MPA Norway, Christmas Meeting Oslo 01.Dec.2005 Senior r

1
MPA Norway, Christmas MeetingOslo
01.Dec.2005Senior rådgiver Jarle Finsveen
2

• 185 proffe medspillere
• På banen siden 1984
• Stødige lagspillere
• Effektive lissepasninger

3
Rådgivning

• Prosjektledelse
• Portefølje- og programledelse
• Prosjektevaluering
• Usikkerhetsstyring
• Beslutningsstøtte

4
God strukturering og formalisert nedbrytning av
prosjekter

• Hvorfor?
• Hvilke gevinster oppnår man?

5
Ryggraden i god prosjektstyring!

• Fra kaos til kontroll
• Forutsetning for gode resultater i
  prosjektbedrifter
• Forutsetning for en vellykket styring av et
  prosjekt
• Utarbeidelse av gode strukturer er et håndverk

6
Hvorfor trenger vi strukturer?

• How does one eat an elephant?
• One bite at a time!
• Arbeidsomfanget må deles opp i hensiktsmessige
  enheter
• Hele omfanget og intet annet enn omfanget
• Hvem er sjefen?
• Behov for klare ansvars- og myndighetsforhold
• Hva trengs?
• Nødvendige ressurser må identifiseres
• Mengden må spesifiseres

7
Behovet for formaliserte strukturer
Behov
Når kommer behovet? Tidligere enn du tror!
Størrelse / kompleksitet
8
Hvilke strukturer trenger vi?

• Standardiserte strukturer
• På tvers av prosjekter
• Erfaringsdata
• Nøkkeltall
• Bench-marking
• Porteføljestyring
• Kapasitetsanalyser
• Etc.

• Prosjektspesifikke strukturer
• PNS, WBS
• Prosjekter er pr. def. ulike
• Tilpasses det enkelte prosjekt
• Gjennomføringsstrategi
• Kontraktsstrategi
• Prosjektorganisasjon
• Dekker prosjektets behov for styringsinformasjon
• Leveransefokusert

9
Standardiserte strukturer - En forutsetning for
gode resultater i prosjektbedrifter
10
Behovet for strukturerte erfaringsdata
Hvilke informasjonskilder har du egentlig?

• Kan blant annet brukes til
• Estimering
• Nøkkeltall
• Sammenligninger mellom prosjekt
• Sammenligninger mot andre selskap

11
Eksempel Standard Cost Coding System

• Physical Breakdown Structure
• Beskriver HVA

• Standard Activity Breakdown
• Beskriver NÅR

SAB
PBS
Beskriver den fysiske oppdelingen av konseptet,
f.eks. i hovedprodukter som landanlegg,
plattform, transportsystem, undervannsstruktur.
Beskriver en standardisert nedbrytning av
aktiviteter i et utbyggingsprosjekt, for eksempel
ledelse, innkjøp, fabrikasjon og operasjoner.
COR
AA Topsides AAA Drilling Area AAB Process
Area AABA Gas Treatment AABB Oil
Treatment AABC Common Process
4 Construction 41 Onshore construction 411 Mobilis
ation 412 Fabrication 413 Test
commissioning 414 Start-up

• Code of Resource
• Beskriver HVEM

Beskriver alle varer og tjenester som forbrukes i
et utbyggingsprosjekt, for eksempel inndeling i
ledelse, prosjektering og utstyr.
Hva representerer kombinasjonen AABA-412-EPA ?
Prefabrikasjon av sentrifugalpumper for et
gassbehandlingsanlegg
E Equipment EP Pumps EPA Centrifugal Pumps
12
Sammenheng mellom strukturer
Standardiserte strukturer
Prosjektspesifikke strukturer
Hva
Prosj. Org.
WBS element (laveste nivå)
Hvem
Geo- grafi
Når
Kontr. strukt
13
Behovet for å ha total oversikt

• Er situasjonen preget av
• Mange prosjekter
• I ulike faser
• Matriseorganisering
• Felles ressurser
• Underkapasitet

• Løsning
• Standardisert strukturer
• Felles for alle prosjekter
• Formaliserte prosesser

• Resultat Porteføljestyring
• Ressurskapasitet i tid
• Ressursbehov i tid
• Langsiktig planlegging
• Timing av prosjekter
• Styring av usikkerhet
• Finansiell optimalisering

Høyt potensial for kaos preget av stor
usikkerhet og dårlig beslutninger
14
Prosjektspesifikke strukturer - En forutsetning
for vellykket styring av et prosjekt
15
Grunnlag for helhetlig prosjektstyring

• Forgjenger for andre prosjektstyringsaktiviteter
• Felles database for styring av
• Økonomi
• Ressurser
• Tid
• Usikkerhet
• Endringskontroll
• Konsistent beslutningsunderlag
• Faste rapporter (intern/eksterne)
• Ad hoc analyser
• Nøkkeltall

16
Forgjenger for andre PS-aktiviteter
17
Felles database - Prosjektstyringsbasis
Omfang
Tid
Kostnader
18
Beslutningsunderlag
L. 0
Prosjekt
L. 1
AFE
L. 2
Kontrakt
Kontrakt
L. 3
WBS/
WBS/
Arb.pakke
Arb.pakke
Kunde
Område/
Disiplin/
L. 4
System
Område
Aggregering kontroll
Prosj. kontr.
Bygge-kontr.
L. 5
Detaljert plan
Detaljert plan
Økonomi Ressurser Tid Usikkerhet
Bygge-kontr.
Prosj. kontr.
L. 6
Dokument reg.
Arbeidsplan
Leverandør
19
Håndverket strukturering

• Krever blant annet
• Inngående forståelse for det som skal leveres
• Inngående forståelse for arbeidsprosessene
• Inngående forståelse for prosjektledelse
• Tverrfaglig prosjektstyringskompetanse
• God kjennskap til andre prosesser i bedriften

20
Gode råd på veien

• Bruk mye krefter på å definere gode strukturer så
  tidlig som mulig
• Lag forslag test/drøft - korriger
• God investering
• Prosjektspesifikke strukturer
• Tenk leveranser og del-leveranser
• Finn essensen gjør forenklinger
• For hver ny kombinasjon mangedobles antall
  elementer
• For hver ny kombinasjon øker detaljeringsgraden

21
Back-up slides
22
Dessuten

• God strukturering er kanskje det viktigste
  bidraget til heve prosjektstyringsfagets anseelse
• Felles datagrunnlag og god strukturering gir
  effektive og konsistente analyser og rapporter
• Rask produksjon av nyttig beslutningsinformasjon

23
Ryggraden i god prosjektstyring!

• Fra kaos til kontroll Hvorfor trenger vi
  strukturer, og hvilke er det vi trenger
• Forutsetning for gode resultater i
  prosjektbedrifter Standard strukturer,
  erfaringsdata, nøkkeltall, bench-marking etc.
• Forutsetning for en vellykket styring av et
  prosjekt Helhetlig prosjektstyring økonomi,
  tid, ressurser og usikkerhet
• Utarbeidelse av gode strukturer er et håndverk
  Hvilke forhold må det tas hensyn til, må
  inneholde, bør inneholde, praktiske eksempler og
  tilrådninger

24
Sammenheng mellom WBS- / SCCS-struktur
Elementene i figuren kan aggregeres i to ulike
retninger, en prosjektspesifikk for
styringsformål (WBS) og en prosjekttypegenerell
for estimering og oppsamling av erfaringsdata
(SCCS) SCCS-strukturen er flertoppet, dvs. vi
kan aggregere med hensyn til PBS, SAB og COR.
25
SCCS forts.
Kodestruktur etablert

• Korrigere for abnorme eller ekstreme forhold
• Utføres av personell med inngående kjennskap til
  det aktuelle prosjektet
• Dataene regnes så om til samme prisdato og valuta

26
Helhetlig prosjektstyring
Grunnlaget for andre prosjektstyringsaktiviteter
Grunnlaget for andre prosjektstyringsaktiviteter
Sørge for at prosjektet har et enhetlig
datagrunnlag for styring av økonomi, ressurser,
tid og usikkerhet - Prosjektstyringsbasis
Sørge for at styringsinformasjon kan filtreres,
grupperes, summeres og presenteres på en slik
måte at ledelsen kan ta god beslutninger
27
Høy overskrift (til store tabeller etc)