CONSIDERACIONES ACERCA DEL CONTROL DE LA GESTION

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CONSIDERACIONES ACERCA DEL CONTROL DE LA
GESTION
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CARACTERISTICAS DEL CONTROLDEBE APLICARSE
SOBRE TAREAS Y OPERACIONES ESPECÍFICASEL
CONTROL PERSIGUE QUE SE CUMPLAN LOS OBJETIVOS Y
METAS PREFIJADAS, CON EFICACIA Y EFICIENCIAEL
CONTROL COMPRENDE LOS ASPECTOS DE PREVENCION,
DETECCIÓN Y CORRECCIÓN
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LAS COMPARACIONES PUEDEN EFECTUARSE RESPECT
O DE LO QUE FUÉ PLANEADO PARA UN PERÍODO
DETERMINADO POR LA INSTITUCIÓN.RESPECTO DE LA
GESTIÓN DE LA INSTITUCIÓN EN AÑOS
ANTERIORES.RESPECTO DE LA GESTIÓN DE OTRAS
INSTITUCIONES, QUE RESULTEN SIMILARES, O REALIZAN
ACTIVIDADES COMPARABLES.
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PARA EVALUAR LA GESTIÓN DEBEN DEFINIRSE METAS
DE PRODUCCIÓN, QUE SE QUIERE ALCANZAR, EN
TÉRMINOS DE PRODUCTOS O SERVICIOS PUESTOS A
DISPOSICIÓN DEL CLIENTE, RESPONDEN A LA PREGUNTA
CUÁNTO........ ?DEFINIR METAS DE GESTIÓN, ES
DECIR AQUELLAS QUE HACEN REFERENCIA A LA CALIDAD
DEL PROCESO QUE DA LUGAR A LA OBTENCIÓN DEL
PRODUCTO . LAS METAS DE GESTIÓN RESPONDEN AL
CÓMO LO HACEMOS ? LA CALIDAD PUEDE SER INTERNA
(EFICACIA Y EFICIENCIA) O EXTERNA (CALIDAD DEL
SERVICIO).
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UNA META DE GESTIÓN DEBE CONTENER EL PROPÓSITO
DE MEJORAR LOS PROCESOS INSTITUCIONALES EN ALGUNA
DE SUS DIMENSIONES (CALIDAD, EFICIENCIA, EFICACIA
Y ECONOMÍA)DEBE SER UN COMPROMISO, CUYO
CUMPLIMIENTO DEPENDA BÁSICAMENTE DE LA ACCIÓN DEL
SERVICIO, Y NO DE FACTORES EXÓGENOS, O DE LAS
DECISIONES DE OTROS SERVICIOS PÚBLICOS.
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CÓMO SE CONSTRUYE UN INDICADOR DE
GESTIÓN ?LOS INDICADORES DE GESTIÓN DEBEN
ABORDAR LAS DIMENSIONES DEEFICACIA (LOGRO DE
LOS OBJETIVOS), EFICIENCIA (EJECUCIÓN DE LAS
ACCIONES USANDO ADECUADAMENTE LOS RECURSOS),
ECONOMÍA (USO ADECUADO DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS) Y CALIDAD DEL SERVICIO
(SATISFACCIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE LOS
USUARIOS).
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QUÉ ES UN INDICADOR ?SON INSTRUMENTOS DE
MEDICIÓN DE LAS VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS.
PUEDEN SER CUALITATIVAS O CUANTITATIVAS (EJ.,
LOGRADO O NO  Y CANTIDAD ALCANZADA).LOS
ASPECTOS DE LA GESTIÓN DE UNA INSTITUCIÓN QUE
RESULTAN FACTIBLES Y RELEVANTES DE MEDIR SON
ECONOMÍA EFICIENCIA EFICACIA CA
LIDAD
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LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES IMPLICA
DETERMINAR EL MECANISMO, MEDIANTE EL CUAL SE
MEDIRÁ EL CUMPLIMIENTO DE UN OBJETIVO DE
GESTIÓN, ELLO SUPONE LO SIGUIENTE DEFINIR LA
FÓRMULA DE CÁLCULO DEL INDICADORLA FUENTE DE
INFORMACIÓN REQUERIDALA FRECUENCIA EN QUE SE
REALIZARÁ LA MEDICIÓNEL RESPONSABLE DE LA
MEDICIÓN
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CONSIDERACIONES BÁSICAS PARA LOS INDICADORES DE
GESTIÓNDEBEN SER CLAROS Y SIMPLESDEBEN
SER MENSURABLESDEBEN SER CONOCIDOS POR TODOS
QUIENES PARTICIPAN DE LA GESTIÓNDEBEN ESTAR
BASADOS Y SER COHERENTES CON LA MISIÓN
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DEBEN ESTAR ORIENTADOS AL OBJETIVODEBEN
APLICARSE EN ÁREAS CLAVESDEBEN SER PRECISOS Y
NECESARIOSDEBEN MEDIR LA GESTIÓN, NO
PERSONASDEBEN ESTAR ORIENTADOS A LA ACCIÓN,
CON UNA PERSPECTIVA DE CORTO Y LARGO PLAZO
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CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

• CÓMO EMPEZAR .?
• EN PRIMER LUGAR, DEBE TENERSE SUFICIENTE
  CLARIDAD RESPECTO DEL PROPÓSITO DE LOS
  INDICADORES
• PROPORCIONAR RETROALIMENTACIÓN A LAS DISTINTAS
  UNIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Y OTRAS ENTIDADES
  PARA QUE EVALÚEN LA MARCHA , DETECTEN EVENTUALES
  DESVIACIONES Y APLIQUEN LAS MEDIDAS CORRECTIVAS
  QUE SEAN NECESARIAS.

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DEBE EVITARSE

• EL EXCLUSIVO EMPLEO DE INFORMACIÓN YA EXISTENTE,
  AÚN CUANDO ELLO PUEDA SUPONER MENOS ESFUERZO, LA
  UTILIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE PROPORCIONA UN
  INDICADOR, AMERITA EMPRENDER EL DESAFÍO DE SU
  CONSTRUCCIÓN.
• LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES IRRELEVANTES, EN
  LUGAR DE DIRIGIR LOS ESFUERZOS A LA ATENCIÓN DE
  LOS GRANDES OBJETIVOS Y METAS ORGANIZACIONALES O
  DE LA UNIDAD DE QUE SE TRATE.

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• LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES Y METAS QUE NO
  INVOLUCREN MAYORES CAMBIOS O ESFUERZOS, SINO MÁS
  BIEN, LA BÚSQUEDA DEL CAMINO MÁS FÁCIL Y SIN
  MAYORES RIESGOS.
• LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES, SÓLO POR CUMPLIR
  CON UN REQUERIMIENTO U ORDEN SUPERIOR.
• LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES, SÓLO PARA
  AQUELLAS ÁREAS EN DONDE ESTEMOS CIERTOS, SE
  OBTENDRÁ RESULTADOS FAVORABLES.

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• LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES QUE SUPONGAN
  NIVELES DE MEDICIÓN POCO PRECISOS, ( SE CAPACITÓ
  O NO, AL PERSONAL) EN LUGAR DE NIVELES FÁCILMENTE
  VERIFICABLES O COMPARABLES ( PORCENTAJE DE
  CAPACITADOS, Nº DE HORAS, COSTO DE LA
  CAPACITACIÓN ).

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COMO SELECCIONAR INDICADORES DE GESTIÓN

• SI BIEN NO EXISTE UNA RECETA UN ENFOQUE
  BASTANTE PRÁCTICO ES LA CONSTRUCCIÓN DE
  INDICADORES, USANDO COMO CRITERIO BASAL POR
  EJEMPLO
• EL PRODUCTO
• EL PLAN ESTRATÉGICO
• LOS OBJETIVOS REGULARES O PERMANENTES
• LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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BASADOS EN EL PRODUCTO

• LA INSTITUCIÓN, DEPARTAMENTO O UNIDAD, DEBE
  IDENTIFICAR CUAL ES EL PRODUCTO QUE ENTREGA (
  CAPACITACIÓN, ABASTECIMIENTO, ETC.) FORMULANDO
  PARA ELLO, MEDIDAS DE DESEMPEÑO, SOBRE LAS QUE
  SERÁ POSIBLE EVALUAR O CONCLUIR RESPECTO DE LA
  GESTIÓN.

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BASADOS EN EL PLAN ESTRATÉGICO

• COMO SABEMOS, EL PLAN ESTRATÉGICO SUPONE LA
  FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y DE
  GESTIÓN ( METAS ), DE ESTAS ÚLTIMAS PUEDEN
  DERIVARSE INDICADORES DE REAL UTILIDAD, PARA LAS
  MÁS VARIADAS ÁREAS, POSIBILITANDO ASÍ UNA
  EVALUACIÓN BASTANTE PRECISA DE LA GESTIÓN O
  MARCHA DE LA INSTITUCIÓN.

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BASADOS EN LOS OBJETIVOS REGULARES

• AÚN CUANDO NO EXISTA UN PLAN ESTRATÉGICO, TODA
  INSTITUCIÓN SIEMPRE FORMULA OBJETIVOS Y METAS
  PARA UN PERÍODO DETERMINADO, PUDIENDO FORMULARSE
  ENTONCES, INDICADORES PARA VERIFICAR SU
  CUMPLIMIENTO.

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BASADOS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

• CONSTITUYE IGUALMENTE UN ENFOQUE BASTANTE
  PRÁCTICO, PUES SUPONE CONOCER LA INFORMACIÓN
  DISPONIBLE Y A PARTIR DE ELLO, IR FORMULANDO
  INDICADORES, PROCESO QUE A SU VEZ, GENERARÁ
  NUEVAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN, POTENCIÁNDOSE
  ENTRE SI, AMBOS PROCESOS.

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REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES

• PERTINENCIA DEBEN ESTAR REFERIDOS A LOS
  PROCESOS Y PRODUCTOS ESENCIALES DE LA
  INSTITUCIÓN.
• COMPARABILIDAD LAS ACTIVIDADES QUE SE ESCOJAN
  PARA SER MEDIDAS, DEBEN SER COMPARABLES EN
  TÉRMINOS DE CALIDAD, COSTO Y USUARIOS.

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• INDEPENDENCIA LOS INDICADORES DEBEN SER
  INDEPENDIENTES Y RESPONDER A LAS ACCIONES QUE
  REALIZA LA INSTITUCIÓN, EVITANDO USAR INDICADORES
  QUE QUEDEN DEMASIADO EXPUESTOS A FACTORES
  EXTERNOS.
• SER PÚBLICOS DEBEN SER CONOCIDOS Y ACCESIBLES A
  TODOS LOS NIVELES Y ESTAMENTOS DE LA INSTITUCIÓN,
  PÚBLICO USUARIO Y OTRAS INSTITUCIONES PÚBLICAS.

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• PARTICIPATIVOS DEBEN SER GENERADOS EN UN MEDIO
  PARTICIPATIVO DE MODO DE ASEGURAR SU LEGITIMIDAD
  Y REFORZAR EL COMPROMISO.
• ECONÓMICOS LOS INDICADORES DEBEN JUSTIFICAR SU
  COSTO, ESTO QUIERE DECIR QUE LOS BENEFICIOS QUE
  REPORTEN, VERDADERA Y CONVENIENTEMENTE,
  JUSTIFIQUEN SU DISEÑO, MANTENCIÓN Y UTILIZACIÓN.
  

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• EN SUMA, PARA QUE SEAN VERDADERAMENTE ÚTILES,
  LOS INDICADORES DEBEN CUMPLIR CON LAS SIGUIENTES
  CONDICIONES
• ACCESIBILIDAD
• RELEVANCIA
• OBJETIVIDAD
• PRECISIÓN
• VERIFICABILIDAD
• INDEPENDENCIA
• ECONOMÍA
• CONGRUENCIA