Title: ERP Enterprise Resource Planning Introduccin y Ejemplo
1ERP Enterprise Resource PlanningIntroducción
y Ejemplo
HABILITACIÓN PROFESIONAL
2Qué es un ERP?
- Un sistema ERP es un conjunto de programas
integrados que apoya las principales actividades
de organizacionales tales como producción y
logística, finanzas y contabilidad, ventas y
recursos humanos.Esto significa que lo que se
trata, es de contar con un solo programa de
software que satisfaga las necesidades de todos
los departamentos de la empresa. Antiguamente
cada uno de los sectores contaba con su propio
sistema. Lo que el ERP hace, es combinar todos
los sistemas en un solo programa de software
integrado que corre (ejecuta) en una sola base
de datos, de tal manera que varios departamentos
puedan intercambiar, acceder y actualizar
información y comunicarse con los otros
departamentos mas fácilmente.
3Revisemos un poco de historia, como llegamos
hasta aquí?
- Sistemas a medida
- Preprogramados puramente funcionales
- Preprogramados para procesos específicos
- MRP (Material Requirements Planning)
- MRP II (Manufacturing Resources Planning)
- ERP (Enterprise Resources Planning)
- Extended ERP ( Business Support functionality )
- eEnhanced ERP ( eBusiness facilities)
- Próximo?
- En cada caso una etapa se construyó sobre un
cierto fracaso de la etapa anterior
4Porqué hablamos de ERP?
- Las soluciones de E R P han sido descriptas como
la segunda tecnología en importancia de la última
década después de Internet. - Deben ser importantes las empresas invirtieron
varios millones y a veces cientos de millones de
dólares en sistemas de este tipo. - Enterprise Solutions crea valor de dos maneras
- Conecta y gestiona los flujos de información en
organizaciones complejas para que el personal de
gestión y operativo pueda tomar decisiones en
base a información perfecta, que refleje
verdaderamente el estado actual del negocio. - También automatiza procesos complejos de
transacciones y por ende, ahorra costos. - Una cantidad importante de empresas de mediana a
gran envergadura han lanzado/finalizado la
implementación de sus sistemas ERP con gran
expectativa. - Sin embargo, muchas de ellas aún no han llegado a
lograr los beneficios esperados a partir de sus
implementaciones iniciales de sistemas ERP
5Expectativas equivocadas
Una de las explicaciones de esta frustración es
la falsa expectativa de que la mera
implementación de un sistema generará beneficios.
Instálelo y obtendrá los beneficios.
6Entendamos que es un Software Enterprise-wide
Tal vez la confusión surge de no diferenciar qué
constituye un sistema ERP y qué no..
- Un Software Enterprise-wide es . .
- Sólo software
- Sofisticado, muy flexible
- Un conjunto de procesos transaccionales
estructurados de negocios - Un modelo de datos
- Una plataforma técnica común
- Un Software Enterprise-wide no es . . .
- Una visión estratégica u operativa
- Los mejores procesos
- Un substituto de una buena planificación
- Un substituto del apoyo gerencial y de una amplia
participación de los usuarios
7Implementar vs. Transformar
Investigando las razones de éxito/fracaso de
diferentes proyectos se llego a diferenciar
transformar de implementar un sistema
Estrategia
Tecnología
Procesos
8Porqué cambiar ?
Una vez que entendemos que el cambio es más que
la implementación de una solución tecnológica,
podemos empezar a pensar ordenadamente qué
queremos lograr
9Qué cambiar?
Un estudio reciente de Accenture establece las
siguientes prioridades para los objetivos buscados
Aumento de ingresos
Primera prioridad
Menor cantidad de recursos físicos
Segunda prioridad
Tercera prioridad
Mejor gestión de inventarios y de activos
Reducción de tiempos
Reducción de personal
Transacciones más rápidas y más precisas
Mayor flexibilidad
Mejor servicio y retención de clientes
Mejor gestión financiera
Mejor toma de decisiones gerenciales
10Qué se consiguió hasta ahora?
Desafortunadamente hay un porcentaje alto de
frustraciones, aunque ha disminuido en los
últimos años
Aumento de ingresos
Reducción de personal
Mejor servicio y retención de clientes
Reducción de tiempos
Menor cantidad de recursos físicos
Facilidad de expansión/crecimiento
Mejor gestión de inventarios y de activos
Mejor toma de decisiones gerenciales
Transacciones de Información más rápidas
Mejor gestión financiera
11Satisfacer las expectativas requiere coherencia
entre el resultado esperado y la magnitud del
cambio
Transformar la empresa e instalar el software
Realizar una reingeniería e instalar el software
Instalar software
Simplificar procesos e instalar software
Características
Nivel de participación gerencial
Gerentes funcionales
Gerentes de Procesos
Gerentes de las UN
Gerentes de la empresa
Según sea necesario para el software
Mejoras incrementales de eficiencia
Estrategia y procesos transformados a nivel UN
Cambio a nivel empresa de la estrategia y
procesos core.
Cambio del negocio
Costos de tecnología y beneficios solamente
Costos y beneficios de la eficiencia de los
procesos y la tecnología
Costos y beneficios de la reingeniería de los
procesos y la tecnología
Costos y beneficios de la sinergia entre unidades
de negocios, la organización, los procesos y la
tecnología.
Implicancias del Caso de Negocios
ROI Potencial
Muy bajo
Limitado
Mayor
Substancial
- Un adecuado business case es el vehículo para
ayudar al management a determinar la magnitud y
las características del cambio requerido para el
resultado esperado.
12También la coherencia interna del proyecto debe
ser tenida en cuenta
Gastos excesivos de TI
Captura máxima de los beneficios
Tecnología informática a nivel empresa
Alto
Mejoras de procesos y de ERP
Riesgo de invertir demasiado en TI con relación
al impacto en el negocio
Grado de inversión y cambio de TI
Cambio limitado requerido
Beneficios negativos o pérdida de beneficios
Riesgo de cambiar significativamente los procesos
de negocios sin un soporte apropiado de TI
Sistemas de TI
Bajo
Función única
A nivel empresa
Multi- funcional
Unidad de Negocios
Grado de cambio de los procesos de negocios
Bajo
Alto
13La historia ha demostrado que debe prestarse
atención a cuán estandar puede implementarse el
software
- Toda la experiencia dice que cuanto más estándar
pueda implementarse la solución, mas controlable
serán el costo y el plazo - Aquellas organizaciones que realizaron
significativas modificaciones mas frecuentemente
se vieron frustradas por los resultados - Sin embargo
- El 70 de las empresas relevadas en nuestro
estudio habían desarrollado recientemente o
estaban planeando desarrollar aplicaciones a
medida para obtener una ventaja competitiva. - El 57 de las empresas relevadas en nuestro
estudio citaron la necesidad de contar con una
funcionalidad específica para su industria que en
su momento no estaba disponible por parte del
proveedor de soluciones ERP.
14Finalmente la implementación suele ser el
principio y no el fin de la transformación.
- La mayoría de los beneficios se logran con el
tiempo
Mejor gestión financiera
Transacciones de información más rápidas
Mejor gestión de Inventarios y activos
Mejor toma de decisiones gerenciales
Menor cantidad de recursos físicos y mejor
logística
Reducción de tiempos
Facilidad de expansión/ crecimiento y mayor
flexibilidad
Mejor servicio y retención de clientes
Reducción de personal
Aumento de ingresos
Durante el 1er año
1-2 años
2-4 años
Más de 4 años
15Los Web Services constituyen una de las más
herramientas de integración más novedosas y
recientes
- Los Web Services son estándares, protocolos y
servicios de directorio que permiten a las
aplicaciones basadas en la web compartir datos
entre ellas independientemente de los lenguajes
de programación en que fueron desarrolladas o las
plataformas en que residen. - Los Web Services facilitan la integración entre
aplicaciones tanto dentro como fuera del
firewall. - También pueden actuar como mini-aplicaciones por
separado, permitiendo tareas simples tales como
la cotización de seguros o la verificación del
crédito en forma online, a través de la web. - Los Web Services son ideales para las
aplicaciones asincrónicas con bajos volúmenes de
transacciones. - Los propulsores de los Web Services argumentan
que permitirán un nuevo esquema de flexibilidad e
integración de varias aplicaciones distribuidas,
logrando eliminar tal vez la necesidad de contar
con un sistema integrado y centralizado como un
ERP. - Otras opiniones indican que los Web Services se
utilizarán en gran medida para fines de
integración, así como para complementar la
funcionalidad de las core enterprise solutions
según sea necesario.
16Veamos un ejemplo de ERP SAP
Qué es SAP? Con sede en Walldorf, Alemania, SAP
es el tercer proveedor independiente de software
del mundo. SAP emplea más de 28,900 personas en
más de 50 países, con 12 millones de usuarios y
67,500 instalaciones. La sigla SAP significa
Systems, Applications and Products in Data
Processing. Este fue el nombre que adquirió en
inglés la alemana Systemanalyse und
Programmentwicklung, creada en 1972, cuando un
grupo de cuatro jóvenes ingenieros de IBM, en
Mannheim, Alemania, decidieron que ya era hora de
abrirse hacia un proyecto propio. La idea
resultaba prácticamente revolucionaria para la
época desarrollar soluciones de software
integradas para empresas que cubrieran las
necesidades básicas de cada uno de los circuitos
administrativos.
Principales competidores de SAP en términos de
Ingresos por Licencias
17Productos SAP
- Qué productos tiene SAP?
- El producto emblemática de SAP es su solución de
ERP denominada SAP R/3, adicionalmente cuenta con
los siguientes productos. - Algunos ejemplos
- Soluciones para Industrias.
- mySAP Customer Relationship Management .
- mySAP Supply Chain Management.
- mySAP para la Pequeña y Mediana Empresa.
- Mobile Solutions.
18Módulos SAP
SAP R/3 se encuentra organizado en módulos. Estos
módulos agrupan funciones de un área o grupo de
conocimiento.
19Módulo SD (Sales Distribution)
-
- R/3 Sales Distritución system es una completa
solución para el manejo de ventas, despachos y
facturación para cualquier industria. Este módulo
soporta el proceso de venta en lo que respecta a
realización de la oferta al cliente, realización
del pedido de venta, entrega de producto y
facturación de productos/servicios.
20Módulo MM (Material Management)
El módulo de MM soporta íntegramente el proceso
de compras. Comenzando por la manifestación de la
necesidad de compras por parte de los diversos
sectores de la organización, la gestión de la
misma por el departamento de compras, el manejo
de inventario (recepción de la mercadería/salida
de la mercadería), recepción de la factura y pago
de la factura correspondiente.
21Módulo SD (cont.)
- Se imprime la factura.
- Se realiza la contabilización de la factura.
- Se determina el cliente y material.
- Se realiza la verificación de crédito del
cliente. - Verificación de disponibilidad del producto.
- Disminuye la cantidad de inventario.
- Se realiza el asiento de disminución de
inventario. - Generación de remito.
22Módulo MM (cont.)
Departamento de Compras
Solicitante
Comparar ofertas
Ingresar la Oferta
Llega una solicitud
Realizar Peticiones de ofertas
Crear un Pedido asociado a la oferta Ganadora
Rechazar ofertas no ganadoras
Liberar Pedido
Recepción de Materiales
Departamento Cuentas a Pagar
Pago de factura
Ingreso de factura
Recepción factura del proveedor
23Módulo PP (Production Planning)
- Diseñado especialmente para cubrir las
necesidades de - Planificación operativa y gestión de la demanda.
- Planificación de producción.
- Planificación de necesidades de material.
- Control de producción.
- Costos de Producto.
24Planificación
Planificación operativa Permite definir un plan
a largo plazo, en el cual se determina el volumen
de producción requerido para cubrir las ventas
por grupos de productos (a partir de datos
históricos, pronósticos, rentabilidad proyectada,
capacidad de producción, etc.) Gestión de la
demanda Permite definir una estrategia para
suplir la demanda originada por el plan operativo
(SOP) o por pedidos de venta, determinando las
fechas y cantidades para cada material
necesidades previsionales y necesidades de
cliente Plan maestro de producción Permite
determinar -en forma precisa- un plan de
producción a corto plazo, en el cual se definen
las cantidades a fabricar para cada uno de los
productos terminados (o productos semiterminados)
piezas principales y productos
críticos Planificación de necesidades (MRP)
Permite determinar requerimientos de materiales
(productos, semiterminados, materias primas) a
partir de las demanda prevista y la explosión de
listas de materiales o a partir de parámetros
específicos para cada material (punto de pedido,
pronósticos, etc.)
25Control
Planificación de capacidades Permite administrar
la capacidad de los puestos de trabajo
productivos considerando la actividad de
producción, eventos de mantenimiento e
inspecciones de calidad Control de la Producción
- Órdenes de procesos (PI), control a través de
recetas (componentes operaciones) p.e.
Industria farmacéutica, alimenticia y procesos
batch. - Órdenes de producción (SFC), control a través de
órdenes con fechas y cantidades previstas
(discretas), listas de materiales, hojas de ruta
para puestos de trabajo aplicable a cualquier
industria - Fabricación repetitiva (REM), control a través de
líneas de producción con planificación basada en
tasas de producción (cantidad/tiempo) p.e.
Industria automotriz, electrónica - Kanban (KAN), control a través de el
reaprovisionamiento del puesto de trabajo en
forma directa desde una fuente según la demanda
(pull) p.e. Industria automotriz, Just-in-time.
Facilidad de uso Flexibilidad Control
26Módulo QM (Quality Management)
Procesos de calidad
Inspección de calidad Determinar el grado de
calidad de una muestra o un lote de producto
Control de calidad Evaluar el nivel de calidad de
un producto a lo largo del tiempo
Lotes de inspección Resultados Decisión de empleo
Niveles de calidad Gráficos de control
Planificación de calidad Determinar los aspectos
a evaluar para determinar la calidad de un
determinado material
27Módulo QM (cont.)
Permite definir criterios de inspección (por
ejemplo, qué material debe inspeccionarse, cómo
debe inspeccionarse y qué características o
especificaciones verificar, el puesto de trabajo,
etc) en la entrada de mercancías, traslados,
órdenes de fabricación, entregas a clientes,
periódicamente o en puntos predefinidos.
Permite determinar si un material se ajusta a los
requisitos de calidad definidos, a través de la
inspección de las características o
especificaciones que se han predefinido en la
planificación de calidad.
- Permite evaluar el nivel de calidad de un
determinado material, y realizar análisis
estadísticos a fin de poder controlar, analizar y
documentar los procesos que tienen lugar en la
fabricación y otras áreas relacionadas con la
calidad a través de gráficos de control. - El nivel de calidad de un material se determina
en forma dinámica a partir de la cantidad de
lotes analizados y la cantidad de lotes
rechazados. - Los gráficos de control de calidad se utilizan
principalmente en inspecciones de fabricación
para supervisar y optimizar los procesos de
fabricación o evaluar estadísticamente la calidad
de una determinada materia prima.
28Módulo PM (Plant Maintenance)
- El módulo de mantenimiento de planta fue diseñado
para cubrir las necesidades de planificación,
administración, seguimiento y control de las
tareas de mantenimiento. Cubriendo los tipos de
mantenimiento - Correctivo
- Preventivo (Se ejecuta en función de avisos que
se emiten automáticamente). - Predictivo (Se desarrolla en función de las
mediciones de valores críticos). - Adicionalmente permite
- Generar solicitud de trabajo de mantenimiento.
- Aprobación de la solicitud de trabajo.
- Creación de la orden de trabajo.
- Análisis del trabajo a realizar por el servicio
de mantenimiento. - Análisis de las ordenes programadas.
- Historial del mantenimiento.
- Gestión de los servicios de mantenimiento.
- Integración con correos electrónicos, teléfonos
celulares, dispositivos móviles, etc.
29Módulo HR (Human Performance)
- El módulo de recursos humanos cubre las
necesidades del departamento de recursos humanos.
Administrando - Datos del personal legajo, datos personales,
posición dentro del organigrama,etc. - Gestión de Tiempos Control de fichadas de
entrada/salida, calculo de horas extras, calculo
de días de vacaciones. - Payroll Liquidación de sueldos.
- Gestión de la capacitación del personal plan de
capacitación. - Desarrollo de personal Evaluación de
performance, evaluación 360, calificaciones y
cualificaciones del personal.
30Módulo FI (Financial)
GL
AR
AA
TV
SL
AP
TR
Asset Accounting
Special Ledger
General Ledger
Accounts Receivable
Travel Mgmt.
Accounts Payable
Treasury
PA
OM
PC
PCA
Profitabilty Analysis
Profit Center Account
Overhead Mgmt.
Product Costing
31Módulo FI (Financial)
- Contabiliza las altas y bajas de activos en los
módulos de AP y AR. - Contabiliza la amortización en los módulos de GL
y CO. - Capitaliza los activos directamente al momento de
realizarse la compra.
- Registración de facturas/N.Crédito y Débito por
compras realizadas con Proveedores. - Contabilización de Pagos Manuales y Automáticos.
- Control y análisis de cuentas corrientes de
Proveedores.
AP
AA
- Contabilización de documentos.
- Cierres periódicos/anuales.
- Reporting y Balances Generales
Accounts Payable
Asset Accounting
TR
AR
GL
Accounts Receivable
General Ledger
Treasury
- Análisis Cuentas de Banco (Posición de Caja).
- Ingreso de Extractos para Conciliación Bancaria
- Registración de facturas/N.Crédito y Débito por
compras realizadas con Proveedores. - Contabilización de Pagos Manuales y Automáticos.
- Control y análisis de cuentas corrientes de
Proveedores.
SL
TV
Special Ledger
Travel Mgmt.
32Módulo CO (Controlling)
- Planifica, controla y genera reportes de costos
organizacionales. - Administra la Gestión de Ordenes Internas.
- Permite la presupuestación y planificación de
costos.
33Metodología de Implementación ERP
Accenture cuenta con Métodos de Implementación de
Paquetes de Software que se centran en la
implementación de aplicaciones preprogramadas
(ERP). Esta metodología se ha diseñado para dar
soporte a la implementación de cualquier paquete
de software existente en el mercado, sirviendo de
base para herramientas como SAP, Oracle,
PeopleSoft, Siebel, y otras. Los métodos son
adaptados para cumplir con los requerimientos
específicos de cada implementación. La
metodología está estructurada como una matriz de
etapas y workstreams (etapas transversales).
Los Métodos de Implementación de Paquetes de
Software, se centran en la planificación,
análisis, diseño, construcción, prueba e
implementación de la aplicación, pero también
incluyen métodos para la arquitectura técnica,
formación y soporte del desempeño y preparación
del mantenimiento (Introducción del
Servicios). Los Métodos de Implementación de
Paquetes Software están diseñados para ser
utilizados junto con los Métodos de la Gestión de
Aplicaciones, proporcionando así los procesos y
entregables necesarios para la unidad de soporte
que mantiene la aplicación.
Actividad
Construc.
Etapas
Workstreams
Puntos de Transición
34Metodología de Implementación ERP
- En la metodología, las barras verticales son las
etapas de trabajo dentro de un proyecto - Planificación Define el Solution Blueprint y
organiza el proyecto (determina los objetivos del
negocio, alcance, y requerimientos de alto nivel
del proyecto). - Análisis Incluye la recolección, identificación,
análisis y gestión de los requerimientos
evaluación detallada del paquete de software y
selección de los componentes de infraestructura
tecnológica determinación del entorno y procesos
necesarios. - Diseño Diseña las aplicaciones, arquitectura
técnica, infraestructura técnica y el
entrenamiento. - Construcción Desarrolla las aplicaciones,
arquitectura técnica, infraestructura técnica y
el entrenamiento. - Prueba Construye los componentes de test para
todos los workstreams y valida la solución con
los usuarios. - Implantación Implementa de la aplicación,
arquitectura técnica, infraestructura técnica, y
training para la organización.
Etapas
Puntos de Transición
Representa una interfaz entre dos equipos del
proyecto, donde los entregables del proyecto son
transicionadas desde un equipo a otro.
35Metodología de Implementación ERP
- Las barras horizontales son workstreams,
definidos como un dominio o área de trabajo - Gestión del Proyecto Incluye las tareas y los
entregables necesarios para garantizar el éxito
del proyecto. Se muestra en forma separada ya que
abarca todo el ciclo de vida de un proyecto.
Específicamente, incluye la planificación de los
tiempos del proyecto y recursos la gestión de
los riesgos, la calidad y el alcance la creación
y gestión de los estándares del proyecto, el
control del trabajo del proyecto, la medición del
progreso y la elaboración de informes de grado de
avance. - Aplicación Este componente hace referencia a las
tareas y los entregables necesarios para
analizar, diseñar, construir y probar una
aplicación paquetizada. - Arquitectura Técnica Este componente da soporte
al análisis, diseño, construcción, prueba del
desarrollo, ejecución y entorno de operaciones
necesarios para desarrollar y arrancar la
aplicación. - Formación y Gestión del Desempeño Este
componente incluye las tareas y entregables
necesarios para analizar, diseñar, construir y
probar la capacitación, dar soporte al desempeño,
y elaborar materiales de comunicación para los
usuarios así como dar soporte y mantener la
aplicación. - Introducción del Servicio Asegura los
requerimientos de operabilidad de la aplicación,
determinando qué es lo que deben llevar a cabo
las unidades de mantenimiento para dar soporte a
la aplicación.
Actividad
En la intersección entre la barra vertical
(etapas) y la barra horizontal (workstreams) se
encuentran las actividades del proyecto.
Workstreams
36Questions?
Questions?
37Enterprise Performance Management Por qué es
Importante
- Las empresas innovadoras en los distintos tipos
de industrias usan datos en tiempo real para
alinear las acciones con los objetivos
estratégicos para obtener una significativa
ventaja competitiva. Utilizar EPM (Enterprise
Performance Management), permite mejorar el
funcionamiento opercacional de los procesos que
forman parte de la organización. EPM es una
filosofía que debe ser utilizada por todos donde
la estructuración de un programa de dirección
estratégico es esencial. - El Enterprise Performance Management (EPM) es un
nuevo set de aplicaciones y procesos que
atraviesa las fronteras de todos los
departamentos de control y administración.
Combina el objetivo estratégico de la
organización y la alinea con la planificación,
las proyecciones, y capacidades de modelado. EPM
utiliza los profundos análisis realizando
reportes tácticos para conducir proyectos
operacionales más viables.
38Treasury Landscape La Solución ERP
- Los proveedores de sistemas ERP se están
convirtiendo en competidores serios con respecto
al Corporate Treasury, ofreciendo nuevas
capacidades operacionales y estratégicas. Esto
pone cierto énfasis en que los mejores
proveedores de soluciones, como ERPs, eliminen la
necesidad de construir interfaces adicionales.
Los tesoreros que miran para desplegar la
arquitectura de tesoro global pueden escoger
entre los ERP convencionales o los mejores
proveedores de soluciónes de hoy. - Las prácticas de Corporate Treasury pueden variar
según el tamaño, el alcance geográfico, y la
complejidad del proceso. Hay dos amplios temas
contra los cuales los modelos de Corporate
Treasury pueden ser clasificados, dependiendo de
como el treasury apoya las operaciones de la
empresa. De un lado se encuentran los Treasury
que enfocan la dirección en los flujos de caja
diarios y el activo circulante de optimización.
Del otro lado, hay Treasuries cuyo objetivo es
apoyar el funcionamiento financiero de la
empresa. El factor de éxito clave para el modelo,
o para los modelos que se sientan entre estas
clasificaciones, es el uso de tecnologías
apropiadas. Corporate Treasuries tradicionalmente
buscan la mejor clase de soluciones que le
provean los instrumentos requeridos para manejar
sus departamentos. Sin embargo, los sistemas ERP
ofrecen las capacidades de Treasury que pueden
competir con otros sistemas de soluciones tanto
en niveles operacionales como en estratégicos.
39Maximizar la Inversión en ERP
- A lo largo de los años 90, los negocios más
grandes cambiaron sus simples sistemas por
sistemas comprensivos ERP comprados a proveedores
como Oracle, PeopleSoft, y SAP, en un esfuerzo
para estandarizar procesos de trabajos internos
de oficina y reducir los gastos. Con el empleo de
más y mejor organizados datos, los
administradores serían más capaces de dirigir con
éxito una empresa. - Mientras los sistemas ERP han tenido éxito en la
estandarización de procesos de trabajos internos
de oficina y han mejorado las economías de
costos, así como la eficacia, permitiendo al CFO
obtener menos información (pero más valiosa) del
nuevo sistema ERP que del sistema que este
substituyó. La promesa que los nuevos sistemas
ERP proporcionaran una mejor información
analítica es incumplida gran Se ha fallado en la
creación de un negocio más provechoso por el
mejor acceso a la información. De hecho, la mayor
parte de puestas en práctica ERP no han añadido
nada a la capacidad de toma de decisiones de una
empresa, y han causado una disminución real y
palpable de la capacidad de toma de decisiones.