Administracin en Equipo

1
Administración en Equipo Metodología
E-Management de
2
Motivación

• Problema de la Gerencia contaminación
  electrónica (cientos de e-mails, reportes no
  leídos, desorden, etc.).
• El conocimiento del negocio surge en niveles
  jerárquicos donde se produce el contacto con el
  cliente.
• Los S.I. tradicionales fallan en transmitir el
  conocimiento del negocio a la gerencia.

3
Administración del Conocimiento(Knowledge
Management)

• Capturar, Almacenar, y Recuperar...
• ...en forma Sistemática e Inteligente...
• ...el Conocimiento Acumulado de la Empresa,...
• ...a fin de Agregar Valor a su Gestión.

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CASO DE APLICACIÓN
Un día típico de una Empresa cualquiera ...
5
Describiendo la Situación

• Un Cliente (Interno/Externo) le llama solicitando
  que tome una resolución sobre su situación 1020
  AM
• Usted anota su solicitud en su taco, y le dice
  que le llamará de vuelta en una media hora más
  ... 1025 AM
• Luego, Usted revisa mentalmente la información
  requerida para atender la solicitud 1027 AM
• Comienza a reunir la información pero ...
• ... se da cuenta que necesita un documento
  generado con MS Word. Por lo tanto, ingresa a MS
  Word, lo busca en el directorio usual, pero no
  lo encuentra 1039 AM
• Luego piensa que podría hallar una copia impresa
  en el Kárdex, pero cuando se dirige a él, un
  colega le recuerda que le debe cierta información
  que le prometió con anterioridad ... Luego de
  transar con él, le deja ir 1047 AM

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Describiendo la Situación (Cont.)

• Afortunadamente encuentra la copia del documento
  en el Kárdex 1052 AM
• Saca una copia y lo devuelve a su lugar en el
  Kárdex 1058 AM
• Con copia en mano, vuelve a su escritorio para
  realizar su análisis 1102 AM
• Luego de leer detenidamente el documento, se da
  cuenta de que no es el que necesita 1110 AM
• Piensa mientras se prepara un café y deduce que
  el documento requerido lo podría haber generado
  su colega 1117 AM
• Llama a su colega y le solicita ayuda 1120 AM
• Tuvo suerte nuevamente, su colega estaba
  desocupado éste lo atiende, encuentra el
  documento en su PC, le imprime una copia y Usted
  va por ella a la impresora grupal 1128 AM

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Describiendo la Situación (Cont.)

• Espera que la impresora termine de imprimir la
  propuesta de uno de sus colegas. Afortunadamento
  sólo faltaban dos páginas de 48 ...
• Toma su copia, se va a su escritorio leyéndola...
  Luego de pensar un rato, resuelve sobre la
  solicitud, y procede a escribir un fax de
  respuesta 1155 PM
• Ahora guarda su fax en el directorio oficial y
  también guarda una copia en el disco duro de su
  PC por si acaso 1200 PM
• Luego llama a su cliente pero no lo encuentra.
  Entonces le deja un voice mail para que le
  llame de vuelta 1205 PM
• Tuvo suerte al cabo de unos minutos, y antes de
  que se dedicara a otro tema, su cliente le
  devuelven el llamado, pero éste le dice que
  existía otro documento posterior al que Usted
  hizo referencia, así que vuelve a fojas cero ...
  1210 PM

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Describiendo la Situación (Cont.)

• Luego de realizar un ciclo completo nuevamente
  (solicitar otro archivo a su colega, copiarlo a
  la red, imprimir una copia, analizar, resolver,
  corregir fax creado, imprimir fax modificado)
  Usted está listo(a) para llamar a su cliente
  1240 PM
• Descansa antes de llamar a su cliente 1245
  PM
• Llama a su cliente y por suerte le encuentra al
  primer intento le cuenta sobre su resolución, su
  cliente le confirma que es lo que necesita y le
  agradece. Usted le notifica que le mandará el Fax
  con la resolución final 1250 PM
• Después de un respiro, Usted nota que su telefóno
  tiene encendido el indicador de correo de voz,
  pero decide almorzar antes de revisar su correo y
  piensa para sí Qué mañana más ocupada! 1255
  PM
• Todo se inició a las 1020 AM gt Necesitó más de
  2 horas y media para atender a un Cliente!

9
Cómo se manejaría esta situación con
E-Management ?...
10
Qué sucedería si ...?

• Los faxes, cartas, e-mails y toda la
  documentación se almacenara en UNA SÓLA Base de
  Documentos Infobase

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Qué sucedería si ...?

• Los faxes, cartas, e-mails y toda la
  documentación se almacenara en UNA SÓLA Base de
  Documentos Infobase

12
Qué sucedería si ...?

• Pudiera realizar búsquedas en la Infobase de su
  Oficina obteniendo resultados instantáneos sobre
  el documento relevante, y su ubicación exacta

13
Qué sucedería si ...?

• Pudiera realizar búsquedas en la Infobase de su
  Oficina obteniendo resultados instantáneos sobre
  el documento relevante, y su ubicación exacta

14
Qué sucedería si ...?

• Pudiera realizar anotaciones al margen de sus
  documentos, en cualquier párrafo, combinadas con
  códigos de colores que permiten facilitar el
  trabajo en equipo, en forma más efectiva que el
  correo electrónico

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Qué sucedería si ...?

• Pudiera realizar anotaciones al margen de sus
  documentos, en cualquier párrafo, combinadas con
  códigos de colores que permiten facilitar el
  trabajo en equipo, en forma más efectiva que el
  correo electrónico

16
Qué sucedería si ...?

• ... o pudiera recuperar todas las acciones que
  sus colegas requieren de Usted en forma rápida y
  fácil

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Qué sucedería si ...?

• ... o pudiera recuperar todas las acciones que
  sus colegas requieren de Usted en forma rápida y
  fácil

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Sucedería que para la consulta del cliente que
tomó más de 2,5 horas

• Se demoraría 5 segundos en buscar sobre todos los
  documentos candidatos, y obtener una selección
  previa.
• Se demoraría otros 2 a 3 minutos en leer los
  párrafos precisos y determinar cuál es el
  documento relevante.
• Se demoraría otros 5 a 10 minutos en crear el fax
  y almacenarlo en donde está TODA la información
  asociada a su Cliente Infobase de E-Management.
• En resumen podría atender el requerimiento de su
  cliente en 7-14 minutos!, es decir Una
  reducción del 90 - 95 respecto del tiempo total
  actual!

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Otros Beneficios de E-Management

• Los Clientes Internos se auto atienden,
  liberando gran cantidad del tiempo que el
  personal destina hoy a atender requerimientos
  internos (entre el 20 y 50 del tiempo útil
  total diario).
• Ahora es posible resolver el requerimiento del
  cliente en el mismo momento en que llama,
  evitando interactuar dos o hasta tres veces con
  él debido a malos entendidos sobre el
  requerimiento.
• La empresa puede proyectar una imagen con
  profesionales de gran conocimiento y capacidad de
  respuesta casi instantánea.

20
E-ManagementReemplaza una Organización
Tradicional ...

• Que mantiene información dispersa, duplicada, y
  desactualizada, caracterizada por brindar un
  servicio lento hacia el Cliente interno/externo

21
E-Management... En una Organización ágil e
Inteligente

22
Cómo debo administrar el conocimiento de mi
Organización?

• Utilizando una Metodología de Trabajo ya probada
  por las empresas consultoras, pero optimizada de
  acuerdo a las capacidades que ofrecen las
  tecnologías actuales.
• Apoyándose en una Tecnología Apropiada ya
  probada, líder en su categoría, y estándar del
  mercado.

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La Propuesta de E-Consulting

• Fase I Análisis de Requerimientos y Procesos
  del Negocio.
• Fase II Instalación y configuración de
  Paperless Office (80 de funcionalidad ya
  operativa).
• Fase III Capacitación.
• Fase IV Desarrollo e Integración a Sistemas
  actuales (20 del esfuerzo).

24
Paperless Office de E-Consulting Más que un
Software !

• Ambiente Productivo
• Bajo Costo de Propiedad Total
• Plataforma Amigable al Usuario
• Provee Buena Relación Costo/Beneficio

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E - Consulting
Ofrece su metodología Administración en Equipo
junto a la plataforma Paperless Office para
implantar su Proyecto de E-Management

• Plazos Breves Típicamente 1 a 3 días para
  implantar un CRM/Centro de Llamados/Mesa de
  Ayuda.
• Bajo Riesgo Tecnología ya probada.
• Y a un Precio conveniente.

26
www.e-market.cl