Subsecretara de Administracin y Finanzas

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• Subsecretaría de Administración y Finanzas
• Oficina de Servicios de Compras
• 23 de enero de 2007

INFORME DE VIAJES CORRESPONDIENTE A 2006
TRANSFORMANDO EL SERVICIO DE VIAJES
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Índice

• Viajes Una Parte Integral de Nuestras Funciones
• El Mandato
• Transformando el Servicio de Viajes de la
  Secretaría
• Objetivos principales
• Mirando hacia el futuro
• Nuevo proveedor de servicios
• Beneficios para la OEA
• Cumplimiento del mandato relativo a la política
  de viajes
• Datos sobre viajes
• Factores que influyen en los gastos de viajes
• Fondo Regular
• Fondos Específicos
• Viajes por Áreas

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Viajes Una parte integral de nuestras funciones

• Una inversión para alcanzar los objetivos de la
  Organización.
• Permite a la OEA ejecutar sus mandatos mediante
  la celebración de reuniones, tanto en la sede
  como en toda la región, para fortalecer la
  cooperación y avanzar en los intereses comunes.
• Como principal foro político de la región y un
  socio principal en el desarrollo de América
  Latina y el Caribe , la OEA utiliza su singular
  poder de convocatoria. Los viajes facilitan la
  participación en las Cumbres, Reuniones
  Ministeriales, reuniones de alto nivel y foros
  regionales para establecer contactos.
• La OEA tiene legitimidad, credibilidad y el
  mandato para prevenir conflictos, garantizar la
  paz y proteger los valores democráticos los
  viajes son un elemento clave para desempeñar
  estas funciones. Solamente en 2006, se llevaron a
  cabo 18 misiones de observación electoral y 4
  misiones exploratorias, así como varias misiones
  de paz al más alto nivel.
• El diseño y ejecución de las actividades de
  cooperación para el desarrollo se realizan en
  función de los países donde se van a ejecutar los
  programas, lo cual requiere la realización de
  muchos viajes.
• Los viajes son un instrumento integral para que
  la OEA pueda
  cumplir con sus mandatos.

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Mandato de esta presentación

• La resolución AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06), Sección
  III Disposiciones Generales, párrafo A.12,
  solicita a la Secretaría General que
• a. prepare e implemente medidas para racionalizar
  mejor los recursos destinados a gastos de viajes
  de todas las personas cuyos gastos de viaje son
  financiados por el Fondo Regular, el FEMCIDI,
  fondos específicos y fondos fiduciarios
  administrados por la Secretaría General.
• b. Implemente mecanismos más efectivos para
  asegurar el cumplimiento de la regla vigente
  establecida por el Consejo Permanente que
  requiere que todos los pasajes financiados con el
  Fondo Regular, el FEMICIDI, fondos específicos y
  fondos fiduciarios administrados por la
  Secretaría General, sean comprados en clase
  económica, salvo los casos del Secretario
  General, el Secretario General Adjunto y el
  Presidente del Consejo Permanente e informe
  trimestralmente al Consejo Permanente sobre los
  casos en que no se cumpla con esta disposición.
• c. Instruya a cualquier oficina o unidad que
  viaje con Fondos Específicos que presente
  trimestralmente un registro a los donantes.

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Esquema de la presentación

• En esta presentación, la Secretaría
  General informa sobre
• Sus esfuerzos para transformar la manera en que
  la OEA lleva a cabo sus actividades de viajes y
• Cumplimiento del mandato sobre viajes.
• Además, la Secretaría proporciona
• C. Datos sobre viajes correspondientes a 2006,
  estableciendo una base para los futuros informes
  de viajes.

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TRANSFORMANDO EL SERVICIO DE VIAJES
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- Objetivos principales -

• Diseñar e implementar medidas para una
  administración más efectiva de los recursos de
  la OEA destinados a gastos de viajes.
• Equipar a la OEA con el mejor servicio de viajes
  disponible expandir los servicios.
• Centralizar la provisión de servicios de viajes
  para lograr una mayor responsabilidad,
  supervisión y capacidad para la presentación de
  informes.
• Asegurar que las actividades de viajes reflejan
  los objetivos de los programas y proyectos de la
  Organización.
• Lograr un alto nivel de satisfacción en los
  servicios suministrados a los usuarios.
• Realizar los cambios en forma oportuna y sin
  contratiempos.

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- Mirando hacia el futuro -

• En 2007, la Secretaría seguirá abordando las
  inquietudes que planteen en materia de viajes los
  órganos rectores y las personas que viajan.
• Plena implementación de un nuevo proveedor de
  viajes ex situ (fuera de las premisas) para el
  28 de febrero de 2007.
• Centralizar la facturación como parte del
  programa de administración de costos.
• Expandir los servicios de viajes a efectos de
  incluir programas de alojamiento y de alquiler de
  vehículos.
• Consolidar y controlar todas las compras por
  concepto de viajes de la OEA y presentar informes
  confiables que ayuden a identificar y medir
  adecuadamente todos los gastos de viajes, así
  como el cumplimiento de la política de viajes.
• Alcanzar la meta de la Secretaría de mejores
  prácticas y una mayor transparencia en las
  transacciones comerciales.

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Nuevo proveedor de servicios de viajes

• Antecedentes
• Verano 2006 La Secretaría inicia una búsqueda
  en el mercado y celebra reuniones de consulta con
  las personas que viajan y otras organizaciones
  internacionales.
• Octubre de 2006 Publica un llamado a
  presentación de ofertas para la provisión de
  servicios de viajes ex situ, con fecha de
  cierre el 2 de noviembre de 2006.
• Noviembre de 2006 Realiza una amplia evaluación
  de las cuatro propuestas recibidas y presenta
  recomendaciones al Comité de Adjudicación de
  Contratos (CAC).
• Diciembre de 2006 - El Secretario General
  aprueba la recomendación del CAC de adjudicar un
  contrato a Omega World Travel (Omega) como
  proveedor de servicios de viajes ex situ.
• Enero de 2007 Firma del contrato con Omega.
• Febrero de 2007 Implementación de los servicios
  ex situ y del sistema personalizado de reserva
  de pasajes en línea.

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Beneficios para la OEA que ofrece el nuevo
proveedor de servicios de viajes

• Anticipa una mayor calidad de servicios y el
  cumplimiento
• Precios y tarifas con las aerolíneas negociados
  por Omega.
• Disponibilidad para emergencias 24/7.
• Bono de inscripción de US15.000 con aerolíneas
  selectas (descuentos por anticipado).
• Servicios VIP 24/7 y líneas de teléfono
  dedicadas.
• Acceso a ascensos de clase disponibles sin costo
  alguno para los viajeros que reúnen las
  condiciones necesarias para ello.
• Ofrece estadísticas de viajes mejores y más
  precisas para fines de presentación de informes.
• Sistema de reservas en línea personalizado para
  la OEA.
• Facilitación de reuniones y conferencias.
• Oficinas afiliadas en los Estados Miembros.
• Beneficios y apoyo para los programas, como
  creación de sitios Web personalizados y
  celebración de seminarios sobre viajes.

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Cumplimiento del mandato relativo a la política
de viajes

• La Regla de Personal 108.9 (a) y la resolución
  AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06), Párrafo III.A.12.b
  requieren que todos los pasajes financiados por
  todos los fondos sean comprados en clase
  económica, salvo los casos del Secretario
  General, el Secretario General Adjunto y el
  Presidente del Consejo Permanente salvo las
  excepciones que se hagan por disposición expresa
  del Secretario General.
• La Oficina del SG ha aplicado con rigor la
  política que rige las excepciones. La Oficina de
  Viajes exigió excepciones por escrito antes de
  emitir pasajes que no fueran de clase económica.
• En 2006, hubo un costo aproximado de US209.000
  por concepto de pasajes de clase no económica
  para 10 personas en apoyo a misiones de
  observación electoral, de paz y otras misiones
  especiales, de los cuales un 86 se financiaron
  con Fondos Específicos.
• Los pasajeros VIP a los que se otorgaron
  excepciones incluyen dos ex presidentes y varios
  ex ministros de relaciones exteriores que
  dirigieron misiones de observación electoral y
  misiones especiales y desempeñaron sus funciones
  de modo gratuito, generando ahorros considerables
  para la Organización. En muchos casos, el costo
  del pasaje regular en clase económica no difería
  mucho del costo del pasaje en clase de negocios.
• La descentralización en el pasado había limitado
  la capacidad de la Secretaría para controlar a
  cabalidad el cumplimiento del mandato a nivel de
  proyectos. Esto se está abordando con nuevos
  arreglos en los servicios de viajes. En estos
  momentos, estamos en cumplimiento con las reglas
  en más del 95.

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DATOS SOBRE VIAJES
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Datos sobre viajes

• Factores que influyen en los gastos de viajes
• Realidades internas
• Una organización más proactiva, con una presencia
  cada vez mayor en el Hemisferio.
• Aumento de los viajes debido a misiones de
  observación electoral y misiones especiales en
  2006.
• Mayor supervisión desde la sede de las
  operaciones en el campo.
• Mejor administración de los registros de viajes,
  pero los datos aún son incompletos.
• Presiones externas
• Los mayores gastos de energía y los recargos por
  el precio de la gasolina se reflejan en el
  incremento de los costos de los pasajes (un
  aumento de un 20-25 en 2006 en toda la
  industria).
• Incremento de las multas de las aerolíneas por
  realizar cambios en las reservas de los pasajes
  de clase económica.

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Datos sobre viajes - Fondo Regular, FEMCIDI y
fondos específicos -
Otros gastos de viajes incluyen costos de
repatriación, viajes por educación, prima por
millaje, alquiler de vehículo, gastos de teléfono
y otros gastos de telecomunicaciones, gastos de
instalación, exceso de equipaje, pérdida de
efectos personales , viajes en el campo, visas,
renovación de pasaportes y gastos misceláneos.
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Datos sobre viajes según el fondo utilizado
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Viajes por áreas (en miles de US )