Diapositiva 1

1
B
MODELOS PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL
PRESUPUESTARIO
Benigno Prieto Valero Responsable Sistemas de
Gestión Grupo Ence bprieto_at_ence.es
2
AGENDA
GRUPO EMPRESARIAL ENCE
PRESUPUESTO TRADICIONAL VS PRESUPUESTO
ESTRATEGICO
VALOR QUE APORTA AL GRUPO ENCE
3
GRUPO EMPRESARIAL ENCE Industrias basadas en el
bosque
4
GRUPO EMPRESARIAL ENCE Líneas estratégicas
5
CONTROL DE GESTION Flujo presupuestario
Servicio Estudios
Estimación variables Macroeconómicas y
sectoriales
Com. Dirección Dir. de Fábricas y de Forestal
Reflexión Estratégica
Aprobación
Consejo
Aprobación
Planificación Y Control
Pl. Ajustes y Cta. Rdos consolidada
Rellenar Precio, IPC Paridad
Control Balance Cta. Rdos matriz.
Mensualización
Seguimiento
Div. Forestal
Neg. Comp
Presupuestación Neg. Comp.
FMA
Presupuestación FMA
FMI
Presupuestación FMI
Compras
Rellenar Pl. Precio consumibles
Com. Seguim. (Celulosa/ Forestal)
Acuerdo Cortes, Precio Madera, Mix y Producción
Aprobación
Aprobación
Div. Celulosa
Presupuestación Fab. Celulosa y CENER
Depart. Centrales
RR.HH
Costes personal
Dir. Financ.
Dir. Comercial
Pl. Ventas x Mercado Costes Comerciales Dato de
Descto Comercial
Pl. Amortiz. y Capitaliz
Sist. Inform. SS.GG. y DIT
Inversiones Desinvers.
Todos
Gastos Admon
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CONTROL DE GESTION TRADICIONAL Mapa de sistemas
OFICINAS CENTRALES
CONTROL PRESUPUESTARIO Y CONSOLIDACIÓN
FÁBRICAS CELULOSA
ORACLE
DIRECCIÓN FOR. MADERERA
Demand Planning
Transportation
Advance Supply Chain Planning
XXXXX
XXXX
XXXX
OPM Inventory
OPM Quality
OPM Manufacturing
XXXX
Marcadora
OPM Costing
Costing
OPM Financials
HERRAMIENTAS TESORERÍA
Báscula
Purchasing
Order Management
Inventory
Control Distribuido
XXXX
CRM Support
eCommerce
Projects
XXXXX
ORACLE FINANCIALS
XXXXXX
Fixed Assets (FA)
iReceivables (AR)
Account Receivables (AR)
Account Payables (AP)
XXXXXX Mantenimiento
General Ledger (GL)
Cash Management (CM)
REPORTING
XXXXXXX
RRHH
XXXXXXX
XXXX
XXXXX (PeopleNet)
SPEC/iTIME
7
CONTROL DE GESTION TRADICIONAL Actores del
presupuesto
Los resultados ?

• Diferentes visiones del presupuesto
• Ineficiente utilización de la financiación
• No existe coordinación en los recursos

8
El calendario marca el presupuesto
Horizonte temporal de los forecast
Otro horizonte de rolling
22.2
ENCE
Rolling 8 trimestres
3.7
Año fiscal actual
Rolling seis trimestres
63.0
7.4
Rolling cuatro trimestres
3.7
Fuente Hackett Benchmarking Research
9
Reflexiones iniciales

• Rompamos con el calendario
• El presupuesto es un proceso que debe
  desarrollarse a lo largo de todo el ejercicio
• La mayoría de las entidades únicamente piensa en
  el presupuesto del año siguiente a
  Octubre-Noviembre

Enero Febrero . Junio
Reunión Alta Dirección Fijación Variables
MACRO Extensión a las Filiales Reevaluación/Revisi
ón
Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembr
e Enero
Definición del Proceso de este año
En paralelo
Éxito Fracaso del Proceso
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Reflexiones iniciales

• La definición del proceso no debe ser un ANÁLISIS
  DE LABORATORIO

Si queremos que el seguimiento del presupuesto
aporte información VALIDA, no puede desarrollarse
de espaldas al usuario Debería utilizarse como
EXCUSA para definir con los responsables de
Negocio cuáles son las variables génesis
Bases de los Modelos Presupuestarios
Responsa-bles Negocio/Área
Magnitudes a seguir
Creación Modelos Presupuestarios
Presupuestación
Seguimiento que aporta VALOR
Planificación y Presupuestación
Identificación variables génesis
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Características básicas en los modelos de
Presupuestación

• No existe ningún MODELO DE PRESUPUESTACIÓN que
  sea mejor que el resto - son una traslación de
  los SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN al ámbito
  presupuestario

Planificación Estratégica
Simulación Proyecciones
Planes de Negocio
Presupuestos
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GESTION DEL CAMBIO Coherencia del modelo
Análisis y comparación entre el modelo analítico
del ERP y el modelo presupuestario
ERP
MODELO PRESUPUESTARIO
Empresa
Empresa

1. Empresa
2. Direcciones
3. Destinos
4. Fábricas
5. Dep. RRHH ()

Centro Coste
Dependen-cia

1. Oficinas centrales
2. Fábricas (3)
3. DIT
4. Servicios Centrales FM
5. Viveros

1. Pto Celulos y Energía
2. Actividad y pto forestal
3. CV y CF celulosa

Producto
Centro Coste

1. Algunos deptos fábrica
2. Valores SSCC y FM
3. Pples dptos/activ. Forestal

Cuenta

1. Financiero (1 a 2)
2. Analítica (3)
3. G (4 Estadísticos)
4. Carta analítica
5. Actuación Patrimonial
6. Margen de Contribución

Cuenta

1. Financiero (1 a 7)
2. Analítica (9)

Auxiliar 1

1. Productos celulosa
2. Destino-pto forestal
3. Bancos
4. Conceptos coste Celulosa

Mercado Ajustes Interco División Proyecto
Auxiliar 2

1. Coste fijo celulosa
2. Coste variable celulosa
3. Actividades forestal
4. Gastos venta celulosa

13
Qué distingue a las compañías de éxito?
Empresas de Alto Rendimiento
Ganador
Débil
Acertada Visión Estratégica
Acertada Visión Estratégica
Mala Implantación
Buena Implantación
Visión
Conservador
Perdedor
Mala Visión Estratégica
Mala Visión Estratégica
Mala Implantación
Buena Implantación
Gestión del desempeño
Planificar Medir Decidir
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Alineamiento estratégico de los Presupuestos
Presupuestos
Plan Estratégico

• Más extenso
• A 1 año

• Variables fundamentales
• 3 años

Que suelen hacer bien las organizaciones...
Que no hacen tan bien ...

• Definición de la Alta Dirección de la evolución
  esperada de las magnitudes fundamentales del
  negocio
• Transmisión hacia abajo de esos objetivos
• Asegurar que los presupuestos responden en el
  corto plazo con esos objetivos a medio y largo
  plazo

• Trasladar sus planteamientos estratégicos a un
  conjunto de variables que integren toda la
  organización
• Muy centrados en la Evolución de Negocio y menos
  en Procesos de Gestión Interna, Cliente y
  formación
• No todas las áreas de responsabilidad están
  alineadas

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CONTROL DE GESTION TRADICIONAL Exceldependientes

• Falta de control
• Fuentes de datos inconsistentes
• Doble captura de los datos
• Díficil colaboración multi-usuario
• Análisis
• Modelización
• Planificación
• Ciclo de presupuestación largo
• Mantenimiento elevado

Reporting
Modeliza- ción
Analisis
Planning
Hoja de cálculo
Económico- Finanicero
Ventas Marketing
RRHH
Producción
ORACLE
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CONTROL DE GESTION ACTUALIZADO Diseño conceptual
del MIS
Sector
Información Pública
Centro de Coste
Grupo Referencia
Cuota de mercado
INFORMES Mensuales
BALANCE GESTION
Mercado
Individuales /consolidado
Negocio
Información Común
Indicadores homogeneos
MIS
Resultados
CTA. RDOS. GESTION
Materias Primas
Individuales /consolidado
INFORMES Semanales
División A
Cliente
División B
Indicadores de Gestión y proceso
D. G. Financiera
Información Divisiones
Producto/ Servicio
D. G. Com./Logística
Seguimiento Presupuestario
Total Divisiones
D. G. RRHH
ID
D.G. Planif. y Control
INFORMES A MEDIDA
ALERTAS
PRESUPUESTACION
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Arquitectura
Planificación y Control
Base de datos Única
Cuadro de mando
Aplicaciones Business Performance Management
Resultados Presupuestación
Desarrollos a medida
Consolidación Contabilidad Auditorías
Planificación Modelización POAs UPAs Reporting
Plataforma BI
Oracle
DW
SCM
Meta4
CRM
18
CONTROL DE GESTION ACTUALIZADO Excel es una
herramienta más

• Una versión de la realidad
• Captura única de los datos
• Soporte multi-usuario
• Control centralizado
• Work flow del proceso presupuestario
• Ciclo de planificación y forecast más corto
• Mantenimiento más reducido

Base de Datos
Económico- Finanicero
Ventas Marketing
RRHH
DATA WAREHOUSE
ORACLE
19
RESULTADOS EN ENCE Comparativa de los modelos
Modelo básico
Modelo actualizado

• Basado en hoja Excel (aprox. 250-300 hojas
  básicas de imput/reporting y 10-15 versiones)
• Sin Work-flow del proceso presupuestario
• Información agregada por unidades de negocio
• Cálculos complejos con-tenidos en hojas Excel no
  centralizados y difícil simulación
• Presupuesto (3 meses)

• Tecnología web y reporting Excel (aprox. 50
  plantillas web de entrada datos, 50 hojas Excel
  de reporting y 3 versiones oficiales)
• Work-flow con fijación de responsabilidades
• Información escalar desde datos individuales a
  consolidados
• Cálculos controlados centraliza-damente y
  utilización de funcio-nalidades estándar para
  repartos
• Presupuesto más fiable y accesible

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CONTROL DE GESTION ACTUALIZADO Actores más
implicados
Datos en tiempo real
Datos en tiempo real
Datos en tiempo real
Datos en tiempo real
Datos en tiempo real
Real-Time Data
Capacidad fijada
Incremento ventas
Cumplir demanda
Respuesta a las necesidades
Contratación personal
Mayor cash flow
LA COORDINACIÓN DE TODA LA EMPRESA SE ALCANZA
UTILIZANDO UNA PLATAFORMA INTEGRADA
Los resultados ?

• Todos los departamentos discuten las mismas
  cifras
• Los fondos son utilizados eficientemente
• Los recursos están coordinados, a lo largo de
  toda la cadena corporativa

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Valor que aporta a Ence

1. Único entorno de trabajo para resolver
   problemáticas varias (real conso-, presupuesto
   conso-, semanal) con acceso personalizado vía
   web a una base de datos única
2. Aseguramos la consistencia del modelo
   Real/POAPM/Semanal al utilizar los mismos
   indicadores compartidos en los tres escenarios
3. Mismos usuarios accediendo a los tres escenarios
   de datos con seguridades. Curva de aprendizaje
   rápida dentro del Grupo
4. Workflow que facilita la monitorización del
   proceso de cierre y presupuesto
5. Multidimensionalidad que permite analizar la
   información desde todos los puntos de vista que
   necesitemos
6. Reporting que nace de una única fuente.
   Posibilidad de enriquecer el reporting de cada
   sociedad además de cumplir las exigencias de
   Grupo
7. Interface de datos procedentes de Oracle

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Entorno único
Aplicación diseñada para el seguimiento de los
datos reales, incluyendo la conversión de divisa,
consolidación según PGC y ajustes IAS
Planificación y Control
Base de Datos Única
Cuadro de Mando
Resultados Presupuestación
Desarrollos a medida
Consolidación Contabilidad Auditorías
Planificación Modelización POAs UPAs Reporting
Oracle
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Entorno único
Aplicación diseñada para la gestión del POAPM
Aplicación que recoge los indicadores operativos
del reporting de Ence
Planificación y Control
Cuadro de Mando
Resultados Presupuestación
Desarrollos a medida
Consolidación Contabilidad Auditorías
Planificación Modelización POAs UPAs Reporting
Aplicación que recoge la evolución semanal de los
indicadores más significativos del Grupo
Oracle
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Evolución Futura- Ejemplo de Comercial
Aplicación para seguimiento presupuestario por
cliente así como variables económicas, logísticas
(puerto, incoterm,..),
Comercial
Planificación y Control
Base de datos Única
Cuadro de Mando
Resultados Presupuestación
Desarrollos a medida
Consolidación Contabilidad Auditorías
Planificación Modelización POAs UPAs Reporting
DW
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Consistencia
Visibilidad evolutiva en la misma pantalla
Dato único, bloqueo de cierre mensual,...
26
Workflow

• Diferentes estados dentro del ciclo de reporting
  que permiten a los usuarios que se encuentran en
  las cabeceras estar informados de los avances de
  sus entidades dependientes

• Estados del
• Work-flow
• Not started
• Work in progress
• Incomplete
• Ready
• Locked

27
Reporting
28
Reporting
/MWh
/MWh
Ver Cuadro
29
Trazabilidad Ppto. conso
Datos agregados IAS
Datos agregados PGC
Datos individuales
30
Ajustes IAS

• Detalle para cada IAS de los ajustes realizados
  desde PGC a nivel de Grupo (preparado el
  desarrollo para hacerlo por cada División)

31
Conversión

• En una plantilla indicamos los tipos de cierre y
  medios por entidad y período

• Además indicaremos por sociedad y período los
  tipos de adiciones de inmovilizado y fondos
  propios

32
Controles
33
GESTION DEL CAMBIO Objetivo Final
Monitorizar el Rendimiento
Alinear Estrategia y Acción
Planificación Dinámica
Buen Gobierno Corporativo NIC 2005 .
Expectivas de los Accionistas
Resultados Publicados
Cumplimiento