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OFICINA DE CONTROL INTERNO DIVISIÓN FINANCIERA
MANEJO Y CONTROL DE RECURSOS DE CAJA MENOR
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Marco Normativo

• Ley 30 de 1992 - Art.84-92 Autonomía Financiera
• Ley 87 de 1993 - Del Control Interno
• Ley 734 de 2002 - CDU.-Arts. 34 y 35
• Acuerdo. No. 043 /02 - Manejo y Custodia de
  Bienes
• Acuerdo No 051/ 07 - Estatuto financiero y
  presupuestal
• Resolución R-067 de 2008 por la cual se
  reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores
• Resolución R-068 de 2008 Constitución Cajas
  Menores.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
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Objetivo General

• Contribuir a una mejor gestión en el manejo de
  los recursos de los Fondos de Caja Menor, para
  que se ajusten a los principios de eficiencia,
  eficacia y austeridad del gasto.

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Definición de Caja Menor
La Caja Menor es un fondo en efectivo, fijo y
renovable, cuyo manejo se confía a un
funcionario, con el fin de atender gastos
IMPREVISTOS y URGENTES y de menor cuantía que
requiera la Universidad del Cauca, en el
cumplimiento de sus objetivos misionales.
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Responsable del Manejo
Las Cajas Menores serán administradas, de manera
exclusiva, por el funcionario designado en la
Resolución de constitución, quien responderá
disciplinaria, fiscal, tributaria y penalmente,
por las acciones y omisiones en la administración
y manejo.
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Funciones del Responsable

• Recibir los recursos del fondo, dentro del
  tercer día a informarse del giro.
• Llevar un control diario Y cronológico de las
  operaciones de caja menor, con los documentos
  que respaldan los movimientos
• Gestionar la adquisición y realizar el pago de
  los bienes y/o servicios autorizados en la
  Resolución de creación y solicitados por la
  Universidad.
• Asegurar la custodia de los dineros y documentos
  soportes de los gastos.

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Funciones del Responsable

• Reportar a la División Financiera, dentro del
  tercer día hábil del mes siguiente al pago, las
  facturas que registran IVA.
• Aplicar las retenciones de Ley y consignarlas, a
  fin de cada mes, en la cuenta bancaria de la
  Universidad.
• Mantener la liquidez del fondo, solicitando el
  reembolso.
• Presentar, dentro de los quince días de cada mes
  la conciliación bancaria para las cajas menores
  que se manejan a través de cuentas bancarias.

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• El Dinero en Tránsito
• Cuando una compra deba ser realizada por
  empleado distinto del responsable de Caja Menor,
  se deberá diligenciar el comprobante de dinero en
  tránsito.
• El término de legalización de estos dineros será
  de un (1) día para compras dentro y tres (3)
  días par compras fuera de la ciudad .
• Una vez legalizado el dinero en tránsito, se
  anulará la constancia de su entrega, en presencia
  del funcionario que efectuó la compra y se
  conservará en el archivo de soportes.

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Destinación de Recursos
Los dineros del Fondo de Caja Menor solamente
podrán utilizarse para sufragar los gastos
identificados y definidos en la Resolución de
Constitución de Caja Menor y en las demás
disposiciones que regulen la materia. La
solicitud de bienes y servicios con cargo a la
caja menor de las Facultades, se hará por los
Decanos, Directores de Instituto Y Secretarios
Generales.
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Destinación de Recursos
La solicitud de bienes y servicios con cargo a
la caja menor de las dependencias
administrativas, se hará por el Rector, el
Profesional Universitario de Rectoría, los
Vicerrectores, el Secretario General, los Jefes
de Oficina, de División, los Coordinadores de
Centro y Áreas. La solicitud de bienes y
servicios con destino a otras dependencias se
harán por estos mismos funcionarios.
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Prohibiciones

• Efectuar pagos de contratos y órdenes de
  servicios.
• Cancelar viáticos y gastos de viaje, excepto los
  que se causen al empleado en comisión fuera de la
  ciudad, por daños de vehículos oficiales, si se
  dispone del rubro específico.
• Pagos de servicios personales y contribuciones de
  Ley sobre nóminas, y, servicios públicos.
• Préstamos y cambios de cheques oficiales o
  personales.
• Guardar en la caja fuerte de Caja Menor elementos
  diferentes.
• Gastos anteriores al recibo de los recursos de
  caja menor.

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Prohibiciones

• Realizar Gastos suntuarios
• Fraccionar compras o servicios
• Sobrepasar en gastos la cuantía autorizada.
• Gastos anteriores al recibo de los recursos de
  caja menor.
• Presentar soportes sin requisitos para su
  legalización.
• Adquisición de elementos en proceso de compra,
  salvo autorización de la Vicerrectoría
  Administrativa.
• Pagos no contemplados en los rubros de Caja Menor.

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Reembolso

• Máximo uno cuatrimestral, se autoriza en la
  cuantía de los gastos realizados sin exceder el
  monto previsto en el rubro presupuestal, cuando
  se haya consumido más del 60 de uno o todos los
  rubros.
• Se Presentan los comprobantes de pago por cada
  rubro autorizado , correspondientes al período
  de solicitud de reembolso.

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Reembolso

• La adquisición de elementos devolutivos, deberá
  contar con el comprobante A-22 expedido en el
  Área Comercial.
• A los pagos con retenciones tributarias se
  anexará el comprobante de consignación.
• Los documentos para el reembolso se presentarán a
  la Oficina de Control Interno, quien avalará la
  solicitud.

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Legalización

• Se legaliza la Caja menor
• Por cambio del responsable del manejo.
• Por cierre de vigencia, dentro de los cinco (5)
  primeros días de diciembre de cada año
• Por cancelación de la Caja.

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Mecanismos de Control de los Fondos de Caja Menor

• El control a los Fondos de Caja Menor se
  verifica, a través de
• Autocontrol de los responsables del manejo
• Arqueos periódicos y sorpresivos por la Tesorería
  de la Universidad.
• Arqueos por la Oficina de Control Interno o por
  Organismos externos.

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Modelo de Libro
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