Organizzare e condurre riunioni efficaci

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Organizzare e condurre riunioni efficaci

• Ettore dAmico
• Microsoft Italia

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Agenda

• Alcune considerazioni
• Organizzare riunioni nella PMI gli strumenti
• Gli appunti e le note come gestirli
• Il contributo di Real Time Collaboration
• Demo

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Forse non siamo lontani
Telefonate perverificare disponibilità
Fissare Riunionein Agenda (carta)
I colleghi checi cercano?
Le variazioni?
Recupero documentinecessari (dove??)
Appunti volanti
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Proviamo a presentare uno scenario

• Realtà con 20 dipendenti
• Rete basata su SBS 2003
• Windows Server 2003 con SharePoint Services
• Exchange Server 2003
• Outlook 2003
• Vi ritrovate?Allora ciò che stiamo per mostrare
  vi coinvolge direttamente

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Gli strumentiWindows SharePoint Services

• Intranet che permette di condividere documenti e
  informazioni tra utenti
• Un singolo punto di accesso, per informazioni,
  documenti, comunicazioni, ...
• Raccolte documenti e liste (personalizzabili)
• File Upload Multiplo (con Office 2003)
• Pubblicazione documenti
• Gestione Versioni
• Approvazione contenuti
• Discussioni
• Avete SBS 2003? È già prontahttp//companyweb !!!

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Windows SharePoint Services

• Caratteristiche
• Versioni, Check-in/Out
• Calendari condivisi, discussioni
• Notifiche
• Indicatore di presenza
• Integrazione Office 2003
• Integrazione con RTC

• Benefici
• Facilità duso
• Incremento produttività
• Creazione Team virtuali
• Gestione semplice

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ad esempio il calendario
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Area di lavororiunioni

• Area su Web server doveè possibile condividere
  documenti e informazioni
• Raccolte documenti, attività, collegamenti,
  liste,e notifiche e-mail
• Ogni operazione gestita daOutlook, PowerPoint,
  Word,Excel, Visio, Project
• Accesso controllato

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Preparare una riunione

• Convocazione
• Partecipanti
• Obiettivi
• Agenda
• Documenti
• Assegnazioneattività

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Preparazione e convocazione

• Controllo disponibilità (Exchange)
• Convocazione riunione e creazione Area di lavoro
  riunioni
• Controllo risposte partecipazione e aggiornamento
  area di lavoro
• Aggiornamento automatico in caso di modifica
  orario
• Collegamento diretto allarea di lavoro riunioni

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Pianificazione e invito
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Creazione area
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e nel calendario
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La riunione comincia
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OneNote in riunione per

• Ottimizzare la raccolta delle informazioni
• Interagire con altri partecipanti
• Riorganizzare efficacemente gli appunti
• Condividere

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Raccogliere appunti

• OneNote 2003 è una nuova applicazione della
  piattaforma Microsoft Office System che consente
  di prendere appunti, organizzarli e utilizzarli
  in modo semplice ed intuitivo
• Lapplicazione consente di fissare direttamente
  su Desktop, Notebook o Tablet PCle proprie
  annotazioni
• Come raccogliere note
• - Tastiera - Note Taker
• - Tablet PC - Microfono - Webcam

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Un bloc notes elettronico

• Il Bloc Notes in un PC
• Un unico posto dove raccogliere le annotazioni da
  usare poi per la propria attività
• Organizzazione e ricerca degli appunti in base
  alle preferenze personali
• Appunti, note, immagini in ogni punto della
  pagina
• Un clic per trasformare le note in
• Attività
• Appuntamenti
• Contatti

• Strumento ideale per molti
• Impiegati
• Giornalisti
• Manager
• Avvocati
• Medici
• Studenti e Docenti

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Anche da dispositivi Mobile

• Le note scritte o vocali registrate su
  dispositivi come

possono essere recuperate automaticamente da
OneNote (SP1) senza che debbano essere ridigitate
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su ogni PC

• Su Notebook e Desktop
• Note digitate e note audio/Video
• Copia grafici e informazioni da altre
  applicazioni
• Anche scrittura a mano grazie a dispositivi
  comePC Notes Taker
• e sul Tablet PC
• Scrittura a mano libera
• Ricerca anche sul testo scritto
• Riconoscimento della scrittura in Italiano e
  conversione in testo (Tablet Edition 2005)
• Creazione disegni a mano semplificata

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Condividere gli appunti

• In tempo reale grazie a Sessione Condivisa
• Inviando la pagina di note via mail
• Salvare le note come Pagina Web
• Pubblicazione file di note nelle Aree di
  Lavoro(su SharePoint)

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E per gli utenti fuori sede

• I servizi Real Time Collaboration (RTC)
• Tra questi Live Meeting 2005 permette di
  realizzare riunioni virtuali a distanza
• Interattività tra i partecipanti
• Collaborazione sui documenti
• e molto altro ancora

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Una possibile soluzione

• Noleggio una Sala riunioni virtuale
• Uso Spot ? Pago per uso
• Uso regolare ? Affitto lo spazio
• Invito le persone via mail
• Riunione interattiva

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Office Online La tua risorsa Web
ClipArt
Articoli
Training
Modelli
Office Marketplace
Office Update
office.microsoft.com/italy/
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Licensing prodottiInformation Worker
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Come acquisire Office Open Value

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(No Transcript)