AUDITORA DE

1
AUDITORÍA DE INFORMACIÓN
QUÉ Y POR QUÉ?
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Todo trabajo directamente social o colectivo,
requiere en mayor o menor medida una dirección
que establezca enlaces armónicos entre las
diferentes actividades
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Carlos Marx, El Capital.
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A las compañías les pagan por crear riqueza, no
por controlar costos...Para ello se necesita
información que permita formar juicios...
información básica, información de
productividad, información de competencia e
información sobre asignación de recursos escasos.
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Peter Drucker, 1995.
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Gestión de información La manera de lograr que
cada cual en la organización disponga de la
información necesaria, en el momento preciso, en
el soporte apropiado, al menor costo posible.
ES MUY DIFÍCIL DE LOGRAR
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• DIFICULTADES MÁS COMUNES DE LA GESTIÓN DE
  INFORMACIÓN
• MUCHOS FUNCIONARIOS NO SABEN
  EXACTAMENTE QUÉ INFO NECESITAN
• LA INFO NO ES ACCESIBLE FÁCILMENTE DENTRO DE LA
  ORGANIZACIÓN

NO NORMALIZACIÓN NO CIRCULACIÓN MALA DIVULGACIÓN
ISLAS DE INFORMA-CIÓN
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Ejemplo real de una empresa Funciones OFICINA
CENTRAL TECNOLOGÍAS SERVICIOS TÉCNICOS TIENDAS
ESPECIALIZADAS FOTOVIDEO GRAFOS (EN TRES
DIRECCIONES FÍSICAS)
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• LA INFO SE ASOCIA AL PODER
• FEUDOS

EXCESIVA COMPARTIMENTACIÓN EXPERTOS
INDIVIDUALES
PORTEROS DE INFORMACIÓN
FUNCIONARIOS PREPOTENTES EXPERTOS INDIVIDUALISTAS
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ACTIVIDADES ELECTRODOMÉSTICOS REFRIGERACIÓN Y
CLIMATIZACIÓN COMPUTACIÓN TELECOMUNICACIONES SEGUR
IDAD Y PROTECCIÓN FOTOGRAFÍA Y VIDEO PUBLICIDAD Ve
ntas minoristas y mayoristas, arrendamiento,
proyectos de instalación y montaje
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• INERCIA ORGANIZACIONAL
• AMBIGUEDAD DE LA PROPIEDAD Y DEL DESTINO DE LA
  INFORMACIÓN
• DIFICULTAD PARA ASIGNAR VALOR A LA INFORMACIÓN
• BAJO NIVEL DE USO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
• DIFICULTAD PARA USAR Y VALORAR EL SOFT-DATA
  rumores, acuerdos verbales, observaciones
  personales, estimados extra-oficiales, ...

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DEFICIENTE GESTIÓN DE INFORMACIÓN
MUCHOS DATOS Y POCA INFORMACIÓN
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AUDITORÍA DE INFORMACIÓN como recurso, los
datos y la información pueden y deben ser
administrados tal como administramos los recursos
humanos, físicos y financieros.
Los datos y la información deben ser sometidos a
la misma disciplina presupuestaria,
administrativa y de auditoría que cualquiera otro
recurso. Commission on Federal Paperwork, US
Government, 1982
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AUDITORÍA DE INFORMACIÓN OBJETIVO GENERAL
Determinación del estado de los recursos y los
métodos de gestión de información en una
organización
Recursos de información Las fuentes de
información de que la organización dispone y los
servicios y sistemas (incluidos personas y
equipos) para su explotación adecuada, de acuerdo
con la misión y objetivos de la organización
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AUDITORÍA DE INFORMACIÓN OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Determinar las fortalezas, debilidades y vacíos
  en los recursos informativos de la organización.

• Determinar el valor, el funcionamiento y la
  utilidad de los sistemas de información dentro de
  la organización.

• Evaluar el servicio completo de información de
  la organización y precisar la relación entre el
  esfuerzo hecho para la información y su uso.

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AUDITORÍA DE INFORMACIÓN lo que debe permitir
conocer

• QUÉ INFORMACIÓN DEBE FLUIR POR LA ORGANIZACIÓN,
  DE ACUERDO CON SU MISIÓN Y NO CON NECESIDADES
  SUBJETIVAS.

• CUANTÍA DE LA INVERSIÓN EN RECURSOS DE
  INFORMACIÓN.

• PROBLEMAS CULTURALES QUE IMPIDEN QUE LA
  ORGANIZACIÓN USE MEJOR SUS RECURSOS DE
  INFORMACIÓN.

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AUDITORÍA DE INFORMACIÓN lo que no es

• Un inventario de la información que los miembros
  de la organización piensan que necesitan, de
  acuerdo con sus deseos.

• Un inventario de la información que los miembros
  de la organización saben que existe, pero que no
  poseen.

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El foco de la auditoría de información se dirige
a disponer efectivamente de la información que se
necesita, en lugar de usar la información que se
posee. J.D. Phillips, Senior
Director, Corporate Planning, Merck Co.
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Por qué una auditoría de información es crítica
a una organización? 1. Ofrece una comprensión de
la organización como un todo y da los detalles
íntimos de cómo se comparte la información (o no
se comparte). 2. Aporta el conocimiento de todos
los recursos de información en la organización,
tanto los existentes (internos y externos) como
las necesidades futuras.
18
Por qué una auditoría de información es crítica
? 3. Para ser útil y para convertirse en
conocimiento, la información necesita ser
organizada y categorizada. La auditoría de
información ofrece la oportunidad de identificar
las dificultades para esta tarea. 4. Ofrece una
oportunidad de identificar usos ineficientes o
inadecuados de información (calidad, contenido,
formato o métodos de acceso y otros).
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Por qué una auditoría de información es crítica
a una organización ? (conclusión) 5. Una
auditoría de información da a la organización la
capacidad de identificar los requerimientos
de usuarios actuales y potenciales, tomando en
cuenta las necesidades de los individuos, los
departamentos, las divisiones o la empresa como
un todo (nacional o internacional) y de actuar
en función de las necesidades de los usuarios.
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• ALGUNAS PREGUNTAS QUE DEBE RESPONDER UNA
  AUDITORÍA DE INFORMACIÓN
• Qué información necesita cada individuo o grupo
  dentro de la organización para trabajar
  efectivamente?
• Con qué frecuencia se necesita esa información?
• Necesitan esa informacion otros grupos o
  individuos en la organización?

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• ALGUNAS PREGUNTAS QUE DEBE RESPONDER UNA
• AUDITORÍA DE INFORMACIÓN, cont.
• Qué sistemas y recursos existen para llenar
  esos requerimientos ?
• Cumplen con su objetivo ?
• Alguien en la org. recibe información que no
  necesita?
• Faltan información o recursos informáticos
  imprescindibles?

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• ALGUNAS PREGUNTAS QUE DEBE RESPONDER UNA
• AUDITORIA DE INFORMACION, concl.
• Se podría compartir alguna información?
• Hay información duplicada?
• Qué acciones se deben tomar para asegurar que
  cada individuo en la organizacion tenga la
  informacion necesaria para desempeñarse
  eficientemente?

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PROCEDIMIENTO PARA UNA AUDITORÍA DE INFORMACIÓN
1. Retrato de la organización (misión, objetivos,
estructura, cultura organizacional, mercado).
2. Auditoría de recursos (fuentes, tecnología,
org. info., personal).
3. Balance informacional (compara-ción entre
recursos disponibles y recursos necesarios).
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Requisitos para la Auditoría de Información

• IMPLICACIÓN de la Dirección.
• RESPALDO del resto de la organización para la
  realización de entrevistas y el llenado de
  encuestas, entrega de documentación, libertad de
  movimientos (controlados) e inventario de
  recursos de información.

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Algunos datos a recabar en la Auditoría de
Información

• Datos del puesto encuestado
• Necesidades de información
• Fuentes de información utilizadas/no utilizadas.
• Recursos tecnológicos disponibles
• Productos/Difusión
• Mejoras necesarias

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• Uso de inform. para la toma de decisiones
• Intensidad de información en el prod./serv.
• Cómo la informática pudiese mejorar su
  prod./serv.

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AUDITORÍA SOLUCIÓN ? AUDITORÍA ES DIAGNÓSTICO
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SALIDAS DE LA AUDITORÍA 1. DIAGNÓSTICO SOBRE EL
ESTADO DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN LA
ORGANIZACIÓN. 2. RECOMENDACIONES SOBRE CÓMO
LOGRAR UNA BUENA GESTIÓN DE INFORMACIÓN

• UNA POLÍTICA DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN.

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• ADECUADO ENFOQUE GLOBAL INFO.
• COHERENCIA ENTRE EL NIVEL DE LA GESTIÓN DE
  INFORMACIÓN Y EL NIVEL DE GESTIÓN DE LA
  ORGANIZ.
• RECONICIMIENTO ORGANIZACIONAL AL PAPEL DE LA
  INFORMACIÓN.
• PERSONAL IDÓNEO.
• UBICACIÓN ESTRUCTURAL ADECUADA.

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• ESTADO DE LA INTEGRACIÓN DE ÁREAS DE ACTIVIDADES
  SIMILARES PATENTES, INVEST. DE MERCADOS,
  ARCHIVOS.
• PRODUCTOS Y SERVICIOS DE USO HORIZONTAL EN LA
  ORGANIZACIÓN, INDEPEDIENTEMENTE DE PRIORIDADES
  VERTICALES.