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FUENTES DOCUMENTALES ADQUISICIÓN DE UN SERVICIO
DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS TEXTUALES Y DE
DESENVOLVIMIENTO E INSTALACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
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Resumen Ejecutivo del Proyecto
1) Plan de Comunicación del proyecto con el
objetivo de informar y comunicar a los
usuarios-receptores de los objetivos y beneficios
de los servicios y soluciones a implantar durante
la ejecución del proyecto. 2) Auditoría/Consultorí
a de los fondos documentales con el objetivo de
recoger toda la información referente a
infraestructura física, infraestructura técnica y
censo y descripción de tomos registrales. 3)
Servicio de digitalización y captura En esta
fase del proyecto se procederá, por un lado a la
digitalización de las hojas registrales en las
instalaciones de cada Registro, y por otro a la
indexación de claves y datos de inscripción de
cada hoja registral.
Para la ejecución de este proyecto se llevarán a
cabo las siguientes actividades
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Resumen Ejecutivo del Proyecto
4) Implantación del sistema de gestión documental
(software de registro digital), mediante el cual
se dotará a los Registros de la Propiedad de una
aplicación que permita el archivo,indexación,
recuperación y consulta de la información
digitalizada. 5) Formación. Se diseñarán y
desarrollarán todas las acciones formativas
pertinentes y necesarias para que el personal de
los registros conozca las nuevas funcionalidades
que se implanten y sepa utilizarlas. 6)
Implantación de un Servicio de Atención al
Cliente (SAC). Se creará este servicio adicional
como soporte a los usuarios, para la resolución
de las dudas, incidencias y mejoras, derivados de
la solución implantada.
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Enfoque de Proyecto
Apoyo Jurídico
Plan de Financiación
Coordinación y dirección logística, de
equipamiento y de RR.HH.
Auditoria
Servicio de Digitalización y Captura de
información
ImplantaciónSoftware Registro
Digital SAC Formación/Gestión del Cambio
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Organigrama
COMITÉ DE DIRECCÓN
CENTRO DE GESTIÓN
DIRECCIÓN DE PROYECTO
LOTE 3 Aplicación Software
LOTE 2 Digitalización
LOTE 1 Auditoría
JEFE PROYECTO
JEFE PROYECTO
JEFE PROYECTO
APLICACIÓN SISTEMA INVENTARIO AUTOMÁTICO
RESPONSABLE FUNCIONAL
COORDINADOR DE ZONA
COORDINADOR DE ZONA
FORMACIÓN
Grabador
EQUIPO DE TRABAJO
JEFE DE EQUIPO
JEFE DE EQUIPO
Ingeniero de Software
FORMADORES
TOMADORES DE DATOS
OPERADOR
GRABADOR
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Control del Proyecto
Como apoyo a la gestión y seguimiento del
proyecto, se habilitará un centro de gestión con
las siguientes funciones

• Gestión Logística.
• Gestión de RR.HH.
• Gestión del proyecto.

La herramienta del centro de gestión se concibe
como una aplicación en plataforma web, desde la
que se gestionará el proyecto y desde donde el
Colegio de Registradores podrá supervisar on line
la situación del proyecto en todo momento.
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Control del Proyecto
Gestión logística

• Las actividades principales a resaltar serán
• Dimensionamiento y planificación de la flota de
  transporte.
• Gestión de distribuidores.
• Coordinación de la distribución de consumibles,
  recambios y repuestos.
• Gestión de desplazamientos de equipos de trabajo.

La gestión logística del proyecto está asegurada
disponiendo para ello de la infraestructura a
nivel nacional del Holding Unión Fenosa con
presencia en todo el ámbito geográfico español.
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Control del Proyecto
Gestión de RR.HH.

• Las actividades principales a resaltar serán
• Selección de personal
• Pull de personal técnico diferenciado por
  puestos/perfiles.
• Administrtación de personal
• Sueldos y salarios.
• Altas y bajas.
• Informes de gestión ubicación física, datos
  sociológicos
• Dietas y desplazamientos.
• Control y asignación de tareas/horas.
• Control de gastos.
• Gestión de incentivos.
• Formación técnica.
• Formación específica Proyecto Digreg.

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Control del Proyecto
Gestión de proyecto

• El control de actividades se realizará teniendo
  en cuenta los siguientes parámetros
• Planificación de tareas
• Programación temporal de todas las actividades
  implicadas en los 3 lotes del proyecto.
• Dimensionamiento de equipos.
• Costos.
• Desviaciones.
• Optimización de caminos críticos.
• Control de registros en este aspecto, el cliente
  tendrá información sobre
• Registros en proceso de digitalización avances
  porcentuales.
• Volumen de tomos, libros, páginas escaneadas.
• Gestión de incidencias

El objetivo principal de esta aplicación es
proporcionar un data mining para obtención de
información del proyecto en tiempo real.
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Lote1-Auditoría
Objetivo
Recoger información sobre el estado de los
registros que influirá decisivamente en los
procesos de digitalización e implantación de un
sistema de gestión documental.

• La información a analizar tratará los siguientes
  aspectos
• Infraestructura física.
• Infraestructura técnica.
• Censo de tomos viejos y nuevos.

El análisis de estos items ofrecerá una visión
global de la situación de los registros a partir
de la cual se elaborará el informe de
recomendaciones para planificar los equipos
humanos y técnicos necesarios para la ejecución
de los siguientes lotes.
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Lote1-Auditoría
JEFE DE PROYECTO
Escenario

• Organización de los equipos de toma de datos
• Recopilación por registro y
• provincias de la información
• recogida
• Revisión y validación
• Envío de información a los
• Coordinadores de Zona

• INFORME DE AUDITORÍA
• Infraestructura física.
• Infraestructura técnica.
• Censo de tomos viejos y nuevos.

Control de Calidad
Control de Calidad
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Lote2-Proceso de Captura
Escenario
Infraestructura de Digitalización Dimensionada
en función al volumen de documentos y plazo de
ejecución establecido para cada registro (LOTE
1) Infraestructuras independiente tomos nuevos y
tomos viejos- Tomos viejos con Bookscaner-
Tomos nuevos con escáner producción.
Envio de imágenes On-line (directamentedesde el
registro a travésde sites locales) Transporte de
CD ROM
Consulta Datos Proyecto Seguimiento progreso
proyecto Estadísticas
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Lote2-Proceso de Captura
Plataforma ATRIL
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Lote3- Sistema de Gestión Documental Documentum
Objetivo

• Dotar a los Registros de la Propiedad de una
  aplicación que permita el archivo, recuperación y
  consulta de la información digitalizada en el
  lote 2.
• El Software de Registro Digital permitirá además
  la incorporación a los fondos del los registros
  de nuevas hojas registrales, así como su
  descripción y archivo bajo normas estructuradas.

Para logralo, se cuenta con la tecnología lider
del mercado a nivel mundial en Sistemas de
Gestión Documental y de Contenidos DOCUMENTUM,
de la que SOLUZIONA es partner en España.
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Lote3- Sistema de Gestión Documental Documentum
Escenario
Migración de imágenes digitalizadas
Diseño Funcional y Técnico
Instalación del Sistema
Desarrollo del Sistema
Tunning del Sistema
Puesta en producción del Software Registral en
Registros Pilotos
Implantación en el resto de registros
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Software Registro Digital
Plan de Comunicación/Formación/Certificación
Comunicación
Alternativa 1 E-learning

• Desarrollo curso On-line del sistema
• Soporte a los usuarios (tutorías)
• Control del aprendizaje

FORMACIÓN EN EL SOFTWARE DE REGISTRO DIGITAL
Certificación del Cambio
Diagnóstico del cambio
Alternativa 2 Formación de Formadores

• Elaboración materiales de formación
• Impartición de la formación a los formadores
• Soporte a los formadores

Películas Autoformativas
FORMACIÓN EN LA BASE DE DATOS DE EQUIPOS

• Desarrollo y difusión de películas autoformativas

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Software Registro Digital
Servicio de Atención al Cliente (SAC)
Consulta
Cliente emite una solicitud
Recogida de la solicitud
Incidencia
Revisión del tipo de solicitud
Reclamación
PLATAFORMA WEB
CALL CENTER
Sugerencias
Análisis de la Situación
Asignación Responsable y Plazo Estimado
Resolución
Revisión Solución
Confirmar Solución