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Resumen Los Sistemas de Gestión de Contenidos
son fundamentales a la hora de organizar un
Sistema de Gestión Documental y poder aprovechar
mejor el capital intelectual de la organización.

• LA IMPLANTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS
  ORGANIZACIONES MEDIANTE SISTEMAS DE GESTIÓN DE
  CONTENIDOS
• Aurelio Herrero Blasco(1)
• aurelio.herrero_at_doe.upv.es Departamento de
  Organización de Empresas.
• Universidad PolitécnIca de Valencia

Palabras clave Gestión Documental. Sistemas de
Gestión Documental. Sistemas de Gestión de
Contenidos.
XV CONGRESO AECA Valladolid 23 -25 Septiembre 2009
Introducción
Es evidente la importancia que tiene la gestión
de los documentos para la empresa hoy en día y
constatamos la evolución vertiginosa de las
tecnologías de la información y de la
comunicación. Estas tecnologías de la información
y de la comunicación (TICs) se nos hacen
indispensables para la gestión empresarial. En el
plano teórico, la adaptación a las nuevas
circunstancias pasa por la proposición de modelos
que se basan en la gestión adecuada de los
activos intangibles y el capital intelectual,
lo que globalmente se conoce por gestión del
conocimiento. Desde un enfoque práctico, para
conseguir una buena gestión de la información del
conocimiento, las empresas deben organizar y
conseguir un buen sistema de gestión documental.
Definición de Sistema de Gestión Documental.
SGD. La gestión documental comprende la gestión
de los archivos en papel, los documentos
electrónicos y las bases de datos, como dice
Carlota Bustelo. Pero nosotros nos vamos a
referir más al término gestión documental, al
control automatizado de documentos electrónicos,
desde su creación inicial hasta su archivo final
como dicen MARTÍNEZ e HILERA, 1997. Para CODINA,
1994, un SGD es un sistema que permite la
automatización, la creación, el mantenimiento y
la consulta de fuentes de información
constituidas por documentos y, por tanto, sirve
para explotar el conocimiento que contienen los
documentos con el fin de ponerlo al alcance de
los usuarios del sistema. Elementos de un
Sistema de Gestión Documental. 1.Infraestructura.
Servidores y computadores sobre los que funciona
el software de gestión documental. 2.Servicios de
autor. Herramientas que van desde los
procesadores de texto convencionales hasta
editores de hipertexto o hipermedia que permite
incluir imágenes y sonido con es el HTML (Hiyper
Text Markup Lenguage). 3.Servicios de
almacenamiento. La estructura de la documentación
está cambiando desde documentos estáticos se está
modificando, pasando de documentos estáticos a
documentos dinámicos que obliga a utilizar bases
de datos relacionales (ODMS Objet Database
Management System). 4.Servicios de búsqueda.Suele
hacerse mediante INDICES (que son bases de datos
con localizadores) que señalan el lugar donde se
almacenan los documentos. 5. Servicios de
biblioteca. Suele utilizarse este término para
referirse a los mecanismos de control de quién
utiliza los documentos y qué documentos. 6.
Servicios de presentación y distribución. En
diferentes formatos páginas Web, CD-ROM, papel o
impresión bajo demanda prepago. 7. Servicios de
trabajo corporativo (grupware). A través de
Comunicación basada en correo electrónico.
Colaboración mediante bases de datos compartidas.
Coordinación basada en el flujo de trabajo
(workflow).
Los sistemas de gestión de contenidos CMS
(Content Management Systems) son el software que
permite la entrada de los contenidos digitales
de cualquier clase, permite su gestión y su
recuperación. (SERRANO-COBOS, J ,2007). Recibe
otros nombres SGD (Sistema de Gestión
Documental), EMC (Enterprise Content Management),
DAM (Digital Aset Management) y se comercializa
bajo distintas marcas o licencias . Hay más de
tres mil, por ejemplo Share Point server de
Microsoft o KnowledgeShare de Lotus y Xerox.
CMS. SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONTENIDOS
SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• Funciones propias de un CMS.
• Su denominador común suele constar de
• Un repositorio de datos común.
• Separación del contenido de la presentación del
  mismo.
• Edición wysiwyg "lo que ves es lo que obtienes"
  con editor de texto Word o similar.
• Flujo de trabajo o workfow en la edición o
  aprobación de la publicación de contenidos, junto
  a la automatización de tareas.
• Check in check out, regla por la que un usuario
  no puede editar el texto que estoy escribiendo
  hasta que lo guardo yo.
• Control de versiones, de forma que se pueda ver
  quién ha modificado qué y cuando.
• Gestión de metadatos, lo que incluye la
  clasificación del contenido.
• Reutilización del contenido una vez introducido.
• Integración de diversos formatos de contenido
  (texto, sonido, imagen, video, etc.).
• Interoperatividad multicanal para poder generar
  versiones impresas, en pdf, móviles, etc., desde
  un formato inicial de entrada.
• Personalización tipo mi portal.
• Traducción multilingüe.

OBJETIVOS BÁSICOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL.

• Hacer más fácil a las personas trabajar con los
  documentos. Cada persona sabe qué documentos
  tiene que guardar, cuándo, cómo y dónde. Cada
  persona sabe cómo encontrar en poco tiempo los
  documentos adecuados cuando los necesita.
• Facilitar que la información se comparta y se
  aproveche como un recurso colectivo, evitar que
  se duplique, evitar fotocopiados innecesarios,
  evitar dobles grabaciones de datos, etc.
• Conservar la memoria de la organización, más allá
  de los individuos que trabajan en ella, y así
  poder aprovechar el valor de los contenidos en
  los que queda plasmada la experiencia, evitando
  empezar de cero sobre los aspectos en los que hay
  experiencia acumulada. (BUSTELO-RUESTA, C, 2000).

• Con la implantación del sistema de gestión
  documental a través de CMS voy a conseguir
• El aprovechamiento del capital intelectual de la
  organización, ya que el conocimiento se crea una
  vez y es reutilizado muchas veces.
• La gestión del flujo de trabajo, mediante el
  control del flujo de información a través de
  todas las fases de un proceso de trabajo.
• Se favorece un trabajo en equipo más efectivo,
  acelerando las actividades críticas para la
  organización (por ejemplo las ventas).
• Al disponer de la documentación de manera
  inmediata, se puede mejorar el proceso de
  producción (si existe) y el servicio al cliente.
• Permite una rápida respuesta a eventos o
  imprevistos que puedan surgir.

BUSTELO, C GRANDE MORALES, E. (2008)
administración electrónica y gestión documental.
Consideraciones a la luz de la Ley de Acceso
Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios
Públicos. El Profesional de la Información.
Vol.17 nº 1, 106-111. CODINA, L. (1994). Sistemas
de gestión documentales estado del arte y
estrategias de utilización. Binary, junio 1994,
114-119. DALÒS-MONER, A, (2006). La gestión
documental aspectos previos a su implantación.
El profesional de la Información. Vol. 15 nº 3,
222-226. MARTINEZ-SÁNCHEZ, JM HILERA-GONZALEZ,
JR, (1997). Los sistemas de gestión documental
en el ámbito del trabajo corporativo. Revista
General de Información y Documentación. Vol. 7 nº
2. Servicio de Publicaciones Universidad
Complutense. Madrid. SERRANO-COBOS, J (2007).
Evolución de los sistemas de gestión de
contenidos (CMS). Del mainframe al open source.
El profesional de la información. Vol16. Nº3,
213-215
Conclusiones
Referencias