Espaol Comercial

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Español Comercial
FLSP 4310

• EC, Capítulo 6La oficina

Primavera de 2003
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Sistemas y equipos de la oficina moderna

• Por qué es importante el concepto de renovarse
  o morir en el contexto comercial?

La empresa que no se prepara para la diversidad y
la rapidez de los cambios tecnológicos, y su
efecto en la estructura y en los valores sociales
del siglo veintiuno , se dirige hacia un fracaso
casi seguro. La meta principal de tener una
oficina Proveer un lugar físico y el ambiente
necesarios para poder planear y realizar la
administración óptima de una empresa.
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Sistemas y equipos de la oficina moderna

• En la oficina, hay que
• planear
• dividir el trabajo
• desarrollar la capacidad de recibir y procesar
  información (Seleccionar la más valiosa y
  registrar, adaptar, archivar y transformarla,
  siempre con el propósito de poder tomar la mejor
  decisión comercial posible)
• Los datos (facts, pieces of information) que se
  comunican pueden se en forma de cifras (number,
  digit, code), números, gráficos o texto la
  comunicación puede ser escrita, oral o visual.

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Sistemas y equipos de la oficina moderna

• Efectos de los avances tecnológicos en la
  oficina
• Han aumentado la cantidad de información y datos
  que se puede recibir, procesar o archivar.
• Han acelerado la velocidad con la cual pueden
  hacerlo.
• Han podido reducir la gran cantidad de papeleo.
• Han desarrollado más flexibilidad de comunicación
  inmediata entre estaciones de trabajo (a causa de
  la compatibilidad entre las diferentes redes de
  comunicación electrónica).

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Sistemas y equipos de la oficina moderna

• La computadora (el ordenador en España)
• Ha facilitado el procesamiento de información
  compleja con rapidez y precisión.
• Requiere menos espacio para su alojamiento.
• La empresa se puede dedicar a otros asuntos más
  creativos y productivos.
• Antes de comprar un sistema de computación, hay
  que considerar
• El precio del equipo y su instalación.
• Los objetivos deseados.
• Los problemas que pueden resultar de una
  conversión al sistema electrónico.
• El costo de adiestrar (train) a los empleados.

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Sistemas y equipos de la oficina moderna

• Ventajas
• Simplificar, acelerar y administrar la producción
  de nuevos materiales.
• Controlar el proceso industrial y mantener el
  inventario de los bienes en existencia.
• Ayudar al gerente a calcular los resultados que
  pueden esperarse al tomar ciertas decisiones
  (pronosticar)
• Preparar la nómina (payroll), las facturas y los
  informes.
• Se puede recibir y procesar información en las
  siguientes categorías voz, textos, datos,
  gráficos

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Sistemas y equipos de la oficina moderna

• Hay que tener el software apropiado el conjunto
  o soporte lógico para el procesamiento de
  información.
• El hardware es el equipo físico.
• Componentes de una computadora
• el teclado, el ratón, un modem telefónico,
  monitor (pantalla), impresoras de tipo láser o de
  chorro o inyección de tinta.
• Funciones de una computadora
• el procesamiento de datos y textos (data and word
  processing)
• la hoja de cálculo (spread sheet)
• la esquematización (diagrams)
• el correo electrónico

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Sistemas y equipos de la oficina moderna

• Otras máquinas en la oficina
• Máquinas de escribir electrónicas.
• Computadoras dedicadas a una sola tarea.
• Fotocopiadora (separación, ordenación,
  engrapamiento).
• El fax (hecho posible por la reprografía).

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Sistemas y equipos de la oficina moderna
Otras cosas en una oficina (no han cambiado
mucho)
escritorio con cajones (drawers), efectos de
escritorio, sillas (fijas y giratorias), sillones
o butacas, estantes para libros o manuales,
archivos con carpetas
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Sistemas y equipos de la oficina moderna

• La comunicación Se han mejorado las
  comunicaciones por medio de los satélites y la
  fibra óptica
• Hay dos tipos de comunicación
• Comunicación externa entre la compañía y sus
  clientes.
• Comunicación interna entre los empleados.
• También puede ser oral o escrita.
• Comunicación telefónica menos formal, inmediata,
  se confirma con una carta, fax, correo
  electrónico.
• Correspondencia escrita más lenta pero más
  formal, existe un documento real para comprobar
  (guardar copias).

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Sistemas y equipos de la oficina moderna

• El gerente contemporáneo tiene más libertad de
  trabajar donde y cuando quiera
• Dispone del teléfono celular, la televisión por
  cable, el fax, el correo auditivo, el contestador
  automático, la computadora portátil, la internet
  (teleconmutadores o trabajadores a distancia
  personas que trabajan en casa y su único contacto
  con la oficina central es por medio de teléfono o
  computadora)
• Comunicación en la oficina (tampoco ha cambiado
  mucho)
• Comunicación oral sumergida (el chisme).
• Comunicación escrita memorándum, el tablón o
  tablero de anuncios, cartas, otros documentos.

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Sistemas y equipos de la oficina moderna
Posibilidad de falta de comunicación en la
oficina 1. La interpretación errónea que se le
dé a una comunicación a causa de la semántica,
del significado de una palabra o símbolo. 2. La
diferencia entre niveles, por ejemplo, entre la
gerencia y los funcionarios. 3. La falta de una
comunicación clara entre diferentes
departamentos. 4. La diferencia en el uso de la
jerga profesional. 5. La diferencia en la
formación cultural o intelectual de los
individuos, y la existencia de estereotipos. 6. La
competencia y falta de confianza entre los
empleados. 7. La interpretación errónea de la
comunicación visual los gestos, las expresiones
faciales y las posturas del cuerpo. 8. La
interpretación errónea del paralenguaje
comunicado por la voz humana el tono, el
suspiro, el gruñido, etc.
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Fin de esta sección