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ELEGIBILIDAD DE GASTOS
Seminario financiero para socios españoles
IIIC Madrid, 17 y 18 de mayo de 2006
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Elegibilidad de gastos
Textos de referencia

• Reglamento 1685/2000 por el que se establecen
  disposiciones de aplicación del Reglamento
  1260/1999 en lo relativo a la financiación de
  gastos de operaciones cofinanciadas por los
  Fondos Estructurales
• Reglamento 448/2004 que modifica el Reglamento
  1685/2000
• Estos textos se encuentran disponibles en todas
  las lenguas en el portal del Derecho de la Unión
  Europea http//europa.eu.int/eur-lex/es/ y en
  inglés y francés en la página web del programa
  www.interreg3c.net

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Elegibilidad de gastos
Fechas de elegibilidad de gastos

• Gastos de preparación
• Elegibles desde la fecha en que la Comisión
  recibió el PIC de cada una de las cuatro zonas
  hasta la víspera de la presentación del
  formulario de candidatura. Esta fecha está
  especificada en el artículo 1.10 del Contrato de
  Subvención. (Zona Sur 6 diciembre 2001)
• Fecha de inicio de elegibilidad de gastos del
  proyecto
• También varía en función de cada zona, fecha
  igualmente especificada en el artículo 1.10 de
  contrato de subvención
• Todos los gastos han de ser efectivamente pagados
  antes de la fecha de finalización del proyecto
  (salvo contadas excepciones)

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Elegibilidad de gastos
Reglas generales I

• Las operaciones cofinanciadas por FEDER han de
  llevarse a cabo en el espacio de cooperación
  elegible.
• La elegibilidad de un gasto será juzgada
  dependiendo de su contexto general, de su
  naturaleza y de su montante.
• No es posible solicitar anticipos, sólo
  reembolsos.

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Elegibilidad de gastos
Reglas generales II

• De manera general, los gastos deben
• No haber sido financiados por ninguna otra fuente
  de financiación nacional y/o comunitaria. En el
  caso de que haya financiaciones complementarias,
  esta complementariedad debe ser explícitamente
  justificada y clarificada
• Tener un vínculo directo con el plan de trabajo
  presentado en el formulario de candidatura
  aprobado por el Comité de Programación
• Ser necesarios para la ejecución del proyecto
• Ser razonables y satisfacer los principios de
  buena gestión financiera

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Elegibilidad de gastos
Reglas generales III

• Estar contenidos en la tipología de gastos
  presentada en los cuadros financieros del
  formulario de candidatura aprobado por el Comité
  de Programación
• Corresponderse con gastos efectivamente pagados
  por el socio, y que dicho pago haya tenido lugar
  durante el período de certificación de
  referencia
• Estar registrados en la contabilidad del socio
  los socios están obligados a tener una
  contabilidad diferenciada del proyecto que
  permita identificar claramente los gastos que
  corresponden al mismo
• Estar acompañados por facturas y por
  justificantes de pago originales, que serán
  conservados por cada socio

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LAS LÍNEAS PRESUPUESTARIAS DE LOS PROYECTOS DEL
PROGRAMA IIIC

• Gastos de personal
• Gastos administrativos
• Expertos externos
• Viajes y alojamientos
• Reuniones y eventos
• Gastos promocionales
• Otros gastos elegibles
• Inversiones
• Financiación de subproyectos (sólo para las OCR)

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Elegibilidad de gastos
Gastos de personal I

• Son elegibles las remuneraciones pagadas al
  personal afectado al desarrollo del proyecto
  (contratación o adscripción formal)
• Los gastos de personal serán imputados en función
  del tiempo real dedicado al proyecto
• Los gastos se calcularán sobre la base del
  salario real (salario brutocargas sociales)
• El socio debe dotarse de un sistema de control de
  la prestación de servicios a través de un cuadro
  mensual que recoja el empleo de tiempo de las
  personas afectadas parcialmente al proyecto

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Elegibilidad de gastos
Gastos de personal II

• Deben apoyarse en los siguientes documentos
• Nómina de cada una de las personas asignadas al
  proyecto y cuyo salario se certifica, así como
  los TCs correspondientes a las mensualidades de
  referencia
• Contrato laboral/documento de toma de posesión
  del puesto funcionarial
• Asignación al proyecto por parte de la persona
  responsable con indicación de las tareas que
  desempeñan en el proyecto
• Hojas de tiempo dedicado al proyecto
• Fórmula matemática utilizada para calcular el
  importe del salario que se ha certificado

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Elegibilidad de gastos
Gastos de personal III

• Cálculo de los gastos de personal de un
  trabajador adscrito a tiempo parcial (ejemplo)
• Tiempo dedicado al proyecto conforme a su hoja
  horaria 120h
• Salario bruto del trabajador EUR
  50,000.00
• Cargas sociales del empleador EUR
  25,000.00
• Costes salariales totales EUR 75,000.00
• Horas trabajadas durante el año 1700 h
• Coste hora Costes salariales/Horas
  totales EUR 44.12
• Gastos de personal imputables al proyecto
• Coste hora x horas dedicadas al proyecto EUR
  5,294.12

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Elegibilidad de gastos
Gastos administrativos

• Se trata de gastos directamente vinculados al
  proyecto soportados por las consiguientes
  facturas y justificantes de transferencia
  bancaria
• Deben estar basados en costes reales, nunca en
  estimaciones
• Sistema de imputación con arreglo a un método
  justo y equitativo debidamente justificado
  (atenerse a sistemas de asignación de costes
  generalmente admitidos)

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Elegibilidad de gastos
Expertos externos I

• Se entiende por subcontratación todo montante
  pagado a una entidad exterior, que no forma parte
  del partenariado, que realiza un trabajo puntual
  y específico en el marco del proyecto
• La subcontratación sólo es posible si el personal
  de las entidades que componen el partenariado no
  reúne las competencias requeridas para realizar
  ciertos trabajos necesarios para el proyecto
• No pueden subcontratarse todas las actividades
  vinculadas al proyecto con el fin de no
  desnaturalizar el partenariado
• El Jefe de Fila o los socios no podrán
  subcontratar la totalidad o la mayor parte de las
  actividades que les han sido atribuidas

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Elegibilidad de gastos
Expertos externos II

• La subcontratación ha de estar expresamente
  prevista en el formulario de candidatura
• Deberá justificarse documentalmente el respeto de
  las normas nacionales y comunitarias de
  publicidad, concurrencia y competencia en las
  contrataciones
• Los subcontratistas deberán facilitar a los
  organismos de auditoría y control toda la
  información que se considere necesaria sobre las
  actividades subcontratadas.

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Elegibilidad de gastos
Gastos de viaje y alojamiento I

• Debe tratarse de viajes que tengan relación
  directa con el proyecto y ser necesarios para la
  ejecución de las acciones aprobadas
• Deben estar autorizados con carácter previo por
  la persona responsable
• En los casos en los que viajen varias personas,
  el desplazamiento de las mismas deberá estar
  motivado
• Las fechas de los desplazamientos deberán
  corresponder, salvo justificación escrita, a las
  fechas más cercanas de inicio y finalización de
  la reunión
• Asimismo, los viajes deberán ajustarse a las
  tarifas más económicas
• En lo que respecta a los agentes de las
  administraciones públicas, son aplicables las
  reglas de dicha administración

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Elegibilidad de gastos
Gastos de viaje y alojamiento II

• Deben apoyarse en los siguientes documentos
• Autorización del responsable / Orden de Comisión
  de Servicio
• Documento de convocatoria a la reunión / orden
  del día / conclusiones o acta
• Documento que recoge la liquidación de la dieta
• Billete de avión y tarjetas de embarque /
  billetes de ferrocarril / autobús / documentos
  impresos de Internet cuando la compra ha sido
  electrónica
• Facturas de alojamiento, justificantes de los
  desplazamientos (taxi, bus, metro)
• Aplicación de la tasa de cambio en
  desplazamientos fuera de la zona Euro

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Elegibilidad de gastos
Gastos de viaje y alojamiento III

• Los desplazamientos que se efectúan fuera de las
  regiones a las que pertenece el partenariado,
  deberán estar justificados
• Los desplazamientos realizados fuera de la Unión
  Europea habrán de estar debidamente motivados,
  ser imprescindibles para el desarrollo de la
  operación y estar previstos en el formulario de
  candidatura.
• En todo caso, es necesario asegurarse de la
  elegibilidad del viaje consultando a las
  estructuras del programa. Estos gastos han de ser
  pagados y certificados por socios UE
• Los gastos de viaje y alojamiento previstos por
  los socios procedentes de terceros países al
  territorio UE, serán elegibles siempre y cuando
  sean pagados y certificados por socios UE

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Elegibilidad de gastos
Inversiones

• Las inversiones sólo serán financiadas en el
  marco del programa INTERREG III C si están
  debidamente justificadas, si son cruciales para
  el desarrollo de la operación y si redundan en
  beneficio del partenariado
• Se trata por lo general de inversiones en bienes
  de equipo que han de estar previstas en el
  formulario de candidatura
• No podrá imputarse la depreciación de aquellos
  equipos cuya compra haya sido financiada por
  fondos comunitarios o nacionales
• La amortización habrá de ser calculada de acuerdo
  con las normas contables de aplicación
• La amortización ha de referirse únicamente al
  período de cofinanciación de la operación

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Elegibilidad de gastos
IVA

• El IVA sólo será subvencionable si es real y
  definitivamente soportado por socio
• El IVA que sea recuperable por algún medio no
  será subvencionable, aun cuando el beneficiario
  no llegue a recuperarlo en la práctica
• Si el socio está sujeto a un régimen a tanto
  alzado (prorrata), sólo el IVA desembolsado se
  considerará recuperable

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Elegibilidad de gastos
Gastos comunes I

• Determinados gastos de gestión son comunes y han
  de ser pagados por todos los socios
• Las reglas de contratación pública han de ser
  respetadas para determinar quién es el prestador
  de servicios
• Es necesario que exista un acuerdo previo de los
  socios en el que se indiquen las modalidades de
  certificación y de pago de estos gastos
• Lo recomendable es que el prestador de servicios
  emita una factura para cada socio con la parte
  que le corresponde pagar
• La facturación entre los socios no está permitida

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Elegibilidad de gastos
Gastos comunes II

• Cuando no sea posible emitir una factura para
  cada socio, el Jefe de Fila deberá enviar a los
  socios la copia de la factura original compulsada
  más un documento válido desde el punto de vista
  contable y fiscal en el que se especifiquen
• las actividades llevadas a cabo por el servicio
  contratado
• la parte que le corresponde pagar a cada socio
• Debe garantizarse la claridad, la transparencia,
  y asegurarse que no habrá una doble imputación
• La retención de FEDER por parte del Jefe de Fila
  no está permitida

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Gracias por su atención