Filosofa del sistema de evaluacin propuesto por CGFM

1
República de ColombiaMinisterio de Defensa
Nacional
Oficina de Control Interno
LINEAMIENTOS ESTRUCTURACIÓN, APROBACION,
EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN ANUAL
(CARTA CIRCULAR 40862 MDCIP-889 DEL 16-DIC-2003)
Gestión General Mindefensa Bogotá, D.C.
Diciembre de 2004
Coronel Raúl Castro Ante Jefe Oficina Control
Interno Ministerio de Defensa Nacional
2

• FORTALECIMIENTO SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN
  SECTOR
• ELEMENTO FUNDAMENTAL POLITICA DE TRANSPARENCIA
• ACTUALIZAR Y UNIFICAR CRITERIOS PARA LA
  ESTRUCTURACIÓN, PRESENTACIÓN, APROBACIÓN Y
  EVALUACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN ANUAL, OFICINAS,
  DEPARTAMENTOS, GRUPO O AREAS CONTROL INTERNO
  SECTOR.

OBJETIVOS
3
OBJETIVOS GENERALES

• ARTICULAR Y ORIENTAR ACCIONES HACIA LOGRO
  OBJETIVOS ESTRATÉGICOS POLÍTICA DEFENSA Y
  SEGURIDAD DEMOCRÁTICA Y AL PLAN ESTRATÉGICO 2002
  2006 MDN.
• BRINDAR POLÍTICAS EVALUAR GRADO CUMPLIMIENTO
  OBJETIVOS.
• FACILITAR EVALUACIÓN DESEMPEÑO FUNCIONARIOS CON
  FUNDAMENTO GRADO CUMPLIMIENTO OBJETIVOS
  CONCERTADOS
• ALINEADOS CON HERRAMIENTA SEGUIMIENTO SIGOB

4
AGENDA

• 1. LINEAMIENTOS PLAN DE ACCIÓN 2005
• FUNDAMENTO JURÍDICO
• MARCO ESTRATÉGICO
• POLITICA SECTORIAL PROMOCION FORTALECIMIENTO
  SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN 2005
• ALINEACIÓN ESTRATÉGICA
• POLÍTICA SECTORIAL 2005
• ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
• CONTENIDO MÍNIMO PLAN DE ACCIÓN
• APROBACIÓN, DIVULGACIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO
  PLAN DE ACCIÓN

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL OFICINA DE CONTROL
INTERNO
5
FUNDAMENTO JURIDICO
CONSTITUCIÓN POLÍTICA PLAN NACIONAL DE
DESARROLLO LEY 87 / 1993 ARTÍCULO 4 LITERAL A.
LEY 152 /94. DECRETO 1826 /94. LEY 190 /95
CÓDIGO DE VALORES SECTOR ADMINISTRATIVO DEFENSA
NACIONAL, NOVIEMBRE/01. DECRETO 2145 /99.
DOCUMENTO POLÍTICA DE DEFENSA Y SEGURIDAD
DEMOCRÁTICA -2003 PLAN ESTRATÉGICO 2002-2006
MINDEFENSA RESOLUCIÓN ORGÁNICA
5544/2003 CIRCULAR 18742 MDNPPL-074
/2003 CIRCULAR 125 MDNPPL-074 /2004
6
ALINEACIÓN ESTRATEGICA
O P N D
INCREMENTAR TRANSPARIENCIA Y EFICIENCIA DEL ESTADO
IMPULSAR CRECIMIENTO ECONOMICO
BRINDAR SEGURIDAD DEMOCRATICA
CONSTRUIR EQUIDAD SOCIAL
OPDSD
FORTALECER EL CONTROL ESTATAL EN TODO EL
TERRITORIO
EFICIENCIA TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
MANTENER CAPACIDAD DISUASIVA
ELIMINAR COMERCIO DE DROGAS ILÍCITAS
PROTECCIÓN DE LA POBLACIÓN
LOGRAR PRESENCIA FUERZA PÚBLICA EN TODO EL
TERRITORIO NACIONAL
ELIMINAR INFRAESTRUC-TURA ECONOMICA DE LAS OML
PARA DELIMITAR SU PACIDAD DELICTIVA
INCREMENTAR LA COOPERACIÓN CIUDADANA ESTATAL E
INTERNACIONAL PARA FORTALECER LA SEGURIDAD
DEMOCRATICA
MANTENER EL REGIMEN ESPECIAL DE SEGURIDAD SOCIAL
Y BIENESTAR INTEGRANTES INSTITUCIONES DEL SECTOR
ADUCUAR LA NORMATIVIDAD PARA ENFRENTAR CON ÉXITO
LAS AMENAZAS ACTUALES
COMBATIR EL TERRORISMO Y LA DELINCUENCIA
ORGANIZADA
OEPES
OPTIMIZAR LA GESTION Y RESULTADOS DEL SECTOR
DEFENSA

• ADMINISTRAR OPTIMAMENTE LOS RECURSOS Y
  DESARROLLAR MECANISMOS DE TRANSPARENCIA Y
  RENDICIÓN DE CUENTAS.
• REALIZAR AUDIENCIAS PÚBLICAS COMO MECANISMOS DE
  SEGUIMIENTO Y PRACTICA CIUDADANA A LA EJECUCIÓN
  DE LOS RECURSOS ASIGNADOS AL SECTOR.
• APLICAR POLITICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
  CON EL FIN DE FORTALECER LA CAPACIDAD
  ADMINISTRATIVA Y EL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL

ESTRATEGIAS

• OBJETIVO SECTORIAL
• FORTALECER EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL
  SECTOR ADMINISTRATIVO DE DEFENSA NACIONAL.
• OBJETIVOS GENERALES
• Armonizar el funcionamiento del Sistema de
  Control Interno en las dependencias y entidades
  que conforman el Sector Defensa,
• Fortalecer los procesos de evaluación del Sistema
  de Control Interno y el seguimiento a los Planes
  de Mejoramiento como instrumentos para optimizar
  la gestión en cada una de las dependencias y
  entidades del Sector Defensa
• Desarrollar procesos de sensibilización en temas
  relacionados con el Sistema de Control Interno
• Asesorar, acompañar y evaluar el mejoramiento
  continuo de la fase de administración del riesgo

7
MARCO ESTRATEGICO
8
RESULTADOS INTERMEDIOS BASE PROGRAMACION METAS
9
POLITICA SECTORIAL PARA PROMOVER EL MEJORAMIENTO
Y FORTALECIMIENTO SCI 2005

• GOBIERNO EN LÍNEA
• ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
• AUSTERIDAD EN EL GASTO PÚBLICO
• IMPUESTO SEGURIDAD DEMOCRÁTICA
• SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

• SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO CGR
• SISTEMA COMPRAS Y CONTRATACIÓN ESTATAL
• SANEAMIENTO CONTABLE
• SANEAMIENTO BIENES INMUEBLES

10
ESTRUCTURACION DEL PLAN DE ACCION

• APLICAR, DESARROLLAR PARÁMETROS ESTRATÉGICOS Y
  METODOLÓGICOS (CIRCULAR MINISTERIAL 125
  MDNPPL-074 /2004).
• OBJETIVOS GENERALES Y RESULTADOS INTERMEDIOS
  FUNDAMENTO Y BASE FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN.
• PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, NECESIDADES Y PRIORIDADES
  DEFINIR METAS CUANTITATIVAS APOYA RESULTADO
  INTERMEDIO DESARROLLO OBJETIVOS GENERALES (ANEXO
  2 FORMATO 1)
• RESULTADOS INTERMEDIOS APOYADO ACTIVIDADES
  CONCRETE DESARROLLO METAS Y OBJETIVOS GENERALES
  DETERMINAR TIEMPO (INICIO TERMINO) - (ANEXO 2
  FORMATO NO. 2)
• APLICAR, DESARROLLAR PARÁMETROS ESTRATÉGICOS Y
  METODOLÓGICOS (CIRCULAR TALENTO HUMANO PLANTA,
  PERFIL Y NOVEDADES
• COSTO RECURSOS FÍSICOS OFICINA, EQUIPOS DE
  CÓMPUTO, MATERIALES Y SUMINISTROS POR ACTIVIDAD.
• TEMAS INTERÉS FRENTE SISTEMA CONTROL INTERNO
  PARTE PROGRAMACIÓN ACTIVIDADES

11
CONTENIDO MINIMO DEL PLAN DE ACCIÓN ANUAL

• CÓDIGO VALORES MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL.
• OBJETIVOS ESTRATÉGICOS POLÍTICA DE DEFENSA Y
  SEGURIDAD DEMOCRÁTICA.
• OBJETIVOS GENERALES PLAN ESTRATÉGICO 2003 2006
  MDN.
• PRINCIPIOS Y VALORES OFICINA, DEPARTAMENTO, GRUPO
  O ÁREA (SI TIENEN).
• VISIÓN Y MISIÓN OFICINA, DEPARTAMENTO, GRUPO O
  ÁREA.
• POLÍTICAS OFICINA, DEPARTAMENTO, GRUPO O ÁREA (SI
  TIENEN).
• ESTRATEGIAS, OBJETIVOS GENERALES Y METAS
  (FORMATO NO. 1).
• RESULTADOS INTERMEDIOS (FORMATO No. 2).
• COSTOS DE CADA OBJETIVO (FORMATO NO. 3)

12
APROBACION, DIVULGACION, EJECUCION Y
SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION
DIVULGACIÓN FUNCIONARIOS RESPONSABLES OBJETIVOS,
RESULTADOS, METAS EJECUCIÓN TIEMPO PROGRAMADO

• APRUEBA PLAN ACCIÓN
• COMANDANTE FFMM
• COMANDANTE FUERZA
• DIRECTOR PONAL
• JEFE DEPENDENCIA
• REPRESENTANTE LEGAL

PLAN DE ACCIÓN OFICINAS, DEPARTAMENTOS, GRUPOS O
ÁREAS HACEN PARTE PLAN ACCIÓN DEPENDENCIAS O
ENTIDAD
Grado de Avance
OCI CONSOLIDA CUMPLIMIENTO OBJETIVOS
FORTALECIMIENTO SCI SECTOR
INFORME DE GESTIÓN
SEGUIMIENTO RESPONSABLE JEFE OFICINA,
DEPARTAMENTO, GRUPO O ÁREA
EVALUACIÓN RESULTADOS PERMANENTE EJECUCIÓN
OBJETIVOS, RESULTADOS Y METAS PLANEADAS
20 DE JULIO Y ENERO
SUBCOMITÉ AVANCE PLAN ACCIÓN MATERIA SCI
REUNIONES
REFORMULAR ESTRATEGIAS Y REORIENTAR ACCIONES
CORRECTIVAS
13
SEGUIMIENTO AL GRADO DE AVANCE
SEGUIMIENTO POR PARTE JEFE OFICINA, DEPARTAMENTO,
GRUPO O AREA QUE CUMPLEN FUNCIONES CONTROL
INTERNO. INFORME GESTIÓN SEMESTRAL PRIMEROS
VEINTE DIAS DE JULIO Y ENERO DE CADA
AÑO. FORMATO AVANCE PLAN ACCIÓN ANUAL (ANEXO No.
4) OCI MDN CONSOLIDARA NIVEL ESTRATEGICO
CUMPLIMIENTO OBJETIVO DE FORTALECIMIENTO SISTEMA
DE CONTROL INTERNO APOYO SUBCOMITÉ JEFES OFICINA
CONTROL INTERNO.
14
República de ColombiaMinisterio de Defensa
Nacional
Oficina de Control Interno
FORMATOS A UTILIZAR
15
República de ColombiaMinisterio de Defensa
Nacional
Oficina de Control Interno
FORMATO No. 1 ESTRATEGIAS, OBJETIVOS GENERALES Y
METAS (VER EXCEL)
16
República de ColombiaMinisterio de Defensa
Nacional
Oficina de Control Interno
FORMATO No. 2 RESULTADOS INTERMEDIOS
17
OBJETIVO GENERAL NO. 1   ARMONIZAR EL
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN
LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES QUE CONFORMAN EL
SECTOR DEFENSA.
RESULTADO INTERMEDIO No. 1   Desarrollar
reuniones de Comités y Subcomités del Sistema de
Control Interno
No.
FECHAS DE INICIO Y TÉRMINO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA META
Desarrollar cuatro (4) reuniones del Subcomité de
Jefes de Oficinas de Control Interno para hacer
el seguimiento al cumplimiento del plan de acción
anual de las Oficinas de Control interno y sus
equivalentes.
1-mar-2005 al 30-mar-2005 1-jun-2005 al
30-jun-2005 1-sep-2005 al 30-sep-2005 1-dic-2005
al 30-dic-2005
Harold Mena   160 horas auditor 80 horas
computador
1.1.1
Desarrollar cuatro (4) reuniones del Subcomité
Central de Coordinación del Sistema de Control
Interno de la Gestión General para evaluar el
grado de avance del plan de mejoramiento
1-ene-2005 al 15-ene-2005 1-abr-2005 al
15-abr-2005 1-jul-2005 al 15-jul-2005 1-oct-2005
al 15-oct-2005
Marco Tulio Roa   96 horas auditor 48 horas
computador
1.1.2
18
OBJETIVO GENERAL NO. 1   ARMONIZAR EL
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN
LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES QUE CONFORMAN EL
SECTOR DEFENSA.
19
OBJETIVO GENERAL No. 2   Fortalecer los procesos
de evaluación del Sistema de Control Interno y el
seguimiento a los Planes de Mejoramiento como
instrumentos para optimizar la gestión en cada
una de las dependencias y entidades del Sector
Defensa
20
OBJETIVO GENERAL No. 2   Fortalecer los procesos
de evaluación del Sistema de Control Interno y el
seguimiento a los Planes de Mejoramiento como
instrumentos para optimizar la gestión en cada
una de las dependencias y entidades del Sector
Defensa
21
OBJETIVO GENERAL No. 2   Fortalecer los procesos
de evaluación del Sistema de Control Interno y el
seguimiento a los Planes de Mejoramiento como
instrumentos para optimizar la gestión en cada
una de las dependencias y entidades del Sector
Defensa
RESULTADO INTERMEDIO No. 1  Evaluar el Sistema
de Control Interno aplicado a los procesos
misionales y de apoyo
No.
FECHAS DE INICIO Y TÉRMINO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA META
1-mar-05 al 15-mar-05 3-oct-05 al 14-oct-05
Oscar Barbosa   21 días 6h x día 126 horas
auditor 63 horas computador
Evaluar el Sistema de Control Interno aplicado al
proceso contractual del contrato de mantenimiento
mayor y recuperación helicópteros MI-17 (2
informes)
2.1.5
Olga Lucia Saavedra   21 días 5 h x día 105
horas auditor 50 horas computador
15-feb-05 al 15-mar-05
Evaluar el Sistema de Control Interno aplicado al
Proyecto de Sistema de Información Logística para
el Ministerio de Defensa SILOG
2.1.6
22
OBJETIVO GENERAL No. 2   Fortalecer los procesos
de evaluación del Sistema de Control Interno y el
seguimiento a los Planes de Mejoramiento como
instrumentos para optimizar la gestión en cada
una de las dependencias y entidades del Sector
Defensa
RESULTADO INTERMEDIO No. 1  Evaluar el Sistema
de Control Interno aplicado a los procesos
misionales y de apoyo
No.
FECHAS DE INICIO Y TÉRMINO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA META
Marina Elsa Barón   22 días x 6 horas 132 horas
auditor 66 horas computador
Evaluar la administración de recursos que
realizan las dependencias que prestan el
bienestar social en las Fuerzas Militares.
2.1.7
1-sep-05 al 30-sep-05
Oscar Barbosa   42 días x 6 horas 252 horas
auditor 126 horas computador
Evaluar el Sistema de Control Interno Contable en
la Dirección Administrativa
23-ene-05 al 15-feb-05 2-may-05 al
13-may-05 12-sep-05 al 30-sep-05
2.1.8
Rosa Amaya de Reyes   67 días x 5 horas 335 horas
auditor 120 horas computador
Evaluar el Sistema de Control Interno Contable en
la Dirección Finanzas del MDN .
17-ene-05 al 15-feb-05 16-may-05 al
15-jun-05 1-dic-05 al 30-dic-05
2.1.9
23
OBJETIVO GENERAL No. 2   Fortalecer los procesos
de evaluación del Sistema de Control Interno y el
seguimiento a los Planes de Mejoramiento como
instrumentos para optimizar la gestión en cada
una de las dependencias y entidades del Sector
Defensa
RESULTADO INTERMEDIO No. 2   REALIZAR EL
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
No.
FECHAS DE INICIO Y TÉRMINO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA META
Estructurar y presentar los informes trimestrales
de avance de los planes de mejoramiento del nivel
central del Ministerio de Defensa
Nacional.   Nota En ellos se dejara constancia
del seguimiento efectuado por los profesionales
según la entidad o dependencia asignada.
Marco Tulio Roa Harold Mena   32 días x 8
horas   256 horas auditor 128 horas computador
2.2.1.
20-ene-05 al 31-ene-05 20-abr-05 al
30-abr-05 20-jul-05 al 30-jul-05 20-oct-05 al
30-oct-05
Presentar a la Secretaria General dos (2)
informes sobre el cumplimiento del plan de
mejoramiento vigencia fiscal 2003 con base en el
acompañamiento realizado por los funcionarios de
la Oficina.
01-mar-05 al 30-mar-05 01-ago-05 al 31-ago-05
Marco Tulio Roa   46 días x 5 horas 230 horas
auditor 115 horas computador
2.2.2
24
OBJETIVO GENERAL No. 2   Fortalecer los procesos
de evaluación del Sistema de Control Interno y el
seguimiento a los Planes de Mejoramiento como
instrumentos para optimizar la gestión en cada
una de las dependencias y entidades del Sector
Defensa
25
OBJETIVO GENERAL No. 2   Fortalecer los procesos
de evaluación del Sistema de Control Interno y el
seguimiento a los Planes de Mejoramiento como
instrumentos para optimizar la gestión en cada
una de las dependencias y entidades del Sector
Defensa
26
OBJETIVO GENERAL No. 2   Fortalecer los procesos
de evaluación del Sistema de Control Interno y el
seguimiento a los Planes de Mejoramiento como
instrumentos para optimizar la gestión en cada
una de las dependencias y entidades del Sector
Defensa
27
OBJETIVO GENERAL No. 3   Desarrollar procesos de
sensibilización en temas relacionados con el
Sistema de Control Interno
28
OBJETIVO GENERAL No. 4   Asesorar, acompañar y
evaluar el mejoramiento continuo de la fase de
administración del riesgo
29
OBJETIVO GENERAL No. 4   Asesorar, acompañar y
evaluar el mejoramiento continuo de la fase de
administración del riesgo
30
COSTOS PLAN DE ACCIÓN FORMATO No. 3
31
COSTOS PLAN DE ACCIÓN FORMATO No. 3
32
COSTOS PLAN DE ACCIÓN FORMATO No. 3
33
COSTOS PLAN DE ACCIÓN FORMATO No. 3
34
ANEXO No. 3 INFORME DE GESTION
OBJETO GENERAL No. 1
RESULTADO INTERMEDIO No. 1
FECHA DE INICIO TERMINO
AVANCE
No.
DESCRIPCIÓN DE LA META
LOGROS
LIMITANTES
RESULTADO INTERMEDIO No. 2
FECHA DE INICIO TERMINO
AVANCE
No.
DESCRIPCIÓN DE LA META
LOGROS
LIMITANTES
35
República de ColombiaMinisterio de Defensa
Nacional
Oficina de Control Interno
ANEXO NO. 4 AVANCE PLAN DE ACCIÓN (VER EXCEL)
36
República de ColombiaMinisterio de Defensa
Nacional
Oficina de Control Interno
CONCERTACIÓN MEDIOS DE VERIFICACION Y CONTROL DE
LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN EN SIGOB
37
DIRECTRICES PARA IMPLEMENTACIÓN DE PRACTICAS DE
VERIFICACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD DE INFORMACIÓN
REPORTADA EN SIGOB CIRCULAR 03 DE ABRIL DE
2004  

• CONCERTAR MEDIOS DE VERIFICACIÓN Y CONTROL DE LA
  CALIDAD DE LA INFORMACIÓN CON COORDINADORES Y
  GERENTES DE META SIGOB.
• VELAR POR USO ADECUADO DE MEDIOS DE VERIFICACIÓN
  Y CONTROL DE CALIDAD DE INFORMACIÓN Y VERIFICARLA
  DE MANERA SELECTIVA Y/O PUNTUAL.
• INDAGAR ANTE POSIBLES ALARMAS CON GERENTES DE
  META.

• CIRCULAR 15745 DE JULIO DE 2004 EMITIDA POR EL
  MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL DIRECTRICES SOBRE
  LA IMPLEMENTACIÓN DE PRACTICAS DE VERIFICACIÓN Y
  CONTROL DE LA CALIDAD DE INFORMACIÓN REPORTADA EN
  SIGOB.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL OFICINA DE CONTROL
INTERNO
38
TAREA
DESCRIPCION
RESPONSABLES
Diseño del procedimiento utilizado para el logro
de la meta propuesta en el indicador
Documentación de los pasos que se llevan a cabo
para cumplir con la meta trazada, utilizando la
metodología del DAFP para el diseño de procesos y
procedimientos.
Gerentes de meta
Construir una ficha técnica para cada indicador
que contenga como mínimo la forma de calcular los
avances, las fuentes de información y las
observaciones sobre limitaciones o puntos
críticos, además de las acciones acordadas para
superar los inconvenientes.
Gerentes de meta
Diseño de ficha técnica para los indicadores
Comprobar que las fuentes de las cuales se
originó la información sean de alta
confiabilidad.   Tener disponible todo el soporte
documental que demuestre los resultados y la
gestión realizada para el cumplimiento de las
metas
Gerentes de meta
Verificación de las fuentes
Analizar la información reportada por los
gerentes de meta y seleccionar aquella que
amerita ser publicada en la página web del SIGOB
Coordinadores
Filtrar la información
39
TAREA
DESCRIPCION
RESPONSABLES
Determinar las actividades del procedimiento que
requieren de la implementación de controles para
garantizar la calidad en la información
suministrada
Oficina de Control Interno o dependencia Gerentes
de Meta que cumpla funciones de control interno.
Establecimiento de puntos de control
Analizar la información reportada por los
gerentes de meta, verificando que sea acorde con
el Plan de Acción de la dependencia o entidad y
se encuentre alineada con la Política de Defensa
y Seguridad Democrática y el Plan Estratégico
Sectorial.   Programación de auditorías de
seguimiento para evaluar la veracidad y
confiabilidad de la información avalada por los
coordinadores y gerentes de meta .
Oficina de Planeación o dependencia que cumpla
funciones de planeación.     Oficina de Control
Interno o dependencia que cumpla funciones de
control interno
Evaluación de la calidad de la información
Evaluaciones aleatorias y presenciales
practicadas por la Oficina de Control Interno del
Ministerio de Defensa Nacional a las diferentes
dependencias y entidades del Sector con el fin de
verificar los procedimientos utilizados para
lograr los objetivos propuestos y la calidad en
la información suministrada y publicada en el
portal SIGOB.
Oficina de Control Interno MDN
Auditorías de calidad
40
DECRETO 4110
DIARIO OFICIAL 45.761 DECRETO 4110 09/12/2004
 REGLAMENTA LA LEY 872 DE 2003 Y SE ADOPTA LA
NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA.
   ASPECTOS QUE ESTABLECE-

• ADOPTAR LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN
  PÚBLICA, NTCGP 10002004, LA CUAL DETERMINA LAS
  GENERALIDADES Y LOS REQUISITOS MÍNIMOS PARA
  ESTABLECER, DOCUMENTAR, IMPLEMENTAR Y MANTENER UN
  SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LOS
  ORGANISMOS, ENTIDADES Y AGENTES OBLIGADOS
  CONFORME AL ARTÍCULO 2 DE LA LEY 872 DE 2003
• ES DE OBLIGATORIA APLICACIÓN Y CUMPLIMIENTO.
• EL ESTABLECIMIENTO Y DESARROLLO DEL SISTEMA DE
  GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LOS ORGANISMOS Y
  ENTIDADES PÚBLICAS, SERÁ RESPONSABILIDAD DE LA
  MÁXIMA AUTORIDAD DE LA ENTIDAD U ORGANISMO, JEFES
  DE CADA DEPENDENCIA DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS
  Y FUNCIONARIOS DE LA RESPECTIVA ENTIDAD.
• COMO MECANISMO PARA FACILITAR LA EVALUACIÓN POR
  PARTE DE LA ALTA DIRECCIÓN, SE DEBERÁ DISEÑAR UN
  SISTEMA DE SEGUIMIENTO QUE INCLUYA INDICADORES DE
  EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD.
•  
• LOS PROCESOS QUE REVISTEN MAYOR IMPORTANCIA PARA
  LOS USUARIOS DEBERÁN ESTAR PERMANENTEMENTE
  PUBLICADOS EN LAS RESPECTIVAS PÁGINAS WEB DE LOS
  ORGANISMOS Y ENTIDADES, O EN CUALQUIER OTRO MEDIO
  DE DIVULGACIÓN, INFORMANDO SUS RESULTADOS A
  TRAVÉS DE INDICADORES DE EFICACIA, EFICIENCIA Y
  EFECTIVIDAD.

41
República de ColombiaMinisterio de Defensa
Nacional
Oficina de Control Interno
OBSERVACIONES INFORME DE AVANCE PLANES DE
MEJORAMIENTO Y EL INFORME DE SEGUIMIENTO GASTOS
DE FUNCIONAMIENTO
42
LIMITANTES PRESENTADAS EN LOS INFORMES SOBRE
GRADO DE AVANCE DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

•  
• FALTA DE OPORTUNIDAD EN EL REPORTE.
•  
• REPORTE DE AVANCES SIN SOPORTE EN LOGROS
  ALCANZADOS.
•  
• NO SE DEFINEN ADECUADAMENTE LOS LOGROS
  (ENUNCIARLOS EN TÉRMINOS DE RESULTADOS ALCANZADOS
  Y EL IMPACTO EN LA INSTITUCIÓN O PROCESO
  ANALIZADO).
•  
• ES IMPORTANTE, ANTES DE DILIGENCIAR EL FORMATO DE
  GRADO DE AVANCE DE LOS RESPECTIVOS PLANES DE
  MEJORAMIENTO, VERIFICAR QUE LA MATRIZ SE
  ENCUENTRE DEBIDAMENTE FORMULADA, CON EL ÁNIMO QUE
  SE REFLEJE DE MANERA AUTOMÁTICA SU AVANCE.
•  
• DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA CIRCULAR NO.
  15490 MDCIP-889 DEL 09 DE JULIO DE 2004, EL
  PRÓXIMO REPORTE DE GRADO DE AVANCE DEBE HACERSE
  EL 20 DE ENERO DE 2005.

43
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
1. CUMPLIMIENTO INSTRUCCIONES CIRCULAR NO. 2251
MDCIP-889 DE ABRIL DE 2004, SUGERENCIAS PARA
NIVEL CENTRAL MAIL NO. 170 MDCIP-889 Y PARA EL
NIVEL DESCENTRALIZADO LOS E.MAILS NO. 173
MDCIP-889 DE 10 DE JUNIO DE 2004 Y NO. 189
MDOCI-889 DE 1 DE JULIO DE 2004.   2. LAS
OFICINAS DE CONTROL INTERNO DEBEN COORDINAR CON
LAS DEPENDENCIAS EJECUTORAS DE LOS GASTOS LAS
ACTIVIDADES QUE PERMITAN OBTENER LA JUSTIFICACIÓN
DE LAS VARIACIONES SIGNIFICATIVAS EN EL GASTO.
  3. UTILIZAR FORMATO EN EXCEL PARA LA
JUSTIFICACIÓN DE LAS VARIACIONES.   4. COMO
ELEMENTO DE ANÁLISIS SE DEBE TOMAR LA INFORMACIÓN
QUE REPORTA LA MATRIZ EN EXCEL ELABORADA POR EL
DNP.   5. LA INFORMACIÓN DEBE ESTAR DISPONIBLE
PARA CUANDO SE REQUIERA AMPLIACIÓN DE LAS RAZONES
POR LAS CUALES SE PRESENTARON VARIACIONES
SIGNIFICATIVAS.   6. INCLUIR EN ANÁLISIS
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL, INGRESOS ADICIONALES
OBTENIDOS POR GESTIÓN REALIZADA,
AUTOSOSTENIMIENTO.   7. FORMATOS SUGERIDOS PARA
GENERAR ESTADÍSTICAS DE CONTROL AL GASTO A TRAVÉS
DE UNIDADES DE MEDIDA EN LOS CONCEPTOS DEL GASTO.
44
MDN
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL OFICINA DE CONTROL
INTERNO