LEADERSHIP TOWARDS ACHIEVING EXCELLENCE

1
JABATAN PENDAFTARAN NEGARA MALAYSIA KEMENTERIAN
DALAM NEGERI
KOMUNIKASI BERKESAN
Disampaikan oleh Pn. Nik Nurashikin Nik
Mansor Timbalan Pengarah Bahagian
Kewarganegaraan Jabatan Pendaftaran Negara
Malaysia
2
APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN KOMUNIKASI????
3
DEFINISI KOMUNIKASI

• James A.F. Stoner Charles Wankel (1989)
  komunikasi ialah satu cara manusia berhubung
  yang melibatkan pengertian atau maksud yang
  dikongsi, dengan syarat mereka perlu bersetuju
  dengan definisi istilah-istilah yang digunakan
  berdasarkan sesuatu yang simbolik seperti
  isyarat, huruf, nombor, dan perkataan yang
  melambangkan atau menyerupai idea-idea yang dapat
  menyampaikan maksud.

4
DEFINISI KOMUNIKASI

• S.Bernard Rosenblatt dalam bukunya Communication
  in Business (l983) mendefinisikan komunikasi
  sebagai pertukaran idea, pendapat, maklumat,
  perhubungan dan sebagainya yang mempunyai tujuan
  dan dipersembahkan secara peribadi atau tidak
  peribadi melalui simbol atau isyarat yang
  bertujuan untuk mencapai matlamat organisasi.

5
DEFINISI KOMUNIKASI

• Emery, Ault dan Agee (dlm. Sulaiman Masri, 1997)
  komunikasi ialah seni memindahkan maklumat, idea,
  dan sikap daripada seseorang kepada seseorang.
• Sulaiman Masri (l997) merumuskan bahawa,
  komunikasi bermula apabila satu mesej (maklumat)
  daripada pengirim (penutur, penulis) dipindahkan
  menerusi alat atau saluran tertentu kepada
  penerima (pembaca, pendengar) yang kemudiannya
  memberikan maklum balas (mengekod dan mentafsir)
  mesej tersebut.

6
RUMUSAN DEFINISI KOMUNIKASI

• Proses pertukaran idea atau penyampaian maklumat
  antara dua individu atau lebih, dengan maksud
  untuk berkongsi maklumat dan pengalaman.
• Pertukaran idea ini boleh berlaku secara lisan
  atau bukan lisan.

7
APA FUNGSI KOMUNIKASI???
8
FUNGSI KOMUNIKASI
Memindahkan maklumat
Perundingan
Mengajar dan Belajar
Bersosial
Membujuk/ Mempengaruhi
Hiburan
9
MENGAPA PENTINGNYA KOMUNIKASI ??
10
KEPENTINGAN KOMUNIKASI

• Mengeratkan perhubungan
• Keupayaan berkomunikasi secara berkesan
  menggambarkan tahap hubungan individu.
• Menyampaikan Maklumat, Arahan dan Pesanan
• Komunikasi dalam Organisasi, Institusi Keluarga.
• Keberkesanan Pengajaran dan Pembelajaran
• Keupayaan pelajar untuk mendapat ilmu bergantung
  kepada keupayaannya menguasai komunikasi
  berkesan.
• Luahan Perasaan dan Persepsi
• Boleh digambarkan melalui kata-kata, gerak badan,
  mimik muka, penulisan dll.

11
BENTUK KOMUNIKASI
12
BENTUK KOMUNIKASI
INTRAPERSONAL (DIRI) INTERPERSONAL (ANTARA INDIVIDU)
SEHALA DUA HALA
TANPA MEMERLUKAN MAKLUMBALAS PENERIMA MEMERLUKAN MAKLUMBALAS PENERIMA
13
KOMUNIKASI INTRAPERSONAL

• berlaku di dalam diri seseorang.
• Seseorang yang sedang berfikir tentang sesuatu
  perkara sebenarnya ia sedang dalam proses
  berkomunikasi dengan dirinya.
• bermonolog dengan diri untuk membuat pilihan,
  keputusan, memberikan sebab dan akibat.

14
KOMUNIKASI INTERPERSONAL

• Komunikasi antara individu.
• Proses komunikasi yang melibatkan dua orang atau
  lebih.
• Bersifat terus iaitu bersemuka tanpa menggunakan
  sebarang perantaraan atau saluran tertentu
• Juga berlaku dalam keadaan yang tidak formal dan
  bersahaja.

15
KOMUNIKASI KUMPULAN

• Berperanan membuat keputusan dan dipatuhi oleh
  semua ahli.
• Berlaku dalam bentuk formal dan tidak formal.
• Contoh mesyuarat.

16
PENGUCAPAN AWAM

• Berucap di khalayak ramai
• Seorang kepada ramai orang

17
KOMUNIKASI MASSA

• berlaku untuk sebaran umum.
• menggunakan alat-alat media massa seperti akhbar,
  majalah, radio, televisyen, buku dan risalah.
• Berbentuk sehala dan jika berlaku tindakbalas ia
  mengambil masa dan tidak sepantas interpersonal.

18
JENIS-JENIS KOMUNIKASI
19
JENIS-JENIS KOMUNIKASI
KOMUNIKASI
LISAN
BUKAN LISAN

• maksudnya boleh dinyatakan
• dengan suara dan penggunaan
• perkataan
• dapat menentukan bila bermula
• dan berakhir

• berlaku tanpa menggunakan
• sebarang perkataan
• kandungan boleh menunjukkan
• maksud yang tersirat
• sukar untuk dipastikan bila
• berakhir kerana mungkin
• tersembunyi.

20

• Lazimnya mesej komunikasi sama ada lisan atau
  bukan lisan akan timbul serentak. Contoh
• Masuklah!!! (dengan wajah wajah manis
• dan suara yang
  lembut)
• lisan bukan lisan
• (boleh bermaksud menerima kedatangan dengan
  senang hati)

21
KOMUNIKASI BUKAN LISAN

• Nada Suara
• Ruang/Wilayah
• Jarak individu dengan individu lain.
• Jarak Dekat Akrab, Jarak Jauh Kurang Mesra
• Suara-suara separa bahasa
• Terbatuk, merungut, berbisik.
• Ekspresi Muka
• Penglahiran rasa hati, emosi fikiran, penilaian
  dan keadaan diri individu.
• Ekspresi tidak sama dengan kata-kata. Contoh
  Mulut tersenyum, nada suara mengejek.
• Pandangan Mata
• Berfungsi untuk memberi perhatian, menunjukkan
  minat, tanda hormat dsb.
• Pergerakan Tubuh Badan

22
KOMUNIKASI BUKAN LISAN EKSPRESI MUKA
23
KOMUNIKASI BUKAN LISAN PERGERAKAN BADAN
24
KOMUNIKASI BUKAN LISAN PERGERAKAN MATA
Terkejut
Risau
mencurigai
marah
25
KOMUNIKASI LISAN

• Bersemuka (formal/ informal)
• Perbualan berkumpulan
• Temuduga bersemuka
• Perbualan Telefon
• Pesanan suara
• Menulis/Membaca Memo/Email
• Laporan, Artikel, Surat
• Menganalisis Data
• Chatting, SMS

26
KAEDAH KOMUNIKASI
27
PROSES DAN ELEMEN KOMUNIKASI
28
PROSES KOMUNIKASI

• mesej dan tindak balas sentiasa berlaku secara
  silih berganti
• Halangan
• gangguan yang berlaku pada situasi tersebut
  seperti bunyi bising, kesibukan, kurang
  pendengaran,dan sebagainya.

Proses Komunikasi Secara Mudah
29
ELEMEN-ELEMEN KOMUNIKASI

• Penyampai
• - Individu yang memulakan proses komunikasi.
• - memilih jenis maklumat yang ingin
  disampaikan sama ada lisan/bukan lisan.
• Penerima
• - Individu yang memahami maksud yang
  disampaikan
• oleh penyampai maklumat
• Maklumat / mesej
• - maksud/ fakta / niat yang difahami oleh
  penerima maklumat
• Maklum balas
• - Perlakuan yang ditunjukkan oleh penerima
  mesej sebagai tindak
• balas kepada mesej yang disampaikan oleh
  penyampai mesej

30

• Saluran
• - Media penyampai maklumat dan pemberi mesej
  
• kepada penerima mesej
• - saluran paling asasmelalui pendengaran dan
  
• penglihatan
• - saluran-saluran tambahan media
  elektronik, lukisan di
• kanvas atau bahan cetakan dan sebagainya
• Konteks
• Keadaan (situasi)penyampai mesej daripada
  pemberi mesej kepada penerima mesej (contoh
  masa, persekitaran fizikal, gangguan seperti
  halangan, prasangka dsbnya.)

31
Interpersonal Skills
32
KEMAHIRAN INTERPERSONAL

• Kemahiran ini melibatkan kebolehan hubungan
  manusia. Mereka yang berfungsi dgn baik dalam
  bidang ini adalah orang yang bertanggungjawab dan
  boleh diharap. Meraka memahami, berinteraksi dan
  berhubung dalam bermacam-macam situasi. Mereka
  juga diberi kepercayaan dan berfungsi dengan baik
  sebagai sebuah pasukan.

33
Terdapat beberapa kemahiran yang terlibat dalam
komunikasi berkesan iaitu

• Kemahiran Tingkah Laku
• Kemahiran Menimbulkan Minat Orang
• Kemahiran Memberi Perhatian
• Kemahiran Mendengar
• Kemahiran Pemerhatian
• Kemahiran Mengemukakan Soalan
• Kemahiran Memberi Refleksi Perasaan
• Kemahiran Memberi Maklumbalas

34
KEMAHIRAN TINGKAH LAKU

• Komunikasi Mata
• Kedudukan tubuh dan pergerakan
• Mimik muka dan air muka
• Ketrampilan
• Suara

35
KEMAHIRAN MENIMBULKAN MINAT

• Libatkan pendengar
• Menghiburkan Sense of humour
• Mengenalpasti keistimewaan orang lain
• Kita juga kena minat
• Membawa topik perbualan yang anda mahir

36
KEMAHIRAN MEMBERI PERHATIAN

• Mendengar dengan aktif
• Menumpukan sepenuh perhatian dengan pertembungan
  mata
• Mata tidak liar ke sana kemari, tidak kerap
  melihat jam atau meninjau-ninjau keluar
• Duduk ke hadapan sedikit menghadap orang yang
  bercakap
• Memberi maklum balas lisan atau bukan lisan yang
  positif seperti perkataan ya atau
  mengangguk-angguk kecil

37
KEMAHIRAN MENDENGAR SECARA AKTIF

• Mendengar yang dimaksudkan ialah kemahiran
  mendengar secara aktif dan komprehensif yang
  melibatkan beberapa deria yang utama iaitu
  telinga, mata, mulut dan hati.

38
iv. Kemahiran Mendengar (samb.)

• Telinga
• untuk mendengar dengan aktif apa yang
  dicakapkan, suara dan nada suara yang boleh
  menggambarkan perasaan
• b) Mata
• untuk melihat komunikasi bukan lisan yang nyata
  dan tidak nyata
• c) Mulut
• untuk bersuara mengemukakan pertanyaan atau
  memberi maklumbalas
• Hati
• untuk sama-sama memahami perasaan yang lahir
  bersamanya dengan ikhlas

39
iv. Kemahiran Mendengar (samb.)

• Terdapat banyak halangan dan gangguan semasa
  mendengar iaitu

1. Keadaan sekitar yang tidak sesuai seperti cuaca,
   bising dan sebagainya
2. Keadaan kesihatan diri
3. Kutip maklumat yang anda gemar sahaja
4. Prasangka
5. Masalah lebih penting untuk difikirkan
6. Kesimpulan sendiri
7. Terlalu panjang
8. Tidak bersetuju
9. Memberi maklumbalas palsu
10. Penilaian ke atas peribadi penghantar

40
KEMAHIRAN PEMERHATIAN

• Pemerhatian boleh membantu mengesan maklumat
  bukan lisan yang dilahirkan atau tersembunyi
• Seorang pendengar/pemerhati yang mahir dapat
  melihat dan membaca apa yang ada di dalam
  perasaan seseorang.

41
PETANDA DAN TATA LAKU
BOSAN - Kerap melemparkan pandangan ketempat
lain, meninjau-ninjau/melihat jam MARAH -
Pandangan tajam,tepat dan menikam IKHLAS -
Gambaran matanya yang jernih,tenang dan
tepat. DEFENSIF - Berpeluk tubuh
42
KEMAHIRAN MENGEMUKAKAN SOALAN

• Soalan boleh digunakan bagi mendapatkan
• maklumbalas dan memberi maklumbalas.
• Ia merupakan penjelasan atau penerangan yang
  lebih lanjut mengenai mesej atau perasaan di
  sebalik mesej.
• Kemukakan soalan yang tepat bagi mendapatkan
  maklumbalas yang tepat. Soalan yang tepat akan
  membawa kepada pengetahuan dan kefahaman.

43
Terdapat tiga (3) jenis soalan yang boleh
dikemukakan iaitu
SOALAN TERTUTUP - Jawapan pendek samada
ya/tidak. - perbincangan terhad SOALAN
TERPIMPIN - Mempengaruhi pendapat supaya
sependapat dengan kita - Tidak mengundang
perasaan /pandangan sebenar orang lain SOALAN
TERBUKA - Orang lain memberikan
pandangan/perasaannya sendiri - Perbincangan
lebih lanjut
44
KEMAHIRAN MEMBERI MAKLUM BALAS

• Antara perkara-perkara yang perlu diberi
• perhatian ialah
• hendaklah diberi dengan jelas dan tepat supaya
  bleh difahami dan tindakan susulan boleh diambil
  selanjutnya
• tidak bersifat abstrak atau berselindung sehingga
  menyukarkan pihak satu lagi untuk mentafsir dan
  memahami

45
viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas (samb.)

1. tidak menyentuh peribadi individu, sepatutnya
   kepada tatakelakuannya
2. tidak bersifat menghentam atau meruntuhkan
   sebaliknya membina
3. tidak membangkitkan tentang motif seseorang
   sebaliknya menyatakan tentang pengamatan
4. tidak bersifat menghukum tetapi menjelaskan
   tentang apa yang berlaku
5. penghantar tidak seolah-olah berleter sebaliknya
   berkongsi maklumat
6. penghantar dan penerima mengalu-alukan
   maklumbalas dengan menghargai maklumbalas tersebut

46
viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas (samb.)

1. penghantar dan penerima bersikap positif dan
   terbuka dengan maklumbalas supaya tiada
   maklumbalas palsu
2. penghantar dan penerima hendaklah membincangkan
   maklumbalas dan mengambil keputusan yang
   dipersetujui bersama
3. penghantar dan penerima peka dengan maklumbalas,
   semak ketepatannya dan ambil tindakan susulan

47
PENGUCAPAN AWAM YANG BERKESAN
48
Elemen-Elemen yang Mempengaruhi Keberkesanan
Pengucapan Awam

• Pengucap (Speakers)
• Mesej
• Saluran
• Pendengar (Audiens)
• Maklum Balas
• Gangguan
• Setting

49
Pengucapan Awam (PA) yang Berkesan

• PA yang menarik dan berjaya menyampaikan mesej
  yang hendak disampaikan pada pendengar dengan
  jelas.
• Mesej diterima oleh audien adalah tepat dan betul
• Perubahan yang berlaku akibat dari PA adalah
  bertepatan dengan perubahan yang dicadangkan

50
Pengucap (Speaker)

• Mempunyai mesej disampaikan untuk maklumkan,
  mempengaruhi, memberi inspirasi atau menghibur.
• Perlu merancang, penyelidikan, persediaan, dan
  latihan yang sewajarnya untuk mencapai objektif.
• Speaker perlu ada
• MINAT
• MOTIVASI
• KREDIBILITI
• PERANCANGAN
• PERSEMBAHAN TERBAIK

51
Mesej

• Maklumat yeng hendak disampaikan berjaya jika
• Tajuk sesuai
• Perkataan tepat
• Bahasa tepat
• Beri contoh
• Disampaikan dengan gaya yang sesuai
• Susunan mesej jelas
• Struktur persembahan mestilah mengandungi
  pendahuluan, isi kandungan, cadangan, penutup

52
Audien

• Adalah pelanggan anda. Analisis audien
  diperlukan, bagi menentukan strategi pendekatan
  dengan kaedah sesuai.
• Pendekatan audien
• Lingkungan umur audien
• Anggaran audien
• Anggaran jantina
• Anggaran taraf perkahwinan
• Anggaran bangsa
• Anggaran latarbelakang sosial dan budaya

53
Audien

• Anggaran taraf pendidikan
• Anggaran kerjaya
• Anggaran minat
• Anggaran tahap pengetahuan
• pengharapan

54
Saluran

• Lisan atau bukan lisan
• Lisan Percakapan menggunakan suara
• Bukan Lisan gerak-geri, lain-lain yang
• Pertembungan mata dengan audien
• Bunyi suara nada suara, kepelbagaian, kawal
  suara
• Ketrampilan diri
• Pakaian yang sesuai selesa (first impression)
• Kredibiliti
• Kualiti diri yang baik
• Sikap terbuka, komited dan hormat
• Mimik muka, pergerakan badan dan tangan
• Rajah, carta, graf dan gambar

55
Maklumbalas

• Sama ada mesej diterima dan tindakbalas
• Peka kepada maklumbalas
• Pinta maklumbalas
• Bertindakbalas dengan maklumbalas
• Ulang penerangan bagi mendapat maklumbalas
• Luaran
• Persepsi audien berbeza
• Pemahaman berbeza
• Prasangka
• Bising
• Fizikal/psikologi audien
• Tidak tumpu perhatian

56
Setting

• Diperlukan mengetahui keluasan bilik
• Kemudahan yang ada audio, video dll.
• Suhu bilik
• Lampu / cahaya dll.
• Dimana berada semasa persembahan

57
Persiapan sebelum persembahan

• Tajuk,Tarikh,Tempoh masa
• Objektif
• Bahan-bahan
• Penyelidikan
• Perjalanan
• Pengetahuan
• temubual
• Rangka Ucapan
• pendahuluan
• kandungan
• penutup

58
Persiapan sebelum persembahan

• Menulis ucapan
• Nota ringkas
• Teks ucapan
• Nota edaran

59
Latihan

• Menyemak isi perlu
• Pembahagian masa
• Kefahaman tentang isu
• Merangka satu-satu isu
• Kenal pasti kelemahan
• Cuba nada suara, kelantangan, pergerakan badan,
  mimik dsb.
• Latihan depan rakan, cermin
• Menggunakan nota pendek

60
Persembahan

• Sedia segi fizikal, mental dan emosi
• Tenang dan yakin
• Kekalkan hubungan baik dengan audien
• Penekanan isi penting
• Bergerak bebas
• Gunakan humor sewajarnya
• Jangan kaku
• Elakkan suara senada, halus, tinggi dsbnya.
• Fokus pada audien dan mesej
• Kurangkan gementar

61
SEKIAN
TERIMA KASIH