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CENTRO EMPRESARIAL MÉXICO UE presenta Cómo
participar con éxito en ferias internacionales

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
Contenido
Pag.
A. Introducción al mundo ferial
03 B. El poder de las ferias en el marketing
mix 04 C. Antes de participar en una feria
05 D. Información previa a exponer
en una feria 06 E. Planificación de la
participación en una feria 07 F. Diseño y
construcción de stands 08 G. Publicidad y
prensa 09 H. Logística 09 I. Personal
de atención de stands 09 J. Actuaciones
post-feria 09 K. Evaluación del resultado de
participación en una feria 09
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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
A. Introducción al mundo ferial

• Qué es una feria?
• Ferias y otros eventos internacionales
• Los protagonistas de la Feria
• Ámbito y clasificación de las Ferias
• Estadísticas feriales Principales parámetros a
  considerar

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
A. Introducción al mundo ferial

• Qué es una feria?
• Concepto
• Punto de encuentro de oferta y demanda
  coincidiendo en lugar y fecha para optimizar las
  cuentas de las empresas.

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales

• Funciones
• Comercial
• incrementar el volumen de negocio para
  expositores y visitantes
• contribución a la ampliación del mercado
• info sobre la competencia
• Info sobre cómo adecuar el producto al mercado
• Publicidad y presencia en el mercado
• Las empresas que participan en ferias son
  participantes activos en el mercado
• Nuevas tecnologías
• Las ferias son un vehículo de nuevas tecnologías
  y fomentan el desarrollo industrial del país
• Desarrollo local
• Las ferias estimulan la inversión en la
  infraestructura y el bienestar de la ciudad
• Intercambio cultural

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales

• Razones para exponer
• 1. Ganar cuota de mercado y reforzar una
  determinada imagen de marca de la forma más
  económica y eficiente.
• 2. Establecer una interacción directa entre
  comprador y vendedor, cara a cara.
• 3. Obtener un alto volumen de información en un
  corto plazo de tiempo.
• 4. Establecer contactos comerciales encontrarse
  con los clientes habituales y/o catar nuevos
  clientes.
• 5. Tomar el pulso al mercado y conocer las
  tendencias actuales y futuras.
• 6. Comprobar el grado de satisfacción de los
  clientes reales o potenciales respecto a nuestros
  productos y los de los competidores.
• 7. Obtener feedback inmediato en la introducción
  de nuevos productos y/o mejoras en los ya
  existentes.
• 8. Intimar con otros profesionales del sector
  para comentar problemas y nuevas tendencias.

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales

• ... Razones para exponer
• 9. Tener una idea clara acerca de la competencia
  Quién es y cuál es la posición de nuestra entidad
  con respecto a los demás. También poder conocer a
  los clientes de la competencia.
• 10. Participar en jornadas y actos paralelos que
  ayudan a evaluar la evolución y tendencias del
  mercado.
• 11. Oportunidad inmejorable para identificar
  posibles proveedores, subcontratistas,
  representantes, importadores y distribuidores.
• 12. Acelerar el proceso de decisión de compra.
• 13. Generar oportunidades de exportación. Las
  ferias proporcionan el acceso al mercado
  internacional al mejor precio y constituyen una
  auténtica plataforma en la estrategia de
  internacionalización de las empresas.
• 14. Investigar sobre la política de precios de
  nuestra entidad respecto a la competencia.
• 15. Contribuir a reforzar la imagen de la empresa.

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales

• Razones para visitar
• 1. Obtener información sobre novedades. Las
  ferias permiten asistir en directo a
  demostraciones y presentaciones de nuevos
  productos y/o servicios.
• 2. Pre-seleccionar a los vendedores que nos
  interesan y realizar compras cara a cara con el
  vendedor.
• 3. Comprobar directamente las características de
  los productos antes de la compra.
• 4. Comparar precios y condiciones entre toda la
  oferta especializada.
• 5. Solucionar problemas y discutir nuestras
  necesidades con el personal técnico.
• 6. Conocer las tendencias del sector.
• 7. Visitar a proveedores actuales y potenciales y
  comparar entre ellos.
• 8. Asistir a congresos, seminarios y actos
  paralelos.
• 9. Proyectar una determinada imagen de poder de
  compra.
• 10. Cambiar la imagen que el vendedor tiene de
  nuestra empresa.
• 11. Evaluar las posibilidades de una
  participación futura como expositor.

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
A. Introducción al mundo ferial

• Ferias y otros eventos internacionales
• Congresos
• World Trade Centers
• Work-shops

Fuente http//www.ufi.org
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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
A. Introducción al mundo ferial

• Los protagonistas de la feria
• Organizadores
• Proprietarios de los recintos feriales
• Organizaciones que alquilan recintos feriales
• Recintos feriales
• Industria ferial (design y montaje de stands,
  catering etc...)
• Expositores
• Visitantes

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
A. Introducción al mundo ferial

• Ámbito y clasificación de las ferias
• Según bienes expuestos (con o sin venta directa
  de los productos)
• Según cadencia de celebración (ocasional,
  semestral, anual, etc...)
• Según grado de especialización (en Europa,
  prevalecen las ferias altamente especializadas)
• Según origen de expositores y visitantes (local,
  nacional, inaternacional etc... (Para calcular el
  grado de internacionalidad de las ferias hay que
  tomar en cuenta los expositores directos
  extranjeros y la superficie)

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
A. Introducción al mundo ferial

• Estadísticas feriales Principales parámetros a
  considerar
• Superficie
• Bruto incluye los pasillos, áreas de registro
  etc...
• Neto espacio utilizado para exposición
• Expositores
• Directos Alquilan su propio Stand
• Indirectos Participan en pabellones colectivos
• Visitantes
• Profesionales
• Privados
• Estudiantes etc...
• Dónde obtener estadísticas fiables y comparables
  de las ferias en la Unión Europea?
• -- www.fkm.de -- Society for Voluntary Control
  of Fair and Exhibition Statistics

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Cómo participar con éxito en ferias
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B. El poder de las ferias en el marketing mix

• Las ferias venden
• Las ferias aceleran el proceso de compra
• Las ferias son más efectivas que otras
  herramientas de marketing

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
Fuente http//www.afe.es
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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
Fuente http//www.afe.es
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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
Fuente http//www.ufi.org/education/index.html
In 2004, gerentes de empresas industriales en
Alemania fueron invitados a evaluar cuales
herramientas de comunicación fueron los más
efectivos para alcanzar ciertas metas. La
clasificación de sus respuestas se sitúa entre
1exelente y 6muy poco efectivo. El gráfico
muestra los resultados de la comparación entre la
Participación en ferias y Publicidad clásica
. Fuente Messe Institut, Laubenheim 2004
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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
C. Antes de participar en una feria

• La decisión de exponer
• Tipos de ferias cómo seleccionar la feria
  adecuada

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
C. Antes de participar en una feria

• La decisión de exponer
• Estrategia de marketing
• Exponer en una feria es parte de una estrategia
  empresarial más amplia
• de imagen y visibilidad
• de comercio y nuevos mercados
• Decisión de exponer en una feria internacional
• Se trata de un mercado potencial para nuestro
  producto?
• Satisface nuestro producto las necesidades del
  mercado?
• Producimos lo suficiente o tenemos el potencial
  para satisfacer la demanda?
• Conocemos los problemas de comercialización, de
  aduana de toda el área de influencia de la feria?
• Es la feria la manera más eficaz para nuestro
  producto o hay otra herramienta de
  comercialización y publicidad?
• Cuál es la feria más adecuada?
• Cuánto nos a va costar? Cuánto estamos
  dispuestos a pagar? Me va a dar resultado
  positivo en mi balance?
• Cuánto tiempo estamos dispuestos a invertir?
  (tomar en cuenta el seguimiento post-feria)

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
C. Antes de participar en una feria

• Tipos de ferias cómo seleccionar la feria
  adecuada
• Fuentes de información
• -- www.ufi.org -- UFI (The Global Association of
  the Exhibition Industry)
• -- www.auma.de -- Asociación Alemana del Sector
  de Ferias y Exposiciones
• -- www.fkm.de -- Society for Voluntary Control of
  Fair and Exhibition Statistics
• -- www.afe.es -- Asociación de Ferias Españolas
• Sinopsis de aspectos necesarios al evaluar una
  feria
• Catálogo de las últimas ediciones de las ferias
  en consideración
• Productos expuestos
• Número y tipo de expositores, procedencia, si
  son exportadores directos o indirectos (datos
  sobre la cifra de ventas y exportaciones son
  insignificantes)
• Si la feria está o no sectorizada
• Datos referidos a los visitantes profesionales y
  no profesionales
• Datos de los visitantes internacionales
  desglosados por países
• Antigüedad de la feria
• Normas para la participación como visitante
  (indicio sobre la validez del número de
  visitantes profesionales)
• Costos de participación, espacio, servicios
  ofrecidos (montaje, mobiliario, catering...)
• Qué ferias competidoras existen? Cercanía,
  lugar, tiempo?
• Nota Las ferias serias deberían ofrecer esta
  información

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
D. Información previa a exponer en una feria

• Definición de los objetivos de la participación
• Información sobre el mercado
• Información de la feria

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
D. Información previa a exponer en una feria

• Definición de los objetivos de la participación
• definición de metas claras de la empresa
• Generación de contactos de venta
• Lanzamiento de nuevo producto
• Entrar en nuevo mercado
• Estudio de mercado
• Búsqueda de distribuidores
• Incremento de cuota de mercado
• Seguir presentando la empresa, promoción de
  contactos
• Incrementar la popularidad del producto
• Observar las actividades de la competencia
  (Benchmarking)
• Info para el establecimiento de una nueva
  estrategia comercial
• Identificación de la red comercial
  (representantes, distribuidores) y del personal
  de la empresa

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
D. Información previa a exponer en una feria

• Información sobre el mercado
• Acceso
• Restricciones aduaneras, impuestos, cupos,
  restricciones monetarias, reglamentos sanitarios
  y de seguridad....
• Potencial
• Valorar / Cuantificar el potencial del mercado
  (consumo del producto producción importación
  exportación), identificar los segmentos del
  mercado, categorías, tendencias del mercado...
• Competencia
• Producción, volumen, países incursionados,
  marcas, causa de su éxito...
• Requisitos
• Tendencias del mercado, gustos, envases,
  embalajes, normatividades y diseño...
• Transporte
• Oferta de transporte, regulaciones, logística...
• Canales de distribución
• Publicidad
• Diferentes formas de publicidad disponibles,
  códigos publicitarios, competencia

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
D. Información previa a exponer en una feria

• Información de la feria
• Fecha, lugar, nombre, organizador
• Disposición material, pabellones, distribución
• Costo alquiler, fechas límites de solicitudes
  (stand y salas conferencias)
• Servicios disponibles (electricidad, agua,
  conexión internet, alquiler mobiliario)
• Personal local
• Seguridad en la feria, seguros
• Materiales de promoción ofrecidos (catálogo de
  los expositores, fechas de envío de la
  información
• Servicios de relaciones con prensa
• Fechas límites de ingresar mercancía y mobiliario
  a los pabellones

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
E. Planificación de la participación en una feria

• Establecimiento del calendario
• Presupuesto
• Elección de los productos para la exposición

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
Fuente http//www.auma.de/download/Successful_pa
rticipation.pdf

• Establecimiento del calendario
• Preparativos básicos, reserva espacio, diseño y
  construcción, transporte
• Personal, definición de responsabilidades,
  actividades, promoción

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales

• Guía de preparación del presupuesto
• Stand, transporte, comunicación, seguros,
  personal, etc...

Fuente http//www.auma.de/download/Successful_pa
rticipation.pdf
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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
Fuente http//www.auma.de/download/Successful_par
ticipation.pdf
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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales

• Elección de los productos para la exposición
• En analogía al plan de marketing y los objetivos
  para la feria
• El programa de exposición (tamaño del stand,
  concepto, diseño etc...) se determina a través de
  las respuestas a las siguientes preguntas
• Puedo exponer toda la gama de productos, o tengo
  que seleccionar y buscar una solución de
  ilustración atractiva?
• Qué es absolutamente esencial de presentar?
• Qué es nuevo, mejorado, superior a la
  competencia?
• Qué necesita ser resaltado?
• Cuáles productos corresponden a las necesidades
  futuros de mi meta?
• Tomé en cuenta las tendencias actuales
  (económicas, técnicas)?
• Están revisados el diseño y el empaque?
• Tengo que fabricar modelos espaciales para la
  feria?
• Qué tengo que explicar en mis tableros,
  imágenes, videos?
• Puedo hacer demostraciones de mi producto en mi
  stand?
• Qué material auxiliar y operativo necesito
  (electricidad, gas, aire comprimido)
• Cuánto espacio necesito?

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
F. Diseño y construcción de stands

• Información para el diseñador del stand
• Espacio aire libre / cubierto
• Tipo de stand (ver plano)
• Altura permitida
• Equipamiento, conexiones
• Tamaño, pasillos, accesos al stand
• Ubicación dentro del flujo de visitantes
• Productos de exponer
• Número y funciones de personas que atienden en el
  stand
• Objetivos de la empresa
• Actividades en el stand (degustación,
  presentación de productos...)
• Presentaciones audiovisuales, musicales...
• Espacio para conversaciones individuales
• Registro de visitantes
• Espacio para material informativo y objetos
  personales del personal

Fuente http//www.auma.de
En el centro del diseño tiene que estar el
producto, todo el resto es de adorno
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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
G. Publicidad y prensa

• Identificación del público objetivo (a través de
  Cámaras de Comercio, Asociaciones catálogos de la
  feria de años anteriores...)
• Contactos personales
• Relación con la prensa (aprovechar de los medios
  ofrecidos por la feria, ej. buzones, entrevistas)
  
• Publicidad
• Establecer contactos previos a la feria
• Enviar mensaje motivador y promover el producto
• Ir preparados a la feria con notas de prensa y
  documentación necesaria

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
H. Logística

• Transporte (fechas límites reservaciones
  necesarias, embalajes...)
• Formalidades aduaneras (requisitos,
  documentación, facturas, permisos de embarque...)

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
I. Personal de atención de stands

• Personal competente es esencial y complementario
  al concepto del stand para un buen resultado en
  una feria.
• Elección del personal (de la empresa, contratados
  locales)
• Asignación de responsabilidades en el stand
• Tarjetas de visita
• Uniforme
• Actuación y reglas de conducta del personal
• (atentos, no sentados, distribución del material
  selectivamente...)

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
J. Actuaciones post-feria

• Análisis tarjetas devisita y fichas de los
  visitantes
• Cartas o correos de agradecimiento de visita al
  stand
• Informe de participación
• Productos e industrias de competencia
• Número de visitantes total y del propio stand
• Actividades durante la exposición
• Evaluación de contactos potenciales
• Resumen de clientes y pedidos efectivos atraídos
  en la feria

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Cómo participar con éxito en ferias
internacionales
K. Evaluación del resultado de participación en
una feria
Con el Medidor de Rentabilidad Ferial se pueden
calcular y evaluar, con relativamente poco
esfuerzo, tanto las participaciones en ferias ya
efectuadas como las planificadas. Este
instrumento justamente se dirige también a
empresas pequeñas y medianas. El Medidor de
Rentabilidad Ferial está a su disposición en
línea y podrá ser descargado gratis en --
www.auma-ferias.com --. La idea básica es que
los expositores se hagan primero una idea de los
objetivos que desean lograr, y a qué escala, y de
cómo pueden medir el logro de estos objetivos. El
valor útil de los objetivos cuantitativos se
determina calculando los costes que ocasionaría
el empleo de instrumentos de marketing
alternativos. Si una empresa quisiera lograr el
mismo número de contactos con nuevos clientes que
al participar en una feria tendría entonces que
aumentar el ya costoso despliegue de comerciales.
Los valores útiles calculados de esta manera para
cada uno de los objetivos en la feria son sumados
al valor útil cuantitativo de la participación en
la feria. El expositor, adicionalmente, deberá
valorar la importancia que le da al logro de los
objetivos cualitativos de la participación en la
feria como son, por ejemplo, estar presente en la
feria como acontecimiento clave del sector. El
valor de este tipo de objetivos es expresado en
por cientos de los gastos generales.
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Fuentes de información

• -- www.afe.es -- Asociación de Ferias
  Españolas(AFE )
• -- www.ufi.org -- Unión de Ferias
  Internacionales( UFI ).
• -- www.icex.es -- Instituto de Comercio Exterior
  ( ICEX )
• -- www.afida.org -- Asociación de Ferias
  Internacionales de América
• -- www.auma.de -- Asociación de Ferias de
  ALEMANIA (AUMA)
• -- www.m-averlag.com -- Trade Publishers for
  Fairs, Exhibitions and Conventions

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Centro Empresarial México UE Programa Integral
de Apoyo a Pequeñas y Medianas
Empresas Periférico Sur No. 4333 Planta Baja,
Ala Oriente Col. Jardines en la Montaña CP 14210
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