PENGORGANISASIAN

1
PENGORGANISASIAN
Pertemuan VII
Dosen Pembina Marliana B. Winanti, S.Si, M.Si
Program Studi Manajemen Informatika Fakultas
Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer
Indonesia Bandung 2009
2
Pengertian Organisasi

• Organisasi memiliki 2 pengertian
• Lembaga atau kelompok fungsional
• Suatu cara dimana kegiatan organisasi
  dialokasikan dan ditugaskan diantara para
  anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai
  dengan efisien

3
Fungsi Pengorganisasian

• Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan
  taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan
  didesain dalam sebuah struktur organisasi yang
  tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan
  organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan
  bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja
  secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan
  organisasi

4
Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian

• Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan
  menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang
  diperlukan
• Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan
  adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
• Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan
  pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
• Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada
  posisi yang paling tepat

5
Aspek Penting Dalam Pengorganisasian

• Membagi pekerjaan secara spesifik
• Menetapkan tugas dan tanggungjawab sehubungan
  dengan pekerjaan
• Mengkoordinasikan tugas-tugas yang bermacam-macam
• Membentuk hubungan diantara individu, kelompok
  dan departemen
• Membentuk garis wewenang formal
• Mengalokasikan dan menyebarkan sumberdaya
  organisasi

6
Manfaat Pengorganisasian

• Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan
  untuk mencapai tujuan organisasi
• Membagi beban kerja ke dalam aktifitas-aktifitas
  yang secara logis dan memadai dapat dilakukan
  oleh seorang atau sekelompok orang
• Mengkombinasikan pekerjaan anggota dengan cara
  logis dan efisien
• Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi
  pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan
  yang harmonis
• Memantau efektifitas organisasi dan mengambil
  langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan
  atau meningkatkan efektifitas

7
BENTUK ORGANISASI

• 1.Lini/garis (line organization)
• Suatu bentuk organisasi dimana kepala
  eksekutif (chief executive) dipandang sebagai
  sumber wewenang tunggal, segala
  keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada
  satu tangan.

8

• Sifat/ciri-ciri
• - Organisasi kecil,
• - Jumlah pegawai sedikit,
• - Pemilik biasanya menjadi pemimpin
  tertinggi dalam organisasi,
• - Hubungan kerja bersifat langsung (face to
  face relationship),
• - Spesialisasi yang dibutuhkan rendah,
• - Anggota organisasi saling kenal mengenal,
• - Tujuan sederhana,
• - Alat-alat sederhana,
• - Struktur organisasi sederhana,
• - Produksi yang dihasilkan belum beraneka
  ragam,
• - Pimpinan organisasi seorang tunggal,
• - Garis komando ke bawah kuat,

9

• Kebaikan/kelebihan
• Proses pengambilan keputusan cepat,
• Rasa solidaritas anggota organisasi,
• Dapat menjamin disiplin yang kuat/tinggi,
• Asas kesatuan komando (unity of commad), tampak
  menonjol,
• Koordinasi relatif mudah dilaksanakan,
• Pengawasan secara ketat terhadap kegiatan para
  pegawai/bawahan dapat dilaksanakan dengan mudah.
• Keburukan/kelemahan
• Tujuan organisasi didasarkan atas tujuan pribadi,
• Kecenderungan pimpinan organisasi bertindak
  dictator,
• Organisasi tergantung pada seseorang,
• Kesempatan pengembangan spesialisasi terbatas,
• Perluasan organisasi berarti penambahan beban dan
  tanggung jawab kepala dengan mudah melampau spand
  of control,
• Anggota organisasi terutama bawahan tidak punya
  kesempatan berkembang.

10
BENTUK ORGANISASI (lanj)

• 2.Organisasi staf (staff organisazition)
• Adalah suatu organisasi yang mempunyai hubungan
  dengan pucuk pimpinan dan mempunyai fungsi
  memberikan bantuan, baik berupa pemikiran maupun
  bantuan yang lain demi kelancaran tugas pimpinan
  dalam mencapai tujuan secara keseluruhan (tidak
  mempunyai garis komando ke bawah/ke
  daerah-daerah)

11

• 3.Organisasi lini/garis dan staf
• (line and staff organization)
•  
• Suatu bentuk organisasi dimana pimpinan dibantu
  oleh staf dan ada kesatuan komando serta memiliki
  garis komando dari tingkat yang paling atas
  hingga tingkat yang paling bawah atau dari
  tingkat pusat sampai ke tingkat daerah. 
• Staf mempunyai wewenang fungsional, memberikan
  bantuan/advis/petunjuk, baik berupa pemikiran,
  tenaga kerja, keuangan, material maupun
  fasilitas-fasilitas, sarana dan prasarana yang
  sanggup serta mampu mendukung pelaksanaan tugas
  pokok organisasi (kepala/pimpinan mempunyai
  wewenang komando).

12

• Suatu bentuk organisasi dimana bawahan mendapat
  perintah dari beberapa pejabat yang masing-masing
  menguasai suatu bidang keahlian tertentu dan
  bertanggung jawab sepenuhnya atas bidangnya.
• Pada bentuk ini pimpinan mempercayakan sepenuhnya
  kepada para ahli dalam bidang masing-masing.
• Sifat/ciri-ciri
• Tidak terlalu menekankan pada hirarki structural,
• Lebih banyak didasarkan kepada sifat dan macam
  fungsi yang perlu dijalankan.

13

• Kebaikan/kelebihan
• Spesialisasi dipergunakan maksimal,
• Solidaritas orang yang menjalankan fungsi yang
  sama tinggi,
• Moral serta disiplin orang yang menjalankan
  fungsi yang sama tinggi (tanggung jawab atas
  fungsinya terjamin),
• Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi
  mudah dijalankan,
• Bidang pekerjaan khusus diduduki oleh seorang
  ahli yang memungkinkan bekerja atas dasar
  keahlian dan kecintaan akan tugasnya.
• Keburukan/kelemahan
• Orang terlalu menspesialisasikan diri, sukar
  mengadakan tour of duty dan tour of area (dapat
  menimbulkan dispersonalisasi),
• Orang yang bergerak dalam satu fungsi tertentu
  terlalu mementingkan fungsinya, koordinasi
  menyeluruh sulit dijalankan (koordinasi sulit
  dilaksanakan),
• Keahlian memimpin kurang dapat dijamin,
• Asas kesatuan komando (unity of command) sulit
  dilaksanakan,

14

• 4.Organisasi tipe panitia
• (committee type of organization)
• Adalah suatu bentuk organisasi dimana pimpinan
  berbentuk kolektif terdiri atas beberapa orang,
  segala keputusan diambil dalam suatu kourum dan
  menjadi tanggung jawab bersama.
• sifat/ciri-ciri
• Pemimpin dan pelaksana dibentuk dalam
  kelompok-kelompok yang bersifat panitia,
• Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif
  oleh sekelompok orang,
• Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang
  dan tanggung jawab yang sama,
• Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas yang
  harus dilakukan dalam bentuk task force.

15

• Kebaikan/kelebihan
• Keputusan tepat (kolektif),
• Tindakan diktatoris sangat kecil,
• Usaha kooperatif mudah dibina,
• Adanya pertimbangan kelompok dengan jalan
  perundingan/musyawarah,
• Adanya informasi,
• Adanya konsolidasi wewenang.
• Keburukan/kelemahan
• Proses pengambilan keputusan berjalan lambat,
• Tidak ada yang dapat diminta pertanggung jawaban
  lebih,
• Perintah datang dari beberapa orang,
• Daya kreasi tidak menonjol, pelaksanaan
  kolektifitas,
• Banyak makan waktu dan biaya,
• Adanya tendensi ingkar mengingkari tanggung
  jawab,
• Menimbulkan tirani minoritas.

16
Desain Organisasi

• Spesialisasi Pekerjaan
• Membagi tugas menjadi lebih spesifik
• Keterampilan akan terasah
• Departementasi
• ? Pengelompokan pekerjaan berdasarkan
  spesialisasi (Fungsi, Produk, Wilayah, Proses,
  Pelanggan, dll)
• Rantai Komando
• ? Garis kewenangan dari atas ke bawah (Wewenang,
  Tanggungjawab dan Kesatuan Komando)
• Rentang Kendali
• ? Batasan pengendalian (Kemampuan Manajer,
  Kompleksitas pekerjaan, Kemampuan bawahan)
• Sentralisasi dan Desentralisasi
• ? Terkonsentrasi pada top manajemen atau per unit
• Formalisasi
• ? Standarisasi pekerjaan dalam aturan dan prosedur

17
Organisasi Mekanistis vs Organis
Mekanistis Organis
Spesialisasi tinggi Kerjasama lintas fungsi
Departementasi kaku Kerjasama lintas level departemen
Rantai komando jelas Arus informasi bebas
Rentang kendali sempit Rentang kendali luas
Sentralisasi Desentralisasi
Formalisasi tinggi Formalisasi rendah
18
Pendekatan Dalam Desain Organisasi

• Strategi Organisasi
• ? Inovasi, minimisasi biaya.
• Besaran Organisasi
• ? Ukuran organisasi (besar atau kecil)
• Teknologi
• ? Proses merubah input mjd output (org besar
  lebih terstruktur)
• Tingkat ketidakpastian Organisasi
• ? Lingkungan yang selalu berubah

19
Aplikasi Desain Struktur Organisasi

• Struktur Sederhana
• ? Departementasi sederhana, wewenang
  sentralistis, rentang kendali luas dan
  formalisasi rendah
• Birokrasi
• ? Spesialisasi dibutuhkan, departementasi, aturan
  dan prosedur dan memerlukan pengambilan keputusan
  yang berjenjang dan formalisasi semakin tinggi
• Team-Based
• ? Kelompok kerja dalam tim yang menyelesaikan
  pekerjaan2 organisasi
• Project Matrix
• ? Pekerja secara permanen dipekerjakan pada
  proyek tertentu
• Autonomous Internal Unit
• ? Desentralisasi otonom suatu unit bisnis dalam
  suatu organisasi

20
Learning Organization

• Organisasi yang membentuk kemampuan untuk secara
  terus menerus menyesuaikan diri dan berubah
  karena semua anggota secara aktif mengambil
  peranan dalam pengambilan keputusan atau
  menyelesaikan pekerjaan mereka

21
Kelompok-Kelompok Kerja Formal Organisasi

• Kesatuan Tugas Khusus (task forces)
• Kesatuan tugas khusus atau tim proyek dibentuk
  untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus
• Panitia Tetap (Standing Committees) dan Panitia
  Ad Hoc
• Adalah Bagian tetap dari struktur suatu
  organisasi yang dibentuk guna menangani tugas
  yang terus menerus ada dalam organisasi
• Dewan Komisi
• Dibentuk dari individu-individu yang dipilih
  atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi
  masyarakat atau swasta