Title: Regulacin de la efactura
1Legislación aplicable a la facturación
electrónica D. Miguel Ángel Mata
González Asociado de Cremades Calvo Sotelo
20 de enero 2005
2Introducción
Legislación sobre el documento electrónico
Legislación aplicable a la e-factura
Operativa de facturación
Conclusiones
CREMADES CALVO-SOTELO MADRID - MÁLAGA -
BUENOS AIRES
3Introducción
Fichero electrónico que contiene todos los datos
de una factura y al que, aplicando fórmulas
matemáticas, se le añade una firma electrónica
para su plena validez fiscal y legal.
- Reducción drástica de costes en la generación y
manipulación de documentos impresos. - Agilidad en la tramitación y control del
proceso del facturación y cobranza - Ahorro de espacio
- Aporta gran seguridad
- Requisitos para su validez fiscal y legal
- Poder garantizar la autenticidad de origen,
identificando de forma inequívoca al receptor - Asegurar la integridad de su contenido esto
es, que el documento no ha sido alterado
Esto se consigue con la Firma electrónica
avanzada, siguiendo las especificaciones mínimas
establecidas por las autoridades tributarias.
4Introducción
- Qué se entiende por firma electrónica?
- La firma electrónica o digital es un conjunto de
datos electrónicos que identifican a una persona
en concreto. Suelen unirse al documento que se
envía por medio telemático, como si de la firma
tradicional y manuscrita se tratara. De esta
forma el receptor del mensaje está seguro de
quién ha sido el emisor y que el mensaje no ha
sido alterado. - La firma electrónica hace uso de dos claves, que
se corresponden de forma matemática - Clave privada debe ser confidencial y con ella
genera la firma el remitente. - Clave pública a disposición de los receptores de
los documentos. Permite comprobar la integridad
de los datos y si la identidad es correcta.
- Qué es un certificado electrónico?
- Fichero electrónico, expedido por una Autoridad
de Certificación, que permite identificar de
manera unívoca a personas o empresas en entornos
electrónicos ( similar a un DNI, pero en
Internet). En él aparecen reflejados los
siguientes datos Identidad del propietario,
Identidad de la AC, Periodo de validez, Número de
serie, Clave pública del propietario, Firma del
certificado por la AC.
5Introducción
- Pasos previos a la implantación de la e-factura
por una empresa
- Acudir a una Cámara de Comercio para verificar la
identidad (persona con poderes de administrador
único). - Solicitar el certificado.
- Contactar con un proveedor de software para
adaptar nuestro programa de gestión y poder
utilizar la factura digital. - Informar a nuestros clientes y proveedores de
nuestra intención de implementar la e-factura. Es
necesario recabar de los mismos - Un consentimiento previo
- Del cliente formato y medio de transmisión en
que desea recibir la factura - Del Proveedor llegar a acuerdo sobre el formato
y medio en el que deseamos recibirla. - Realizar pruebas de funcionamiento.
- Enviar el certificado digital al interlocutor
(sólo clave pública, la privada NO debe enviarse
nunca). - Suprimir el envío de la factura en papel, tras un
período de pruebas y utilizar la e-factura.
6Introducción
- Qué obligaciones tengo como emisor de la
e-factura?
- Conservar la e-factura en su formato original
junto firma y certificado . - Asegurar la legibilidad de las mismas en su
formato original. - Garantizar el acceso completo a los datos
(visualización, búsqueda selectiva, copia o
descarga en línea e impresión).
- Qué obligaciones tengo como receptor de la
e-factura?
- Las mismas que el emisor
- Puede optar por su conservación en papel siempre
que conste en ellas una marca gráfica de
autenticación generada por un sistema admitido y
publicado por la Agencia Tributaria. - Disponer de un software que permita verificar la
validez del certificado
7Introducción
- Como consecuencia de la e-factura obtenemos...
- Elevado recorte de gastos salariales y
administrativos para la empresa - Agilidad en la tramitación (no se hace necesario
el desplazamiento alguno). - Ahorro de espacio, ya que el almacenaje en medios
magnéticos. - Facilidad en la localización de los documentos
- Confidencialidad en el proceso, ya que los
canales a través de los cuales se envía y recibe
la información utilizan protocolos seguros. - Mayor seguridad que la factura física. Con ello
se tiene seguridad de que se da autenticidad,
integridad y no repudio. Esto es - Que el contenido no ha sido modificado
- Que el emisor tiene la confirmación de que ha
llegado a su destino - Que ha sido imposible suplantar la identidad del
sujeto que la envía.
8Introducción
Legislación sobre el documento electrónico
Legislación aplicable a la e-factura
Operativa de facturación
Conclusiones
CREMADES CALVO-SOTELO MADRID - MÁLAGA -
BUENOS AIRES
9Legislación sobre el documento electrónico
- Definición de documento electrónico
- La Ley 59/2003 de Firma Electrónica define al
Documento Electrónico como aquel que ha sido,
redactado en soporte electrónico y que incorpore
datos firmados electrónicamente. - Este tipo de Documento podrá ser soporte, tanto
de documentos privados como públicos - Documentos privados su posible utilización se
enmarca dentro de la autonomía de la voluntad de
las partes . - Documentos públicos serán los emitidos por
funcionarios que tengan legalmente atribuida la
facultad de dar fe pública, judicial, notarial o
administrativa, siempre que actúen en el ámbito
de sus competencias o bien aquellos documentos
expedidos por funcionarios o empleados públicos
en el ejercicio de sus funciones públicas, todos
ellos firmados electrónicamente.
10Legislación sobre el documento electrónico
- 2. Marco legislativo (1/3)
- La Ley de Firma Electrónica requiere al Documento
Electrónico, junto con el soporte en el que se
presenta, una serie de garantías en relación a la
confidencialidad, identidad de los firmantes,
autenticación e integridad de la información
transmitida. - En relación al ámbito de la Administración, la
Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común reconoce los documentos
emitidos por vía electrónica como medio de
prueba. Según su Art. 45.5, -
- "los documentos emitidos, cualquiera que sea su
soporte, por medios electrónicos, informáticos o
telemáticos por las Administraciones Públicas, o
los que éstas emitan como copias de originales
almacenados por estos mismos medios, gozarán de
la validez y eficacia de documento original
siempre que quede garantizada su autenticidad,
integridad y conservación y, en su caso, la
recepción por el interesado, así como el
cumplimiento de las garantías y requisitos
exigidos por ésta u otras Leyes."
11Legislación sobre el documento electrónico
- 2. Marco legislativo (2/3)
- La Ley Orgánica 16/1994, de 8 de Noviembre, dio
una nueva redacción al Art. 230 de la Ley
Orgánica 6/1935 del Poder Judicial, y en su
apartado 2 se reconoce la validez y eficacia del
documento cualquiera que sea el soporte en que se
encuentre, señalando que los documentos emitidos
por los medios técnicos, electrónicos,
informáticos y telemáticos anteriores, gozarán de
la validez y eficacia de un documento original
siempre que quede garantizada su autenticidad,
integridad y el cumplimiento de los requisitos
exigidos por las leyes procesales. - La Ley de Enjuiciamiento Civil no ofrece ninguna
definición de los documentos públicos o privados,
pero sí recoge en las secciones segunda, tercera
y cuarta del Capítulo VI del Titulo I del Libro I
los requisitos de los mismos. El apartado 2 del
Art. 299, en relación a la admisibilidad de los
medios de prueba, establece que - También se admitirán, conforme a lo dispuesto
en esta Ley, los medios de reproducción de la
palabra, el sonido y la imagen, así como los
instrumentos que permiten archivar y conocer o
reproducir palabras, datos, cifras y operaciones
matemáticas llevadas a cabo con fines contables
o de otra clase, relevantes para el proceso"
12Legislación sobre el documento electrónico
- 2. Marco legislativo (3/3)
- La Ley de Procedimiento laboral, aprobada el 7 de
abril de 1995, recoge un concepto amplio de
documento, en su Art. 90 reconoce como prueba
documental - "los medios mecánicos de reproducción de la
palabra, de la imagen y del sonido, salvo que se
hubieran obtenido, directa o indirectamente,
mediante procedimientos que supongan la
violación de derechos fundamentales." - Para finalizar, el Código Penal considera, en su
Art. 26, al documento como todo soporte material
que exprese o incorpore datos, hechos o
narraciones con eficacia probatoria o cualquier
otro tipo de relevancia jurídica. A efectos del
Código Penal cualquier objeto que registre datos,
hechos o narraciones, tendrá la consideración de
documento. - Por otro lado, la Ley 37/1992 del Impuesto sobre
el Valor Añadido, en su artículo 88 regula el
sistema de facturación telemática. Tampoco
debemos olvidar el Real Decreto 828/1995 por el
que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre
Trasmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos
Documentados, que en su Art. 76.3.c recoge - (....) se entenderá por documento cualquier
soporte escrito, incluidos los informáticos, por
los que se pruebe, acredite o se haga constar
alguna cosa."
13Legislación sobre el documento electrónico
- 3. Validez y eficacia del Documento Electrónico
(1/2)
- La Ley de Firma Electrónica otorga respecto a la
Firma Electrónica Reconocida la misma eficacia
jurídica respecto a los datos consignados que la
firma manuscrita respecto de los datos
consignados en papel. - Sin perjuicio de lo anterior, la Ley hace una
mención especial para aquellos documentos
electrónicos que incorporen una Firma Electrónica
no reconocida, y establece que -
- "No se negarán efectos jurídicos a la Firma
electrónica que no reúna los requisitos de la
Firma Electrónica Reconocida, en relación a los
datos a los que esté asociada por el mero hecho
de presentarse en forma electrónica.". - En caso que el uso de Firma Electrónica se
utilizase por las partes para relacionarse entre
sí, se estará a lo estipulado entre ellas, en
aplicación del principio de autonomía de la
voluntad.
14Legislación sobre el documento electrónico
- 3. Validez y eficacia del Documento Electrónico
(2/2)
- Sobre la impugnación de la firma electrónica en
juicio - Si la impugnación se produce sobre la Firma
Electrónica Reconocida, se comprobará por el
Prestador de Servicios de Certificación que se
cumple con todos los requisitos, en relación a la
comprobación de la eficacia de la firma, sobre
las obligaciones de garantizar la
confidencialidad del proceso, la autenticidad,
conservación e integridad de la información y la
identidad de los sujetos firmantes. - Si la impugnación se produce sobre la Firma
Electrónica Avanzada, la Ley de Firma Electrónica
establece que se estará a lo dispuesto en el
apartado 2 del Art. 326 Ley de Enjuiciamiento
Civil, que establece que la parte que lo haya
presentado podrá solicitar el cotejo pericial de
letras o proponer cualquier otro medio de prueba
que resulte útil y pertinente al efecto. -
- Si del cotejo o de otro medio de prueba se
desprendiere la autenticidad del documento, las
costas, gastos y derechos que origine el cotejo o
comprobación correrán a cargo de quien hubiese
formulado la impugnación. La LEC, al respecto,
posibilita al tribunal, en caso que la
impugnación hubiese sido temeraria, la imposición
de una multa que podría oscilar entre los 120,20
a los 601,01 . - Si no se pudiere deducir su autenticidad o no se
hubiere propuesto prueba alguna, el tribunal lo
valorará conforme a las reglas de la sana
critica.
15Legislación sobre el documento electrónico
- 4. Jurisprudencia sobre el Documento Electrónico
- La Jurisprudencia española ha interpretado, en
diversas sentencias, el término Documento. En lo
referido a la eficacia jurídica tanto de la Firma
Electrónica (que aparece como elemento esencial
de la e-factura) como del Documento Electrónico,
tiene especial interés la Sentencia Tribunal
Supremo (Sala de lo Contencioso-Administrativo,
Sección 2ª), de 3 noviembre 1997. En la misma se
establece lo siguiente - "(...) La realidad legislativa sectorial
demuestra, precisamente, lo contrario, esto es,
el reconocimiento y atribución de efectos
jurídicos al documento en soporte electrónico.
Leyes de Patrimonio Histórico de 1985 (RCL
1965U547,2916 y ApNDL 10714), Art. 43 del
Mercado de Valores de 1988, en cuanto atañe al
Sistema de Interconexión Bursátil mediante red
informática del Impuesto sobre el Valor Añadido
de 1992, en materia de emisión de facturas por
vía telemática, Art. 88.2 Ley Orgánica del Poder
Judicial (RCL 1985\1578, 2635 y ApNDL 8375),
Art. 230, Ley 30/1992 (RCL 1992\2512, 2775 y RCL
1993\246), etc. En definitiva, de esta
fragmentaria regulación se desprende la realidad
de admisión del documento electrónico, bajo
condición de que quede garantizada su
autenticidad, y que esto es factible, inclusive
mediante lo que podría calificarse hoy de Firma
Electrónica (cifras, códigos, claves y similares
procedimientos), es algo universalmente
admitido.
16Legislación sobre el documento electrónico
- 4. Jurisprudencia sobre el Documento Electrónico
- La citada sentencia admite
- "(...) Estamos asistiendo, en cierto modo, en
algunas facetas de la vida, incluso jurídica, al
ocaso de la civilización del papel, de la firma
manuscrita y del monopolio de la escritura sobre
la realidad documental. El documento, como objeto
corporal que refleja una realidad fáctica, con
trascendencia jurídica, no puede identificarse
ya, en exclusiva, con el papel como soporte, ni
con la escritura como unidad de significación. El
ordenador y los ficheros que en él se almacenan
constituyen, hoy día, una nueva forma de entender
la materialidad de los títulos valores y, en
especial, de los documentos mercantiles. - "(...) al igual que en el caso de los
documentos comunes, puede haber documentos
electrónicos sin firma, el documento electrónico
(y, en especial, el documento electrónico con
función de giro mercantil) es firmable, en el
sentido de que el requisito de la firma
autógrafa o equivalente puede ser sustituido,
por el lado de la criptografía, por medio de
cifras, signos, códigos, barras, claves u otros
atributos alfa-numéricos que permitan asegurar
la procedencia y veracidad de su autoría y la
autenticidad de su contenido." - "(...) Por lo tanto, si se dan todas las
circunstancias necesarias para acreditar la
autenticidad de los ficheros electrónicos o del
contenido de los discos de los ordenadores o
procesadores y se garantiza, con las pruebas
periciales en su caso necesarias, la veracidad
de lo documentado y la autoría de la firma
electrónica utilizada, el documento mercantil en
soporté informático, con función de giro, debe
gozar, como establece el artículo 76.3, c) del
Reglamento de 1995, de plena virtualidad jurídica
operativa. -
17Introducción
Legislación sobre el documento electrónico
Legislación aplicable a la e-factura
Operativa de facturación
Conclusiones
TLR SOFT ESPAÑA URUGUAY - RUSIA
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18Legislación aplicable a la e-factura
- 1. Orden HAC/3134/2002. (1/2)
- Definición de la factura electrónica
- La Orden HAC/3134/2002, de 5 de diciembre,
considera a la factura electrónica como cualquier
documento electrónico que cumpla las condiciones
de emisión y de contenidos exigidas en el Real
Decreto 2402/1985, por el que se regula el deber
de Expedir y Entregar factura que incumbe a los
Empresarios y Profesionales. Cabe destacar que
podrán acogerse a los sistemas de facturación
electrónica los empresarios o profesionales que
deseen recibir o emitir facturas electrónicas,
que cumplan los requisitos establecidos en el
Art. 5 de la Orden HAC/3134/2002, relativo a la
autorización de los sistemas de facturación
electrónica y de su uso. - Conservación de las e-facturas
- Los contribuyentes receptor o emisor de facturas
electrónicas deberán velar por la conservación de
las facturas recibidas y emitidas, según se
desprende del Real Decreto 2402/1985. Esta
conservación se deberá efectuar de manera que se
asegure su legibilidad en el formato original en
el que se hayan transmitido, junto con los datos
asociados y mecanismos de verificación de firma u
otros elementos autorizados, con el fin de
garantizar la autenticidad de su origen y la
integridad de su contenido durante el período de
prescripción.
19Legislación aplicable a la e-factura
- 1. Orden HAC/3134/2002. (2/2)
- Conservación de las e-facturas (continuación)
- Excepción Las facturas electrónicas recibidas
con firma electrónica avanzada podrán conservarse
impresas en papel a condición de que conste en
ellas una marca gráfica de autenticación,
producida por un sistema que sea admitido y
publicado por la Agencia Estatal de
Administración Tributaria, para los empresarios o
profesionales de reducida dimensión y, en su
caso, consumidores finales. Esta marca gráfica de
autenticación será generada por dispositivos de
verificación de firma electrónica que operarán
sobre los formatos estándares de factura de entre
los autorizados por el Departamento de
Informática de la Agencia Estatal de
Administración Tributaria. - Las facturas electrónicas deberán ser
gestionadas y conservadas por los medios
electrónicos que garanticen un acceso completo a
los datos, así como su puesta a disposición de la
Administración Tributaria ante cualquier
solicitud de ésta y sin demora injustificada.
20Legislación aplicable a la e-factura
- 2. Resolución 2/2003, de 14 de febrero (1/3)
- Objetivo
- Establecer los requisitos necesarios para la
admisibilidad de certificados digitales y
mecanismos de generación y verificación de firmas
válidas para su empleo en la e-factura, los
requisitos del sistema de facturación, las
aplicaciones desarrolladas para este fin y los
requerimientos para la conservación de las
facturas. - Medios de identificación y autenticación
- En cuanto a los certificados y firmas digitales
admisibles, la resolución mantiene unos criterios
de interoperabilidad bastante generales. La
Resolución en cuestión establece que serán
admisibles los certificados que cumplan las
siguientes especificaciones - Formato Será el especificado en la versión 3 de
la Recomendación UIT-T X.509 de fecha de junio de
1997 o superiores (ISO/IEC 9594-8 de 1997)
definida por la Unión Internacional de
Telecomunicaciones (UIT), Sector de
Normalización. - Entidades emisoras Los certificados válidos
serán los que, teniendo el formato indicado
anteriormente, sean emitidos por las autoridades
de certificación que, al amparo de la normativa
tributaria, sean admitidos en las relaciones
tributarias por medios electrónicos, informáticos
y telemáticos con la Agencia Estatal de
Administración Tributaria.
21Legislación aplicable a la e-factura
- 2. Resolución 2/2003, de 14 de febrero (2/3)
- Dispositivos de producción y verificación de
firma -
- En relación a los mecanismos o dispositivos de
producción y de verificación de firma la
Resolución 2/2003 establece que los dispositivos
hardware o software de producción y de
verificación de firma se deben basar en la
aplicación de algoritmos públicamente conocidos
de entre los que sean de general aceptación por
la comunidad internacional, tanto en la
producción de resúmenes de documento (hash) como
en la de la firma electrónica propiamente dicha. - Por otra parte, se establece que la Agencia
Estatal de Administración Tributaria se reservará
la posibilidad de excluir expresamente aquellos
algoritmos que no ofrezcan las debidas garantías
de seguridad respecto de la función para la que
están concebidos garantizar la integridad de los
ficheros y establecer el enlace preciso e
inequívoco de éstos con el titular del
certificado con el que se han producido tales
ficheros conteniendo facturas electrónicas, de
forma tal que no puedan ser repudiados por sus
autores. Por último se establece que no serán
admisibles dispositivos cuya funcionalidad se
base en algoritmos secretos o desconocidos
22Legislación aplicable a la e-factura
- 2. Resolución 2/2003, de 14 de febrero (3/3)
- Requisitos de los sistemas de intercambio
telemático de facturas - Por otra parte, la citada Resolución establece
los requisitos de los sistemas de intercambio
telemático de facturas, los cuales son - Por cada factura intercambiada se adjuntará la
firma electrónica de la misma, generada con los
datos de firma del emisor, y todos los datos que
permitan al receptor verificar la integridad de
lo firmado y la autenticidad del firmante. - El receptor deberá disponer de software que
permita verificar la firma de la factura y la
identidad del emisor. Por su parte, el
certificado utilizado para la generación de la
firma electrónica no deberá haber perdido su
eficacia por revocación, caducidad o cualquier
causa establecida en el ordenamiento jurídico. - Los datos recibidos deberán ser almacenados tal y
como fueron transmitidos para posibilitar
posteriores verificaciones de firma y contenido
de las facturas. En su caso, deberá disponerse de
las claves de cifrado para garantizar su
legibilidad.
- Conservación de la factura impresa
- Por último, para garantizar el requerimiento de
conservación de la factura y de su firma se abre
la posibilidad, como se avanzó en la Orden
anterior, de materializar las facturas en soporte
papel, mediante el empleo de dos códigos en
formato PDF-417, uno correspondiente a la factura
en sí y el otro a la firma de la misma.
23Legislación aplicable a la e-factura
- Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de
protección de datos de carácter personal.
- Objeto de la Ley
- Garantizar y proteger, en lo que concierne al
tratamiento de los datos personales, las
libertades publicas y los derechos fundamentales
de las personas físicas, y especialmente de su
honor e intimidad personal y familiar. - Derechos garantizados por la LOPD
- Solicitar y obtener gratuitamente información de
sus datos y su el origen. - Derecho de acceso, rectificación, cancelación y
oposición. - El emisor de la e-factura deberá garantizar
estos derechos a sus clientes y proveedores, ya
que ésta contiene datos de carácter personal.
24Introducción
Legislación sobre el documento electrónico
Legislación aplicable a la e-factura
Operativa de facturación
Conclusiones
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BUENOS AIRES
25Operativa de facturación
- Creación de la factura, impresión y archivado de
factura. - Envío de factura por medio de correo ordinario u
otros. - Recepción, Comprobación y Contabilización manual
y archivado de factura. - Entrega de copias al órgano tributario cuando sea
requerido.
26Operativa de facturación
- Costes salariales
- Localización y recuperación de los documentos
representa entre 10-20 del tiempo total del
empleado. Análisis del Gartner Group, el coste
persona/tiempo más de 0.60 x doc./año. - Tratamiento y gestión de los documentos un coste
en tiempo, y en salarios, importante. - Distribución de los documentos horas o días en
enviar la documentación con un coste en
mensajería y de fax elevado. - Costes administrativos
- Espacio de almacenamiento coste oculto estimado
en más de 0.18 x doc./ año . - Duplicación de documentos el 20 de las hojas
almacenadas son copias. - Material de archivo papel, carpetas, etc.
consumibles es muchas veces evitable. - Pérdida de oportunidad
- Seguridad confidencialidad menor.
- Pérdida de documentos repetición del trabajo
realizado.
Fuente Arthur Andersen
27Operativa de facturación
- Creación y firma digital de la factura. Archivado
automático. - Envío y recepción telemática del documento
autenticado. - Recepción. Comprobación, Contabilidad y archivado
automático. - Envío telemático al órgano tributario cuando sea
requerido .
28Introducción
Legislación sobre el documento electrónico
Legislación aplicable a la e-factura
Operativa de facturación
Conclusiones
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BUENOS AIRES
29Conclusiones
Los beneficios de la factura electrónica para las
empresas son notables, ya que permite hacer los
procesos más eficientes y precisos, con
importantes ahorros en los costes de facturación
y almacenamiento de documentos, así como una
significativa disminución en los riesgos de
fraude.
30Conclusiones
Las empresas deben tomar conciencia de los
beneficios que la e-factura aporta, en aras a una
mejora en productividad y competitividad. La
implementación de la e-factura en pequeñas y
grandes empresas les abrirá nuevas oportunidades
en el comercio exterior
31Conclusiones
Muchas gracias por la atención prestada D.
Miguel Ángel Mata González Asociado de
Cremades Calvo Sotelo
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