Diapositiva 1

1
MANUAL DE CALIDAD Código MC MA -001
MANUAL DE CALIDAD Versión 01
MANUAL DE CALIDAD Fecha Aprobación
MANUAL DE CALIDAD Página 0 de 28
GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA
MANUAL DE CALIDAD SEGÚN REQUISITOS DE LA NORMA
NTCGP 10002004
ELABORO REVISO APROBO
Nombre Nombre Nombre
Cargo Cargo Cargo
Fecha Fecha Fecha
2
MANUAL DE CALIDAD Código MC MA -001
MANUAL DE CALIDAD Versión 01
MANUAL DE CALIDAD Fecha Aprobación
MANUAL DE CALIDAD Página 1 de 28

• PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
• 1.1 INTRODUCCIÓN
• 1.2 MARCO LEGAL DE LA GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA
• 1.3 OBJETIVO DE LA GOBERNACIÓN
• 1.4 ESTRUCTURA DEPARTAMENTAL
• 2. PRESENTACIÓN DEL MANUAL
• 2.1 OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL
• 2.2 CONTROL DEL MANUAL
• 2.2.1 Elaboración, revisión y aprobación del
  Manual
• 2.2.2 Distribución y control de copias del
  Manual de Calidad
• 2.2.3 Cambios en el Manual de Calidad
• GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
• 3.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
• 3.2 EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
• 3.3 TERMINOS Y DEFINICIONES
• 4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE
  GESTIÓN DE CALIDAD

3
MANUAL DE CALIDAD Código MC MA -001
MANUAL DE CALIDAD Versión 01
MANUAL DE CALIDAD Fecha Aprobación
MANUAL DE CALIDAD Página 2 de 28
4.4 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA 4.5 REPRESENTANTE
DE LA DIRECIÓN 4.6 GESTIÓN DE COMUNICACIONES
4.7 PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD 4.8 REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD 5. DESCRIPCION DE LOS PROCESOS 5.1
CARACTERIZACIÓN PROCESO FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE
LINEAMIENTOS DEPARTAMENTALES 5.2
CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO PLANIFICACIÓN
FINANCIERA 5.3 CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 5.4 CARACTERIZACIÓN
SUBPROCESO PLANIFICACIÓN DEL DESARROLLO
INSTITUCIONAL 5.5 CARACTERIZACIÓN PROCESO
COMUNICACIONES 5.6 CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO
PROMOCIÓN DEL DESARROLLO ECONÓMICO 5.7
CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO PROMOCIÓN DEL
DESARROLLO TERRITORIAL 5.8 CARACTERIZACIÓN
SUBPROCESO PROMOCIÓN DEL DESARROLLO SOCIAL 5.9
CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO PROMOCIÓN DEL
DESARROLLO POLÍTICO 5.10 CARACTERIZACIÓN
SUBPROCESO PROMOCIÓN DEL DESARROLLO
EDUCATIVO 5.11 CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO
PROMOCIÓN DEL DESARROLLO DE SALUD 5.12
CARACTERIZACIÓN PROCESO ASISTENCIA Y ASESORÍA
TÉCNICA 5.13 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE
SERVICIOS 5.14 CARACTERIZACIÓN PROCESO
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL 5.15
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE ATENCIÓN AL
CIUDADANO 5.16 CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO GESTIÓN
JURÍDICA 5.17 CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO GESTIÓN
TECNOLÓGICA
4
MANUAL DE CALIDAD Código MC MA -001
MANUAL DE CALIDAD Versión 01
MANUAL DE CALIDAD Fecha Aprobación
MANUAL DE CALIDAD Página 3 de 28
5.18 CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO GESTIÓN
DOCUMENTAL5.19 CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO
GESTIÓN LOGÍSTICA5.20 CARACTERIZACIÓN PROCESO
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS5.21
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN FINANCIERA5.22
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO5.23 CARACTERIZACIÓN PROCESO MEJORA
CONTINUA5.24 CARACTERIZACIÓN PROCESO CONTROL
INTERNO
5
MANUAL DE CALIDAD Código MC MA -001
MANUAL DE CALIDAD Versión 01
MANUAL DE CALIDAD Fecha Aprobación
MANUAL DE CALIDAD Página 4 de 28
1. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD Cundinamarca es un
departamento que se distingue por quedar en el
corazón de Colombia. Alberga a la capital del
país, Bogotá y a sus estamentos históricos,
políticos y culturales. Sin embargo, durante años
Cundinamarca dejó de llamarse así. El nombre ha
aparecido y desaparecido por decisión de los
diferentes gobiernos de la siguiente manera
desde tiempos prehistóricos hasta el 6 de agosto
de 1538 cuando se fundó la ciudad de Santafé de
Bogotá y se dio al territorio el de Nuevo Reino
de Granada del 4 de abril de 1811 al 6 de mayo
de 1816 del 17 de diciembre de 1819 al 5 de mayo
de 1830 del 6 de mayo de 1852 al 15 de octubre
de 1855 del 15 de junio de 1857 al 7 de
noviembre de 1885 y del 5 de agosto de 1886 a
hoy. Corresponde al Gobernador del departamento
de Cundinamarca ejercer las atribuciones,
facultades y funciones que le señalen la
Constitución, las leyes, los decretos nacionales
y las ordenanzas, en su calidad de jefe de la
administración seccional, representante legal del
Departamento y agente del Presidente de la
República para el mantenimiento del orden público
y para la ejecución de la política económica
general, así como para aquellos asuntos que,
mediante convenios, la Nación acuerde con el
departamento de Cundinamarca.
6
PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD Código MC MA -001
PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD Versión 01
PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD Fecha Aprobación
PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD Página 5 de 28
1.1 INTRODUCCIÓN La Ley 872 de Diciembre 30 de
2003, crea el Sistema de Gestión de Calidad en la
Rama Ejecutiva del Poder Publico y otras
entidades prestadoras de servicios, como una
herramienta de gestión sistemática y transparente
que permita dirigir y evaluar el desempeño
institucional en términos de calidad y
satisfacción social y establece la obligatoriedad
del desarrollo, implementación, mantenimiento y
perfeccionamiento del sistema de gestión por
parte de la máxima autoridad de las entidades
públicas, como es el caso de la Gobernación de
Cundinamarca. Considerando, lo determinado en la
Ley 872 de 2003, Artículo 2, Parágrafo
Transitorio las entidades obligadas a aplicar el
Sistema de Gestión de Calidad, contarán con un
término de cuatro (4) años a partir de la
expedición de la reglamentación contemplada en el
artículo 6 de esta misma Ley, para llevar a cabo
su desarrollo, en ese orden de ideas, el plazo
máximo para evidenciar la implementación del
Sistema de Gestión de la Calidad en Entidades
Públicas, vence en Diciembre de 2008. Mediante el
Decreto 4110 del 9 de Diciembre de 2004, se
reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública,
NTCGP 10002004. Basados en esta reglamentación
el Departamento de Cundinamarca adoptó la
implementación del Sistema de Calidad para todas
las dependencias departamentales mediante el
DECRETO ORDENANZAL No. 0025 de 2005, en su
artículo 58º Capítulo XII. El Sistema de Gestión
de Calidad de la Gobernación de Cundinamarca,
bajo los requisitos de la norma NTCGP10002004,
tiene un enfoque basado en procesos, su contenido
resume las responsabilidades asignadas, las
actividades y procedimientos que deben cumplirse
en las distintas áreas de la Entidad, con el fin
de responder a los requisitos de dicha norma y
asegurar el mantenimiento de la calidad a través
del tiempo. Los Equipos Técnicos de Calidad,
según resolución 00536 de 2 de Octubre de 2007
están conformados por 77 funcionarios, en
representación de las Secretarías de Despacho,
con el fin de formar grupos interdisciplinarios
que participen activamente en las actividades de
documentación, implementación y capacitación y de
ésta manera contribuir con análisis, aportes,
difusión y comunicación del Sistema de Gestión de
la Calidad al interior de la Entidad.
7
PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD Código MC MA -001
PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD Versión 01
PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD Fecha Aprobación
PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD Página 6 de 28
1.2 MARCO LEGAL DE LA GOBERNACIÓN DE
CUNDINAMARCA El Departamento de Cundinamarca se
remonta a los descubrimientos del territorio de
CUNJINAMARCA (Palabra de origen en la lengua
Aimará propia de los primitivos de Perú y
Bolivia) en 1537 a la fundación de la ciudad de
Santafé en 1538 donde se le dio el nombre de
Nuevo Reino de Granada y que renace por decreto
legislativo del 6 de mayo de 1852 como
CUNDINAMARCA. Sin contar con el Distrito Capital,
en la actualidad el departamento cuenta con un
territorio de 22.478 Kms2, que limita con los
departamentos de Boyacá, Caldas, Huila, Meta y
Tolima y esta compuesto por 15 provincias que
agrupan 116 municipios con sus 2.358
veredas. Según el Articulo 298 de la Constitución
Política Colombiana de 1991 sobre la
descentralización los departamentos tienen
autonomía para la administración de asuntos
seccionales y la planificación y promoción del
desarrollo económico y social dentro de su
territorio. En 1996 la Gobernación de
Cundinamarca estrena una moderna sede en la
ciudad de Bogota. Actualmente la Entidad ha
optado por definir los procesos y procedimientos
en cada dependencia, teniendo en cuenta las
funciones asignadas por la Constitución Política
de Colombia en el Título X De los Organismos de
Control Capitulo 2 Del Régimen
Departamental. 1.3 OBJETIVO DE LA GOBERNACIÓN
DE CUNDINAMARCA En su artículo 298 de la
Constitución Política de Colombia de 1991 el
Departamento de Cundinamarca tiene autonomía para
la administración de los asuntos seccionales y la
planificación y promoción del desarrollo
económico y social dentro de su territorio en los
términos establecidos por la Constitución. El
Departamento ejerce funciones administrativas, de
coordinación, de complementariedad de la acción
municipal, de intermediación entre la Nación y
los Municipios y de prestación de los servicios
que determinen la Constitución y las leyes. La
ley reglamentará lo relacionado con el ejercicio
de las atribuciones que la Constitución les
otorga.
8
PRESENTACIÓN DEL MANUAL Código MC MA -001
PRESENTACIÓN DEL MANUAL Versión 01
PRESENTACIÓN DEL MANUAL Fecha Aprobación
PRESENTACIÓN DEL MANUAL Página 7 de 28

• El Manual de Calidad es un documento de
  referencia para guiar la acción de todas los
  funcionarios y dependencias de la Gobernación de
  Cundinamarca. Su contenido proporciona la pauta
  para la auditoría y revisión periódica del
  Sistema de Gestión de Calidad por la Alta
  Dirección.
•  
• El Manual está concebido como un documento de
  primer nivel, en el cual se describen en forma
  general las políticas y los procesos de la
  entidad implicados, remitiendo a otros documentos
  de menor jerarquía para la consulta de los
  procedimientos detallados.
• 1.4 ESTRUCTURA DEPARTAMENTAL
• La estructura orgánica del Departamento presenta
  una distribución horizontal integrada por 13
  Secretarias, las cuales hacen parte del Sector
  Central, y siete organismos que hacen parte del
  Sector Descentralizado el cual esta integrado por
  dos establecimientos Públicos y cinco
  Industriales y Comerciales.
• 2. PRESENTACIÓN DEL MANUAL
• 2.1. OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL
• El presente documento tiene como finalidad dar a
  conocer la estructura y funcionamiento del
  Sistema de Gestión de Calidad de la Gestión
  Pública implementado en la Gobernación de
  Cundinamarca.
• En éste documento se especifica aspectos del
  Sistema de Gestión de Calidad, tales como
• Alcance y Exclusiones del Sistema de Gestión de
  Calidad
• Elementos claves del Direccionamiento
  Estratégico de la Entidad
• El Modelo de Gestión por Procesos
• Política y Objetivos de Calidad.

9
PRESENTACIÓN DEL MANUAL Código MC MA -001
PRESENTACIÓN DEL MANUAL Versión 01
PRESENTACIÓN DEL MANUAL Fecha Aprobación
PRESENTACIÓN DEL MANUAL Página 8 de 28
El alcance del presente Manual está enfocado en
la Promoción del Desarrollo, Asistencia y
Asesoría Técnica, Gestión de Servicios e
Inspección, Vigilancia y Control de cada uno de
los servicios que la Gobernación brinda a sus
usuarios internos y externos. 2.2 CONTROL DEL
MANUAL Hace referencia a la competencia para su
elaboración, revisión, aprobación y
modificaciones, así como la distribución y el
control de las copias.   2.2.1 Elaboración,
Revisión y Aprobación del Manual de Calidad   El
presente Manual de Calidad inició con la versión
UNO, cambiando en forma creciente y cada vez que
sea necesario.   La revisión del Manual de
Calidad se hace por secciones cambiando la
versión y las páginas que sean necesarias en las
cuales se han incluido las modificaciones.   Los
responsables de elaborar las secciones del Manual
de Calidad es la Dirección de Desarrollo
Organizacional en colaboración con los Equipos
Técnicos de Calidad.   Es responsabilidad del
Representante de la Dirección para el Sistema de
Gestión de Calidad revisar y aprobar el manual de
calidad.
10
PRESENTACIÓN DEL MANUAL Código MC MA -001
PRESENTACIÓN DEL MANUAL Versión 01
PRESENTACIÓN DEL MANUAL Fecha Aprobación
PRESENTACIÓN DEL MANUAL Página 9 de 28
2.2.2 Distribución y Control de Copias del
Manual de Calidad El control de manual de
calidad se realiza a través del aplicativo de
calidad ISOlución, en el cual está publicado la
versión vigente de dicho documento y se controla
el permiso de los usuarios para impresión con el
fin de prevenir el uso de copias no controladas,
ya que la única copia impresa controlada es la
que posee el Administrador del Sistema
ISOlución. 2.2.3 Cambios en el Manual de
Calidad El historial de las revisiones
efectuadas en el manual de calidad por
modificaciones, quedarán registradas en el cuadro
Relación de Novedades y Cambios, el cual se
encuentra ubicado al final del documento
FECHA VERSION CAMBIO MOTIVO

11
GENERALIDADES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
GENERALIDADES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
GENERALIDADES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
GENERALIDADES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 10 de 28
3.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD El alcance del Sistema de Gestión de
Calidad para la Gobernación de Cundinamarca, está
enfocado en la Promoción del Desarrollo,
Asistencia y Asesoría Técnica, Gestión de
Servicios e Inspección, Vigilancia y
Control. 3.2 EXCLUSIONES   En el Sistema de
Gestión de Calidad de la Gobernación de
Cundinamarca no se excluye ningún numeral de la
NTCGP 10002004. 3.3 TERMINOS Y
DEFINICIONES Manual de la Calidad Documento que
especifica el sistema de gestión de la calidad de
una organización. Plan de Calidad Documento que
específica qué procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos
y cuándo deben aplicarse a un proyecto Proceso,
producto o contrato específico. Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una
actividad o un proceso. Registro Documento que
presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas. Formato
Representa el esqueleto que, una vez
diligenciado, se convierte en registro.
12
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 11 de 28

• 4.1 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN
• El Gobernador del Departamento de Cundinamarca,
  ha manifestado su compromiso a todos los
  funcionarios de la Entidad, en relación con el
  desarrollo, implementación, mantenimiento y
  mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad
  bajo la Norma NTCGP 10002004, mediante el
  cumplimiento de las siguientes directrices
• Conformación de Equipos Técnicos de Calidad
  Representantes de todas las Secretarías de la
  Gobernación, mediante la resolución número 00536
  de 2007, por la cual "se integran los Equipos
  Técnicos de Calidad de las Secretarías de
  Despacho que conforman el Sector Central de la
  Administración Pública Departamental y se
  determinan sus tareas y responsabilidades.
• Organización del Sistema Gestión de Calidad
  Mediante el decreto 00140 de 2007 se organiza el
  Sistema de Gestión de Calidad en el Sector
  Central del Departamento se integra el Comité de
  Calidad y se determinan funciones y
  responsabilidades del Representante por la
  Dirección, Comité de la Calidad , Dirección de
  Desarrollo Organizacional, Equipos Técnicos de
  Calidad y la Alta Dirección.
• Contrato 003961 del 2005 Objeto Consultoría
  especializada para el desarrollo e implementación
  integrada del Sistema de Gestión de Calidad
  (SGC), ley 872 de 2004. en el sector central del
  Departamento de Cundinamarca, incorporando una
  herramienta tecnológica especializada
  suministrada por el Departamento para su gestión.
• Circular del Gobernador No. 004 del16 de abril de
  2008, invitando a los funcionarios a participar
  en el Diseño e Implementación del Sistema de
  Gestión de Calidad de la Gobernación de
  Cundinamarca.

13
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 12 de 28

• 4.1.1 Gestión de Recursos
• Ambiente de Trabajo
• Los espacios de trabajo de la Gobernación de
  Cundinamarca, cuentan con iluminación artificial
  y natural, ventilación y puestos de trabajo
  adecuados, los cuales ofrecen condiciones
  ambientales y ergonómicas, para el desarrollo de
  las actividades relacionadas con la prestación
  del servicio y la atención a usuarios.
• Infraestructura Tecnológica
• Considerando, que la información generada por la
  Gobernación de Cundinamarca, es parte fundamental
  de los servicios proporcionados a los usuarios,
  se evidencia que la Entidad cuenta con la
  infraestructura necesaria (hardware y software)
  para la preservación de sus productos, mediante
  la generación de copias de seguridad de la
  información a través de la Dirección de
  Tecnologías de Información y Comunicaciones.
• Provisión de Recursos
• En el año 2008, la Gobernación de Cundinamarca
  destinó una partida presupuestal para garantizar
  la implementación del Sistema de Gestión de
  Calidad durante la Administración 2008 2011,
  que comienza a regir a partir del segundo
  semestre de 2008.

14
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 13 de 28
4.2. MISIÓN Y VISIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE
CUNDINAMARCA
4.2.1 Misión El Departamento de Cundinamarca
promueve procesos de transformación social,
económica, institucional e integración
territorial a través de una gestión integrada,
vinculante e inteligente en procura de la
seguridad, libertad, dignidad, solidaridad,
bienestar, competitividad y sostenibilidad de
los Cundinamarqueses
15
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 14 de 28

• 4.2.2 Visión
• En el 2011 la Gobernación de Cundinamarca será
  una Entidad líder en la promoción del desarrollo
  integral de la población, ubicada en una senda de
  progreso sostenible bajo los principios de
  honestidad y transparencia, justicia y equidad,
  responsabilidad, compromiso, competitividad,
  respeto y felicidad, creando una Alianza con
  Bogotá para impulsar crecimiento en el
  Departamento en cuanto a movilidad y turismo.
• Plan Departamental de Desarrollo 2008 2011
  Gobernación de Cundinamarca
• Cundinamarca en el año 2028, es una región
  competitiva, incluyente, sostenible y líder en
  America Latina. Para el logro de esta visión se
  formula como reto general dentro del cuatrienio
  de la vigencia del presente Plan de Desarrollo
  Sentar las bases y avanzar para transformar a
  Cundinamarca en el primer Departamento del país,
  en los términos que plantea el Derecho al
  Desarrollo, logrando que sea el corazón de
  Colombia, para lo cual se convoca e integra el
  esfuerzo, compromiso y creatividad de todos los
  cundinamarqueses

16
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 15 de 28
4.3 POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD 4.3.1
Política de gestión integral para el departamento
de cundinamarca La Administración Departamental
se compromete a cumplir con la atención a los
derechos de los Cundinamarqueses y la
construcción de un territorio equitativo,
autentico, moderno, democrático y competitivo,
todo esto soportado en la planificación y gestión
transparente de los recursos, la mejora continua
del sistema de gestión de la calidad, de control
y el cumplimiento de la normatividad.
4.3.2 Objetivos de Calidad 1. Satisfacer las
necesidades y expectativas de la comunidad
cundinamarquesa mediante la atención de sus
derechos. 2. Construir un territorio
equitativo, de derechos, autentico, moderno,
democrático y competitivo. 3. Formular e
implementar de instrumentos de planificación y
políticas públicas debidamente concertadas con
la comunidad. 4. Emplear de una manera
transparente los recursos disponibles que brindan
apoyo a los procesos misionales. 5. Mejorar
continuamente la eficiencia, eficacia y la
efectividad del sistema de gestión integral. 6.
Cumplir con la normatividad legal vigente.
17
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 16 de 28
4.4 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA La Gobernación de
Cundinamarca, ha identificado los procesos
necesarios para la operación del Sistema de
Gestión de Calidad a través de toda la Entidad
mediante la definición del Mapa de Procesos. En
el Mapa de Procesos se puede observar los
diferentes procesos que hacen parte del Sistema
de Gestión de Calidad, los cuales se han
clasificado como Estratégicos, Misionales, Apoyo
y Evaluación. Al identificar y definir los
procesos se tuvo siempre en cuenta el ciclo de la
Mejora Continua P H V - A bajo las
siguientes premisas Planear identificando los
objetivos y procesos necesarios para conseguir
resultados de acuerdo a los requisitos del
usuario y política de la Gobernación de
Cundinamarca. Hacer implementando los
procesos. Verificar al realizar el seguimiento y
la medición de los procesos y servicios. Actuar
tomando las acciones para mejorar continuamente
el desempeño de los procesos.
18
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 17 de 28

• Para la realización del Mapa de Procesos, se
  consideraron los siguientes aspectos
• Decretos por los cuales se adopta la
  organización interna de las Secretarías de
  Despachos.
• Modelos actuales de gestión por procesos de
  entidades públicas.
• Se definieron cuatro (4) Procesos Estratégico,
  Misional, Apoyo y Evaluación, de los cuales se
  desprenden

NOMBRE DEL PROCESO NOMBRE DEL SUBPROCESO
Formulación y Adopción de Lineamientos Departamentales No Aplica
Planeación Departamental Planificación Financiera
Planeación Departamental Planificación Estratégica
Planeación Departamental Planificación del Desarrollo Institucional
Comunicaciones No Aplica
Promoción del Desarrollo Promoción del Desarrollo Económico
Promoción del Desarrollo Promoción del Desarrollo Territorial
Promoción del Desarrollo Promoción del Desarrollo Social
Promoción del Desarrollo Promoción del Desarrollo Político
Promoción del Desarrollo Promoción del Desarrollo Educativo
Promoción del Desarrollo Promoción del Desarrollo de Salud
19
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 18 de 28
NOMBRE DEL PROCESO NOMBRE DEL SUBPROCESO
Asistencia y Asesoría Técnica No Aplica
Gestión de Servicios No Aplica
Inspección, Vigilancia y Control No Aplica
Gestión de Atención al Ciudadano No Aplica
Gestión Administrativa Gestión Jurídica
Gestión Administrativa Gestión Tecnológica
Gestión Administrativa Gestión Documental
Gestión Administrativa Gestión Logística
Adquisición de Bienes y Servicios No Aplica
Gestión Financiera No Aplica
Gestión del Talento Humano No Aplica
Mejora Continua No Aplica
Control Interno No Aplica
20
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 19 de 28
21
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 20 de 28
22
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 21 de 28
23
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 22 de 28
24
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 23 de 28
4.5 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Mediante
Resolución 310 del 7 de Abril de 2008, se designó
al Director de Tecnologías de Información y
Comunicaciones de la Gobernación de Cundinamarca
como Representación de la Dirección del Sistema
de Gestión de Calidad, para el desarrollo,
implementación, mantenimiento, revisión y
perfeccionamiento del mismo, en concordancia con
la ley 872 de 2003. 4.6 GESTIÓN DE
COMUNICACIONES La Gobernación de Cundinamarca,
estableció como directriz para la comunicación
organizacional, que esta sea manejada o
canalizada por la Dirección de Tecnologías de
Información y Comunicaciones antes de la
publicación en la Intranet. Para la realización
de la comunicación interna, la Gobernación de
Cundinamarca, cuenta con herramientas como
Intranet, Carteleras, Boletines, Folletos, Correo
Electrónico.
25
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 24 de 28
26
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 25 de 28

• 4.7 PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
  CALIDAD
• La Gobernación de Cundinamarca ha establecido en
  cinco (5) procedimientos los procedimientos
  documentados requeridos por la NTCGP 10002004 de
  la siguiente forma
• GA-GDO-PR-002 Procedimiento Control de
  Documentos
• GA-GDO-PR-003 Procedimiento Control de
  Registros - Conformación de Unidades Documentales
  
• CI-PR-001 Procedimiento Auditorias
  Internas de Calidad
• MC-PR-001 Procedimiento Producto y/o
  Servicio No Conforme
• MC-PR-002 Procedimiento de Acciones
  Correctivas y Preventivas
• Adicionalmente cuenta con un procedimiento que
  establece una guía que permite normalizar la
  metodología de elaboración y presentación de los
  documentos del Sistema de Gestión de la Calidad
  de la entidad denominado
• GA-GDO-PR-001 Procedimiento Elaboración de
  Documentos
• Los documentos requeridos por la Gobernación de
  Cundinamarca para el cumplimiento de sus
  objetivos institucionales y que le permitan
  asegurarse de la eficaz planificación, operación
  y control de sus procesos se encuentran en el
  aplicativo de calidad ISOlución para la consulta
  de todos los usuarios de la entidad.

27
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código MC MA -001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión 01
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha Aprobación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 26 de 28

• 4.8 REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
• La Mejora Continua es el objetivo principal del
  Sistema de Gestión de Calidad, para tal efecto la
  Alta Dirección a determinado llevar a cabo
  revisiones anuales para asegurarse de su
  conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y
  efectividad continua, del sistema, así como
  oportunidades de mejora y necesidades de efectuar
  cambios cuando sea necesario, en un procedimiento
  denominado
• PL-PLI-PR-001 Procedimiento para la Revisión
  por la Dirección.
• La alta dirección a través de las revisiones,
  evalúa los resultados, los cuales deben incluir
  todas las decisiones y acciones relacionadas con
  
• La mejora de la eficacia, eficiencia y
  efectividad del Sistema de Gestión de Calidad y
  sus procesos.
• La mejora del producto y/o servicio en relación
  con los requisitos del cliente, y
• Las necesidades de recursos.

28
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 27 de 28
ESTRUCTURA DEPARTAMENTAL
29
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 28 de 28
DESCRIPCION DE PROCESOS
En las caracterizaciones de procesos se evidencia
las secuencias e interacciones de los procesos
del Sistema de Gestión de Calidad de la
Gobernación de Cundinamarca.
30
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 1 de 11
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA
4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4.1.
REQUISITOS GENERALES La Gobernación de
Cundinamarca ha establecido, documentado e
implementado su Sistema de Gestión de la Calidad
de acuerdo a las directrices dadas por la Norma
NTCGP10002004.
La Gobernación de Cundinamarca tiene
identificados los procesos del Sistema de Gestión
de la Calidad necesarios para la prestación del
servicio y se tienen identificados 4 categorías
Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación. La
secuencia e interacción de estos procesos se
encuentra determinada en las caracterizaciones Los
criterios y métodos necesarios para la operación
y control de estos procesos se encuentran
definidos en los procedimientos relacionados en
las caracterizaciones de los procesos para
asegurarse de que tanto la planeación, operación
y control de estos sean eficaces. Los recursos
humanos, recursos físicos y las condiciones de
ambiente de trabajo requeridos para la operación
y seguimiento de estos procesos se encuentran
identificados en las caracterizaciones de
proceso. El seguimiento, la medición y el
análisis de estos procesos se realiza mediante
los Indicadores de Gestión y a través de
la ejecución de las auditorias internas. La
implementación de las acciones necesarias para
alcanzar los resultados planificados y la mejora
continua de estos procesos es responsabilidad de
los responsables de cada proceso. Esto se logra a
través de la divulgación a todo el personal de
los procesos y procedimientos del SGC. Los
riesgos se encuentran identificados por proceso.
31
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 2 de 11
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA
4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL. 4.2.1 GENERALIDADES La
documentación del Sistema de Gestión de la
Calidad de la Gobernación de Cundinamarca esta
constituida por los siguientes documentos. a.
Declaración de Política de Calidad y Objetivos de
Calidad b. Manual de Calidad. c. Los
procedimientos documentados requeridos por NTCGP
1000 2004. Los procedimientos documentados
requeridos para la prestación del servicio se
encuentran establecidos en cada una de las
caracterizaciones de los procesos.. d. Los
registros requeridos por la norma NTC GP
10002004 se encuentran en cada uno de los
procedimientos establecidos en el Sistema de
Gestión de la Calidad. 4.2.2 MANUAL DE CALIDAD La
Gobernación de Cundinamarca ha documentado el
presente Manual de Calidad con el propósito de
describir el Alcance del Sistema de Gestión de la
Calidad. Hace referencia las caracterizaciones de
procesos donde se evidencia las secuencias e
interacciones de los procesos del Sistema de
Gestión de Calidad de la Gobernación de
Cundinamarca. 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS El
control a los documentos establecido para el
Sistema de Gestión de la Calidad de la
Gobernación de Cundinamarca, se ciñe al
cumplimiento de las directrices establecidas en
el procedimiento GA-GDO-PR-002 Procedimiento
Control de Documentos 4.2.4 CONTROL DE
REGISTROS El Procedimiento GA-GDO-PR-003
Procedimiento Control de Registros - Conformación
de Unidades Documentales define los controles
necesarios para la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo
de retención y la disposición de los registros
del Sistema de Gestión de la Calidad.
32
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 3 de 11
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1.
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN La alta dirección se
compromete a demostrar la capacidad de la entidad
para proporcionar un servicio de calidad, que
contribuya a la satisfacción de los clientes a
través de la aplicación eficaz de los procesos y
la conformidad con los requisitos de los mismos
sobre estas bases, la alta dirección documenta su
Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con
lo descrito en el presente manual. El compromiso
de la Alta Dirección de la Gobernación de
Cundinamarca se evidencia en La documentación,
divulgación y cumplimiento de la política y los
objetivos de calidad. El cumplimiento de la
normativa aplicable. La revisión periódica del
Sistema de Gestión de la Calidad. El
establecimiento de una cultura de mejoramiento
continúo. La disponibilidad de los recursos
necesarios para la documentación, implementación,
mantenimiento y mejoramiento del SGC. 5.2.
ENFOQUE AL CLIENTE La Gobernación de
Cundinamarca, por ser una Entidad de carácter
público debe asegurarse del cumplimiento de los
requisitos legales que le aplican y con base en
ellos trazar las directrices para la satisfacción
de sus usuarios. Estos requisitos están
identificados en el normograma de la entidad y el
estudio cuatrianual que realiza para medir la
Satisfacción del Cliente que da la metodología
para el seguimiento de la información relativa a
la percepción de los usuarios con respecto a los
servicios que presta el Departamento así como el
Procedimiento para la Atención de las Peticiones,
Quejas, Reclamos y Sugerencias en donde se
encuentran definidas las disposiciones relativas
a la retroalimentación del cliente, incluidas las
quejas, reclamos, percepciones y sugerencias. 5.3
POLITICA DE CALIDAD La Alta Dirección ha
establecido la Política de Calidad, la cual es
adecuada a la misión de la entidad, es coherente
con el Plan de Desarrollo, Planes Sectoriales,
Sistema de Control Interno y los Planes
Estratégicos, incluye un compromiso de cumplir
con los requisitos de los clientes y de mejorar
continuamente la eficacia, eficiencia y
efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad,
de igual manera la Política de Calidad establece
un marco de referencia para el establecimiento de
los Objetivos de Calidad.
33
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 4 de 11
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA

• La Política de Calidad ha sido divulgada a través
  de diferentes medios, tales como
• Periódico Institucional.
• Sonido Interno.
• Boletín Electrónico.
• Carteleras.
• Sensibilizaciones a través de talleres, reuniones
  de equipos de mejoramiento
• Anualmente a través de la revisión por la Alta
  Dirección al Sistema de Gestión de la Calidad se
  revisa la Política de Calidad para asegurarse de
  que es adecuada al propósito de la Gobernación de
  Cundinamarca.
• 5.4 PLANIFICACIÓN
• 5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD
• La Alta Dirección ha establecido los objetivos de
  calidad los cuales son coherentes con la Política
  de Calidad.
• 5.4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
  CALIDAD
• La revisión del Sistema de Gestión de la Calidad
  por parte de la Dirección, tal como lo explica el
  numeral 5.6 del presente manual, las reuniones de
  mejoramiento continuo y las auditorias internas
  serán insumo fundamental de los ciclos de la
  planeación del sistema, que anualmente debe
• realizar la Gobernación de Cundinamarca.
• 5.4.2.1 PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA
  DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
• La caracterización de los procesos es el
  mecanismo a través del cual la Gobernación de
  Cundinamarca planifica la manera como se llevan a
  cabo dichos procesos. Esto incluye la
  identificación del Macroproceso, Proceso,
  Requisitos de la Norma NTCGP 10002004
  aplicables, Requisitos Legales aplicables,
  objetivo del Proceso, Lideres y Gestores,
  entradas, quien suministra, secuencia de
  actividades, salidas, quien recibe, documentos,
  recursos, parámetros de medición y riesgos.
• 5.4.2.2 PLANIFICACIÓN PARA EL LOGRO DE LOS
  OBJETIVOS DE CALIDAD
• Para garantizar la planificación y el
  mantenimiento del Sistema de Gestión de la
  Calidad, se ha establecido el Despliegue de los
  Objetivos de Calidad el cual contiene la
  siguiente información directriz de la política
  relacionada, objetivo, indicador y meta.

34
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 5 de 11
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA
5.4.2.3 PLANIFICACIÓN CUANDO OCURREN CAMBIOS EN
EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD La Alta
Dirección se asegurara que se mantiene la
integridad del Sistema de Gestión de la Calidad,
cuando ocurren cambios en este, monitoreando
dichos cambios a través de las revisiones al
Sistema de Gestión de la Calidad. 5.6. REVISION
POR LA DIRECCIÓN. 5.6.1.GENERALIDADES La
Gobernación de Cundinamarca por medio del
Procedimiento para la Revisión por la Dirección
que define la forma como la Alta Dirección debe
revisar el Sistema de Gestión de la Calidad para
asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia,
eficiencia y efectividad continúa para satisfacer
los requisitos de la NTCGP 10002004, la Política
y los Objetivos establecidos. 6. GESTIÓN DE LOS
RECURSOS 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS La Gobernación
de Cundinamarca proporciona los recursos
necesarios para el mantenimiento y mejora
continua de la eficacia, eficiencia y efectividad
del Sistema de Gestión de la Calidad de igual
manera para incrementar el nivel de satisfacción
del cliente. 6.2 RECURSOS HUMANOS La Gobernación
de Cundinamarca cuenta con un Manual Específico
de Funciones y de Competencias Labores que
determina la competencia (educación, formación,
habilidades y experiencia) del personal
vinculado. 6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA
Y FORMACIÓN. La Gobernación de Cundinamarca
proporciona formación y otras acciones para
satisfacer las necesidades enfocadas a mejorar la
competencia del personal que incide en la
prestación de los servicios, para este efecto se
ha establecido el proceso de Gestión del Talento
Humano. Como evidencia del cumplimiento de la
competencia se mantienen registros apropiados en
las hojas de vida en relación con la educación,
formación, habilidades y experiencia de todos los
Servidores Públicos y/o particulares que ejercen
funciones públicas. .
35
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 6 de 11
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA
6.3 INFRAESTRUCTURA La Gobernación de
Cundinamarca determina, proporciona y mantiene la
infraestructura adecuada para la prestación de
sus servicios para cubrir este propósito se ha
documentado y los subprocesos de Gestión
Logística y Gestión Tecnológica que administran
(Edificio), equipos de redes de voz y datos,
servicios de apoyo tales como aseo y cafetería,
vigilancia y transporte. 6.4 AMBIENTE DE
TRABAJO Para garantizar un ambiente de trabajo
adecuado la Gobernación de Cundinamarca ha
determinado e implementado los procesos de
Gestión del Talento Humano y el subproceso de
Gestión Logística en estos procesos se
establecen las directrices en aras de garantizar
un ambiente de trabajo adecuado. 7. REALIZACIÓN
DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.1
PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO La
Gobernación de Cundinamarca cuenta con diferentes
instrumentos de planeación de largo, mediano y
corto plazo. El Plan de Desarrollo recoge los
principales macroproblemas del Departamento de
Cundinamarca y el conjunto de soluciones pensadas
para favorecer el desarrollo. Para el
cumplimiento de dicho plan se elaboran planes de
acción anualizados con sus respectivos programas
y proyectos, los cuales se formulan en cada
Organismo para cumplir con las necesidades y
expectativas de la comunidad Cundinamarquesa y
del funcionamiento del Departamento. Desde el
punto de vista estratégico se identifico el
proceso de Planeación del Departamental que a su
vez tiene los subprocesos Planificación
Estratégica, Planificación Financiera y
Planificación del Desarrollo Institucional, que
recogen los instrumentos de planeación. 7.2
PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 7.2.1
DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON
EL PRODUCTO En general los requisitos de los
servicios que presta la Gobernación de
Cundinamarca están determinados por la
Constitución Política de Colombia , las Leyes,
Decretos, Ordenanzas, entre otros, que rigen las
competencias de los departamentos, para esto cada
proceso del
36
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 7 de 11
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA
Sistema de Gestión de la Calidad tiene
identificado los requisitos legales en el campo
de documentos aplicables de cada procedimiento de
todos los procesos. Para identificar los
requerimientos de los clientes, la Gobernación de
Cundinamarca obtiene información por diferentes
vías a través del contacto directo con los
clientes (entes territoriales y comunidad en
general) en los diferentes escenarios de
participación ciudadana. 7.2.2 REVISIÓN DE LOS
REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Los
requisitos para la prestación del servicio, se
revisan de acuerdo a los requisitos legales
vigentes en el momento de una contratación con el
Estado y otros entes territoriales (ver proceso
Adquisición de Bienes y Servicios) 7.2.3
COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE. El proceso de
Comunicación de la Gobernación de Cundinamarca,
establece las disposiciones para mantener una
comunicación en cuanto al suministro de
información sobre los aspectos relativos a la
ejecución del plan de desarrollo y los eventos
propios del Departamento. 7.3 DISEÑO Y
DESARROLLO La Gobernación de Cundinamarca
planifica y controla el diseño y desarrollo del
Plan de Desarrollo Departamental. Durante la
planificación de este documento se determinan
etapas, la revisión, verificación y validación de
y en las mismas. Se definen las responsabilidades
y autoridades. Todo esto desde el proceso de
Formulación y Adopción de Lineamientos
Departamentales. 7.4 COMPRAS 7.4.1 PROCESO DE
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS La Gobernación
de Cundinamarca se basa en las disposiciones
legales que aplican a las entidades públicas para
la adquisición de bienes y servicios. La
selección de proveedores a ser contratados por la
Gobernación de Cundinamarca cuyo desempeño puede
afectar la calidad de los servicios prestados se
rigen bajos los lineamientos establecidos en el
Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios. La
evaluación y reevaluación de los proveedores se
realiza mediante del Procedimiento para la
Interventoría.
37
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 8 de 11
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA
7.4.2 INFORMACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS Toda la información requerida para la
adquisición de bienes y servicios (pliegos de
condiciones, términos de referencia, entre otros)
se encuentra documentado en los Procedimientos
del Proceso de Adquisición de Bienes y
Servicios. 7.4.3 VERFICACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
COMPRADO La Gobernación de Cundinamarca se
asegura que el producto y/o servicio adquirido
cumple con los requisitos especificados a través
del Procedimiento para la Interventoría. 7.5
PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.5.1
CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL
SERVICIO Para el control de la prestación de los
servicios que le competen a un Ente Territorial
del orden departamental, la Gobernación de
Cundinamarca ha establecido mecanismos básicos de
control _ El Plan de Desarrollo _ Plan de
Acción, Plan Operativo Anual de Inversiones,
Programas y Proyectos. _ Los procedimientos
documentados del Sistema de Gestión de la Calidad
relativos a los procesos misionales _ Los
diferentes registros definidos en las tablas de
retención documental. 7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS
PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO. La Gobernación de Cundinamarca realiza
la revisión a los procesos misionales con la
consecuente actualización de su planificación o
mediante la revisión de los indicadores de
medición de los mismos. Igualmente se valida la
competencia del personal, materiales, equipos,
procedimientos y marco legal vigente entre
otros. 7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD Los
registros SAP y todos los pertenecientes al
Sistema de Gestión de la Calidad se identifican,
almacenan, protegen y recuperan acordes
38
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 9 de 11
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA
al Procedimiento GA-GDO-PR-003 Procedimiento
Control de Registros - Conformación de Unidades
Documentales. Para el caso de los procesos
misionales, el producto asociado a los programas
y proyectos se identifica de acuerdo a lo
establecido al Banco de Proyectos. 7.5.4
PROPIEDAD DEL CLIENTE La documentación entregada
por los usuarios para adelantar las solicitudes
presentadas a la Gobernación de Cundinamarca, se
anexa a los respectivos proyectos y trámites, y
se encuentra acogida en las disposiciones de
preservación y conservación definidas en el
Subproceso de Gestión Documental 7.5.5
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO Las
disposiciones para la adecuada identificación,
manipulación, embalaje, almacenamiento y
protección de los documentos que soportan la
prestación del servicio se encuentran descritas
en los procedimientos que hacen parte del
Subproceso de Gestión Documental. 7.6 CONTROL DE
LOS DIPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN La
Gobernación de Cundinamarca utiliza dispositivos
de seguimiento y medición para la prestación del
servicio en el laboratorio de Salud Publica y
estos requieren ser verificados y/o calibrados a
intervalos regulares y/o antes de su
utilización. 8. MEDICIÓN, ANALISIS Y
MEJORA 8.1GENERALIDADES La Gobernación de
Cundinamarca, tiene documentados, establecidos e
implementados los procesos de seguimiento,
medición y mejora necesarios para Demostrar la
conformidad del Servicio Asegurarse de la
conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad
Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia
y efectividad del Sistema de Gestión de la
Calidad )
39
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 10 de 11
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 8.2.1. SATISFACCIÓN
DEL CLIENTE La Gobernación de Cundinamarca,
realiza el seguimiento a la percepción del
cliente a través de estudios contratados
cuatri-anualmente para monitorear entre otros
aspectos la percepción de la comunidad
Cundinamarquesa en relación con la gestión de la
entidad. En función de los resultados obtenidos
se pueden generar acciones correctivas, acciones
preventivas y de mejora 8.2.2 AUDITORÍA
INTERNA El Sistema de Gestión de la Calidad de la
Gobernación de Cundinamarca, es objeto de
auditorias internas de calidad planificadas por
el Proceso de Control Interno, para verificar el
cumplimiento de lo establecido en el Sistema de
Gestión de la Calidad, la eficacia, eficiencia y
efectividad del mismo. 8.2.3 SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN DE LOS PROCESOS Las caracterizaciones de
los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad
de la Gobernación de Cundinamarca tienen un campo
en donde se relacionan los indicadores de cada
proceso, los cuales son detallados en las fichas
técnicas de indicadores. A través de estos
indicadores se le hace seguimiento a cada proceso
y son analizados periódicamente. 8.2.4
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SERVICIO En los
proyectos y en los contratos y convenios están
definidas las especificaciones del servicio
acordadas con el cliente. 8.3 CONTROL DEL
PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME La Gobernación
de Cundinamarca documentó e implementó el
MC-PR-001 Procedimiento Producto y/o Servicio No
Conforme para el Control de Productos o Servicios
No Conformes, en el cual se definen los
controles, las responsabilidades y autoridades
relacionadas con el tratamiento del producto No
Conforme. 8.4 ANÁLISIS DE DATOS La Gobernación de
Cundinamarca analiza los datos para demostrar la
idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestión de
la Calidad y evaluar donde puede realizarse la
mejora continua. Estos datos están plasmados en
los registros de mejora continua.
40
ANEXOS Código MC MA -001
ANEXOS Versión 01
ANEXOS Fecha Aprobación
ANEXOS Página 11 de 11
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA
8.5 MEJORA 8.5.1 MEJORA CONTINUA La Gobernación
de Cundinamarca con el propósito de mejorar
continuamente la eficiencia, eficacia y
efectividad del Sistema de Gestión de la calidad
ha documentado el proceso de Mejora Continua. El
cual tiene documentado el procedimiento el
MC-PR-002 Procedimiento de Acciones Correctivas y
Preventivas 8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVA En cualquiera
de los procesos que conforman el sistema de
gestión de la calidad de la Gobernación de
Cundinamarca se puede identificar la necesidad de
generar acción correctiva debido a No
cumplimiento de los requisitos definidos en los
procedimientos del SGC. Incumplimiento de los
requisitos legales y reglamentarios. Quejas y
reclamos realizados por el cliente entre
otros. Los equipos de Mejoramiento en conjunto
con los Líderes y/o Gestores de los procesos en
los cuales se identificaron las no conformidades
verifican la eficacia de las acciones correctivas
tomadas. 8.5.3 ACCIÓN PREVENTIVAS Las acciones
preventivas son generadas cuando existe un
problema potencial. En el Sistema de Gestión de
la Calidad de la Gobernación de Cundinamarca
realiza una identificación de los posibles
riesgos que pueden incidir en el normal desempeño
de los procesos. Para la identificación de los
riesgos se realiza de acuerdo a las directrices
establecidas por el Departamento Administrativo
de la Función Pública, estos riesgos se
encuentran identificados por procesos.