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PLAN ESTRATÉGICO Seguimiento II Trimestre de 2006
Bogotá D.C. Julio 17 de 2006
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BSC Corporativo Resultado a Junio 2006
INDICADOR 1.1 Eficiencia generación caja 2.1.
Utilidad 3.1. Presup. Recaudo de caja 4.1.
Eficiencia en gastos
META 1.1. 29.93 2.1. 33.762
millones/año 3.1. 214.870 millones 4.1.
64.322 millones
RESULTADO 1.1. 19.98 2.1. 64.171
millones 3.1. 252.885 millones 4.1. 50.529
millones
EFICIENCIA FINANCIERA 1. Optimizar la generación
de caja 2. Maximizar Utilidad 3. Acelerar la
Rotación de activos 4. Racionalización de gastos.
1. Efectividad aprobaciones 2. Formalización
ventas inm 3.1. Tiempo de respuesta SQR 3.2.
Efectividad de respuesta 3.3. Cultura de Servicio
1.1. 10 días T.R/ta 1.2. 120 días
reestructurac 2.1. 90 escrituración 3.1.
10 dias 3.2. 90 efectividad 3.3. Mejorar
30
1.1. 8 días T.Rta 1.2. No Aplica 2.1.
62 escrituración 3.1. 10 días 3.2. 92
efectividad 3.3. No Aplica
SATISFACCION DEL CLIENTE 1. Solución de
cartera 2. Mejor Oportunidad de negocio 3.
Optimización de servicio
MEJORAMIENTO CONTINUO 1. Optimización de
procesos 2. Mecanismos control y seguimiento 3.
Gestión del riesgo
1.1. Avance Gestión Calidad 2.1.
Cumplimiento de Planes 3.1. Política de
provisiones procesos en contra
1.1. 100 cronograma 2.1. 100 3.1.
Circular Normativa
1.1. No Aplica 2.1. 105 3.1. No Aplica
FORTALEC. TECNOLOGICO 1. Aplicativos y
recursos tecnológicos eficientes.
DESARROLLO HUMANO 2. Atraer, retener, motivar
y desarrollar el recurso humano idóneo
y de mejor desempeño.
1.1. 100 Requerim A 1.2. 100
cronograma 2.1. 100 cronograma
programas desarrollo profesional y
personal 2.2. Mejorar 1.0 clima Org. 2.3.
Propuesta compensación
1.1. No hay información 1.2. No Aplica 2.1.
100 2.2. N.A. 2.3. Presentada a comité
Primario
1.1. avance APOLO 1.2. avance proyecto
control de acceso 2.1. de avance
programas mejoramiento profesional
y personal 2.2. Calificación del Clima
organizacional 2.3. Compensación salarial
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Durante el primer semestre del 2006 la
Vicepresidencia de Cartera mostró un cumplimiento
del 112 con la ejecución de 6 proyectos (7
indicadores)
Resultados Vicepresidencia de Cartera (enero
junio de 2006)
Eficic. Financ
Satisfac Cliente
Fortalec Tecnológ
Total
Objetivos
Mejor Continuo
de Indicadores
3
1
3
0
7
4
Resultados y Avances PE - 06 VP Cartera

• Eficiencia Financiera cumplimiento 121.
  Originado por una sobre-ejecución tanto en el
  recaudo de cartera en efectivo, como de las
  ventas de cartera realizadas durante el semestre,
  que compensaron la sub-ejecución de daciones y
  reestructuraciones.
• Satisfacción del Cliente Cumplimiento 120.
  Mejora en los tiempos de respuesta de
  aprobaciones a los clientes, con un promedio en
  el semestre de 8 días.
• Así mismo, dentro de este objetivo, el proyecto
  de contabilización de reestructuraciones no
  refleja resultado por cuanto no se presentaron
  reestructuraciones en el período analizado.
• Mejoramiento Continuo cumplimiento del 76,
  generado por el bajo resultado de tres
  indicadores.
• 1) Contabilización de Remates puesto que la
  tercerización del trámite de legalización de
  estos conlleva una curva de aprendizaje
  prolongada en el tiempo, demorando la
  contabilización, para lo cual se están evaluando
  los puntos críticos tanto de parte de los
  operadores como al interior de la entidad a fin
  de mejorar este proceso, y

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Resultados y Avances PE - 06 VP Cartera
2) Desviación de procesos jurídicos presentó
una desviación de 188 días frente a su meta de
130 días, originada principalmente por la
aplicación del artículo 42 de la Ley 546/99, que
ordena la terminación de procesos Ejecutivos
Hipotecarios (créditos de vivienda) iniciados
antes del 31 de dic/99 en el estado en que se
encuentren y proceder a la reliquidación del
crédito. Así mismo, contribuyeron al
incumplimiento de este indicador, el paro
judicial que se extendió por el término de un mes
y la baja disponibilidad de personal temporal que
a su vez dificulta el seguimiento a las
sucursales. 3) Gestión de Planes por el plan
de mejoramiento, en el cual se incumplió la
acción relacionada con la publicación de la
Circular Normativa para Formalizar el
procedimiento de Compra y venta de Cartera.
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Durante el primer semestre del año 2006 la
Vicepresidencia de Inmuebles ejecutó 7 proyectos
con 10 indicadores, alcanzando un cumplimiento
del 90
Resultados Vicepresidencia de Inmuebles (enero
junio de 2006)
Eficic. Financ
Satisfac Cliente
Fortalec Tecnológ
Mejoram. Continuo
Total
Objetivos
de Indicadores
5
2
3
0
10
7
Resultados y avances PE - 06 VP Inmuebles

• Eficiencia Financiera cumplimiento del 133, en
  razón a los resultados de ventas de inmuebles que
  superaron la meta en 14.829 millones
  (cumplimiento del 132), y a la obtención de
  ahorros en los gastos directos de inmuebles por
  6.540 millones (cumplimiento del 147),
  principalmente en impuestos.
• Satisfacción del Cliente Cumplimiento del 39.
  Originado por el retrazo en el cronograma de
  Mantenimiento de Inmuebles, el cual se modificó
  para el segundo semestre cumpliendo en los
  restantes 6 meses del 2006, la meta de
  reparaciones planteada para todo el año, en razón
  a las limitaciones experimentadas en la
  contratación que durante el primer semestre
  permitieron adelantar reparaciones tan solo de
  133 inmuebles de 510 programados inicialmente.
• Por su parte, el resultado del proyecto de
  Formalización de Ventas, muestra un represamiento
  de 305 inmuebles pendientes por escriturar, en
  donde adicional a la demora en el pago por parte
  de los clientes, se han presentado inconvenientes
  en la expedición de los paz y salvos, tanto de
  impuesto predial como de administraciones,
  documentos con los que se protocoliza la
  escritura.

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Resultados y avances PE - 06 VP Inmuebles

• Mejoramiento Continuo cumplimiento del 94, toda
  vez que a junio se sanearon 559 gravámenes de 832
  programados para el semestre, por razones
  externas a CISA, como fueron el paro judicial y
  la sistematización de algunas oficinas de
  registro que produjeron un cierre parcial de
  estas, ocasionando traumatismos y lentitud en el
  proceso de saneamiento.
• Forman parte también de este objetivo, la
  circular de ocupaciones sobre la que se está
  adelantando el borrador para primera revisión y
  discusión.
• Y la clasificación de ocupaciones cuyo proceso
  se culminó y se cumplió en el mes de junio con la
  alimentación de dicha información en Centauro,
  arrojando como resultado que la mayoría de los
  inmuebles se concentran en la categoría de
  invadidos.

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La Vicepresidencia de Operaciones mostró un
cumplimiento del 117 en el primer semestre del
año, con la ejecución de 13 indicadores.
Resultados Vicepresidencia de Operaciones (enero
junio de 2006)
Eficic. Financ
Satisfac Cliente
Fortalec Tecnológ
Total
Mejoram. Continuo
Objetivos
de Indicadores
4
1
6
2
13
10
Resultados y avances PE - 06 VP de Operaciones

• Eficiencia Financiera cumplimiento del 154 al
  Optimizar el Flujo de Caja, cumpliendo durante el
  semestre con los compromisos de la operación y,
  generando una rentabilidad en la cuentas superior
  a la meta en un 23. Igualmente, este resultado
  se explica también, por el ahorro de 2.056
  millones obtenido en gastos financieros y por la
  ejecución presupuestal del 50 en los gastos
  operacionales de la compañía.
• Satisfacción del Cliente cumplimiento del 93,
  puesto que no se han alcanzado los estándares
  determinados en el tiempo de respuesta de la
  conciliación de los inmuebles que ingresan a
  Centauro.
• Mejoramiento Continuo cumplimiento del 100,
  obtenido principalmente por los desarrollos
  efectuados en el semestre al aplicativo PRACCISA,
  logrando su estabilización, y gracias a las
  jornadas de los procesos de identificación de
  partidas realizadas por la Gerencia de
  Operaciones.
• Por otra parte, tanto la Base de Datos de
  Proveedores como el aplicativo de Bienes y
  Servicios, se terminaron en su fase de diseño y
  montaje por parte del departamento de Servicios
  Administrativos. En la actualidad se está
  alimentando la información con el fin de disponer
  de ella a comienzos de agosto.

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Resultados y avances PE - 06 VP de Operaciones

• Fortalecimiento Tecnológico cumplimiento del
  100. Se replantearon los proyectos
• 1) Actualización Tecnológica de hardware y
  software limitando su alcance para el 2006 a la
  realización del diagnóstico con el fin de
  determinar los costos reales de dicha
  actualización. Con respecto al hardware, se está
  haciendo el estudio del mercado para revisar
  tipos de servidores y tecnologías hacia donde
  están apuntando el almacenamiento, procesamiento
  y redes, el cual se espera terminar en julio se
  invitará a proveedores certificados y
  distribuidores autorizados. En cuanto al software
  se invitaron proveedores para hacer el
  diagnóstico cuyo contrato se espera realizar a
  finales de julio.
• 2) Replanteamiento de los Sistemas de
  Comunicación, para el 2006 se actualizará
  solamente el Sistema de Comunicación de voz
  Único, video conferencia con sucursales y
  grabación telefónica, cuya propuesta se llevará a
  la Junta Directiva del mes de agosto para su
  aprobación.
• En relación con el proyecto Apolo, sus avances
  se desconocen puesto que el área responsable no
  suministró información.

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Resultados y avances PE - 06 VP de Operaciones

• Por otra parte, vale la pena mencionar el
  replanteamiento del proyecto de Gestión de
  Calidad, toda vez que el departamento
  administrativo de la Función Pública señaló que
  CISA no debe implementar el Sistema NTCGP
  10002004, motivo por el cual se propuso adoptar
  lo esencial del modelo y aplicarlo a los 4
  procesos de mayor impacto sobre el servicio al
  cliente. Para ello se están evaluando los
  procesos que harán parte de este proyecto cuyo
  cronograma se desarrollará en el segundo semestre
  del año.
• Sobre el proyecto de Tercerización se finalizó
  el estudio de las áreas de Correspondencia y
  Mensajería, cuyo resultado está en proceso de
  ejecución. Para el segundo el segundo semestre se
  tiene programado, efectuar el análisis de las
  actividades relacionadas con las áreas misionales
  concentrándose en aspectos financieros, legales,
  operativos y de riesgo, comenzando por inmuebles.
  
• En cuanto a la ejecución de la Ley Antitrámites,
  se enviaron a la Función Pública las
  modificaciones de los 9 procesos seleccionados
  que tienen relación directa con el cliente, sobre
  las que se espera respuesta.

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Al cierre del primer trimestre la Vicepresidencia
Jurídica ejecutó 5 indicadores, presentando un
cumplimiento del 109
Resultados Vicepresidencia Jurídica (enero
junio de 2006)
Fortalec Tecnológ
Eficiencia Financiera
Satisfac Cliente
Mejoram Continuo
Desarrollo Rec Humano
Objetivos
Total
de Indicadores
0
0
3
0
2
5
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Resultados y avances PE - 06 VP Jurídica

• Mejoramiento continuo cumplimiento 97,
  principalmente porque el tiempo de respuesta en
  la contratación superó los estándares en 2 días,
  debido a que en 4 las áreas usuarias solicitaron
  modificar el cronograma inicial retrazando el
  tiempo de respuesta, y en 3 contratos los
  contratistas no presentaron oportunamente las
  pólizas al respecto la Gerencia Jurídica como
  acción correctiva elaborará un check list para
  los contratistas, en el cual se les informe los
  documentos que deben allegar a la aseguradora con
  el fin de obtener las pólizas.
• Desarrollo del Recurso Humano cumplimiento 100,
  al alcanzar los niveles estimados en la ejecución
  de los programas de Bienestar, Salud Ocupacional
  y Plan Educativo.
• Por otra parte, en relación con la revisión de
  las 25 garantías más importantes, la misma ya fue
  realizada, encontrándose inconsistencias en la
  información de la base de datos de seguros,
  frente a la carpeta física y al aplicativo Cobra.
  En la actualidad se solicitó al área técnica de
  inmuebles la información tendiente a determinar
  el costo de actualización de los avalúos
  correspondientes. Una vez se obtenga esta
  información se presentará a la instancia
  correspondiente el análisis costo beneficio,
  para tomar la decisión.

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Resultados y avances PE - 06 VP Jurídica

• En cuanto a la conformación de la lista de
  proveedores, se realizaron los ajustes sugeridos
  por la Gerencia Jurídica y se encuentra pendiente
  de aprobación para iniciar el primer proceso de
  conformación de lista de proveedores para los
  programas de capacitación y apoyo logístico de
  estos.
• En lo que se refiere al diseño de la Política de
  Provisiones de procesos judiciales en contra de
  la entidad, se efectuó reunión con la Gerencia
  Financiera y Contabilidad en donde se presentó el
  texto del proyecto, obteniendo su Vo.Bo.
  Igualmente se les solicitó a esta área y a las
  Vicepresidencias la información relacionada con
  los procesos e incidentes en contra de la
  entidad. Hasta la fecha no se ha obtenido
  respuesta.
• En cuanto al aplicativo de Gestión Humana se está
  evaluando el costo/beneficio del desarrollo del
  referido aplicativo por parte del depto. de
  Sistemas o la adquisición del mismo con un
  proveedor externo.

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Resultados y avances PE 06 Mercadeo y SAC

• En junio se inició la implementación del nuevo
  modelo de Servicio al Cliente, centralizando la
  atención y respuesta en el área de Servicio al
  Cliente, con un front desk en todas las
  sucursales y back office en Bogotá, quien elabora
  las respuestas. Se espera terminar en julio y
  seguir con un acompañamiento contínuo tanto en
  las sucursales como en DG.
• Paralelamente, se está diseñando la campaña
  creativa y el plan de medios para apoyar el
  cumplimiento de las metas de las brigadas y
  semanas inmobiliarias que comenzarán en agosto y
  se adelanta la elaboración del concepto y el
  lanzamiento del concurso comercial del 2006.
• Así mismo, se diseñó el stand portátil para
  utilizarlo en las ferias nacionales e
  internacionales donde participa CISA inmuebles,
  comenzando por la de Madrid en el mes de julio.
• Desde el mes de mayo se está desarrollando una
  campaña publicitaria denominada Inversión
  Inteligente en donde se promocionan
  principalmente los inmuebles con valor superior a
  los 200 millones.

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Resultados y avances PE - 06 Auditoría Interna

• Mejoramiento Contínuo cumplimiento del 100, con
  el primer proyecto de Revisión de Procedimientos,
  al revisar los 14 procedimientos enviados durante
  el semestre por el departamento de Procesos,
  antes de elevarlos a Circular Normativa. Y por el
  de Gestión del Riesgo con la publicación de la
  Circular Normativa No 107.
• En cuanto al proyecto de Auditorías y
  Seguimientos que forma parte de este objetivo, y
  cuyos resultados se medirán en el mes de
  diciembre, se ha ejecutado conforme con lo
  previsto, mostrando los siguientes avances al
  corte del mes de junio A) Auditar 100
  sucursales avance 50 con Cali, Medellín y
  Barranquilla. B) Plan de Mejoramiento Avance 50
  con 2 seguimientos. Plan de Desarrollo
  Administrativo Avance 25 con 1 seguimiento, y
  C) Verificación cumplimiento normas de Derechos
  de Autor Avance 57 con DG., Cali, Medellín y
  Barranquilla.

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Resultados y avances PE 06 Planeación

• Mejoramiento Continuo cumplimiento 100 de los
  planes diseñados por la compañía, en donde el de
  Mejoramiento y PDA alcanzaron la meta establecida
  del 100, y el Plan Estratégico alcanzó un 105.
  
• En cuanto al proyecto de Cultura de Planeación,
  se han realizado seguimientos a los resultados de
  la compañía con los informes de gestión
  respectivos, los cuales han sido publicados
  oportunamente. Y se realizó el Rally de
  Planeación a finales de abril.

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Durante el primer semestre del año 2006 la
Compañía cumple el PE - 2006 en un 105.
Resultado Consolidado por Objetivos (enero
junio de 2006)
131
125
105
100
97
87
Eficic. Financ
Satisfac Cliente
Fortalec Tecnológ
Mejor Continuo
Desarr Rec Humano
Objetivos
Total
de Indicad
12
6
23
2
2
45
20
Al cierre de junio de 2006 la Compañía cumple el
PE - 2006 en un 105.
Resultado Consolidado por Áreas (enero junio de
2006)
VP CARTERA
VP INMUEBLES
VP JURIDICA
VP OPERAC.
Objetivos
MCDEO
PLANEACION
AUDITORIA
TOTAL
de Indicad.
7
10
13
5
7
2
1
45