OFICINA VIRTUAL INTEGRAL Ejemplo desplegado de eAdministracin'

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OFICINA VIRTUAL INTEGRALEjemplo desplegado de
e-Administración.

• Departamento de Empleo y Formación
• Diputación Foral de Bizkaia

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Recordandonuestra misión.

• Nos dedicamos a
• Promoción del empleo en Bizkaia .
• Fomento de la estabilidad y de la calidad en el
  empleo.
• Mejora de las capacidades y potencialidades de
  los trabajadores de Bizkaia.
• Interlocución y coordinación con otras
  Administraciones y agentes sociales que trabajen
  en Bizkaia en el campo de la formación y el
  empleo.

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Instrumentos políticos utilizados

• Diseño y despliegue de normativa en forma de
  Decretos Forales de la DFB.
• Convenios de colaboración con otras AAPP y/o con
  Instituciones sin ánimo de lucro y/o sector
  privado.
• Subvenciones directas.

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Con qué recursos

• Económicos, en forma de un presupuesto anual del
  orden de 20 M de euros.
• Personas 40 funcionarios de plantilla.
• Tecnológicos sistemas informáticos comunes a la
  DFB y propios del Departamento de Empleo y
  Formación.

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Problemas de gestión

• Escasez crónica de personal técnico y
  administrativo. Exceso de temporalidad.
• Tiempos cortísimos para el desarrollo de nuestros
  productos/servicios ( Decretos y Convenios )
  desde la aprobación política hasta la puesta en
  la calle al ciudadano/empresa.
• Alargamiento del proceso de subvenciones más
  controles a posteriori, y nuevas etapas de
  seguimiento, evaluación, etc.
• Aumento del número de programas de carácter
  plurianual que dificultan la gestión al modo
  tradicional por solapamientos continuos de
  trámites de diversos programas.

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Nuestra respuesta

• Simplificar gestión por procesos ISO-9001 en
  2008
• Automatizar/mecanizar Oficina Virtual Integral (
  conexión entre la oficina virtual externa y
  nuestra intranet departamental ) en 2007-2008.
• Objetivos estratégico (2010) administración en
  red.

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Situación actual de despliegue

• Desarrollo completo del Front-Office en forma de
  Oficina Virtual en la web de la DFB. Implantación
  de la bandeja de trabajo del responsable-solicitan
  te de subvenciones.
• Desarrollo del Back-Office en la intranet
  departamental. Implantación de la bandeja de
  trabajo del funcionario.
• Desarrollo de la capa de representación ( REEF )
  en la OVI.
• Red de colaboradores. Implantación del concepto
  de relacionados inspectores, instructores,
  auditores, investigadores sociales, Tribunales de
  Justicia, etc.

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Aprendiendo1

• Desarrollo de una metodología capaz de
• Aceptar cambios anuales de normativa de las
  subvenciones con tiempos de respuesta muy cortos
  ( 2 a 3 meses ).
• Coordinar Front Office virtual con Back Office en
  I.net y no .net, basado en herramientas Office.
  Versatilidad, adaptabilidad, facilidad de
  migración del sistema antiguo al nuevo,
  progresivamente, sin presiones del tipo todo a
  la vez o no funcionará.
• Trabajar en equipo, en red, con los solicitantes
  de ayudas, a lo largo de todo el proceso.

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Aprendiendo2

• Desarrollo de una plataforma tecnológica que
  implementa la gestión real por procesos
• Respeta la estructura orgánica y la división
  funcional del trabajo. Bandejas de trabajo por
  puesto/perfil.
• Detecta los trámites que no aportan valor, para
  eliminarlos a continuación.
• Independencia de la herramienta de trabajo.
  Facilidad de trasvase de datos a entornos de
  sobremesa para realizar análisis a la carta.

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Beneficios

• Incremento de la productividad en la gestión.
• Aumento del número de expedientes controlados.
• Aumento de la trazabilidad de un expediente.
• Coordinación entre aplicaciones legacy systems
  ( Registro, Resoluciones, Contabilidad, Archivo
  documental, etc. ).
• Aseguramiento de uniformidad de criterios y de
  herramientas de cálculo.

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Beneficios

• Transparencia en la gestión administrativa.
• El ciudadano solicitante introduce los datos
  directamente en los sistemas informáticos de la
  Administración.
• Conoce el trámite en el que se encuentra su
  expediente. Lo que está mal y lo que está bien,
  quién lo tramita, cuándo conocerá la resolución a
  su petición.

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Beneficios

• Mejora de la accesibilidad de los solicitantes a
  los programas públicos de subvenciones.
• Sólo es necesario una conexión a internet y un
  navegador, y algún sistema de autenticación.
• Facilidad de delegación en colaboradores
  alcaldes en funcionarios, gerentes en técnicos o
  administrativos.

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Beneficios

• Facilita el acceso de terceras partes a la
  gestión
• Inspectores de actividades subcontratados para
  la ejecución de trámites inspección,
  seguimientos en el tiempo. Sólo acceden a la
  información necesaria e introducen los datos e
  informes.
• Auditores de gestión administrativa. Creación del
  trámite ( auditoría interna de expediente y de
  proceso ).
• Investigadores sociales, evaluadores de políticas
  públicas sólo pueden ver los datos agregados, y
  aportan sus resultados a nivel de proceso.
• Tribunales de Justicia recursos
  contencioso-administrativos. Acceso en modo
  consulta a todo el proceso por expediente
  recurrido. Aporta datos de sentenciareactivación
  de la tramitación del expediente.

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Beneficios

• Respecto al Medio Ambiente
• Eliminación del papel en solicitudes externas.
• Desaparición progresiva de otros documentos
  complementarios.
• Reducción e incluso eliminación de los traslados
  a nuestras oficinas para realizar trámites.

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Cara al futurodesafíos e ilusiones.

• Cambios organizativos.
• Reestructuración de las plantillas incorporando
  la visión de gestión por procesos.
• Necesidad de definir las competencias necesarias
  para que los trámites validados y mantenidos
  se realicen eficaz y eficientemente.
• Evaluación del desempeño de los procesos y no de
  las personas. Reforzamiento y afianzamiento de la
  cultura de trabajo en equipo, inexistente
  actualmente en las Administraciones Públicas.
• Choque entre la visión garantista, con
  estructuras de mando jerárquicas, y la nueva
  Administración Pública, que busca la eficiencia y
  la participación ciudadana en la gestión.
  Objetivo 3 de la iniciativa i-Europe 2010.
  Comunicación de la CE al Consejo, Parlamento
  Europeo. (1-6-2005 ).

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Resumen del plan de acción de la CE 2010.

• Acelerar la obtención de beneficios tangibles por
  parte de todos los ciudadanos y empresas.
• Garantizar que la e-Administración a nivel
  nacional no cree nuevos obstáculos al mercado
  único por su fragmentación y la ausencia de
  interoperabilidad.
• Extender los beneficios de la E-Administración a
  toda la UE, con economías de escala en las
  iniciativas emprendidas y cooperando para hacer
  frente a los retos comunes europeos.
• Garantizar la cooperación de todas las partes
  interesadas en la UE en la concepción y la
  realización de la administración electrónica.

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Cara al futurodesafíos e ilusiones.

• Cambios culturales.
• Desaparición de la cultura del impreso y del
  formulario en papel. Está anclado en el
  subconsciente popular.
• Eliminación progresiva de los documentos que
  verifican o prueban una situación o estado al
  ciudadano-solicitante de subvenciones. Darle la
  vuelta al calcetínrepensar el cómo lo hacemos.
• En los funcionarios, el incremento de la
  transparencia en la gestión su trabajo se hace
  visible. A cambio queda definido el valor de lo
  que hace. Incremento de autoestima.

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Nuestra hoja de rutapropuestas a las AAPP.

• Oficinas virtuales integrales avanzadas, de
  acuerdo con lo que se conoce como los principios
  de la WEB 2.0. Esto se traduciría concretamente
  en
• Menú de opciones dinámico y personalizado,
  adaptado al ciudadano ( le estamos esperando y le
  reconocemos inmediatamente qué puede hacer con
  nosotros ).
• Hacerle transparentes nuestros árboles de
  tramitación ( oficinas administrativas de
  cristal ).
• Interactividad con el ciudadano vía virtual de
  doble sentido.

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Nuestra hoja de rutapropuestas a las AAPP.

• Colaboración creciente entre Administraciones
  Públicas
• Diseño de servicios web públicos de uso interno
  compartido por las AAPP. Objetivo eliminación de
  certificados, documentos a requerir, etc.
  Eliminación del papel
• Diseño de pasarelas de confianza entre procesos
  pertenecientes a diferentes AAPP. Reforzar la
  cooperación en la definición de las interfases.

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Para quéhacia la e-democracia

• Lograr la absoluta transparencia en la gestión
  administrativa pública.
• Incrementar la usabilidad de los nuevos
  instrumentos de gestión.
• Mejorar de la accesibilidad a la nueva
  Administración Pública.
• Aumentar la eficiencia reduciendo los tiempos de
  tramitación y los recursos humanos y económicos
  necesarios. Nueva batería de indicadores de
  eficiencia en la gestión administrativa.