestione (CO) e delle trasferte
  (HR-TV), integrandoli e connettendoli tra loro.
• La realizzazione del gestionale è stata
  coordinata dal Responsabile Servizi Generali al
  gruppo di lavoro hanno partecipato le Direzioni
  IT, Amministrazione e Finanza, Acquisti,
  Logistica e Trasporti, Pianificazione e Controllo

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• Obiettivi di partenza
• Approccio tabellare alle informazioni
• Gestione con query o estrazioni in excel
• Convogliare la sovrabbondanza di informazioni in
  uno strumento unico, intellegibile ed
  interrogabile
•  
• Creare un gestionale utilizzabile anche per tutti
  i veicoli e mezzi dopera delle società di
  escavazione e trasporto di materie prime e
  prodotti finiti (altre 500 unità tra veicoli
  industriali e mezzi dopera, in alcuni casi
  agganciati tra loro fino a formare un cd.
  convoglio motrice rimorchio attrezzatura
  specifica)
•  

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• Operazioni preliminari
• Car policy unica
• Car list a misura di paese
• creazione di unanagrafica tabellare completa ed
  univoca di tutti i veicoli in flotta,
  specificando caratteristiche, ubicazione, conti
  di contabilità analitica individuale e di
  contabilità generale di riferimento, assegnatario
  del mezzo, ecc
• individuazione dei KPI tecnici per ogni veicolo
  e/o classi di veicoli (consumi e tolleranze, km
  previsti e tolleranze, tipologie di contratto,
  ecc)
• Di seguito alcune videate delle schede di
  classificazione dei veicoli (cd. Equipment)

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Una volta censito il veicolo con la creazione
di un equipment (oggetto autonomo di servizio) lo
stesso viene associato ad un utilizzatore o ad
una sede tecnica di ubicazione nel caso di
utilizzo plurimo da parte dei dipendenti.
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Periodicamente, con procedure massive ed
automatizzate, vengono registrati km percorsi e
carburante immesso (quantità e costo) prelevando
i dati dai report inviati mensilmente dalle
compagnie petrolifere con le quali abbiamo
accordi per il prelievo carburante con card
personalizzate per ogni veicolo (contratti di
netting).
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In maniera analoga, utilizzando i moduli MM e PM
di SAP, vengono gestite le richieste dacquisto,
di manutenzione periodica (la rilevazione dei km
o delle ore di funzionamento per i mezzi dopera
alimenta appositi contatori predefiniti con gli
intervalli di manutenzione, generando appositi
alerts) o straordinaria.
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Il modulo FI di SAP consente, in fase di
registrazione contabile, unimputazione
individuale ed analitica dei costi che vengono
poi elaborati e rendicontati singolarmente, per
gruppi di vetture, sedi di utilizzo ecc, con
indicazione dei valori effettivi, a budget,
analisi degli scostamenti in valore assoluto,
percentuale, periodi precedenti, ecc,
alimentando i rispettivi KPI
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E poi possibile effettuare delle elaborazioni
relative a vari KPI km percorsi nel periodo km
percorsi da ogni singolo utilizzatori consumi
medi ed assoluti per periodo costi kilometrici
medi ed assoluti, ecc
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Il Gestionale è integrato nel Documentale, per
cui si risale allarchiviazione ottica dei
documenti contabili E inoltre integrato con il
modulo SD per il quale, per i veicoli dedicati
alla consegna dei prodotti, è attivato un Profit
Center in grado di associare i ricavi legati alle
consegne effettuate dai veicoli identificati
singolarmente, per tipologia di mezzi, aree
geografiche, ecc
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• Sintesi degli ambiti operativi dintervento del
  software SAP PM Veicoli
• Gestione dellacquisto di mezzi di proprietà, in
  leasing e noleggi a lungo termine
• Gestione Anagrafica Mezzi
• Gestione dellassegnazione dei mezzi
• Budget di gestione dei mezzi
• Gestione manutenzioni
• Gestione scadenze amministrative
• Gestione consumo carburante e carte prelievo
  prodotto
• Noleggio lungo termine autovetture e veicoli
  commerciali leggeri
• Travel Management
• Vendita mezzi e rottamazione
• Addebito costo uso promiscuo ai dipendenti
• Gestione interfaccia viacard/telepass

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• Sintesi degli ambiti operativi dintervento del
  software SAP PM Veicoli,
• Gestione dellacquisto di mezzi di proprietà, in
  leasing e noleggi a lungo termine
• Acquisto di mezzi inseriti nel Budget degli
  Investimenti
• Acquisto di mezzi non inseriti nel Budget degli
  Investimenti
• Gestione Leasing
• Gestione Noleggi a Lungo Termine
• Gestione Anagrafica Mezzi
• Anagrafica mezzi di proprietà, nlt, leasing
• Modifica dei dati relativi allequipment in SAP
• Campo targa
• Trasferimento di stabilimento o ubicazione (sede
  tecnica) allinterno della stessa società
• Gestione logistica del trasferimento
• Utilizzazione interna/esterna
• Tipologia di gestione amministrativa del mezzo
• Valore convenzionale dallauto (tabella ACI
  solo per le autovetture)
• Valore autovetture
• Stati di assegnazione con data aggiornamento
  sulla tabella dassegnazione con impatto sullo
  stato dellequipment
• Gestione dellassegnazione dei mezzi
• Assegnazioni delle autovetture e dei veicoli
  commerciali leggeri

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• Lelemento di maggiore innovazione realizzato
  nella gestione della flotta è stato quello di
  utilizzare un modulo nativo di SAP (PM), quindi
  non un software compatibile, per creare una
  piattaforma gestionale dei veicoli perfettamente
  integrata in grado di identificare
  immediatamente
• Caratteristiche del veicolo
• Assegnazione per periodo corrente e periodo
  storico
• Costi analitici e generali per tipologia,
  ubicazione, periodo, ecc
• Archiviazione ottica dei documenti contabili
• Gestione delle assegnazioni e storico veicoli ed
  utilizzatori
• La tabellazione e linserimento automatico delle
  informazioni consente di avere il TCO ed i KPI
  essenziali (costo/km vettura, consumi, distanze
  percorse, costi di acquisizione/gestione, ecc)
• Abbiamo pertanto individuato alcuni KPI chiave
  per la nostra gestione
• Costo/km per categoria di veicolo
• Consumo medio/km per categoria di veicolo
• Percorrenze medie per tipologia di utilizzatore
• Costo medio di gestione (per nlt, acquisto,
  leasing)
• Questi KPI ci consentono di uniformare la
  gestione della flotta, analizzando gli
  scostamenti dai dati medi ed indirizzando verso
  le best practices le performance degli
  utilizzatori (in termini di consumi, percorrenze
  e percorsi) di tutta la flotta.

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• Obiettivi futuri
• Implementazione di sistemi di sicurezza e
  monitoraggio in remoto dei mezzi aziendali per
• ottimizzare luso dei veicoli
• ottimizzare i percorsi
• premiare gli stili di guida sicuri ed economici
• razionalizzare la flotta
• contenere i costi assicurativi
• corsi di formazione in Eco-Drive e Guida
  Anticipativa per sensibilizzare i driver a
  comportamenti sicuri nellutilizzo quotidiano dei
  veicoli, ecologici ed economici
• implementazione con altre funzioni di pertinenza
  dellArea Servizi Generali (ad esempio nella
  Gestione della Mobilità).

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Grazie dellattenzione, Dott. Robert
Satiri