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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN 2do. Trimestre 2009
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• INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN
• Acciones de seguimiento de revisiones previas
  efectuadas por la Dirección.
• Auditorias.
• Retroalimentación del cliente.
• Desempeño de los procesos y conformidad del
  producto y/o servicio. (Objetivos de Calidad).
• Estado de las acciones correctivas y preventivas.
• Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión
  de la Calidad.
• Recomendaciones para la Mejora.
• Riesgos actualizados e identificados para la
  Entidad.
• Mejoras realizadas a los procesos.
• Seguimiento a Proyectos
• Resultados de la Revisión
• Presentación de propuesta de
• Mapa de Macroprocesos y Red de procesos.
• Matriz de Interacción
• Identificación de Productos y Usuarios procesos
  misionales
• 13. Compromisos

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• Acciones de seguimiento de revisiones previas
  efectuadas por la Dirección. Se enviaron correos
  electrónicos recordando los compromisos en mayo y
  junio, se realizaron reuniones con el Director de
  Transporte.
• 1.1 MEJORADOS (cont.)
• Diligenciamiento de plan de acción de
  preventiva de la auditoria de seguimiento del
  Icontec.
• Ajustar los porcentajes del plan indicativo para
  que su interpretación sea coherente con las
  metas propuestas.
• Capacitaciones en los temas MECI-CALIDAD en la
  Direcciones Territoriales de Risaralda, Cauca,
  Boyacá, Santander, Tolima, Meta , Antioquia,
  Atlántico.
• La Dirección de Transporte dio lineamientos a
  la Territorial Boyacá, para el plan de acción de
  la Empresa COOPSERVICES.
• De las 20 Direcciones Territoriales 17
  presentaron los resultados de las encuestas de
  satisfacción.

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• Acciones de seguimiento de revisiones previas
  efectuadas por la Dirección. Territoriales
• 1.1 MEJORADOS (cont.)
• Se realizaron visitas por parte de los
  funcionarios de Planeación para hacer
  seguimientos a los planes de acción a las
  Territoriales de Bolívar, Magdalena, Cauca,
  Córdoba , Norte de Santander, Meta y
  Cundinamarca.
• Utilización de los formatos aprobados de plan
  indicativo.
• Se cerraron 53 hallazgos, 25 de Control
  Interno años 2007 y 2008 y 28 de calidad año
  2008.
• El Dr. Pedraza se reunió con funcionarios de la
  Superintendencia de Transporte para tratar el
  tema de controles. Las conclusiones y decisiones
  han sido plasmadas en el proyecto de ley No.
  274/09 de iniciativa gubernamental que cursa ante
  el Congreso de la República.

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• Acciones de seguimiento de revisiones previas
  efectuadas por la Dirección.
• Pendientes por Mejorar (Ver matriz de compromisos
  pendientes)

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2. Auditorias 2.1 Auditorias Internas de
Calidad 2.1.1 Auditorias Internas de Calidad
Consolidado año 2007 2.1.2 Auditorias Internas
de Calidad Consolidado año 2008 2.2
Auditoria de Seguimiento ICONTEC 2007/2008 2.3
Auditorias de Control Interno 2008 y
Consolidado Año 2007. 2.4 Auditorias de Entes
de Control (C.G.R.)
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2- Consolidado de Auditorias Internas de calidad,
de Control Interno y de la CGR con fechas de
Vencimiento a Junio 30/09 de Planta Central
Se realizaron reuniones con los lideres
de procesos y se les informó oportunamente del
vencimiento de los planes de mejoramiento de las
auditorias internas de Calidad.
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2- Consolidado de Auditorias Internas de calidad,
de Control Interno y de la CGR con fechas de
Vencimiento a Junio 30/09 de Territoriales
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2.1 Auditorias Internas de Calidad 2.1.1
Auditorias Internas de Calidad - Consolidado Año
2007 Planta Central A Junio 30/09 se
encuentran 2 planes de acción pendientes de
implementación con fecha de cumplimiento vencida.
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2.1 Auditorias Internas de Calidad 2.1.2
Auditorias Internas de Calidad Año 2008 Planta
Central A Junio 30/09, 4 acciones de
mejora se encuentran abiertas, con planes de
mejora con fecha de cumplimiento vencida.
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2.1 Auditorias Internas de Calidad 2.1.2
Auditorias Internas de Calidad Año 2008
Territoriales A Junio 30/09, 45 acciones
de mejora se encuentran abiertas, con planes de
mejora con fecha de cumplimiento vencida.
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• 2.1 Auditorias Internas de Calidad
• 2.1.2 Auditorias Internas de Calidad Año
  2009
• Se auditaron 13 procesos, que arrojaron 39
  hallazgos.
• Aspectos críticos
• Manejo inadecuado de las tablas de retención
• Archivos de documentación difiere lo establecido
  en la normatividad legal vigente.
• Desconocimiento de algunos funcionarios de la Red
  de Procesos y documentación que soporta un
  proceso.
• Diligenciamiento total de los registros.
• Incumplimiento en la meta de los indicadores

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2.1 Auditorias Internas de Calidad 2.1.2
Auditorias Internas de Calidad Año 2009 Planta
Central A Junio 30/09, 6 acciones
de mejora se encuentran abiertas, con planes de
mejora con fecha de cumplimiento vencida.
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2.2 Auditoria de Seguimiento ICONTEC -Año 2007
A fecha de junio 30/09 quedan
pendientes por cerrar 2 acciones preventivas.
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2.2.1 Auditoria de Seguimiento ICONTEC - Año
2008 A junio 30/09, 7 acciones de
mejora se encuentran abiertas ( 3 acciones
correctivas y 5 acciones preventivas, con
planes de mejora con fecha de cumplimiento
vencida.
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2.3 Auditorias de Control Interno- Consolidado
Año 2007 Planta Central A junio 30 hay 1
hallazgo sin cerrar
Se presenta una diferencia de 9 hallazgos en la
Subdirección de Transporte, lo cual obedece a que
por error involuntario no se digitó 34 sino 43.
El dato de 43 ha sido reportado por Control
Interno los trimestres 3 y 4 de 2008 y 1 de 2009.
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2.3 Auditorias de Control Interno- Consolidado
Año 2007 - Territoriales A junio 30 los
hallazgos de las Direcciones Territoriales están
cerrados
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2.3 Auditorias de Control Interno - Consolidado
Año 2008-Planta Central A junio 30/09 se
encuentran abiertos 13 hallazgos que corresponden
al 12.
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2.3 Auditorias de Control Interno - Consolidado
Año 2008- Territoriales A junio 30/09 se
encuentran abiertos 16 hallazgos que corresponden
al 33.
Se presenta una diferencia de 1 hallazgo en la
territorial Valle con respecto al trimestre
anterior, debido a que se traslada a Informática.
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2.3 Auditorias de Control Interno -
Consolidado Año 2009 Planta Central
Los planes de acción se encuentran en fase de
implementación.
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2.3 Auditorias de Control Interno - Consolidado
Año 2009 Territoriales
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2.4 Auditorias de Entes de Control (C.G.R.)
Vigencia 2006-2007 con planes de Mejoramiento
Vencidos de la Auditoria Regular.
Vigencia 2006/07 Con corte a Junio 30 de 2009,
no se encuentra vencida ninguna observación de la
Contraloría General de la República, en las
Direcciones Territoriales.
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2.4 Auditorias de Entes de Control (C.G.R.)
con planes de Mejoramiento Vencidos de la
Auditoria Especial -Planta Central.

• Temas
• Sobretasa a la Gasolina
• Especies venales

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3. Retroalimentación del Cliente- Planta
Central 3.1- Quejas y Reclamos - 2do. trimestre
2009

• Quejas más repetitivas
• Tarjetas de operación 19 ( Valle(7), Quindío
  (4)y Guajira(8))
• Auto declaración RUNT 56

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3. Retroalimentación del Cliente-
Territoriales 3.1- Quejas y Reclamos - 2do.
trimestre 2009
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3.2 Encuesta de Satisfacción Planta Central

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3.2 Encuesta de Satisfacción Territoriales

• El 85 de las Direcciones Territoriales aplicó
  la encuesta de Satisfacción al usuario. No han
  presentado índice de satisfacción Atlántico,
  Cesar y Guajira.
• Critico
• Mucha tramitología, demora en las firmas de las
  personas encargadas en la Dirección Territorial
  Cundinamarca.

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4. DESEMPEÑO DEL MINISTERIO Se toma como base
la Política de Calidad, sus objetivos y los
indicadores de cada proceso que le apuntan a cada
objetivo. (Fuente Informes de gestión por
procesos) 4.1 DESEMPEÑO DEL SISTEMA 4.1.1
DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS POR OBJETIVOS 4.1.2
DESEMPEÑO POR DEPENDENCIAS 4.2 DESEMPEÑO DEL
PLAN INDICATIVO
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4.1 DESEMPEÑO DEL SISTEMA
4.1.1 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS POR OBJETIVOS
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4.1.1 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS POR OBJETIVOS-
Desempeño consolidado del Sistema
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4.1.1 DESEMPEÑO DE LOS
PROCESOS POR OBJETIVOS
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4.1.1 DESEMPEÑO DE LAS DIRECCIONES
TERRITORIALES
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4.1.1 DESEMPEÑO DE LAS DIRECCIONES
TERRITORIALES
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• Desempeño del S.G.C.
• Análisis
• Se observa desde revisiones de trimestres
  anteriores de los informes de gestión e
  indicadores, que varios procesos de Planta
  Central y en su mayoría de las Direcciones
  Territoriales superan holgadamente la meta
  establecida, lo que lleva a la reflexión sobre la
  necesidad de revisar la formulación de tales
  mediciones.
• 2. Teniendo en cuenta lo anterior y con el fin
  de evitar en la evaluación consolidada de
  desempeño del Sistema de Gestión de Calidad que
  procesos que cumplen y superan las metas
  establecidas compensen a aquellos que no, en este
  informe trimestral para los procesos que
  superaron la meta (cumplimiento del 100 de lo
  establecido) se tomó como máximo nivel de
  cumplimiento el previamente definido como meta
  a lograr.

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• Desempeño del S.G.C.
• Análisis
• Para el segundo trimestre de 2009 el desempeño
  del Sistema en planta central fue del 93, frente
  a un 96 del primer trimestre de 2009 y un 90 y
  80 del cuarto y tercer trimestre de 2008
  respectivamente, manteniendo un promedio de
  desempeño en los últimos cuatro trimestres del
  90.
• 4. Por su parte las Direcciones Territoriales
  mantienen niveles altos de desempeño, para el
  segundo trimestre de 2009, el cumplimiento fue
  del 90 frente a una meta del 92, lo que en
  equivalencia del 100 significa un cumplimiento
  del 98.

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4.2 - Desempeño del Plan Indicativo-Planta Central

• A Junio 30/09, en promedio el Ministerio
  registró una ejecución acumulada del 48, 8.

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4.2 - Desempeño del Plan Indicativo- Planta
Central

• Para este trimestre mejoró el cumplimiento en el
  envío del informe por parte de todas las
  dependencias, solamente la Subdirección de
  Tránsito entregó el informe fuera del plazo
  establecido (11 días de atraso).
• 2. Se continúan presentando muchas
  inconsistencias en la información reportada, lo
  cual se refleja en la dificultad para elaborar el
  informe consolidado y el reporte semestral a la
  Contraloría General de la República.
• 3. En promedio el Ministerio registró una
  ejecución de las metas del Plan, acumulada del
  48.8 la cual se considera buena.
• 4. Los siguientes temas presentan el nivel de
  avance que se relaciona, el cual frente a la
  metas establecidas tiene atraso para este
  trimestre
• Incentivos para la reposición de vehículos de
  carga (Compartido entre la Dirección de
  Transporte y la Oficina de Regulación Económica)
  39.
• Estructuración e implementación observatorio de
  movilidad y seguridad vial a nivel nacional (fase
  estructuración del observatorio) 25.

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4.2 - Desempeño del Plan Indicativo - Planta
Central

• Reglamentación y Actualización del Manual de
  Señalización de calles, carreteras y ciclorutas
  en Colombia 25.
• Estudios de la Subdirección de Transporte 25.
• Resolución de distribución del Fondo de Subsidio
  de la Sobretasa a la Gasolina 25.
• Viabilización de proyectos de la Dirección de
  Infraestructura 4.0.
• Manual de funciones 15.
• Titulación de bienes inmuebles 25.
• Adquisición de software 0.

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4.2 - Desempeño del Plan Indicativo -
Territoriales
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5. Estado de las Acciones Correctivas y
Preventivas
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• 6. Cambios que podrían afectar el Sistema de
  Gestión de Calidad
• Reducción de personal por motivo de pensión.
• Recorte presupuestal.
• El número de reglamentaciones modificatorias, su
  publicación y capacitación sobre estas (consulta
  especializada).
• Ajustes del aplicativo SIPLAN como herramienta de
  seguimiento.
• Implementación del RUNT.
• Sistema de Gestión Documental Orfeo.
• Cambios normativos que no sean informados
  oportunamente.
• Recorte presupuestal en los gastos de
  Funcionamiento.
• Modificaciones a la Ley 762 de 2002
• Firma de Tratados Comerciales Internacionales
• Modificaciones en Leyes o modificaciones de
  Politicas.

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• Recomendaciones para la mejora
• (FUENTE Informes de gestión 2do.Trimestre/09)
• Prioritarias
• Implementar los planes de Acciones de mejora
  dejados por las diferentes auditorias.
• Actualización de las bases de datos.
• Capacitación en planes de calidad.(Regulación
  Económica)
• Estructurar y desarrollar el proyecto de
  desintegración física total de vehículos de
  transporte de carga. (Regulación Económica)
• Los informes de auto- evaluación sean entregados
  oportunamente.
• Planeación y programación por parte de unidades
  ejecutoras en los procesos contractuales con la
  debida anticipación.
• Respuesta oportunas a los informes de auditoria
  de Control Interno.
• Ajustes al Sistema de Correspondencia ORFEO para
  controlar las respuestas a la quejas y reclamos

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• Recomendaciones para la mejora
• (FUENTE Informes de gestión 2do.Trimestre/09)
• Prioritarias
• Capacitación en tablas de retención.
• Personal suficiente
• Se considera importante que las Directivas del
  Ministerio apoyen decididamente el proyecto que
  se adelanta con el Grupo de Informática para el
  sistema de información del Sector Transporte.
• Revisar las redes interna de las Direcciones
  territoriales para la implementación de ORFEO.
• Mejorar los sistemas informáticos.
• Evaluación de cargas laborales, competencias
  laborales, perfiles y estructuración
  organizacional en las Direcciones Territoriales,
  para un mejor y seguro flujo de información.
• Entrega oportuna de las especies venales,
  especialmente tarjetas de operación.

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• Recomendaciones para la mejora
• (FUENTE Informes de gestión 2do.Trimestre/09)
• Prioritarias
• Asesoria de los funcionarios de Planta Central
  para el mejoramiento de los procesos.
• Que la información que se encuentra en la base de
  datos que alimentan los Organismos de Tránsito se
  depure para agilizar de esta manera el proceso.
• Se recomienda que la Subdirección de Tránsito y
  el Grupo de Almacén velen porque las especies
  venales no se agoten, sean asignadas con
  celeridad y se tenga en cuenta el consumo
  histórico y las necesidades planteadas por cada
  Dirección Territorial. Además porque las
  asignaciones que se hacen en el aplicativo
  Galeón, sean de acuerdo a las especies venales
  recibidas físicamente por cada Dirección
  Territorial.

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• Recomendaciones para la mejora
• (FUENTE Informes de gestión 2do.Trimestre/09)
• Prioritarias
• Establecer filtros de control y entrada de
  información independientes para cada entidad que
  registra información.
• Mantener el registro histórico y las
  actualizaciones por movimientos de entrada por
  los procesos.
• Adoptar auditorias externas para verificar los
  mecanismos de seguridad utilizados en los
  procesos de las entidades que reportan
  información y depuración de la información al
  RUNT.
• Implementación de una plataforma de mayor
  capacidad, software y equipos de alta gama y la
  modificación que por ley se produzcan

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8. Riesgos actualizados e identificados para la
Entidad
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8. Riesgos actualizados e identificados para la
Entidad

• 1. Riesgo de Tecnología de la Información
  Representado en
• Fallas en el Sistema (Caídas del sistema y
  lentitud de los aplicativos (Galeón, Orfeo, Siif,
  Web Bpin, entre otros), saturación del canal de
  información por migración de las bases de datos
  de los Organismos de Tránsito, Escuelas de
  Enseñanza Automovilística, Centros de
  Reconocimiento de Conductores, Centros de
  Diagnóstico Automotor para el Runt, por
  congestión del Servidor del Ministerio de
  Transporte, falta de velocidad de navegación.
  Continúa la desactualización de la información de
  las bases de datos y el SIIMIT.
• 2. Riesgo Operativo Representado en
• Macroproceso de Transporte A pesar de no
  presentar materialización de ningún riesgo
  contemplado en el mapa y de haber actualizado la
  documentación del proceso, no se presentaron
  informes de seguimiento y evaluación de los
  procesos correspondientes a este macroproceso.
• Macroproceso de Tránsito No presentaron
  informes.
• Macroproceso de Planificación y Direccionamiento
  Estratégico Persisten las dificultades con la
  consecución de la información para el documento
  Transporte en Cifras. Continúan presentándose
  retrasos en la entrega oportuna de los informes
  de Gestión.

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8. Riesgos actualizados e identificados para la
Entidad

• 2. Riesgo Operativo
• Macroproceso de Talento Humano Continúa
  presentándose el riesgo de no disponer de la
  información sistematizada de las Hojas de Vida,
  Planillas de Pagos, etc, para la elaboración de
  certificados y demás trámites que se realizan en
  este proceso. Control Disciplinario Interno
  reitera que se vislumbra un gran riesgo próximo y
  es el retiro de dos abogadas, por pensión,
  quedando solo una abogada, un estudiante de
  derecho y el coordinador para tramitar y culminar
  los procesos. Continúan inconvenientes con el
  suministro de recurso humano para suplir la falta
  de funcionarios por incapacidades, vacaciones,
  permisos y capacitaciones.
• Elaboración de informes documentación
  desactualizada. Macros de Gestión de Recursos y
  Apoyo Legal.

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• Mejoras realizadas a los Procesos
• Realización de talleres de información y consulta
  de normas con los grupos de transporte,)
• Reunión con algunos directivos para recordar y
  apoyar en compromisos con el SGC.
• Remisión de copias de la quejas a los jefes de
  área para que sirva como medidas preventivas y
  correctivas.
• Establecimiento de nuevos convenios
  Institucionales para mejorar la calidad de las
  capacitaciones.
• Implementación del sistema de mesa de
  ayuda-Service Desk
• Revisión de términos para la contratación de
  procesos de selección abreviada ,por parte de la
  oficina Jurídica para ajustarlo de acuerdo al
  Decreto 2025 de junio 3 de 2009.
• Publicación del manual de Archivos.
• Implementación de Orfeo en la territorial
  Córdoba.
• Ajuste de formatos de reporte para mejorar el
  control de la metas (Desarrollo Administrativo)

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• Mejoras realizadas a los Procesos
• Expedición del decreto 1499 de 2009, para anular
  el registro Nacional de carga.
• Implementación de la encuesta de satisfacción en
  17 territoriales.
• Seguimiento a los planes de acción de las
  auditorias internas del ciclo 2007-2008 y 2009.
• Establecimiento de formatos para registrar las
  consultas especializadas solicitadas de forma
  verbal o presencial.
• Aprobación de formatos de los documentos de
  salida del RUNT.
• Elaboración de anteproyecto de resolución por el
  cual se establecen disposiciones para los
  vehículos de tracción animal.
• Actualización de tarifas de especies venales
  asignadas a los Organismos de Transito, los
  derechos de los trámites que atiende el
  Ministerio así como las tarifas de los servicios
  para garantizar la sostenibilidad del RUNT.
• Aplicación SIDEM II en operación, a través del
  cual los Organismos de Transito reportan la
  información para corrección y migración de datos
  al RNA destinada para validación hacia el RUNT.

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10. Seguimiento a Proyectos 10.1 Plan Vial
Regional

• Actividades Desarrolladas en el 2do. trimestre
  del año 2009
• Se asesoraron y apoyaron para la elaboración de
  los 2 diagnósticos Institucionales de las
  Secretarías Técnicas de los Departamentos.
• Cuatro departamentos con Plan Vial departamental
  desarrollado

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10.2 Seguimiento a Proyectos- RUNT

• 10.2 Seguimiento a Proyectos- RUNT
• Actividades Desarrolladas en el 2do. trimestre
  del año 2009
• Se continúa adelantado la fase de construcción de
  acuerdo con el cronograma del contrato 033 de
  2007.
• El Ministerio sigue en su proceso tendientes a
  cumplir con sus obligaciones contractuales ante
  el Concesionario, entre ellas, la depuración de
  los Registros de Conductores y Automotores con
  los Organismos de Tránsito.
• El Ministerio continúa en la entrega y
  actualización de la información correspondiente a
  los Registros
• Registro Nacional de Automotores,
• Registro Nacional de Conductores
• Demás información de los Registros
  que maneja el Ministerio
• El Ministerio sigue adelantando la suscripción de
  los convenios Interadministrativos con la DIAN,
  Registraduria Nacional del Estado Civil, DAS,
  Dirección Nacional de Estupefacientes, entre
  otros..

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• 10.2 Seguimiento a Proyectos- RUNT
• La Concesión está adelantando el proceso para
  iniciar el sistema paralelo en los OT y DT.
• El CRONOGRAMA De acuerdo con los Otrosí No. 4 y
  5, se ajustaron entre otros los siguientes
  aspectos. A partir del 4 de Mayo de 2009, se puso
  a disposición del concedente, los Organismos de
  Tránsito del país y de los usuarios del sistema
  RUNT, el Portal que permita adelantar el proceso
  de Auto-declaración, bajo los siguientes
  parámetros Las autoridades de tránsito locales y
  distritales conforme a la previsión del parágrafo
  5º del artículo 8º de la ley 769 de 2002, deberán
  actualizar los diferentes registros a su cargo
  frente al REGISTRO UNICO NACIONAL DE TRANSITO -
  RUNT, para lo cual la CONCESION RUNT pondrá a
  disposición la solución tecnológica, que permita
  la captura depurada de la información declarada
  por los propietarios de vehículos en Colombia la
  auto-declaración permitirá a los propietarios de
  vehículos integrar y reportar información
  complementaria para actualizar los registros
  entregados en concesión a través de un formato de
  auto-declaración que se adoptará a nivel
  nacional..

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• 10.2 Seguimiento a Proyectos- RUNT
• La Primera Etapa Deberá terminar el 30 de
  septiembre de 2009, dando lugar al día siguiente
  a la etapa de operación que deberá iniciar el día
  primero (01) de octubre de 2009.
• Aspectos Legales
• En abril y junio se suscribieron los otrosí Nos,4
  y 5 los cuales no afectan el valor de las
  tarifas de los servicios, ni genera riesgo para
  las partes se aclara que el cambio voluntario de
  inicio de los hitos contractuales no dará lugar a
  la aplicación de las multas contenidas en la
  cláusula vigésimo cuarta del contrato de
  concesión 033 de 2007.

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Ministerio de Transporte
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RESULTADOS DE LA REVISIÓN
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Ministerio de Transporte
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• Concluir si el SGC es conveniente y adecuado y
  los procesos son eficaces, eficientes y
  efectivos
• Aspectos positivos
• Implementación del Sistema de Correspondencia
  Orfeo en la Dirección territorial Córdoba.
• Implementación de la herramienta de Service Desk
  (DEXON).
• Aspectos por mejorar
• Medición de los indicadores de impacto para poder
  cerrar acciones de auditorias de ICONTEC.
• Mayor compromiso de los Directivos en el
  seguimiento para la ejecución de los planes de
  mejoramiento y el cierre de las acciones de
  mejora.
• Entrega de los informes de Gestión de la
  Subdirección de Tránsito.
• Consistencia en los datos entre un trimestre y
  otro.
• Duplicidad en la presentación de informes del
  proceso de adquisición de bines y servicios.

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Ministerio de Transporte
República de Colombia

• Concluir si el SGC es conveniente y adecuado y
  los procesos son eficaces, eficientes y
  efectivos
• Aspectos críticos
• Recurso humano.
• Recursos tecnológicos.
• Descargue de correspondencia de SISCOR a Junio
  30/2009 están pendientes 9.551.
• Entrega oportuna de la información.
• Vencimiento para implementación de planes de
  acción de hallazgos de la Contraloría y las
  auditorias de Control Interno y de Calidad por
  parte de Subdirección Administrativa y Financiera
  (26) y la Dirección de Transporte y
  Transito(19),
• Vencimiento para implementación de planes de
  acción de hallazgos y las auditorias de Control
  Interno y de Calidad en las direcciones
  territoriales de Cundinamarca (9), Magdalena 8 y
  Quindío (8)
• No presentación de informe de encuestas de de
  Satisfacción del usuario en las Territoriales de
  Guajira, Atlántico y Magdalena.

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• La mejora del servicio en relación con los
  requisitos del cliente
• Estandarización de los trámites a nivel nacional.
• Proyectos de Plan Vial Regional.
• RUNT.
• Sistema de gestión documental ORFEO.
• Implementación del Sistema de Sistema de gestión
  documental ORFEO en la territorial Córdoba
• Aplicación de la encuesta de satisfacción en 17
  Direcciones Territoriales.

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• III. Necesidades de Recursos
• (FUENTE Informes de gestión 2do. Trimestre/09)
• Definir rápidamente el marco normativo para
  adjudicación de rutas y prestación del servicio
  intermunicipal.
• Implementación de Homologación en línea de
  vehículos.
• Implementar tramites de transporte internacional
  en el RUNT.
• Recurso Humano. Transporte/Infraestructura/Regulac
  ión/Transito Económica/Planeacion (Planificación
  Sectorial).Jurídica/Subdirección Administrativa
  y Financiera, Direcciones Territoriales
• Adquisición y actualización de equipos de cómputo
  y software.
• Implementación de un software para avalúos para
  agilizar las respuestas sobre los avalúos
  (Consulta Especializada).
• Plataforma Tecnológica.
• Capacitación en Acciones de Mejora y normas
  archivisticas.
• Software para administrar los planes, y para el
  manejo de bienes inmuebles.
• Mayor presupuesto para poder cubrir mejor los
  programas.

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• III. Necesidades de Recursos
• (FUENTE Informes de gestión 2do. Trimestre/09)
• Recurso tecnológico(Se recomienda mejorar la
  plataforma que maneja el aplicativo SIREV del
  programa GALEON para evitar las fallas del
  sistema
• Espacio físico para el archivo de gestión.
• Archivos rodantes
• Adquisición de software de protección (antivirus,
  antispan, software espía).
• Implementación de Sistema de Gestión Documental
  ORFEO en todas las Direcciones territoriales.
• Capacitaciones en MECI, Calidad y Gobierno en
  Línea.
• Asesoria y apoyo especializado en la
  identificación de riesgos sistemáticos
  tecnológicos( plataforma o servidores) de mayor
  cobertura para la formulación e implementación de
  seguridad en el sistema

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• IV COMPROMISOS
• A. PENDIENTES DE MEJORAR
• Ver Matriz de compromisos pendientes

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• COMPROMISOS
• B. PROPUESTOS
• Cumplimiento de los compromisos pendientes.
• Oportunidad y calidad de la información.
• El Director de Transito y Transporte y la
  subdirectora de Transito se compromete ante el
  Comité de Dirección en entregar oportunamente los
  informes de Gestión.
• Revisar la propuesta del Mapa de Macroprocesos y
  la Red de procesos con los funcionarios a cargo y
  presentar al Jefe de la Oficina de Planeación las
  observaciones respectivas. Responsable Grupo
  Directivo. Fecha Septiembre 18 de 2009.
• Para el estudio de cargas laborales el Director
  de Talento Humano entregara los términos de
  referencia para contracción de Ingeniero
  indústriales a la Oficina de Planeacion.
  Subdirector de Talento Humano. Agosto 28 de 2009

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• COMPROMISOS
• B. PROPUESTOS
• Legalizar mediante acto administrativo la
  Política de Incentivos de los auditores internos.
  Subdirector de Talento Humano. Septiembre 17 de
  2009
• Para la organización del archivo. La Subdirectora
  Administrativa y Financiera estructurara un
  proyecto de microfilmación para los archivos de
  la entidad con el de inscribir una ficha BPIN
  para el 2011 y conseguir recursos para su
  financiación
• Quejas y reclamos realizar inventario de las
  quejas que están pendiente de ser contestadas,
  por dependencias y enviarlas a los Directivos.
  Secretario General

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• COMPROMISOS
• B. PROPUESTOS
• Descargue de correspondencia SISTCOR
• Realizar reunión en la segunda semana de
  septiembre para asignar roles y nombrar un líder
  para llevar a cabo el plan de mejoramiento. Se
  postula a la doctora María Victoria Álvarez ( el
  jefe de la Oficina de Control Interno hablará al
  respecto con ella). Septiembre 11 de 2009
• Circularización a cada uno de los Asesores
  informándoles los descargues de correspondencia
  que a la fecha están pendientes. Responsable
  Secretario General y Jefe de la Oficina de
  Control Interno. Septiembre 11 de 2009.
• Canales de Comunicación Crear la Filosofía del
  Espíritu de la Norma . Envió de circular a los
  coordinadores que expiden las normas,
  solicitándoles que deben enviar por correo
  electrónico al coordinador del proceso de
  consulta especializada todas las novedades.
  Director de Transporte y Transito/Jefe de Control
  Interno

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• COMPROMISOS
• B. PROPUESTOS
• Actualización de Plan Indicativo conforme a las
  modificaciones aprobadas en esta reunión para las
  Dependencias de la Subdirección de Transito e
  Infraestructura. Jefe Oficina de Planeacion
• La oficina de Planeacion modificara el
  procedimiento para la elaboración del plan
  indicativo en lo que respecta a la aprobación de
  este mediante acto administrativo. Jefe Oficina
  de Planeacion Diciembre 31/2009
• Revisión de descargue de las es las especies
  venales de las territoriales de Quindío y
  Cundinamarca. Jefe Oficina de Informática. Agosto
  24 al 30 de 2009
• El Comité acuerda realizar las reuniones de
  Revisión del SGC en la ultima semana del mes
  siguiente de finalizado el trimestre a reportar.
  Jefe Oficina de Planeacion.