SISTEMA DE GOBIERNO

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SISTEMA DE GOBIERNO
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SISTEMA DE GOBIERNO

• Asegurarse que el desarrollo de la estrategia sea
  efectivo
• Asegurarse que las estrategias tengan rigor y
  sean de alta calidad
• Asegurarse que el dueño se involucre cuando sea
  necesario

• Asegurarse que se lleva a cabo una revisión y
  monitoreo efectivo
• Asegurarse que existan Gerentes de alta calidad y
  exista un plan de sucesión
• promover incentivos que estén altamente ligados a
  la meta fijada

JUNTA DIRECTIVA
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
GERENCIA DE DESEMPEÑO
CONTROL DECISIONES FINANCIERAS Y OPERATIVAS

• Asegurarse que los procesos de control estén en
  sitio para que la Junta Directiva cumpla con su
  mandato
• Asegurarse que las inversiones y decisiones
  principales tengan justificaciones económicas y
  estén en línea con la estrategia

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SISTEMA DE GOBIERNO
Una Junta es el órgano encargado de elaborar las
normas y estrategias de una organización.
La forma como la Junta define y asigna
responsabilidades, influirá sobre la capacidad de
adaptación de una organización a las condiciones
cambiantes y finalmente influirá sobre el éxito y
supervivencia de la organización.
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SISTEMA DE GOBIERNO
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SISTEMA DE GOBIERNO
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PROPOSITO DE LOS COMITES Y REUNIONES

• Los comités y las reuniones del equipo, son el
  mejor instrumento para definir actividades e
  informar los avances del negocio. Por
  consiguiente, la habilidad para realizar una
  reunión eficaz es importante. Todos los miembros
  del equipo son responsables del éxito de la
  misma. La siguiente información ayudará a todos
  los miembros del equipo a asegurar la
  productividad, efectividad y estándares del
  trabajo en estas reuniones.

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CONSEJOS PARA REALIZAR LOS COMITES Y REUNIONES

• 1. Para realizar las comunicaciones
• Tono amistoso y profesional.
• Siempre con copia a los jefes de involucrados
  importantes en comunicaciones formales y en las
  actas de cada comité y reunión.. Cuando sea
  posible, comunicar primero a los jefes.
• Colocar RSVP cuando quiere usted que las personas
  respondan a las demandas de información o
  confirmación de asistencia.
• Al enviar comunicaciones formales, es conveniente
  que las revise otra persona para asegurar que
  todos los detalles y orientación de la
  información (fechas y tiempos) sean correctos.

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CONSEJOS PARA REALIZAR LOS COMITES Y REUNIONES

• 2. Agenda de reuniones
• Cada reunión exige una agenda para definir
  expectativas y objetivos a todos los miembros del
  equipo. Los componentes recomendados de la agenda
  incluyen
• Objetivos Claros
• Temas de agenda de reunión
• Tiempos previstos
• 3. Controlador de Tiempo
• Una persona en el equipo debe designarse como
  controlador de tiempo para que la reunión se
  desarrolle en el tiempo previsto. El controlador
  de tiempo es responsable de ayudar a que el
  equipo cumpla los horarios presupuestados en la
  agenda. Se recomienda que este papel se rote
  entre los miembros del equipo.

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CONSEJOS PARA REALIZAR LOS COMITES Y REUNIONES

• 4. Registrador
• Todas las reuniones deben tener un miembro
  designado para registrar los temas que se traten,
  será responsable de escribir las acciones
  importantes y resoluciones que se establezcan a
  lo largo de la reunión. El registrador también es
  responsable de ver que las notas de la reunión se
  escriban formalmente y se envíen a todos los
  miembros del equipo en oportunamente. Así como el
  controlador de tiempo, éste papel se debe rotar
  entre los miembros del equipo.
• 5. Vendido / Tangente
• Para mantener el enfoque en los temas de la
  agenda y los tiempos estipulados, se recomienda
  la herramienta de Vendido/Tangente. Cuando los
  miembros ya han aceptado un problema/decisión de
  solución, los miembros del equipo pueden sostener
  una tarjeta que dice "Vendido" para señalar que
  la propuesta ya se ha aceptado.

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CONSEJOS PARA REALIZAR LOS COMITES Y REUNIONES

• En forma semejante, cuando se sostengan
  conversaciones tangenciales que no se relacionan
  directamente con los temas a tratar, los miembros
  pueden sostener en la mano una tarjeta que dice
  "Tangente". Los temas/problemas tangenciales
  pueden registrarse en una hoja separada, llamada
  "lote de parqueo". Al final de la reunión, el
  equipo puede repasar el "lote de parqueo" e
  identificar las acciones apropiadas.
• 6. Multas por incumplimiento de los miembros de
  los cómites o reuniones
• Cuando algunos de los miembros del equipo
  lleguen tarde a las reuniones, ellos pueden
  multarse con mil pesos. Un miembro del equipo
  puede guardar en una cuenta los fondos
  recolectados, y al final de cada fase, los
  integrantes pueden escoger usar el dinero para
  algo especial para el equipo.

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CONSEJOS PARA REALIZAR LOS COMITES Y REUNIONES

• 7. Puntos de Acción
• Quien registra debe anotar los puntos de acción
  que se definan durante la reunión, y enviarlos a
  los miembros del equipo después de la misma.
• 8. Responsable de las comunicaciones
• Al final de cada reunión, los miembros del equipo
  pueden necesitar que el responsable de
  comunicaciones envíe la información de la reunión
  (decisiones, acciones) a las personas
  involucradas en cada cómite o reunión.

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CONSEJOS PARA REALIZAR LOS COMITES Y REUNIONES

• 8. Técnicas efectivas de comunicaciones
• Adicionalmente, la comunicación es a menudo la
  llave para manejar este tipo de reuniones,
  eficazmente. Las tópicos básicos incluyen
• Formule preguntas cuando no entienda, interprete
  las ideas del portavoz y muestre interés
• Mire a la persona con la que esta hablando y
  mantenga el contacto visual
• No interrumpa. Permita que la persona que esta
  hablando exprese sus ideas sin interrupciones
• No cambie el tema. Si usted piensa ser un buen
  oyente, usted debe ser sensible a los temas del
  otro
• Sea consciente de sus emociones cuando escuche.
  No reaccione vivamente al mensaje del portavoz,
  que su voz o apariencia no lo incapaciten para
  apreciar lo qué el/ella está diciendo.

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CONSEJOS PARA REALIZAR LOS COMITES Y REUNIONES

• Sea consciente de que las palabras del portavoz
  están cargadas de emociones. Si usted reacciona a
  estas palabras, usted puede desarrollar un
  enfoque parcial y pierde lo que el portavoz está
  queriendo decir.
• No olvide que cuando usted responde, el lenguaje
  corporal los ojos, voz, gestos, postura, puede
  o no mostrar empatía y entendimiento.

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SISTEMA DE GOBIERNO
SISTEMA DE GOBIERNO Conceptos / Definiciones

• ROL DEL TOMADOR DE DECISIONES ESTRATÉGICAS
• Es responsabilidad del tomador de decisiones
  estratégicas definir el direccionamiento
  estratégico DE SU EMPRESA.
• En general direcciona, coordina, motiva, controla
  y reporta las actividades y resultados de los
  negocios, como foco para generación de valor.
• Está compuesto por el Gerente General y el
  Gerente Comercial, con el apoyo del Gerente
  Administrativo.
• OBJETIVO AGREGAR VALOR
• Manejar la creación de valor del accionista
• Focalizarse en proveer el liderazgo necesario en
  las Unidades de Negocio
• Manejar los negocios guiándolos integradamente
  para mantenerlos bajo control
• Aplicar el acelerador / freno
• Motivar en las actividades de planeación
  estratégica y los Negocios, el sentido de
  emprendimiento
• Proveer, soportar y garantizar la integración
  tecnológica de los negocios
• Estimular las sinergias e integración dentro DE
  SU EMPRESA.

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SISTEMA DE GOBIERNO
COMITÉ DEL NEGOCIO
Objetivo Tomar las decisiones de los negocios DE
SU EMPRESA. definir el direccionamiento
estratégico DE SU EMPRESA.
Participantes Liderado por el Presidente y el
Gerente General, con la participación de los
responsables de las Gerencias Comercial,
Financiera y Administrativa. - 5 PERSONAS -
FRECUENCIA 5 A 6 SEMANAS
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COMITÉ DE GERENCIAS
Objetivo Informar los avances y principales
desvíos de los planes estratégicos, promover
acciones preventivas y correctivas. Informar
sobre los diferentes asuntos relevantes del
negocio. Presentar avances de los diferentes
proyectos.
Participantes Liderado por el Gerente General,
con la participación la Gerencia Comercial,
Administrativa, Técnica, Financiera, Operativa y
Jefe de Administración de clientes. - 7 PERSONAS
-
FRECUENCIA SEMANAL
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COMITÉ DEL CLIENTE - Circuitos de decisión
Objetivo Informar sobre los diferentes asuntos
relevantes de las áreas involucradas para el
logro del gerenciamiento de las relaciones con el
cliente. Analizar la interrelación de las áreas
con los clientes, con el objetivo ofrecer un
servicio integral de seguridad cada vez más
eficiente, al detectar oportunamente los
problemas del cliente. Documentar los problemas y
desarrollar planes tácticos
Participantes Liderado por el Jefe de
Administración de Clientes, con la participación
de la Gerencia Comercial, Gerente Operativo,
Gerente Técnico, el Jefe de Mantenimiento, el
Jefe de Instalaciones y el dueño de la cuenta. -
7 PERSONAS -
FRECUENCIA SEMANAL
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SISTEMA DE GOBIERNO
REUNIÓN COMERCIAL
Objetivo Realizar seguimiento de los planes
tácticos y evaluar la gestión. Informar sobre los
diferentes asuntos relevantes del área.
Participantes Liderado por la Gerencia
Comercial, con la participación la Subgerencia
Comercial, el área de Servicio al Cliente y los
analistas.
FRECUENCIA SEMANAL
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SISTEMA DE GOBIERNO
REUNIÓN OPERATIVO - TECNICO
Objetivo Realizar seguimiento de los planes
estratégicos y evaluar la gestión. Informar sobre
los diferentes asuntos relevantes de las áreas
involucradas para el logro del gerenciamiento de
las relaciones con el cliente. Analizar la
interrelación de las áreas con los clientes, con
el objetivo ofrecer un servicio integral de
seguridad cada vez más eficiente.
Participantes Liderado por la Gerencia
Operativa, con la participación de el Jefe de
Mantenimiento, Jefe de Administración de los
clientes, 2 representantes de ventas
FRECUENCIA SEMANAL
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SISTEMA DE GOBIERNO
VERIFICACIÓN DE RESULTADOS
En reuniones mensuales y semanales se analizan
las desviaciones de los planes y presupuestos
Consolida y Analiza Principales desvíos
PLANEACION ESTRATEGICA
Analiza Indicadores Financieros
Elabora reportes de control presupuestario
FINANZAS
En las reuniones mensuales se analizan a nivel
general los indicadores de negocio y bimensuales
se analizan indicadores más detallados y el
avance presupuestal
Analizan desvíos principales. Se presentan
justificaciones y toman acciones preventivas y
correctivas
REUNIONES MENSUALES Y SEMANALES
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DESEMPEÑO DEL NEGOCIO
INCENTIVOS POR RESULTADOS
RESULTADOS DE LAS AREAS INVOLUCRADAS
MEDICIÓN UTILIZANDO LOS INDICADORES DE GESTIÓN

• ESQUEMA DE COMPENSACIONES
• Bonos
• CARRERA
• Plan de carrera.
• PENALIZACIONES
• Contribuye o fuera.

Gestión del desempeño
Se deberá balancear la presión sobre objetivos de
corto plazo y los objetivos de largo plazo