Ingeniera del Software III

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Flujos de trabajo

• Ingeniería del Software III
• Gabriel Buades
• Febrero 1.998

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Work Flow - Índice

• Concepto de Work Flow
• Elementos Work Flow
• Proceso de análisis
• Proceso de diseño

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Concepto Work Flow

• Objetivos S.I. tradicional
• Mejorar la productividad
• Aumentar la calidad del trabajo
• Reducir costes
• Ámbito de un S.I. tradicional
• Modelo de datos
• Funciones independientes
• Limitaciones asociadas
• No contempla los procedimientos, organización y
  métodos de trabajo del sistema real

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Concepto Work Flow

• Problemas derivados de la ausencia de estudio de
  los procedimientos organizativos
• Necesidad de adaptar los procedimientos
  organizativos al sistema de información
• Posibilidad de conflicto entre los procedimientos
  organizativos y los módulos funcionales
• Falta de control sobre las actividades de la
  organización como un todo

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Concepto Work Flow

• Definición
• Una aplicación de Flujos de Trabajo (WorkFlow)
  automatizar la secuencia de acciones, actividades
  o tareas utilizadas para la ejecución del
  proceso, incluyendo el seguimiento del estado de
  cada una de sus etapas y la aportación de las
  herramientas necesarias para gestionarlo.

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Concepto Work Flow

• Objetivos de un sistema de Work Flow
• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y
  organización en el sistema de información
• Establecer los mecanismos de control y
  seguimiento de los procedimientos organizativos
• Independizar el método y flujo de trabajo de las
  personas que lo ejecutan
• Facilitar la movilidad del personal
• Soportar procesos de reingeniería de negocio

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Concepto Work Flow

• Se pueden distinguir tres tipos de actividad
• Actividades colaborativas Un conjunto de
  usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de
  datos para obtener un resultado común. Tiene
  entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí
  mismo.
• Actividades cooperativas Un conjunto de usuarios
  trabajan sobre su propio conjunto particular,
  estableciendo los mecanismos de cooperación entre
  ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de
  ellos si no es visto desde el punto de vista
  global del resultado final.
• Actividades de coordinación

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Concepto Work Flow
Base datos compartida
Coordinación
Colaboración
Flujos de trabajo
Conferencia electrónica
Infraestructura Groupware
Entorno desarrollo
Correo electrónico
Comunicación
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Elementos Work Flow

• Infraestructura necesaria
• Comunicación mediante herramientas de mensajería
  electrónica
• Colaboración en entornos de trabajo con
  información y recursos compartidos
• Coordinación de ambos entornos de trabajo en una
  herramienta de trabajo global

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Elementos WorkFlow

• Tecnologías necesarias
• Contenedor dinámico de objetos
• Modelo de acceso y distribución de la información
• Infraestructura para el desarrollo de
  aplicaciones y procesos de negocio
• Integración de recursos externos
• No vinculación a una sola plataforma
• Movilidad
• Aplicaciones interempresariales

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Elementos Work Flow

• Elementos S.I. tradicional
• Entidades, Funciones, Flujos de datos, Tablas,
  Módulos, Columnas, etc.
• Elementos S.I. Work Flow
• Procesos
• Rutas
• Reglas
• Roles
• Políticas

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Elementos Workflow
Definición proceso
API Workflow
Herramientas monitorización y gestión
Otros motores
Motor WorkFlow
Aplicación Cliente Work Flow
Aplicación Invocada
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Elementos Work Flow

• Fabricantes de entornos de gestión de flujos de
  trabajo
• Action Technologies
• FileNet
• IA
• IBM
• KeyFile
• Recognition International
• View Star

Sema Group Xerox Wang Laboratories
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Fase de análisis

• Lista de unidades de negocio
• Lista de roles
• Lista de procesos de negocio
• Análisis de procesos de negocio
• Rutas
• Reglas
• Roles implicados
• Políticas
• Eventos

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Análisis de procesos de negocio

• Diagrama de flujo de procesos

Actividad
Unidad
Role
Estado proceso
Evento
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Finalización fase de análisis

• Asociación de roles con cada uno de los estados
  del proceso
• Relacionar actividades de los procesos con
  funciones de bajo nivel de los DFD,s
• Relacionar información tratada en los procesos de
  negocio con los conjuntos de datos de los DFD,s

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Fase de diseño

• Diseño de datos
• Diseño de procesos
• Diseño de flujos de trabajo
• Selección de plataforma
• Desarrollo propio
• Adquisición de un entorno de desarrollo de
  aplicaciones de Work Flow
• Elementos de referencia Número de aplicaciones a
  integrar y tecnología sobre las que se sustentan

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Fase de diseño

• Diseño de flujos de trabajo
• Identificación de actividades
• Módulos que deben lanzar
• Acciones automáticas a realizar
• Información a presentar al usuario
• Diseño de pantalla
• Identificación de eventos
• Módulos que deben originar eventos
• Análisis de eventos automáticos
• Aspectos de seguridad
• Herramientas de control y umbral de escalado

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Fase de diseño

• Ficha de proceso
• Identificación del proceso
• Objetivos
• Responsable
• Diagrama de flujo de actividades
• Información asociada a la instancia del proceso
• Elemento de información
• Descripción
• Atributo, tabla y base de datos asociada
• Acciones asociadas a la instancia del proceso

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Fase de diseño

• Ficha de actividad
• Código de actividad
• Descripción
• Periodicidad
• Roles que la llevan a cabo
• Información a visualizar
• Módulos a lanzar
• Aplicación
• Identificación del módulo
• Método de llamada
• Parámetros a pasar

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Fase de diseño

• Ficha de actividad
• Rutas
• Identificador de ruta
• Tipo de ruta Automática, Manual o Escalado
• Condición para enrutamiento automático
• Condición necesaria para poder enrutar el proceso
• Acciones a ejecutar al enrutar el proceso
• Estado destinatario

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Implementación de un Workflow

• Ingeniería del Software III
• Gabriel Buades
• Febrero 1.999

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Contenido

• Descripción sistema objetivo
• Cuaderno de carga
• Guía de implementación

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Descripción del sistema
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Inventario de eventos

• Inicio de expediente
• 30 días sin propuesta
• 60 días sin firmar contrato

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Inventario de estados

• Inicial
• PropuestaInterventor
• Rechazado
• Aceptado
• ElevaPropuestaCentral
• NotificadoCliente
• Firmado
• FinConcedido
• FinDenegado

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Ficha de eventos
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Ficha de eventos
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Ficha de Actividades
30
Ficha de Actividades
31
Ficha de Actividades
32
Ficha de Actividades
33
Ficha de Actividades
34
Ficha de Actividades
35
Ficha de Actividades
36
Ficha de Actividades
37
Ficha de Actividades
38
Ficha de Actividades
39
Ficha de Actividades
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Ficha de Actividades
41
Ficha de Actividades
42
Ficha de Actividades
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Guía de implementación

• Workflow
• Se implementa mediante un documento Notes, el
  cual va siendo rellenado por cada uno de los
  interlocutores.
• Se mantedrán siempre los siguientes campos
• Creador y fecha del Workflow
• Persona asiganda y fecha del mismo. Se
  almacenarán sobre un campo de tipo Autor, para
  garantizar que sólo éstas personas actúan sobre
  el WorkFlow
• Personas con acceso al expediente. Se almacenará
  sobre unt campo de tipo Lector
• Estado del expediente

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Guía de implementación

• Estado del WorkFlow
• Se implementan como distintos formularios sobre
  el mismo documento.
• En cada formulario se podrán ocultar o eliminar
  aquellos campos que no sean relevantes, creando
  los que sean necesarios.
• Solamente el documento correspondiente al estado
  inicial podrá ser creado de forma directa, o a
  través de los menús.
• Se debe mantener en el documento un campo
  histórico de todas las transiciones de estado
  producidas en el mismo

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Guía de implementación

• Actividades
• Las actividades se implementarán como acciones
  asociadas sobre el documento (estado), de tal
  forma que se realizarán todas las comprobaciones
  y acciones precisas al pulsar o seleccionar dicha
  acción.
• Se marcarán como acciones adicionales, las
  aplicaciones con las cuales se deba integrar de
  forma manual.
• Cada actividad actualizará los campos de persona
  asignada, lectores, estado, formulario asociado e
  historia de estados

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Guía de implementación

• Eventos
• Se deben implementar como agentes, los cuales se
  ejecutarán, bien de forma planificada, o bien de
  forma manual.
• Se deben tener siempre en cuenta agentes
  especiales para resolver situaciones de bloqueos
  organizativos, tales como la asignación de una
  tarea a alguien que está de vacaciones o a un
  puesto de trabajo extinguido. Si una tarea lleva
  demasiado tiempo en un estado, deberá ser
  escalada al administrador del WorkFlow

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Guía de implementación

• Roles
• Se implementarán mediante Grupos de usuarios,
  reflejados en el registro de nombres del sistema
  (names.nsf)