Sin ttulo de diapositiva

1
Conservación de la información en soporte
electrónico
2
Los documentos administrativos
La actividad administrativa se distingue por su
carácter documental - Constituyen el testimonio
de su actividad. - Son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de la AP. - Son
la forma externa de dichos actos. Dos funciones
primordiales - Función de constancia. Asegura
la pervivencia de las actuaciones al constituirse
su soporte material. Se garantiza la
conservación de los actos y la posibilidad de
demostrar su existencia, sus efectos y sus
posibles errores o vicios, Así como el derecho
de los ciudadanos a acceder a los mismos. -
Función de comunicación. Sirven como medio de
comunicación de los actos de la
Administración. La comunicación es Interna
-entre unidades que componen la AP. Externa - de
la AP con los ciudadanos y con otras
organizaciones.
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Características de los documentos administrativos
Producen efectos. - Siempre producen efectos
frente a terceros o en la propia organización
administrativa. - Tales efectos no son siempre y
necesariamente jurídicos, pudiendo tener
naturaleza meramente informativa y
comunicativa. Son emitidos por un órgano
administrativo. - El emisor de un documento
administrativo - aquél que lo produce - es
siempre uno de los órganos que integran la
organización de una Administración
Pública. Válidez de su emisión - Un documento es
válido cuando su emisión cumple con una serie de
requisitos formales y sustantivos, exigidos por
las normas que regulan la actividad
administrativa.
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Tipos de documentos administrativos
Tipos de documentos -Documentos de decisión
Resoluciones, Acuerdos -Documentos de
transmisión Comunicaciones, Notificaciones,
Publicaciones -Documentos de constancia
Actas, Certificados, Certificaciones del
acto presunto -Documentos de juicio Informes
Los documentos de los ciudadanos Los documentos
de los ciudadanos son el instrumento por el que
el ciudadano se relaciona con la actividad de las
Administraciones Públicas. Documentos de los
ciudadanos Solicitudes, Denuncias, Alegaciones,
Recursos.
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Soporte de los documentos administrativos
La incorporación de nuevas tecnologías da lugar a
la generalización de otros soportes distintos del
papel. La ley 30/1992 y el RD 263/1996 terminan
definitivamente con cualquier reticencia o duda
acerca de la validez de la utilización de
cualquier tipo de soporte en la totalidad de la
actividad de la Administración.
6
El almacenamiento digital
Naturaleza del almacenamiento digital
Representación de dígitos binarios bits 1 y
0. Corriente binaria Sucesión de bits sin
espacios intermedios, puntuación o
formato. Codificación del archivo Longitud del
byte, juego de caracteres, estructura
interna. Recuperación - Dispositivos físicos y
circuitos para leer la representación física de
los bits. - Para acceder al dispositivo necesario
un programa controlador. Interpretación
Comprensión de estructura implícita, no
representable de forma explícita. -
Programa -Sistema Operativo -Sistema informático
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El almacenamiento digital
- El archivo es la descripción del documento. -
El documento es rehén de su propia
codificación. - El documento adquiere existencia
cuando el archivo es interpretado por el programa
que lo produjo. - Es necesaria una
herramienta para su lectura. - El medio no es el
mensaje, como sucede en el caso del papel. - Se
diferencia del soporte en el que se almacena.
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El almacenamiento digital. Ventajas e
inconvenientes
Ventajas - Es más fácil procesar la información
y modificar datos sin reescribir de nuevo todo. -
Permite mayor capacidad de almacenamiento en
espacio más reducido. - Es más fácil copiar la
información. - Es más sencillo y más rápido
transferir información de un lugar a otro.

• Inconvenientes
• - Es necesaria una herramienta para leer la
  información.
• - Generalmente tiene una vida más breve que el
  papel o el microfilm.
• - Es más fácil duplicar o alterar los originales.
• El rápido avance de la tecnología y del mercado
  dificulta la selección de formatos estables y
  duraderos.

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Impacto tecnológico y riesgos (I)
Impacto tecnológico - Nuevas versiones de
plataformas, sistemas operativos y programas. -
Cambios en características físicas de soportes
evolución de sus formas tamaños, densidad de
grabación, etc. - Mayor vida útil pero rápida
obsolescencia, vigencia reducida. Ej. soportes
magnéticos y ópticos (CD, DVD). - Nuevas formas
de documentos electrónicos compuestos,
hipertexto, multimedia. - Capacidad de
procesamiento sin procedimientos para control
adecuado de documentos. - SIs no orientados a la
gestión de documentos, que no satisfacen
requisitos.
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Impacto tecnológico y riesgos (II)
Riesgos - Acumulación incontrolada de
documentos. - Destrucción accidental de
documentos. - Manipulación no autorizada de
documentos acceso, alteración, destrucción. -
Ausencia de documentación asociada y de
metadatos. - Ineficiencias en el acceso. -
Factores agresivos que facilitan el deterioro de
los soportes campos magnéticos, oxidación y
degradación de los materiales. - Costes
derivados de la adquisición de capacidad de
almacenamiento adicional. - En caso de desastre
no es aceptable ningún nivel de pérdida.
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Impacto tecnológico y riesgos (III)
Alternativas de conservación de las corrientes
binarias - Copia de bits sobre soportes de
diversos tipos. - Cadena ininterrumpida de
migraciones. Exigir a los fabricantes - El
cumplimiento de las normas de fabricación. - Un
manual claro de conservación y de protección
física de los diversos soportes. - Certificados
de durabilidad de los soportes, comprobando que
garanticen la duración de la salvaguardia en los
plazos que la legislación haya determinado. Se
debe especificar -Tiempo medio de
funcionamiento entre fallos. -Vida útil de la
unidad. -Vida útil de las unidades grabadas.
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Estrategias de conservación de la información (I)
Estrategias de preservación mediante traducción,
problema - Se pierde información y no se sabe
qué información se ha perdido. 1. Traducción de
los documentos digitales a formas independientes
del equipo informático. - No existe una base
formal para la normalización. - Diversidad de
formatos tendencia tecnológica de adaptarse a
necesidades de usuarios. - Traducción a normas de
corta duración cada traducción introduce
pérdidas. - Traducciones innecesarias.
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Estrategias de conservación de la información (II)
2. Prolongar la longevidad de los equipos
informáticos y de sus soportes lógicos
originales. - Guardar programas, SOs,
equiposElevado coste de reparación, sustitución,
conocimiento. - Emuladores exigen una
especificación minuciosa del equipo a emular. 3.
Incorporar la traducción de la información a las
nuevas tecnologías software y hardware como parte
del desarrollo de sistemas, en revisión o
desarrollo de aplicaciones.
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Métodos y procedimientos. Objetivos
- Garantizar conservación de la información,
accesibilidad de la misma, protección de los
datos. - Conservar con independencia del soporte
o tecnología. - Mantener autenticidad,
integridad, identidad y conservación. - Gestionar
plazo de conservación y volumen. - Será
necesario convertir, regenerar, copiar o
transferir de un soporte y tecnología a otra. -
En relación con la globalidad del sistema de
información.
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Métodos y procedimientos (II)
Para garantizar la conservación de la información
en soporte electrónico es preciso - Métodos y
procedimientos para creación, modificación,
duplicación, almacenamiento, conservación,
recuperación, destrucción. - Formación del
personal implicado. - Trazabilidad de las
operaciones de creación, modificación,...
quién?, cuándo?, qué hizo?, qué
resultados? - Auditorías periódicas determinar
grado de seguimiento de los procedimientos
documentados.
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Análisis del documento electrónico
El contenido del documento, que puede incluir
-Texto (páginas, párrafos, palabras) / -Números
(enteros, coma flotante) -Tablas (completas o
celdas) / -Dibujos, gráficos, sonido y
vídeo -Enlaces hipertexto Estructura lógica. -
Incorporada en el propio documento o base de
datos, o bien separada. - Puede ser utilizada
por varias ocurrencias. - La estructura lógica
puede ser diferente de la estructura física. El
contexto. - Metadados técnicos entorno hardware
y software, nº de versión, estructura de
ficheros, descripción de los datos, enlaces con
otras unidades de información. - Descripción del
contexto administrativo correspondiente. Presenta
ción del documento. Se puede tratar por separado
de forma que la información sea independiente de
la presentación.
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Formas básicas de estructurar la información
Bases de datos. Los datos se almacenan de tal
forma que pueden ser recuperados y actualizados.
Problemática acceso a la base de datos tiempo
después de su vida útil. Pocos formatos
estandarizados y en muchos casos sólo existen dos
opciones - Copiar los datos a un formato de bajo
nivel (texto plano o formato ISAM). - Mantener el
programa que generó la base de datos. Documentos.
Los datos se organizan de una forma ordenada
para presentar un asunto o describir una
actividad. Pueden venir como cartas, notas,
informes, formularios que se pueden agrupar en un
solo fichero. Línea divisoria difusa entre BD y
documentos en estructuras complejas, donde se
combinan. Cuatro estadios desde documentos papel
a documentos electrónicos i.- Oficina
tradicional basada en documentos sobre
papel. ii.- Oficina mixta con documentos en
soporte papel y en soporte electrónico. iii.-
Conversión de los documentos sobre papel a
soporte electrónico (escanear). iv.- Oficina
electrónica donde todos los doc. se producen,
reciben y distribuyen electrónicamente.

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Formas básicas de estructurar la información
Documentos y bases de datos - Pueden ser
utilizados y actualizados por personas que no
participaron en la creación. - Se pueden utilizar
en conjunción con otros documentos o bbdd
desconocidas para el autor original. - La
información puede ser de interés tiempo después
de su utilización ordinaria. - La conservación
de bbdd y documentos presenta diferencias. - El
documento es consistente y permanece. Su
actualización da lugar a un nuevo documento. - La
base de datos se actualiza con regularidad.

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Ciclo de vida de la información en soporte
electrónico
Etapa de diseño

Diseño de la arquitectura de información
Etapa de creación
Creación de la información
Etapa de gestión
Migración y valoración
Gestión
Acceso y uso
Conservación
Transferencia
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Tres tipos de información

Información viva
Archivo
Publicaciones
Tiempo
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Diseño de la estrategia de gestión de la
información en soporte electrónico (I)
Definir una estrategia coherente que - asegure
la participación de todas las partes implicadas,
multidisciplinariedad. - contemple conservación,
acceso y protección de información,
especialmente datos personales. Aspectos
clave a tener en cuenta - Identificar los
requisitos de los usuarios, incluyendo los de
carácter legal. - Identificar los requisitos de
plazo de conservación de la información -
Identificar la información importante en soporte
electrónico. - Definir reglas para clasificar la
información. - Definir estándares que aseguren la
independencia de datos frente a soportes para
garantizar su durabilidad. - Identificar a los
responsables de cada tarea en el ciclo de vida de
la información. - Definir una política de
concienciación de la organización. - Seguimiento
de la implantación de nuevos sistemas.
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Diseño de la estrategia de gestión de la
información en soporte electrónico (II)
La estrategia de gestión de la información puede
poner énfasis en - El desarrollo de políticas y
directrices a nivel de toda la organización. -
El diseño de las aplicaciones que permiten la
creación y gestión de los documentos
electrónicos. - El desarrollo de requisitos de
implantación configuración, gestión de datos,
seguridad, acceso y responsabilidad del usuario,
métodos de almacenamiento y recuperación. - La
promoción de estándares que permitan la gestión y
migración de la información.
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Diseño de la estrategia de gestión de la
información en soporte electrónico (III)
Debe haber una asignación clara de
responsabilidades como parte de la
estrategia. La asignación debe tener en cuenta
la naturaleza de las tareas y el saber hacer de
la organización. Las unidades implicadas y los
archiveros deben estar implicados desde el
principio.
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Creación de la información en soporte electrónico
(I)
Se deben aplicar reglas comunes en la creación de
información en soporte electrónico. Facilitan la
comunicación entre las partes implicadas en el
proceso. - Cada documento o base de datos debe
estar convenientemente identificado por la
organización responsable de su gestión. - Se
debe conservar información de soporte relativa a
la información en soporte electrónico que será de
utilidad a lo largo de todo el ciclo de vida. -
Se deben establecer procedimientos para procesar
documentos de dudoso origen. - La información no
debiera ser modificada o destruida sin un
procedimiento de aprobación. De esta forma queda
constancia del proceso realizado.
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Creación de la información en soporte electrónico
(II)
Aspectos críticos - Integración de la
información. Metadatos, estructura, BBDD -
Conversión de la información a soporte
electrónico - De soporte papel o microfilm a
imagen escaneada - De soporte papel a formato
con reconocimiento de caracteres - Ficheros de
faxes - Vectorización - Escaneado de
documentos - De un formato digital a otro
Migración a otro formato Incorporación de
estructura Riesgo de pérdida de
información - Valoración de la
información Información importante / sin
valor Destrucción de información Formato
s propietarios
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Gestión de la información en soporte electrónico
Integración en la estructura de archivos del
organismo. Contribución de los
archiveros Valoración de la información Gest
ión de su ciclo de vida Tareas - Registro de los
accesos a la información en soporte electrónico.
Trazas. - Asignación de la información en soporte
electrónico. Responsables. - Seguimiento.
Coordinación de las etapas del proceso. -
Clasificación para facilitar la recuperación. -
Decisión de traspasar la información a otra
organización o departamento.
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Creación de la información. Clasificación
Clasificación de la información - Aspecto
fundamental y complejo. - El criterio debe ser
claro y comprensible por otras organizaciones. Cr
iterios que se pueden seguir para clasificar la
información - Tipo de documento - Fechas (de
generación, de expiración) - Autor o autores -
Firmante - Destino (individuos, departamentos) -
Copias (individuos, departamentos) - Número y
versión - Asignación (fecha, fichero,
departamento) - Asunto - Palabras clave -
Idioma - Número de páginas - Calificación del
documento (libre, restringido, protegido,
confidencial) - Anexos, enlaces con otros
documentos. - Otras categorías definidas por el
usuario.
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Creación de la información. Criterios
Responsabilidades. - Asignación de
responsabilidades de gestión de biblioteca de
soportes a personas concretas. - Procedimientos
de gestión interna para proteger contenidos de
bibliotecas de soportes. - Biblioteca de soportes
en un área de seguridad en cuanto al entorno y a
los accesos. - Verificar la existencia de
instalaciones remotas para almacenar copias de
ficheros de datos críticos, establecer
procedimientos y períodos de tiempo.
29
Creación de la información. Criterios
Sistema de Gestión del Archivo de Soportes. -
Establecer procedimientos para asegurar que los
contenidos de la biblioteca de soportes se
inventarían periódicamente verificando la
exactitud de la información creada y mantenida. -
Verificar que registros de inventarios de bibl.
de soportes y etiquetas internas
identifican . Fecha de creación . Nombre del
fichero . Período de retención
. Durabilidad. - Procedimientos y estándares de
conservación de soportes, especificando ciclos
periódicos de limpieza, cambios, puesta fuera de
servicio y borrado de ficheros.
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Creación de la información. Criterios
Identificación externa y control de los
soportes. -Establecer criterios adecuados para
identificar externamente, conservar, controlar el
movimiento y proteger los soportes. -Criterios
para el traslado de los soportes. -Revisión
periódica de las etiquetas externas. -Registro de
los soportes recibidos y enviados a
terceros. Control de cambios en el equipo lógico
del sistema. Se deberá tener en cuenta si los
cambios en el equipo lógico del sistema afectarán
o no al sistema de salvaguardia.
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Traspaso de la información
- Al finalizar la etapa activa del ciclo de vida
la información puede ser traspasada al archivo. -
No toda la información tiene valor para
archivo. - La selección de información que carece
de valor se debe realizar con ayuda de los
archiveros. Dos aspectos en el traspaso -
Transferencia física de la información en soporte
electrónico. - Transferencia de la
responsabilidad.
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Traspaso de la información
Reglas para la transferencia de la información en
soporte electrónico - Comprobar que está
completa, incluyendo información de contexto. -
Las responsabilidades deben estar claramente
definidas en el emisor y receptor. - Emisor y
receptor deben asegurarse de que la información
no es alterada sin aprobación. Controles antes
de la transferencia - Hacer dos copias de los
datos. - Comparar la información con la
documentación proporcionada. - Identificar y
documentar errores en la documentación. -
Comprobaciones internas para verificar la
consistencia de la información. - Consultar al
suministrador de la información en soporte
electrónico si problemas o errores. - Documentar
los ficheros físicos.
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Conservación de los soportes de información
Los criterios para la conservación de los
soportes, su custodia y su accesibilidad deben
ser incluidos en los planes de seguridad y en
los planes de contingencia. Los dispositivos y
soportes informáticos de almacenamiento deben
estar adecuadamente controlados y protegidos.
Se deben establecer procedimientos operativos
de seguridad para proteger de daño, robo o acceso
no autorizado a soportes de almacenamiento, datos
de entrada y de salida del sistema, documentación
del sistema, etc.
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Conservación de los soportes de información
a) Procedimientos para la gestión de soportes
removibles Debe haber procedimientos operativos
de seguridad para la gestión de soportes de
información tales como cintas, discos, casetes,
listados, etc. -Deben evitarse la etiquetas
descriptivas en los soportes. -Se deben
almacenar en un entorno seguro de acuerdo con las
especificaciones de los fabricantes. -De no
haber indicación en contra, se deben borrar
físicamente sus contenidos antes de retirar un
soporte reutilizable de la organización. -Se
debe requerir una autorización por escrito para
retirar cualquier soporte de la organización y
mantener un registro que sirva de pista de
auditoría. -Las reparaciones y tareas de
mantenimiento de los ordenadores y especialmente
de los PCs se deben realizar in situ. Todos los
procedimientos y niveles de autorización se deben
documentar .
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Conservación de los soportes de información
b) Procedimientos para manipulación de datos
sensibles Se deben establecer procedimientos
para la manipulación de datos sensibles al objeto
de protegerlos de revelación no autorizada o de
mal uso. - Manipulación y etiquetado de todos
los soportes. - Mantenimiento de un registro de
receptores autorizados. - Controlar que los
datos recibidos son completos. - Acuse de recibo
cuando sea conveniente. - Mantener la
distribución de información al mínimo. - Marcar
claramente todas las copias de los datos a la
atención del receptor autorizado. - Revisar las
listas de distribución y de receptores
autorizados a intervalos regulares.
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Conservación de los soportes de información
c) Seguridad de la documentación del sistema La
documentación del sistema puede contener
información sensible tal como la descripción de
procesos aplicativos, procedimientos, estructuras
de datos, autorizaciones. - La documentación
del sistema se debe ubicar físicamente en
armarios robustos. - La lista de distribución de
la documentación del sistema se debe mantener
reducida a un mínimo y autorizada por el
propietario del sistema. - La documentación
generada por ordenador se debe almacenar
separadamente de otros ficheros de las
aplicaciones y se le debe asignar un nivel
adecuado de protección de acceso.
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Conservación de los soportes de información
d ) Eliminación de soportes Una vez que no son
necesarios se debe realizar de forma segura. De
forma descuidada puede dar lugar a fugas de
información sensible. Para minimizar los riesgos
se deben establecer procedimientos claros de
eliminación de los soportes. - La eliminación de
soportes que puedan contener información sensible
se debe hacer de forma segura, por ejemplo,
mediante incineración (poco recomendable pues
puede dar lugar a gases tóxicos), trituración o
borrado físico de los datos (mediante sucesivas
reescrituras, de 3 a 5 veces, con patrones
distintos) para su utilización por otra
aplicación dentro de la organización. - Utilizar
una lista para identificar aquellos soportes que
puedan estar sujetos a destrucción segura fax y
telex, papel carbón, listados e impresos, cintas,
discos removibles o casetes,listados de
programas, datos de prueba, documentación del
sistema, etc.
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Conservación de los soportes de información
d ) Eliminación de soportes - Muchas
organizaciones ofertan la destrucción de papel,
equipos y soportes. Se debe prestar atención a
la selección de aquella organización que acredite
experiencia y controles adecuados de
seguridad. - La destrucción de soportes con
información sensible se debe registrar, para
referencias en el futuro y para facilitar pistas
de auditoría. -Cuando se acumula información
para destrucción se debe tener en cuenta el
efecto de agregación, de forma que una gran
catidad de información no sensible puede
transformarse en más sensible que una pequeña
cantidad de información sensible.
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Soportes de almacenamiento
El soporte debe tener una vida tan larga como sea
posible. También la tecnología. Carece de
sentido conservar físicamente información en
determinados soportes si el hardware o el
software no permiten el acceso a la información
contenida en ellos. Hay gran variedad de
soportes, adecuados para almacenamiento a corto o
a largo plazo.
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Soportes de almacenamiento
Microfilm Se utiliza de forma muy extendida para
archivo. No facilita tareas de búsqueda o
exploración dentro de los contenidos. Existen
estándares establecidos y su durabilidad es
excelente. Soporte magnético Polarización de
partículas magnéticas en una dirección u otra
para almacenar cada bit. Soporte óptico Se trata
del soporte de almacenamiento más reciente. Se
basa en discos que permiten acceso directo a la
información. Tiene alta densidad de
almacenamiento.
Soporte magnético y el microfilm extendidos para
almacenamiento a largo plazo. El soporte óptico
se usa más cada día por estar muy bien adaptado a
este propósito.
41
Soportes magnéticos
Disquete. Los de 3½ se pueden utilizar con
diferentes sistemas (PCs, Macintosh y Unix). La
capacidad pequeña, habitualmente 1,44 MB, y
longevidad es limitada. Se utilizan solamente
para almacenamiento a muy corto plazo y para
intercambio de ficheros. Cartucho. Muy
extendidos para almacenar información en sistemas
de tamaño medio. Cinta. La cinta de 1.600 bpi se
puede leer prácticamente en cualquier dispositivo
de cinta y ha sido reconocida por X/OPEN como un
formato estándar de intercambio. Las cintas de
6.250 bpi con capacidad de 112,5 MB se utilizan
en archivos más antiguos. Las cintas deben ser
relanzadas cada 2 años y reescritas en una nueva
cinta cada 10 o 15 años. Casete de 8mm. Si bien
se encuentra estandarizado escasean los
suministradores. Capacidad típica de 2,3 GB. Los
casetes se tienen que reescribir cada dos
años. Cintas DAT (Digital Audio Tape). Uso
principal para grabación de sonido, también de
información. Capacidad típica de 2,3 GB y tienen
que ser reescritas cada dos años.
42
Soportes ópticos
CD-ROM. Se encuentran estandarizados y
constituyen buena opción para los nuevos
archivos. Tienen que ser reescritos cada 10 o 20
años. No es preciso almacenarlos en un entorno
ambientalmente controlado. Disco WORM (Write
Once Read Many). No hay un estándar
asentado. Estos discos no se encuentran muy
extendidos. Se deben reescribir cada 10 o 20
años. Discos ópticos regrabables. Utilizan
tecnología magneto-óptica Velocidad, capacidad
de almacenamiento y la posibilidad de reescribir
los datos varias veces. Hay pocos estándares por
el momento. Se deben rescribir cada 10 o 20
años. DVD (Digital Video Disk). Los discos DVD
tienen una capacidad que oscila entre 4,7 y 18GB.
43
Soportes
Se recomienda reescribir los archivos digitales
periódicamente. Aunque se incrementa el coste,
esta reescritura permite superar problemas
derivados de la existencia de formatos no
estándares así como del cambio de la
tecnología. Cada vez que se reescribe un
archivo, el usuario tiene que adoptar algunas
decisiones -Mantener los viejos ficheros tal y
como se encuentran. -Convertir los ficheros a un
soporte o formato más actualizado. Factores a
tener en cuenta aparte facilidad de acceso,
facilidad de lectura y longevidad. La práctica
habitual recomienda las siguientes condiciones
para almacenamiento en soporte electrónico a
largo plazo -Temperatura media 18ºC/-5ºC
-Humedad relativa 40/5 Intervalo de
reescritura 10 años.
44
Formatos
Optar desde el principio por un conjunto común
de estándares que facilite el acceso a la
información. Escoger los mismos formatos para
la conservación tanto a corto plazo como a largo
plazo. La orientación de futuro es que los
documentos consten de elementos independientes
(texto, imágenes, audio, vídeo) ligados a través
de enlaces. Actualmente hay algunos estándares
tales como OLE de Microsoft, OpenDoc de IBM y
Apple o el lenguaje Java de Sun, pero no son lo
suficientemente estables.
45
Formatos
Gráficos bitmap. Consisten en un conjunto de
puntos. Cuando se escanea un documento se
obtiene este tipo de gráfico. Consumen bastante
espacio y habitualmente se comprimen antes de ser
grabados. Gráficos vectoriales. Consisten
esencialmente de líneas y pueden ahorrar bastante
espacio. Sólo se almacenan las coordenadas de los
vectores que componen el gráfico. Texto. -El
texto plano en sí consistente en un conjunto de
caracteres codificados. -La estructura del texto
(títulos, capítulos, listas, etc) -La
presentación (negritas, cursivas, subrayados,
etc) Datos y Programas. No hay estándar de
formato para ficheros utilizados por hojas de
cálculo o BBDD. Los nuevos programas deben ser
capaces de leer los viejos formatos o, se deben
mantener los viejos programas. Los programas son
menos independientes de la plataforma tecnológica
que los datos. Audio y Vídeo pueden ser
incluidos en un registro.
46
Gráficos bitmap (I)
Grandes diferencias en el manejo de los colores
por parte de los diversos formatos. Las
diferencias se deben al número de bits por pixel
que cada formato es capaz de soportar. - 1 bit
por pixel permite dos colores - 4 bits por
pixel permite hasta 16 colores - 8 bits por
pixel permite hasta 256 colores - 16 bits por
pixel permite una imagen con hasta 32.768 ó
65.536 colores dependiendo del formato del
fichero. - 24 bits por pixel permite hasta
16.777.216 colores. - 32 bits por pixel también
permite hasta 16.777.216 colores.
Compresión no destructiva Tras comprimirla y
descomprimirla, la imagen es la misma que la
original. Los ratios de compresión son bajos,
aproximadamente 2 a 1. Compresión destructiva No
se almacena la información menos relevante. En
la práctica, el ojo humano distingue con menor
claridad ciertas partes de la imagen. Se pueden
alcanzar ratios de compresión más altos
dependiendo del grado aceptable de deterioro de
la imagen.
47
Gráficos bitmap (II)
TIFF Su diseño original contempla una gran
flexibilidad. Admite numerosas formas de grabar
una imagen TIFF. Su objetivo es manejar tantas
variaciones como les sea posible. Se utiliza
habitualmente para ficheros escaneados. Diversas
opciones dependiendo del número de colores
seleccionado blanco y negro, escala de grises y
en color. Es un formato no destructivo y sólo
permite un nivel de compresión muy limitado.
GIF Tiene su origen en CompuServe. Se encuentra
bastante extendido, especialmente en Internet.
Hay dos especificaciones, GIF 87a y la más
reciente GIF 89a. Pueden ser leídas por los
diversos programas lectores. Los ficheros GIF
pueden contener más de una imagen.
48
Gráficos bitmap (III)
JPEG El Joint Photographic Expert Group
desarrolló el formato conocido como JPEG. Sólo
soporta 24 bits por pixel y 8 bits por pixel en
el caso de imágenes con escala de grises. Utiliza
la compresión destructiva para ofrecer un alto
nivel de compresión. Se debe recuperar la imagen
después de salvarla para comprobar que la pérdida
es aceptable. Buena opción en términos de
ocupación de espacio de almacenamiento y de
durabilidad. Fax. Hay dos formatos, dependiendo
de si se usa la RTC o la RDSI Grupo III y Grupo
IV. Vídeo Hay dos formatos de vídeo MPEG-1,
para ordenadores y aplicaciones
multimedia. MPEG-2, se trata de una versión más
reciente para la televisión digital (incluyendo
sonido).
49
Gráficos bitmap IV
Otros formatos gráficos Puede suponer un riesgo
utilizar formatos gráficos propietarios (como BMP
o PCX), puesto que no hay garantía en relación a
su durabilidad. -Los ficheros BMP se pueden
salvar sin compresión o bien utilizando
compresión RLE. Esta compresión sólo es
aplicable a imágenes en las que se utiliza 4 u 8
bits por pixel. -El formato PCX, desarrollado
inicialmente para uso con Paintbrush de Zsoft, se
ha convertido en un estándar de hecho, soportado
por más aplicaciones que ningún otro. -El
formato Kodak Photo CD no se utiliza
habitualmente para documentos.
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Gráficos vectoriales
CGM Se trata de un formato para gráficos
vectoriales estandarizado que ofrece una
cierta garantía en cuanto a su durabilidad. Forma
tos específicos de aplicaciones Algunas
aplicaciones requieren enfoques particularizados,
como es el caso de los Sistemas de Información
Geográfica y el Diseño Asistido por
Ordenador. Otros formatos gráficos Se recomienda
evitar el uso de formatos propietarios (tales
como PICT de Macintosh, los Metafiles de
Microsoft Windows, u otros formatos específicos
de las aplicaciones) puesto que no hay garantías
en cuanto a su durabilidad a largo plazo.
51
Ficheros de texto
Diferentes tipos dependiendo de si se conservan o
no la estructura y la presentación. Fichero de
texto plano. Es un fichero de bajo nivel que
contiene el texto como una secuencia de
caracteres. Carece de estructura por lo que es
difícil explorarlo. Fichero de texto plano
estructurado. Proporciona un fichero que es
independiente de hardware y facilita su propia
exploración. Fichero de texto completamente
formateado. Contiene los caracteres, la
estructura y la presentación. No es
independiente del hardware necesario para leerlo.
52
Texto estructurado
SGML (Standard Generalized Markup Language)(ISO
8879) Estándar internacional originado en el
mundo editorial y se encuentra más extendido cada
día. Se puede utilizar para almacenar el texto y
su estructura, pero sin los atributos de
presentación. HYTIME. Extensión del SGML para
incorporar material multimedia en documentos
compuestos. HTML Es una versión simplificada del
SGML que se utiliza en los servidores Web. Ni es
muy estable, ni es adecuado para documentos
largos. Es preferible el uso del SGML para el
almacenamiento a largo plazo. Al estar su
definición basada en SGML, HTML solución
estándar, en el ámbito de ISO/Internet. Su
limitada funcionalidad hace que no sea la
solución adecuada para almacenar documentos que
reproduzcan exactamente la estructura y
apariencia de la versión original. Debe ser
considerado como un formato intermedio sencillo
para difusión de información.
53
SGML y HTML

SGML (ISO 8879) - Para para definir estructura y
contenido de documentos electrónicos. -
Independiente de dispositivos y sistemas. -
Libertad en los aspectos de léxico y sintaxis -
Es muy potente pero muy complejo.
HTML - Es una aplicación de SGML para el web. -
Simple, extendido y relevante en Internet. -
Tiene un conjunto de etiquetas predefinido y
fijo. - Extensión de las etiquetas sólo mediante
nuevas versiones. - Las etiquetas no afectan al
contenido sólo para presentación. - No permite
definir una estructura lógica. - No orientado ni
a intercambio ni a reutilización de los datos. -
No es orientado a objetos.
54
Qué es XML

• Un metalenguaje que permite definir otros
  lenguajes.
• Los documentos XML se pueden ver en términos de
• - su contenido,
• - su estructura
• - su presentación.
• Persigue la normalización de la forma en la que
  la información, se busca, se intercambia, se
  presenta y se personaliza.
• Recomendación del World Wide Web Consortium
• Todo sobre XML en http//www.w3c.org

55
XML vs SGML y HTML
Léxico L F F Sintaxis L F L SGML HTML XML

• XML subconjunto del lenguaje SGML, sin su
  complejidad
• (80 de funcionalidad con 20 de complejidad)
• Léxico fijo, sintaxis abierta -gt Etiquetas
  válidas no predefinidas.
• Muy flexible, permite definir etiquetas y la
  forma de anidarlas.
• XML utiliza etiquetas que describen el contenido
• (entidades, propiedades, relaciones) más que su
  presentación.
• A diferencia de SGML y HTML, se basa en ISO 10646
  Universal
• Multi-Octet Coded Character Set.
• Permite el intercambio de información
  estructurada (datos) entre
• aplicaciones y bases de datos en Internet.

56
Texto estructurado
ODA (Open Document Architecture) (ISO
8613) Estándar internacional para integrar texto,
estructura y presentación de un documento. El
estándar ODA se desarrolló para uso en
aplicaciones de ofimática. No es independiente
de la plataforma. RTF (Rich Text
Format) Utilizado principalmente por el soft de
ofimática de Microsoft. No hay garantía alguna
de su estabilidad ni de su durabilidad. Es
preferible convertir los ficheros a formatos
estándar. PostScript Se utiliza para enviar e
imprimir documentos junto con su presentación.
Es preciso su reemplazo por estándares
abiertos. PDF (Portable Data Format) Permite
visualizar documentos en diferentes
plataformas. Creado en 1992 por la empresa ADOBE
SYSTEMS INC. Está ganando la batalla de la
popularidad frente a RTF Rich Text Format de
Microsoft o Envoy de WordPerfect.
57
Juegos de caracteres
Los artículos 3 y 46 de la Constitución
encomiendan a los poderes públicos que garanticen
la protección y conservación de las distintas
modalidades lingüísticas de España como
patrimonio cultural de nuestro país. A su vez el
artículo 149 de la norma fundamental en su aptdo.
2º configura como deber y atribución del Estado
el servicio de la cultura. Artículo 3º "3. La
riqueza de las distintas modalidades lingüísticas
de España es un patrimonio cultural que será
objeto de especial respeto y protección.
" Artículo 46º " Los poderes públicos
garantizarán la conservación y promoverán el
enriquecimiento del patrimonio histórico,
cultural y artístico de los pueblos de España y
de los bienes que lo integran, ..." Artículo
149º apartado 2º " 2. Sin perjuicio de las
competencias que podrán asumir las Comunidades
Autónomas, el Estado considerará el servicio de
la cultura como deber y atribución esencial y
facilitará la comunicación cultural entre las
Comunidades Autónomas, de acuerdo con ellas. "
58
Juegos de caracteres
El Real Decreto 564/93, de 16 de abril, sobre
presencia de la letra "ñ" y demás caracteres
específicos del idioma castellano en los teclados
de determinados aparatos de funcionamiento
mecánico, eléctrico o electrónico que se utilicen
para la escritura (BOE 23/04/93), en su artículo
único dispone " Todos los aparatos de
funcionamiento mecánico, eléctrico o electrónico,
que se utilicen para la escritura, grabación,
impresión, retransmisión de información y
transmisión de datos, y que se vendan en España,
deberán incorporar la letra ltltñgtgt y los signos de
apertura de interrogación y de exclamación."
59
Juegos de caracteres
ISO 8859-1 "Tratamiento de la información.
Juego de Caracteres gráficos codificados sobre
un sólo octeto. Parte 1 Alfabeto latino
nº1." -Especifica un conjunto de 191 caracteres
así como la representación codificada de los
mismos mediante un octeto (un byte de 8 bits).
-La norma asigna un nombre a cada carácter y
especifica además el símbolo gráfico del
carácter. -Este juego de caracteres permite
cubrir las necesidades de las distintas
modalidades lingüísticas de España Castellano,
Catalán, Euskera y Gallego, así como los
dialectos y variantes de las citadas lenguas. -
ISO-8859-1 soporta los repertorios de caracteres
ISO-IR 1, ISO-IR 6 e ISO IR 100 denominados en
su conjunto Basic-1). Las tablas de códigos de
la ISO-8859-1 se han registrado de acuerdo con
los procedimientos definidos en la ISO-2375 sobre
registro internacional de juegos de caracteres
codificados. Diversos fabricantes e incluso el
Grupo X/Open recomiendan la norma ISO-8859 por
la facilidad que supone la representación de cada
carácter mediante un octeto.
60
Juegos de caracteres
Cláusula tipo de juego de caracteres Los juegos
de caracteres de los equipos físicos y lógicos
ofrecidos para dar cumplimiento al objeto del
contrato, deberán ser conformes con la norma ISO
8859-1 "Tratamiento de la información. Juego de
Caracteres gráficos codificados sobre un sólo
octeto. Parte 1 Alfabeto latino nº1, además,
en el caso de los equipos lógicos, los juegos de
caracteres deberán incorporar el símbolo de la
moneda única europea (euro). Los teclados
deberán satisfacer el R.D. 564/1993, de 16 de
abril, sobre la presencia de la letra ñ, y de
los símbolos de apertura de interrogación y
exclamación. Asimismo, se valorará que los
equipos físicos soporten el uso del símbolo de
euro, de conformidad con las Recomendaciones
emanadas de la Comisión Europea. La oferta
detallará todos los aspectos anteriormente
mencionados.
61
Ficheros de datos
Hojas de cálculo Se puede considerar que el
formato de datos EXCEL es un estándar de
facto. Ficheros de Base de Datos No existe un
formato de alto nivel para guardar la información
de bases de datos a pesar de que cada día se
utiliza más el lenguaje SQL. Documentos y
ficheros de aplicaciones sectoriales Presenta una
problemática similar a la de las bases de
datos. Formularios Se están realizando esfuerzos
de estandarización (FIMS, HTML 3.0, etc.) Firmas
digitales La solución más extendida se basa en la
criptografía de clave pública.
62
Ficheros de datos
Para archivo de datos con objetivo de garantizar
la independencia del soporte de
almacenamiento. SIDF (Formato de Datos
Independiente del Sistema) (Estándar ECMA-208).
Formatos de archivos y etiquetas, propiedades,
permisos, información extendida y fechas
internacionales y caracteres lingüísticos.
Estándar de archivos, etiquetas para unidades
de cintas y discos ópticos independiente del
soporte. Define un formato lógico de archivo de
sistema abierto e independiente del soporte de
almacenam. Su objetivo es facilitar el
intercambio de datos entre distintas plataformas
y sistemas diferentes. -Se centra en el
rendimiento, la extensibilidad, la recuperación
de fallos del medio de almacenamiento y la
flexibilidad. -Puede aplicarse a unidades de
cinta, discos ópticos regrabables, discos WORM,
particiones de discos duros y discos
flexibles. Posee tres niveles medios, búfer de
transferencia y conjunto de datos.
63
Acceso y diseminación de información (I)
Algunos estándares son más adecuados que otros
para la difusión de información. Se pueden
utilizar formatos diferentes para almacenamiento
y diseminación de la información. Soporte para
distribución off-line Disquete de 3½, 1,44MB,
CD-ROM estándar . A largo plazo el DVD (Digital
Vídeo Disk) Protocolos Internet para intercambio
de documentos en la red HTTP (HyperText Transport
Protocol) para servidores Web. FTP (File Transfer
Protocol)para servidores de ficheros. MIME (
Multipurpose Internet multimedia
extensions) Formatos de documentos El HTML puede
ser más adecuado para documentos breves, como
páginas de entrada en el WWW. Los documentos más
largos se pueden poner directamente en formato
SGML en los servidores Web. Formatos propietarios
(MS-Word, WP) no recomendables para
almacenamiento a largo plazo. Acceso a Bases de
Datos SQL 2 (Structured Query Language) para
bases de datos relacionales. ISAM (Indexed
Sequential Access Method) para ficheros
secuenciales indexados.
64
Acceso y diseminación de información (II)
Los documentos se generan y comunican de forma
electrónica. La localización tiene poco que ver
con la posibilidad de consultarlos. Se puede
acceder desde cualquier lugar con idéntica
facilidad. Los actuales depósitos físicos de
archivos, basados en la custodia, se convertirán
en nodos de archivos virtuales. Estos archivos
no se van a mantener en función de reunir,
conservar y proporcionar acceso in situ a los
documentos, sino en función del control de la
información sobre los documentos y su
utilización, para garantizar los plazos de
conservación y aplicación de la normativa que en
cada caso se establezca sobre acceso a los mismos.