Implementacin de ERP: Administracin de la documentacin de procesos

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Implementación de ERPAdministración de la
documentación de procesos

• ITESM CSF
• MA Gustavo Parés

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Objetivos de aprendizaje

• Conocer con mayor detalle las herramientas y
  terminología utilizadas para la implementación de
  sistemas empresariales (ERP).
• Fortalecer el conocimiento adquirido en el uso de
  los mapas de proceso, diagramas de flujo y
  diagramas de contexto.
• Sensibilizar al alumno que los proyectos de
  implementación de sistemas, requieren mucho
  soporte administrativo.

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INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

• Para determinar el inventario de los procesos y
  procedimientos que deberán ser documentados es
  necesario revisar la información que ya exista y
  que permitirá contar con una base de conocimiento
  sobre la naturaleza y fines de la función a
  documentar. Entre dicha información se encuentra
• Modelo Operativo
• Planes y Programas
• Organigramas
• Descripciones de puestos
• Reportes de actividades
• Procedimientos documentados anteriormente.
• Con base en lo mencionado en los puntos
  anteriores se podrá determinar el inventario de
  los procesos y procedimientos de la función en
  cuestión, definiendo los siguientes puntos
• Nombre del proceso y procedimientos
• Objetivo
• Función
• Áreas involucradas
• Relación con otros procedimientos (Interfases)

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INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Lo anterior deberá ser registrado en una matriz
como se muestra en la siguiente tabla Función
Departamento
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IDENTIFICACION DE LA DOCUMENTACIÓN

• La documentación será identificada con un número,
  de la siguiente manera
• Clave de la función - Número consecutivo de
  Procedimiento
• XX - nnn
• Las letras XX se refieren a la clave que indica
  la Función Genérica a Documentar muchas veces
  puede coincidir con alguna Gerencia, Subdirección
  o Dirección a la cual pertenece el área emisora
  de la documentación (RH/ERP/JUR/SIS/CON/COM, ETC).

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TERMINOLOGÍA

• En el trabajo de la documentación de políticas y
  procedimientos existen algunos términos que se
  emplean con mucha frecuencia y cuyo significado
  es importante tener claramente definido para
  evitar confusiones en la interpretación de la
  información que se maneja.
• Los términos que más frecuentemente se utilizan
  son los siguientes
• Objetivo Es el fin que se pretende alcanzar, ya
  sea con la realización de una sola operación, de
  una actividad concreta, de un procedimiento, de
  una función completa o de todo el funcionamiento
  de la compañía.
• Manual Es el documento que contiene en forma
  ordenada y sistemática, información y/o
  instrucciones sobre historia, organización,
  políticas y/o procedimientos de una Compañía.
• Sistema Es un conjunto ordenado de
  procedimientos, relacionados entre sí que
  contribuyen a realizar una función.
• Procedimiento Es la sucesión cronológica o
  secuencia de operaciones concatenadas (agrupadas
  en actividades) y su método de ejecución (como
  hacerlo), que realizadas por una o varias
  personas, constituyen una unidad y son necesarias
  para realizar una función o un aspecto de ella.

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TERMINOLOGÍA

• Actividad Es un conjunto de actos u operaciones
  afines y sucesivas, ejecutadas por una misma
  persona o una misma unidad administrativa.
• Operación En cada una de las acciones, físicas o
  mentales, pasos o etapas que es necesario
  efectuar para llevar a cabo una actividad
  determinada. La operación es la división mínima
  del trabajo administrativo.
• Método Es la manera (como) de efectuar una
  operación o una secuencia de operaciones.
• Forma Es una pieza de papel impresa, que
  contiene datos fijos y espacios en blanco para
  ser llenados con información variable, que se usa
  en los procedimientos de oficina. Una forma puede
  constar de varias copias, que pueden tener
  destinos o usos diversos.
• Diagrama de flujo Es la representación gráfica
  de las operaciones a seguir dentro de algún
  sistema o procedimiento.

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Ejemplo de un manual
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Carátula
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Hoja de Aprobaciones
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Objetivo

• Proporcionar al personal los procedimientos de
  todos los procesos del área de Administración y
  Finanzas.

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Audiencia Meta
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Índice
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Políticas Generales
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Procedimientos

• Objetivo

• Políticas que intervienen

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Procedimientos

• Proceso que apoya.
• Maestro de artículos
• Generación y mantenimiento al MPS
• Organización involucrada

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Procedimientos

• Descripción

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Procedimientos

• Diagrama de flujo

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Procedimientos

• Archivos de Documentos.

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Procedimientos

• Terminología

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Procedimientos

• Anexos

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Procedimientos

• Indicadores de desempeño.

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Procedimientos
Fecha de última revisión del procedimiento.

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Diagramas de Flujos
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Conceptos

• Un diagrama de flujo es una representación
  gráfica de las diferentes actividades que
  componen un proceso, en un diagrama de flujo
  identificamos los siguientes elementos
• Los actores o entidades que participan en el
  procedimiento
• Las actividades que realiza o que son
  responsabilidad de cada actor o entidad
• La secuencia de actividades para efectuar el
  procedimiento.
• Entre las características que un diagrama de
  flujo debe cumplir mencionamos las siguientes
• Describir a los actores y entidades involucradas
  en el proceso, las actividades que ellos realizan
  y el flujo de trabajo entre ellos.
• El Diagrama debe de ser simple y contar con la
  característica de descomponer funciones complejas
  en otro diagrama. Es decir debe de manejar el
  detalle.
• Las actividades o acciones deben de representarse
  por verbos.
• El flujo deberá seguir una dirección de izquierda
  a derecha y de arriba hacia abajo.
• Para representar el flujo de los procesos se
  deberán utilizar flechas que indiquen cual es la
  dirección.
• En los pasos de decisión es conveniente
  establecer flujos mutuamente exclusivos.

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Simbología

• Existen diferentes símbolos que se utilizan al
  elaborar un diagrama de flujo a continuación
  mostramos los más importantes.

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Clasificación de los Diagramas

• Para efectos de este curso vamos a describir tres
  tipos de Diagramas de Flujo de Procesos.
• Los Diagramas de Contexto
• Mapas de Procesos y
• Diagramas de Flujo

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Los Diagramas de Contexto

• Un Diagrama de Contexto, se utiliza para
  establecer el proceso a especificar como un ente
  único y para establecer las relaciones con otros
  procesos o con otras entidades.
• En un diagrama de contexto identificamos los
  siguientes elementos El proceso a detallar, las
  entidades o personas con las que hay relación,
  otros procesos con los que existe relación, los
  flujos de entrada y de salida. Normalmente se
  utilizan a primer y a segundo nivel para entender
  el funcionamiento general del proceso.

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Mapa de Proceso

• Un Mapa de Proceso, muestra un proceso completo
  de principio a fin y puede ser utilizado para
  describir como es el proceso y para diseñar el
  como deberá ser.
• En un diagrama de este tipo muestra que esta
  haciéndose, por quién y en que secuencia. Este
  tipo de diagramas esta compuesto de Roles que
  muestra los actores y los procesos que son
  ejecutados por cada uno de ellos.
• Las Responsabilidades que son las tareas
  individuales que cada actor es responsable de
  hacer y las Rutas que son los flujos de trabajo y
  las decisiones que conectan las tareas.
• A continuación mostramos un mapa de procesos para
  la inscripción de un estudiante a una escuela.

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Mapa de Proceso
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Diagrama de Flujo

• Diagrama de Flujo, este tipo de diagramas son muy
  similares a los mapas de procesos, sin embargo,
  la simbología aumenta de acuerdo a los símbolos
  que mencionamos en la sección anterior.
• Esto ocasiona que sí se abusa del uso de símbolos
  o sí se diagrama considerando todos los símbolos
  el diagrama se complica, es recomendable que
  cuando se diagrame se busque la gráfica más
  simple, en la figura siguiente mostramos un
  ejemplo.

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Diagrama de Flujo
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Ejemplo Elaboración de los diagramas

• Proceso de ventas de mostrador
• DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
• VENTAS MOSTRADOR
• RESPONSABLE / ACTIVIDAD
• Cliente
• 1. Cliente esporádico solicita producto
• Administrador
• 2. Da de alta cliente mostrador en el catalogo de
  clientes.
• 3. Cualquier persona que compre ventas de
  mostrador, la factura saldrá con los datos
  capturados en
• catalogo de clientes mostrador. Afecta directo al
  inventario de almacén y no se genera orden de
• compra si no hay existencia.
• Ventas
• 4. Levanta pedido
• 5. Imprime factura y orden de manifiesto (la
  orden de manifiesto se elaborara a mano).
• 6. Da instrucciones a cliente de donde ir a
  recoger el producto
• Cliente

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Elaboración de los diagramas
Diagrama de contexto
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Elaboración de los diagramas
Mapa de Proceso para la venta de mostrador
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Elaboración de los diagramas