La gesti dels documents a les organitzacions

1
La gestió dels documents a les
organitzacions 21 de febrer de 2009 José
Alberto Alonso Consultor en gestió
documental jalonso_at_jordiamado.com
2
La gestió dels documents (records management)

• La finalitat de la gestió documental és definir
  bones pràctiques de gestió dels documents que
  ajudin a preservar els documents que evidencien
  la presa de decisions i les activitats i
  operacions de lorganització, facilitant una
  recuperació més eficient de la informació que
  contenen.
• Això implica
• Portar a terme un control eficaç i sistemàtic de
  tots els documents creats o rebuts per
  lorganització en lexercici de les seves
  activitats (records), amb independència del seu
  suport o format.
• Definir una política de gestió de documents,
  assignar les responsabilitats respecte dels
  documents, establir procediments i dissenyar,
  implementar i administrar un sistema de gestió
  de documents.
• Integrar la gestió de documents amb els
  processos de negoci i els sistemes dinformació
  de lorganització.

3
Cap a la gestió electrònica dels documents
Entre el paper i els documents electrònics Estadis
1. Oficina tradicional basada en documents en
paper. 2. Oficina mixta, amb dos suports
documentals (paper / electrònic). 3. Digitalitzac
ió de documents en paper (escanejat). 4. Oficina
sense paper completament electrònica (tots els
documents es produeixen, es reben, es difonen i
semmagatzemen en suport electrònic).
4
Visió global de la gestió dels documents
Cal tenir en compte la informació que es manté
als 1. Documents en paper (arxiu
físic). 2. Documents electrònics a) documents
digitalitzats b) documents generats amb les
aplicacions ofimàtiques c) missatges de correu
electrònic 3. Sistemes de informació per a la
gestió (ERP, CRM, BPM...).
5
El cicle de vida dels documents
Font 80-20 Document Manager. Cost-effective,
Integrated Document and Records Management
6
La complexitat de la gestió dels documents
7
Normes ISO per a la gestió dels documents
8
El sistema de gestió de documents (ISO 15489-1)
9
La família de normes ISO 9000 i lenfocament a
processos

• ISO 90002000. Principis de gestió de la qualitat
• Orientació al client.
• Lideratge.
• Participació del personal.
• Enfocament basat en processos.
• un resultado deseado se alcanza más
  eficientemente cuando las actividades y los
  recursos relacionados se gestionan como un
  proceso
• Enfocament de sistema per a la gestió.
• identificar, entender y gestionar como un
  sistema los procesos interrelacionados,
  contribuye a la eficacia y eficiencia de una
  organización en el logro de sus objetivos
• Millora contínua.
• Enfocament basat en fets per a la presa de
  decisions.
• Relacions mútuament beneficioses amb el
  proveïdor.

10
Com implementar una gestió basada en processos
1. Identificació dels processos Identificar els
processos necessaris per al sistema de gestió i
la seva aplicació a través de lorganització,
determinant la seqüència i la interacció
daquests processos. 2. Descripció dels
processos Establir la realització de cada procés
mitjançant fitxes i diagrames de procés per a
assegurar que tant loperació como el control
daquests processos siguin eficaços. 3. Seguiment
i mesurament dels processos Dur a terme el
seguiment, mesurament i anàlisi dels
processos. 4. Millora dels processos Implementar
les accions necessàries per a assolir els
resultats planificats i la millora contínua
daquests processos.
11
El mapa de processos
Representació gràfica de lestructura de
processos duna organització
12
Tipus de processos

• Processos estratègics (de direcció) vinculats a
  làmbit de la direcció, determinen la política i
  els objectius de lorganització fan referència
  fonamentalment a processos de planificació (a
  mitjà o llarg termini) i a aquells que es
  consideren lligats a factors clau dèxit.
• Processos operatius (de realització) vinculats
  directament a la prestació de serveis (processos
  en línia) creen un valor afegit perceptible
  directament pel client.
• Processos de suport sostenen els processos
  operatius i sovint fan referència a processos
  relacionats amb recursos proporcionen els
  mitjans necessaris per a dur a terme la
  realització dels productes o la prestació de
  serveis.

13
Indicadors de procés

• Per a determinar els indicadors, shan de
  considerar tant leficàcia (grau dassoliment
  dels resultats planificats) com leficiència
  (relació entre els resultats assolits i els
  recursos utilitzats) dels processos.
• Passos per a establir els indicadors de procés
• 1. Reflexionar sobre lobjecte (missió) del
  procés.
• 2. Determinar la tipologia de resultats que es
  volen assolir i les variables que cal mesurar.
• 3. Determinar els indicadors representatius de
  les variables que cal mesurar.
• 4. Establir els resultats que es volen assolir
  per a cada indicador específic.
• 5. Formalitzar els indicadors.

14
Delegación AENOR Illes BalearsPorto Pi 8, 6º
A 07015 Palma de Mallorca  Telf. 971 707 068 
Fax [phone] baleares_at_aenor.es www.aenor.es
Trafalgar 70, 1ª planta 08010 BarcelonaTelf. 902
104 938 (ext. 3) Fax [phone]
19consultoria_at_jordiamado.com www.jordiamado.com