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OBJETIVO
Definir los aspectos que los auditores deben
tener en cuenta antes, durante y después de los
ciclos de auditorías para sacar mayor provecho a
las mismas.
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1. PLANEAR LA AUDITORÍA

• 1.1 El auditor debe considerar los siguientes
  aspectos antes de realizar el plan de auditoría
• Objetivo y alcance de la auditoría.
• Criterios de la auditoría.
• Estructura del proceso que se va a auditar
  (caracterización, documentos del proceso,
  participantes, requisitos que aplican,
  indicadores, variables, acciones, etc.)
• Criterios de la Norma ISO 90012008 que va a
  verificar

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1. PLANEAR LA AUDITORÍA

• 1.2 El auditor sabe hacer un plan efectivo de
  auditoría
• Para realizar las listas de chequeo es
  indispensable tener en cuenta
• Qué actividades realizará, a quien se va a
  entrevistar, cómo se va a auditar.
• Qué seguimiento se le ha hecho previamente al
  proceso.
• Cuanto tiempo durará cada actividad.
• Qué temas se van a auditar.

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1. PLANEAR LA AUDITORÍA

• 1.3 Al hacer la revisión preliminar de los
  documentos considera
• La forma Formatos, codificación, nombre,
  estructura y presentación.
• El fondo Vigencia, objetivo, consistencia,
  claridad, suficiencia y cumplimiento de los
  criterios de la auditoría.

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1. PLANEAR LA AUDITORÍA
1.4 El auditor sabe elaborar una lista de chequeo
eficaz Para elaborar las listas de chequeo se
debe tener en cuenta el plan de auditoría que se
ha elaborado. Es importante que realicen una
lista de chequeo por cada actividad que se ha
programado, incluyendo las entrevistas a los
participantes para tener claridad de lo que se va
a preguntar. Algunas fuentes que se pueden
aprovechar para obtener mayor información del
proceso son
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1. PLANEAR LA AUDITORÍA

• Fuentes de información para realizar auditorías
• Entrevistas con algunos participantes.
• Observación de las actividades y del ambiente de
  trabajo.
• Documentos y registros del proceso.
• Revisión de indicadores y variables de control.
• No conformidades del proceso.
• Resultados de apadrinamientos.
• Auditorías previas.
• Informes de otras fuentes retroalimentación del
  cliente, información de partes externas,
  calificación de proveedores, informes de
  auditorías anteriores, etc.

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2. RECOGER EVIDENCIAS

• 2.1 El auditor tiene premisas tales como
• Seguir las actividades de acuerdo con el ciclo
  PHVA para revisar la secuencia, las decisiones,
  las responsabilidades, los flujos y las
  interrelaciones.
• Seguir los registros para verificar
  implementación, cumplimiento, conformidad,
  desempeño y trazabilidad.

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2. RECOGER EVIDENCIAS

• 2.2 El auditor se enfoca en lo relevante
• Los riesgos.
• Los problemas.
• Las necesidades.
• Los requisitos.

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2. RECOGER EVIDENCIAS

• 2.3 El auditor profundiza para verificar el grado
  de implementación y consistencia
• Las entrevistas son una herramienta eficaz para
  este efecto. Por lo tanto se debe
• Planificar la entrevista.
• Presentar objetivo y alcance de la entrevista.
• Hacer preguntas abiertas.
• Resumir la información recibida.
• Hacer que el auditado esté cómodo.
• Documentar los resultados de la entrevista.

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2. RECOGER EVIDENCIAS

• Realizar entrevistas a personas con niveles y
  funciones adecuadas que desempeñen actividades
  dentro del alcance de la auditoría.
• Realizar las entrevistas en horarios y lugares de
  trabajo habituales del entrevistado.
• La entrevista puede iniciarse pidiendo a la
  persona que describa su trabajo.
• Evitar preguntas que predispongan las respuestas.
• Agradecer a la persona entrevistada su
  participación y colaboración.

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2. RECOGER EVIDENCIAS

• 2.4 El auditor sabe revisar la implementación de
  los documentos teniendo en cuenta
• Lo vivido registros, distribución, divulgación,
  capacitación, aplicación, conformidad, revisión,
  actualización, control de cambios y control de
  obsoletos.
• La técnica examinar los documentos a nivel
  general y aplicar zoom a los aspectos que se
  consideren de mayor relevancia.

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2. RECOGER EVIDENCIAS

• 2.5 El auditor sabe examinar los registros
• El fondo legibles, identificables y rastreables.
• Lo vivido identificación, archivo, acceso,
  clasificación, preservación, retención y
  disposición.
• La técnica representativa, al azar, de un
  intervalo de tiempo crítico, siguiendo la
  secuencia operativa del proceso, siguiendo el
  rastro de los registros previos y los precedentes.

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2. RECOGER EVIDENCIAS

• 2.6 El auditor sabe observar los hechos y para
  ello determina
• Qué ocurre.
• Dónde ocurre.
• Cuándo ocurre.
• Cuantas veces.
• Por qué ocurre.
• Cómo ocurre.

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3. VERIFICAR LAS EVIDENCIAS
El auditor 3.1 Sabe que sólo son evidencias
objetivas las que están soportadas en la verdad
demostrable, recuperable e inobjetable. 3.2
Profundiza en la secuencia de causas de las no
conformidades con el propósito de encontrar
hallazgos de mayor envergadura e importancia. 3.3
Debe verificar que las evidencias estén
soportadas mediante declaraciones escuchadas,
documentos leídos, registros examinados, hechos
observados. 3.4 Verifica que las evidencias sean
confiables representatividad de la muestra
(cantidad y frecuencia), objetividad e
imparcialidad en la forma de seleccionar la
muestra, confirmación de casos críticos,
posibilidad de recuperar las evidencias.
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4. IDENTIFICAR LOS HALLAZGOS
El auditor 4.1 Conoce y entiende los criterios
de auditoría. 4.2 Sabe que puede agrupar varias
evidencias para soportar un solo hallazgo. 4.3
Evalúa de manera objetiva las evidencias e
identifica de forma precisa el criterio que se
incumple. 4.4 Sabe que si hay varios criterios
que se incumplen debe considerar el más crítico.

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5. ELABORAR EL INFORME

• 5.1 El auditor sabe que al redactar bien los
  hallazgos debe
• Incluir evidencia objetiva y explicar el criterio
  específico que se ha incumplido.
• Ser preciso en la información para evitar
  reprocesos en la elaboración del informe.
• Ser concisos, expresar los hallazgos brevemente.
• Facilitar al auditado la adecuada formulación de
  las acciones correctivas y preventivas a que haya
  lugar.
• El auditor sabe clasificar los hallazgos teniendo
  en cuenta la causa de los problemas o riesgos
  identificados.

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6. HACER SEGUIMIENTO A ACCIONES PREVIAS

• 6.1 El auditor solamente cierra los hallazgos
  cuando
• A través de evidencias recopiladas comprueba que
  las causas que generaron dichos hallazgos ya no
  existen.
• Se compruebe que se ha cumplido de forma eficaz
  con el objetivo propuesto en la acción.
• Se han ejecutado todas las actividades planeadas
  y no ha surgido ninguna modificación adicional.

NOTA En las conclusiones del informe de
auditoría se debe especificar el estado de las
acciones.
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7. RETROALIMENTAR, MEJORAR EL SERVICIO Y MANTENER
LAS COMPETENCIAS
Una vez finalizado el ciclo de auditorías, el
auditor debe 7.1 Estudiar la retroalimentación
formulada por los auditados y autoevaluar su
prestación del servicio. 7.2 Formular acciones
personales de mejora. 7.3 Analizar los resultados
obtenidos y proponer mejoras generales al
programa de auditorías. 7.4 Participar en el
desarrollo de las acciones correctivas o
preventivas que se requieran para mejorar el
programa. 7.5 Solicitar capacitación y desarrollo
continuo para actualizarse en nuevas técnicas
para hacer más eficaces las auditorías internas.
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AUDITORÍAS INTERNAS
INICIO
El plan de auditorias es aceptado.
Entregar el informe al líder, al Coord. de
Auditorías y guardar copia en la red
Planear programa anual de auditorías
NO
SI
Definir objetivo, alcance y criterios del
programa
Entregar listas de chequeo firmadas y evidencias
recolectadas
Preparar documentos de trabajo
Archivar registros
Realizar reunión de apertura
Asignar los equipos de auditores por proceso
Realizar encuesta de satisfacción con las
auditorías
Recolectar evidencias (tener en cuenta las listas
de chequeo)
Revisar documentos de soporte del proceso
(Criterios y métodos)
Evaluar al equipo Auditor por lo menos una vez al
año
Determinar hallazgos y conclusiones
Elaborar plan de auditoría.
Identificar e implementar mejoras al programa de
auditorías
Realizar reunión de cierre
Enviar plan de auditoría firmado al Líder del
proceso y una copia al Coord. de Auditorías
Preparación de informe de auditorías
FIN
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I03S4 AUDITORÍAS INTERNAS (VERSIÓN D)

• RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES
• Informar por escrito cambios que se realicen al
  programa de auditorías (grupo auditor y fecha de
  auditoría, cancelación de auditoría, fecha de
  entrega del informe, etc.)
• Tanto el auditor líder como el auditor
  acompañante (si aplica) son responsables de la
  ejecución de la auditoría.
• La responsabilidad de verificar que los procesos
  tomen las acciones es del proceso de Mejoramiento
  Continuo.

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MUCHAS GRACIAS!