Diapositiva 1

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AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN Y LA MEDICIÓN
Instructor Dr. Diofante Acevedo Gamboa
2
Objetivo
Dar a conocer las fases metodológicas para
auditar el proceso, el sistema y los productos de
la planificación y medición de una unidad de
análisis e identificar las oportunidades de
mejora de sus procesos, sistemas, instrumentos y
técnicas con un enfoque preventivo.
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Objetivos de la aplicación metodológica
1. Desarrollar capacidades para vincular
sistémicamente los distintos elementos quie
conforman un sistema y proceso de planificación,
para su integración provechosa en el marco de la
gerencia del desempeño de la organización
2. Identificar las especificaciones de contenido,
estructura, interdependencia y redacción de los
distintos elementos de un determinado tipo de
plan.
3. Precisar las especificaciones de calidad de la
medición del desempeño asociadas al contenido de
un tipo de plan, que aseguren las posibilidades
de conocer antes, durante y después las
necesidades de mejora del desempeño.
4. Aplicar listas de chequeo (check lists) en
forma lógico-secuencial, que permitan cuantificar
el nivel de oportunidades de mejora de uno o más
aspectos de un determinado tipo de plan.
4
Cuáles son los aspectos que pueden ser
considerados en la auditoría de un Sistema de
Planificación y Medición en la organización?
5
(No Transcript)
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8. objetivos estratégicos
11. proyectos
10. resultados
12. relación plan-presupuesto
13. conocimiento en planificación
14. instrumentos y técnicas de planificación
7
15. evaluación de resultados
16. objetivos operativos
17. metas operativas
18. actividades (procesos)
19. retos de aumento o disminución de las metas
20. indicadores de gestión y resultados
21. acumulación de valores absolutos
8
22. cálculo de indicadors
23. normas y procedimientos de medición
24. evaluación de gestión y resultados
25. análisis e interpretación de indicadores
26. habilidades en análisis e interpretación
27. medios de presentación
28. fuentes de información
9
(No Transcript)
10
Cuál es el enfoque de AUDITORÍA en planificación
y medición del desempeño?
Tipo de Auditoría
Proceso de Planificación
Sistema de Planificación
Auditoría de Gestión
El Plan
Auditoría Operacional
Auditoría Financiera
CORRECTIVA
CORRECTIVA
CORRECTIVA
PREVENTIVA
PREVENTIVA
PREVENTIVA
Finalidad
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Qué UNIDAD la desarrolla?
a. Unidad de Planificación
b. Unidad de Auditoría Interna
c. Contraloría General de la República
d. Ministerio de Planificación y Desarrollo
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Cuál es el enfoque que caracteriza una
AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN Y MEDICIÓN?
PREVENCIÓN
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Existe respaldo legal para la realización de una
AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN y la MEDICIÓN
Artículos
Instrumento Legal
Observaciones
No.
U1
U2
U3
U4
U5
U5
U6
Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela
1
141
143
156
163
176
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República
2
2
4
14-9
23
25-7
42
46
Y otros
Ley Orgánica de la Administración Pública
3
1
Y otros
11
12
18
19
20
46
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Sobre
Simplificación de Procedimientos Administrativos
4
51
52-2-3
52-4
53
5
Ley Orgánica de Planificación
18
20
6
Ley Contra la Corrupción
12
62
El elemento proceso es mencionado en 14
instrumentos legales del país. Sin embargo, es al
que menos atención se le presta, ya que no está
institucionalizado como criterio de gestión. Si
atendiéramos este requerimiento, se estarían
dando los pasos para potenciar las capacidades de
respuesta de los entes públicos, e incrementar la
satisfacción colectiva.
7
8
9
10
11
12
13
14
15
14
qué puede hacerse peviamente?
4. Diseñar las LISTAS DE VERIFICACIÓN (check
lists) por cada elemento de PLANIFICACIÓN y
MEDICIÓN en forma lógico- secuencial
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Qué elementos de una META pueden ser auditados?
META
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Se requiere de conocimiento previo en
PLANIFICACIÓN y MEDICIÓN?
PLAN ESTRATÉGICO
PLAN OPERATIVO

1. Anticipación y diseño de futuros probables que se
   pueden dar, en vez de reaccionar al futuro que
   puede superar a la organización.
2. Implica crear visión competitiva de la
   organización en un horizonte de 2-4 años.
3. Se diseña para lograr una posición de la
   organización
4. Se elabora para revitalizar la misión de la
   organización.
5. Se anticipa y evalúa fortalezas, y debilidades,
   así como amenazas y oportunidades para lograr una
   posición deseada.
6. Se centra en aspectos de cambio, adaptación e
   innovación

1. Abarca ciclos presupuestarios de 12 meses y el
progreso de logros. 2. Aseguran que el día a
día, la actividad mensual y el logro representen
el progreso como apoyo a las metas estratégicas
de la organización. 3. La planificación
operativa cumple con los ciclos del año
fiscal. 4. Se enfoca en aspectos tales como
eficiencia, efectividad, procesos y
productividad. 5. Responden al cómo
institucional (esfuerzos mediante la conversión
inteligente de gente, presupuesto, tecnología,
espacio y materiales en bienes y servicios.
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1. Secuencia de metas
2. Meta según tipo de plan
Característica intralemento
3. Categoría de variable en la meta
4. Reto de aumento o disminución de la meta
5. Estimación del reto en la meta
6. Redacción de los elementos correctos
META
7. Redacción correcta de los elementos
8. Estimación del lapso de cumplimiento
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1. Sirve de soporte a la misión
Característica interelemento
2. Sirve de soporte al desempeño de la unidad
3. Es una fiel representación de un objetivo
4. Uniformidad de presentación
META
5. Meta a la que afecta
6. Meta que la afecta
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1.Formulada en forma participativa
2.Responsable del cumplimiento de la meta
3. Responsable de recolectar información
4. Grado de compromiso para cumplir la meta
5. Responsable de supervisar el cumplimiento de
la meta
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(No Transcript)
21
(No Transcript)
22
FIJACIÓN DE METAS
SMART
1. Cómo se redactan?
Specific
Measurable
1. Específicas
Attainable
2. Medibles
Relevant
3. Alcanzables
Timebound
4.a. Realísticas
4.b. Relevantes
5. Delimitado en el tiempo
...o gramática de la redacción de METAS
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Alinear INDICADORES a OBJETIVOS y METAS
Objetivo Asegurar la prosperidad de la gente
joven en nuestra comunidad
Meta Reducir el porcentaje de participación de
jóvenes en edad escolar en actividades riesgosas
dando a los indicadores un contexto
estratégico
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2. Cómo se clasifican según el MODELO LÓGICO?

• Metas de RESULTADOS (Efectos e Impactos)
• Dar apoyo a los ciudadanos con demencia de la
  tercera edad para que vivan en la comunidad.
• Proporcionar a los usuarios servicios de
  admisiones hospitalarias de emergencia.

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• Metas de PRODUCTOS
• Incrementar el número de horas de soporte a un
  mínimo de 8 por unidad por semana
• Reducir el número de camas residenciales para
  gente de la tercera edad en un 10 para el mes de
  Abril
• Reducir el promedio de veces de instalación y
  evaluación de equipos y adaptaciones de 6 a 2
  meses

• Metas de PROCESO
• Reducir el tiempo de atención a los pacientes del
  servicio de tarumatología
• Mejorar la actualización de datos de las
  Historias Médicas del servicio de pediatría
• Cumplir con el requerimiento de atención oportuna
  a los pacientes hospitalizados

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• Metas de INSUMOS
• Mantener el nivel de costos de las obras tipo a
  de acuerdo con el presupuesto establecido para el
  año 2009

• Metas de DEMANDAS
• Reducir el promedio de veces de instalación y
  evaluación de equipos y adaptaciones de 6 a 2
  meses

27
estructura previa de un Check List aplicado a
una META
28
Cuál es la estructura final de una LISTA DE
VERIFICACIÓN?
29
1. Unidad de Análisis
2. Tipo de Plan Estratégico y Operativo
4. Elemento MODALIDADES DE MEDICIÓN
3. Elemento No. S 29
5. Denominación del Proyecto
6. Soporte al plan
8. Fecha de Evaluación
7. Preparado por
12.Comentarios
13. Decisiones
11. No
10. Sí
9. Criterios
X
12 de los 15 indicadores carecen de patrones de
referencia
Se acordarán los patrones de referencia
correspondientes
1. Los indicadores tienen sus correspondientes
patrones de referencia?
X
2. Los promedios se calculan considerando los
todos los valores de la serie?
X
3. Los indicadores son presentados con distintos
tipos de comportamientos como soporte al análisis
e interpretación?
Sólo se proporcionan valores estáticos de los
indicadores
Se recomendarán 7 tipos de comportamientos de
indicadores
X
Es necesario previamente definir el alcance de
medición de cada indicador
4. Las variaciones de los valores de los
indicadores consideran entre 8 y 12 períodos
anteriores?
NO APLICA
X
No existen indicadores de esta índole, por lo que
se demostrarán en reunión posterior
4. Los indicadores de productividad son
presentados en relaciones Físicas/Cronológicas y
Físicas/Económicas?
NO APLICA
X
No existen criterios para presentarlos en forma
interdependiente
4. Los indicadores son presentados en secuencia
lógica como soporte a la derivación de relaciones
causa-efecto?
X
4. Los indicadores de productividad son
presentados en forma global y desagregada?
NO APLICA
14. Firma del Auditor
16. Fecha Finalización Evaluación
15. Hora Finalización Evaluación
30
Coherencia
1. Unidad de Análisis
2. Tipo de Plan Estratégico y Operativo
4. Elemento Sistema de Información
3. Elemento No. S 30
5. Denominación del Proyecto
6. Soporte al plan
8. Fecha de Evaluación
7. Preparado por
5. Criterios
7. No
6. Sí
9. Decisiones
8. Comentarios
1.El sistema de información abarca la totalidad
de los indicadores de gestión y resultados?
2.El sistema de información esta democratizado?
3. El sistema de información descansa en una
política de acceso a la información derivada del
uso de indicadores?
4.Periódicamente se revisa el sistema de
información para asegurarnos de su utilidad y
actualización?
Influencia
10. Firma del Auditor
12. Fecha Finalización Evaluación
11. Hora Finalización Evaluación
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Cuáles son los tipos de comentarios que se
pueden contemplar en una lista de contemplación?
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Cuál es la estructura de una LISTA DE
VERIFICACIÓN?
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Cuándo pueden ser ejecutadas las DECISIONES?
a. Eliminación de
1. Inmediatas antes de la ejecución del plan
b. Sustitución de
c. Modificación de
2. Durante la ejecución del plan
d. Reubicación de
3. Próximo acto de planificación
e. Combinación de
f. Incorporación de
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Cómo se Verifica el cumplimiento de un ASPECTO
sujeto a auditorìa?
1. Contenido
Permiten verificar el nivel de cumplimiento de un
ASPECTO considerando especificaciaones de calidad
previamente racionalizadas
Sí
X
X 100
Sí
Permiten verificar el nivel de vinculación que
tiene un ASPECTO con respecto a otro que le
antecede
2. Coherencia
X
X 100
Permiten verificar el nivel de influencia que
tiene un ASPECTO con respecto a otro que le sucede
3. Influencia
X
X 100
35
...hablemos de la AUDITORÍA DE LA MEDICIÓN
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Si no puede ser medido, no puede ser
comprendido si no puede ser comprendido, no
puede ser controlado si no puede ser controlado,
no puede ser mejorado Howard S. Glitow
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Qué es AUDITORÍA DE LA MEDICIÓN?
Es el proceso de identificación de incumplimiento
de especificaciones de calidad de los
instrumentos, técnicas, procedimientos de
cálculo, normas y modalidades de medición, que
sirven de punto de partida para evidenciar los
diversos cumplimientos de políticas, planes,
programas y proyectos en uma organización
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1. Indicador(es) para la meta
2. Indicador se corresponde con el aspecto de la
meta a medir
2. Denominación del indicador
3. Fuentes de información para la cuantificación
de la meta
4. Está establecido indicador de segundo nivel
5. Valor inicial del indicador-meta
6. Establecido criterio aritmético
7.Identificados los indicadores complementarios
de la meta
8. Alcance de medición-indicador
9. Medio de verificación-indicador
10. Rango del desempeño-indicador
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6. Establecido criterio aritmético (Porcentaje)
1. Se cumple con unidades del período correcto
(no contaminación porcentual)
2. Se cumple con unidades del período incorrecto
(contaminación porcentual)
3. Se cumple con unidades del período correcto e
incorrecto (contaminación porcentual)
4. Se cumple parcialmente con unidades del
período correcto e incorrecto.
5. Se cumple parcialmente con unidades del
período incorrectos.
6. Se excede la meta con unidades del período
correcto.
7. Se excede la meta con unidades de períodos
incorrectos.
8. Se excede la meta con unidades de períodos
correctos e incorrectos.
9. Se cumple parcialmente la meta con unidades
del período correcto e incorrecto.
40
Clasificación de una META
41
Un ejemplo de alineación de un plan
42
Identificación de un INDICADOR DE SEGUNDO NIVEL
en el contexto de objetivos y metas de Planes
Resultados
DEMANDAS
INSUMOS
PRODUCTOS
43
Identificación de un INDICADOR DE SEGUNDO NIVEL
en el contexto de objetivos y metas de Planes
Resultados
DEMANDAS
PROCESOS
INSUMOS
44
1. Unidad de Análisis
2. Tipo de Plan Estratégico y Operativo
4. Elemento MODALIDADES DE MEDICIÓN
3. Elemento No. S 29
5. Denominación del Proyecto
6. Soporte al plan
8. Fecha de Evaluación
7. Preparado por
13. Decisiones
12.Comentarios
11. No
10. Sí
9. Criterios
X
12 de los 15 indicadores carecen de patrones de
referencia
1. Los indicadores tienen sus correspondientes
patrones de referencia?
Se acordarán los patrones de referencia
correspondientes
X
2. Los promedios se calculan considerando los
todos los valores de la serie?
X
3. Los indicadores son presentados con distintos
tipos de comportamientos como soporte al análisis
e interpretación?
Sólo se proporcionan valores estáticos de los
indicadores
Se recomendarán 7 tipos de comportamientos de
indicadores
X
Es necesario previamente definir el alcance de
medición de cada indicador
4. Las variaciones de los valores de los
indicadores consideran entre 8 y 12 períodos
anteriores?
NO APLICA
4. Los indicadores de productividad son
presentados en relaciones Físicas/Cronológicas y
Físicas/Económicas?
No existen indicadores de esta índole, por lo que
se demostrarán en reunión posterior
X
NO APLICA
No existen criterios para presentarlos en forma
interdependiente
X
4. Los indicadores son presentados en secuencia
lógica como soporte a la derivación de relaciones
causa-efecto?
X
4. Los indicadores de productividad son
presentados en forma global y desagregada?
NO APLICA
14. Firma del Auditor
16. Fecha Finalización Evaluación
15. Hora Finalización Evaluación
45
...cuál es el proceso de AUDITORÍA DE LA
PLANIFICACIÓN Y LA MEDICIÓN
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Proceso Auditoría de la Planificación y la
Medición
Ministerio de Asuntos Agrícolas Secretaria de
Medición, Evaluación y Seguimiento Dirección de
Planificación