MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS PARA MUNICIPALIDADES

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOSPARA
MUNICIPALIDADES
PUENTE DE LOS SUSPIROS

• PONENTE
• DALILA CALLE CASTILLO

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• Los gobiernos locales son entidades básicas de
  organización territorial del Estado y canales
  inmediatos de participación... promueven el
  desarrollo integral, sostenible y armónico de su
  circunscripción.
• Las primeras células de organización
  social, donde confluye el vecino con su municipio
  y dentro de esta simbiosis encontramos los
  Archivos como sustento de la gestión, y
  facilitando la información que el vecino
  requiere.

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• Tiene como principios la participación ciudadana,
  transparencia, gestión moderna y rendición de
  cuentas, inclusión, eficiencia, eficacia,
  equidad, imparcialidad y neutralidad,
  subsidiariedad, consistencia con las políticas
  nacionales.
• Esta transparencia, modernidad, eficiencia,
  imparcialidad, neutralidad, se demuestra y
  queda plasmada en los documentos los que
  constituyen el Archivo.

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• Están sujetos a las leyes y disposiciones que, de
  manera general así como a las normas técnicas
  referidas a los servicios y bienes públicos, y a
  los sistemas administrativos del Estado que por
  su naturaleza son de observancia y cumplimiento
  obligatorio.
• En este contexto ubicamos las normas del
  Sistema Nacional de Archivo, como
• EL Manual de Procedimientos
• para Municipalidades.

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• El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS es una herramienta
  que sirve como soporte técnico operativo en la
  ejecución de las actividades archivísticas.
• Su aplicación dependerá de la decisión en parte
  de autoridades y funcionarios pero básicamente
  del responsable de Archivo.
• Es un documento de vital importancia para la
  gestión en los archivos municipales.

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PROCEDIMIENTOS   De Transferencia de
Documentos.   De Organización de
Documentos   De Eliminación de Documentos   De
Servicios de Información.
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•  DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
• Descongestionar los archivos de gestión.
• Centralizar toda la documentación.
• Aprovechar espacios físicos, equipos y
  materiales
• Garantizar la integridad y la
  custodia del
• patrimonio
• Cómo, cuándo se realizan las transferencias.?

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TRANSFERENCIA DOCUMENTAL CÓMO?

• Normada, Planificada, coordinada, ordenada
• Por oficinas y por series, foliados íntegros
  tanto en soporte y contenido
• En Formularios debidamente llenados
• En unidades de archivamiento signadas.
• Correctamente inventariada.
• Determinar, los responsables de la transferencia

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TRANSFERENCIA DOCUMENTAL CUÁNDO.?

• Cuando así lo establezca la TGR vencidos los
  plazos de retención.
• Según un cronograma previamente definido.
  Transferir solo los que así lo ameritan.
• Formular las observaciones necesarias
  oportunamente.

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(No Transcript)
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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL a. Facilitar la
rápida recuperación de la información.
b. Establecer criterios uniformes c.
Mantener organizada de manera integral y
orgánica TRABAJAR EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
PLAZA CENTRAL
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PARQUE RAYMONDI

• CUADRO DE CLASIFICACION DEL FONDO DOCUMENTAL DE
  MUNICIPALIDADES
• COD TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL
• ASESORIA JURIDICA ( ASJU)
• 1 ASESORIA
• 2 DEFENSA MUNICIPAL
• 02.01 CIVIL
• 02.02 PENAL
• 02.03 ADMINISTRATIVA
• 02.04 TRIBUTARIA
• 02.05 LABORAL
• 3 CORRESPONDENCIA

CAMBIO POR PROCURADURÍA
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(No Transcript)
14
(No Transcript)
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MUNICIPALIDAD DE BARRANCO ADMINIST.
TRIBUTARIA LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO 2002-20
03 549

• Modelo

Signatura de una UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO CAJAS.
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ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
QUE ELIMINO COMO CUANDO?
Garantiza la eliminación de documentos
innecesarios y la conservación de los que
amerita. Descongestionar los archivos Aprovechar
bien los recursos materiales, equipos, y
potencial humano. El Jefe del Archivo Central es
responsable del proceso
AUTORIZADA EXPRESAMENTE POR EL ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
Conservar los documentos de valor permanente,
eliminar los de valor temporal
17
(No Transcript)
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MUNICIPALIDAD DE BARRANCO. UNIDAD DE TRAMITE
DOCUMENTARIO Y ARCHIVO CENTRAL

INVENTARIO DE ELIMINACIÓN 2006
19
MUNICIPALIDAD DE BARRANCO. UNIDAD DE TRAMITE
DOCUMENTARIO Y ARCHIVO CENTRAL

Barranco, 02 de diciembre del 2006. ..............
............................

..............................................
Presidente del CED.
Secretario
del CED. .......................................
......
...........................................
...... Representante de Ases. Legal
Sub
Gerencia de Tesorería
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SERVICIO DE INFORMACIÓN
PONER A DISPOSICIÓN DE LOS USUARIOS LA
INFORMACIÓN EN EL MOMENTO OPORTUNO garantizar el
uso adecuado del acervo documental, SERVICIO DE
CALIDAD SATISFACCIÓN DEL USUARIO
CONSULTA PRESTAMO REPROGRAFÍA
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NORMADO. REGULADO ACCESIBILIDAD quines tienen
derecho REQUISITOS costos, tiempo,
cantidad. establecidos en el TUPA Proteger la
intimidad de las personas Secreto
tributario. Secreto comercial. Secreto
profesional.
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LA FORMULA DEL ARCHIVO EFICIENTE
DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN CALIDAD DE SERVICIO
A R C H I V O
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133 Aniversario 1874-2007
Exposición Documental oct. 2007
24
SALA DE EXPOSICIONES Y LECTURA.
REPOSITORIOS
25

• MUCHAS GRACIAS.
• dgcc001_at_yahoo.es