Pourquoi un logiciel de Gestion Electronique de Documents ? (plate-forme op

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Pourquoi un logiciel de Gestion Electronique de
Documents ?(plate-forme opérationnelle
mutualisée)
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Des besoins forts

• Des serveurs ftp (ou des ordinateurs individuels)
  inadaptés à la gestion de la documentation
  vivante (évolutive)
• Lourdeur dans la gestion quotidienne, pour la
  mise à jour des documents et le suivi des
  procédures (actions manuelles et répétitives)
• Problèmes de sécurité des données (doublons,
  écrasement de données, suppressions
  involontaires)
• Recherche de fichiers impossible (il faut savoir
  où se trouve ce que lon cherche pour le trouver)
• Structuration très limitée
• Gestion des droits daccès limitée (1 serveur ftp
  pour partager telles données avec tels
  partenaires)
• Ergonomie restreinte
• Or, des besoins documentaires importants
• Gérer un volume important de documents pour les
  projets (spécifications, procédures, documents
  qualité) ainsi que pour les équipes et
  observatoires (mémoire pérenne de la
  documentation)
• Mettre à jour la documentation en fonction des
  changements liés à la mission, à linstrument,
  aux personnes responsables
• Gérer les documents en configuration
  (répercussions sur les différentes parties du
  projet ou de léquipe)
• Travailler à plusieurs et à distance sur les
  mêmes documents
• Assurer la confidentialité et la sécurité des
  données
• Assurer les normes  Assurance Qualité  pour la
  gestion documentaire dun  grand établissement 

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Des outils performants et adaptés

• Gestion Electronique de Documents (GED) ou
  Enterprise Content Management (ECM)
• Des portails documentaires adaptés au travail
  collaboratif et au partage de documents
• Des bases de données conçues pour simplifier
  l'accès, le dépôt, l'échange, la recherche,
  l'archivage et le suivi de versions des documents
• Echantillon de fonctionnalités
• Accès à une interface web unique
• Gestion des droits daccès différenciés (aux
  niveaux utilisateur, dossier, document)
• Import-export de données
• Historique des modifications et archivage
  automatique des versions de fichiers
• Verrouillage de document
• Notifications par email (abonnement)
• Multilinguisme
• Plan de classement, indexation (métadonnées) et
  recherche multicritères
• Ergonomie dutilisation et de paramétrage
• Collaboration sur document (commentaires)
• Personnalisation graphique
• Agenda partagé
• Coûts dacquisition

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Bilan des objectifs

• Les objectifs d'une telle démarche sont donc
  multiples     - mutualisation     -
  visibilité    - traçabilité     - pérennité
      - sécurité
• Pouvoir gérer les situations durgence ou de
  crise
• Améliorer les relations en interne et en externe
  avec les partenaires (académiques ou industriels)
• Des gains en temps, en performance et en qualité
  pour tout le monde et pour tous les projets

de linformation