COP: Control Operacional' Componente Metodolgico

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COPControl Operacional. - Componente
Metodológico -
Anexo - COP Selección de Conceptos
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Componente Metodológico Control Operacional
(COP)

• Problemas típicos que enfrenta.
• No se cuenta con una manera sistemática de hacer
  seguimiento a los Planes Operativos por Unidades
  o ante la ausencia de estos, a los Proyectos y
  Procesos bajo la responsabilidad de cada Unidad.
• Se han culminado iniciativas relativas a mejoras
  o a documentación de procesos o a calidad, pero
  no se realiza una adecuada Gestión por Procesos.
• Siendo las reuniones uno de los principales
  mecanismos de gestión, no se cuenta con un diseño
  adecuado para las mismas, ni con técnicas para
  incrementar su eficacia.
• Entregables (Formatos) clave.
• Reporte de Gestión - Nivel Unidad.
• Reporte de Gestión - Nivel Proyecto.
• Reporte de Gestión - Nivel Proceso.
• Tablero de Gestión - Nivel Unidad.
• Tablero de Gestión - Nivel Cartera de Proyectos.
• Tablero de Gestión - Nivel Unidad.
• Tablero de Gestión - Nivel Cartera de Procesos.

Ver detalles en el Anexo respectivo del CD
adjunto al presente documento.
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Gestión Operacional Una clasificación

• a) Lo inmediato del CAMBIO (Proyectos, lo no
  continuo)
• Actividades inmediatas de
• Iniciativas Estratégicas.
• Iniciativas Operacionales.
• Pueden gestionarse mediante Reuniones de
  Gestión de Proyectos específicas.
• b) La RUTINA (Procesos, lo continuo)
• Acciones de mejora con cambio menor.
• Pueden gestionarse mediante Reuniones de
  Gestión de Procesos específicas.
• Resulta útil revisar las Iniciativas
  Operacionales como parte del Control de los
  Procesos

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La Estructura tiene Tres Capas
Beneficiarios
Resultados Finales
Sub Unidad A
Sub Unidad B
Sub Unidad C
(Valor para el Cliente / Valor para los
Propietarios
Mercado
Productos / Servicios
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Reuniones de Unidad Alcance 100 de las
Actividades Operativas

• Primero Los Procesos de nivel 1.
• Son Temas o Sub temas de la Agenda
• Cada Proceso asignado a la Unidad.
• Indicadores Claves de dichos Procesos.
• Iniciativas Operativas (actividades de mejora /
  cambio menor de dichos Procesos).
• Son las macro - actividades continuas.
• Luego Actividades inmediatas de Iniciativas
  Estratégicas.
• Representan cambio mayor.
• Cada Iniciativa asignada a la Unidad.

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Reuniones de Unidad Dinámica Semanal

• Una reunión por cada Unidad Organizativa
  Relevante.
• Tiempo aproximado 1 a 2 horas.
• Formato básico Reporte de Gestión Comité de
  Unidad.
• Formatos de apoyo
• Información rutinaria a emplear en cada reunión.
• Información eventual para casos específicos.
• Mantener la disciplina y realizar las Reuniones
  de Control cada semana
• Luchar contra las urgencias.
• Aprender como hacer mejores reuniones (leer,
  experimentar).

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Gestión Estratégica y Operacional - Definición de
Actividades Centrales
8
Formato Reporte de Gestión Comité de Unidad
Acta de la reunión
Agenda de la reunión
9
Formato Reporte de Gestión - Proyectos
Acta de la reunión
Agenda de la reunión (Temas fijos)
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Control a nivel Unidad y a nivel de Puesto