Gestion des informations de l

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Gestion des informations de lentreprise 1

• ENSG
• 2 mars 2004

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Quelques informations

• Michel Volle, 63 ans
• Formation X, statistique, économie, docteur en
  histoire
• Expérience INSEE, cabinet ministériel, France
  Telecom, Air France, ANPE, Bouygues Telecom,
  création dentreprises etc.
• Ouvrages
• Analyse des données
• Histoire de la statistique industrielle
• Le métier de statisticien
• e-conomie
• Délégué général du club des maîtres douvrage des
  systèmes dinformation
• Conseil en systèmes dinformation, enseignement
  (ULB, ENSG)
• www.volle.com
• michel_at_volle.com

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Gestion des informations de lentreprise

• 2 mars 2004 Présentation du module
• 9 mars 2004 Les ERP ( Enterprise Resource
  Planning )
• 23 mars 2004  Knowledge Management 
• 30 mars 2004 le SI de la gestion des ressources
  humaines
• 6 avril 2004 linformatique de communication
• 20 avril 2004 informatisation des relations
  entre lentreprise et le monde extérieur
• 27 avril 2004 Organisation et gestion du SI

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I Lentreprise est un être vivant
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Cycle de vie de l entreprise
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Quatre parties prenantes de la décision
PDG relation avec les actionnaires, banquiers,
administration, gouvernement médias,
communication
Politique
Stratèges (directeurs, décideurs) experts
(concepteurs métier) organisateurs (managers)
utilisateurs finals
Métiers
Administration
DG contrôle de gestion direction financière
direction de lorganisation
Informatique
Maîtrise dœuvre dimensionnement des ressources
architecture, choix des solutions expertise
technique relations avec les fournisseurs
exploitation
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Sociologie des dirigeants

• En France les dirigeants ne sont pas des
  ingénieurs
• Bien sûr, il y a des exceptions...
• Ils nont jamais mis les mains sur un clavier
• Ceux qui sont en place aujourdhui ne le feront
  jamais
• Se font parfois une  grande idée  sur le
   système dinformation 
• Volontarisme velléité
• Toute réalisation est mesquine, comparée au rêve
• Mépris de la technique, surestimation du
  médiatique

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Sociologie des métiers

• Détenteurs du savoir professionnel de
  l entreprise, mais...
• 1) Problème intellectuel
• Emboîtage de divers niveaux dexpertise
• Difficulté à  réaliser 
• Exemple le workflow
• Difficulté à modéliser, à prioriser
• 2) Problème dorganisation
• Crainte envers la transparence
• Crainte envers les changements dorganisation, la
  suppression des niveaux hiérarchiques
  intermédiaires
• Relation entre expertise métier et décision SI

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La tache aveugle de lintellect
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Le SI, révélateur des valeurs

• Lentreprise est-elle  nombriliste  ou  tirée
  par le marché  ?
• Quelle est la structure déterminante
  l organisation ou le marché (clients,
  concurrents, fournisseurs?)
• Des révélateurs
• Identifiants
• Numéro de la ligne dans les télécoms numéro de
  compte dans les banques. Identifie-t-on les
  clients ou les services ?
• Référentiels
• une nomenclature de produits par usine ? Un SI
  par filiale ? Découpage des missions, des régions
  selon léquilibre de pouvoir ?
• Interopérabilité
• Sait-on interfacer le SI avec ceux des
  partenaires ?

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Sociologie de ladministration

• Compression des coûts
•  enveloppe informatique 
• Simplicité de lorganisation
• refus de la distinction MOA/MOE
•  tout ça c est de l informatique 
• Confusion entre données comptables et indicateurs
  économiques
• Le tableau de bord du Président est-il de bonne
  qualité ?

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Le compromis managérial

• Lentreprise dévorée par son organisation interne
• Une image la cervelle aspirée par lintestin
• Le dirigeant à la recherche de la paix dans
  léquipe de direction
• Pérennité des découpages inadéquats
• Le  pragmatisme 
• Ce nest pas le recours méthodique à
  lexpérimentation
• mais le fait de prendre son parti de
  lorganisation existante
• Impossibilité pratique de ladministration des
  données
• Effets pervers de la comptabilité analytique
• Corruption et honnêteté
• Refus de linnovation
• Une image avancer à reculons, sous la pression
  dune main posée sur la poitrine
• Les chutes sont nombreuses
• Le massacre des innocents

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Sociologie de linformatique

• Culture du traitement des données
• Méconnaissance de linformatique de communication
•  Ce nest pas de linformatique 
• Difficultés de communication
• Mauvaise maîtrise du langage connoté
• La séduction des fournisseurs
• Préférence pour les solutions chères

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Crise de lentreprise

• procédures longues et incertaines
• délais et budgets incontrôlables et dépassés
• négociations qui ne convergent pas
• remise en question des décisions
• désaveu des mandataires
• ajournement des rendez-vous
• absentéisme en réunion
• réunions sans ordre du jour, durée limite ni
  compte rendu
• pannes sans responsable identifié
• messagerie et courrier infidèles
• documentation non à jour
•  certification qualité  substituant une
  sécurité illusoire à la vigilance et à l'esprit
  de responsabilité 
• informatique désordonnée (ressaisies manuelles,
  ergonomie pénible, référentiels redondants)

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Crise du langage

• Jargon
• Acronymes, anglicismes, noms propres, vocabulaire
  technique
• Fréquence des mots  sérieux ,
   professionnalisme ,  méthodologie ,
   rigueur 
• Termes abstraits  méthodologie  pour
  méthode,  problématique  pour problème,
   technologie  pour technique,  générique 
  pour général,  spécifique  pour particulier ou
  pour local,  commanditaire  pour donneur
  d'ordres,  ordonnancement  pour mise en ordre
• Abus du superlatif le manque de contraste
  interdit la perception des priorités.
• Expressions qui sautodétruisent  principes
  concrets ,  schéma exhaustif ,  synthèse
  détaillée ,  pilotage stratégique 
• Crise des concepts
• On dit  organisation  mais on dessine un
  organigramme   processus  sans définir
  livrables, acteurs ni délais   qualité 
  ( méthodologie de démarche qualité ) sans
  indiquer de critères.
• Confusions données comptables / indicateurs
  économiques  gestion / expertise  observation /
  explication donnée statistique / donnée
  individuelle.

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Approche médicale

• Lentreprise est sujette à des pathologies
• Cest un être vivant il est né et il mourra
• Ne pas la supposer a priori rationnelle ni
  efficace
• Dimensions de la pathologie
• sociologique
• philosophique (refus de la modélisation)
• intellectuelle (difficulté de la modélisation)
• Aide au diagnostic une check-list
• Lapproche médicale est longue, lente et discrète
• Démarche sociologique et philosophique
• Modification indirecte des comportements (école
  de Palo Alto)
• Un  compliment  à éviter  Ce que vous faites
  est stratégique pour lentreprise 
• Démarche intellectuelle
• Professionnaliser la maîtrise douvrage

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Sortir de la crise

• Priorité restaurer le processus de décision
• Le langage suivra
• Il revient aux dirigeants de structurer
  larchitecture de lentreprise processus de
  production et de gestion, outils dobservation et
  interprétation, élaboration de la stratégie
• Comment faire ?
• Progresser par petits pas (méthode de Palo Alto)
• Tableaux de bord sélectifs et clairs pour les
  dirigeants
• Comités équilibrés
• lexpertise technique sexprime, la légitimité
  politique décide 
• Qualité sémantique du système dinformation
• administration des données, référentiels
• Équilibre entre maîtrise d'ouvrage et maîtrise
  d'œuvre du système d'information

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Check-list du SI

• 1) le poste de travail des utilisateurs finals
• SI opérationnel
• Informatique de communication
• 2) le système daide à la décision des dirigeants
  et managers
• 3) larchitecture du SI
• Organisation des responsabilités
• Sémantique
• 4) la maîtrise du SI
• Évolution fonctionnelle
• Plate-forme technique
• Économie

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Un système dinformation mûr

• Pour y arriver
• Surmonter les obstacles, modifier lorganisation,
  faire accepter de nouvelles valeurs et de
  nouvelles compétences
• Quest-ce quun SI mûr ?
• Référentiel en bon état, processus bien outillés,
  composants modulaires et évolutifs,
  interopérabilité avec les partenaires, processus
  administratifs équipés de workflows, divers
  médias bien articulés, SIAD en place, Intranet et
  Internet entrés dans les mœurs, SI urbanisé,
• Utilisateurs satisfaits
•  on sait ce quon a à faire ,  la boîte marche
  bien ,  cest bien organisé ,  on est bien
  dirigés  etc.
• Que reste-t-il à faire ?
• Utiliser le SI former les nouveaux venus,
  animer les  bonnes pratiques , administrer les
  processus
• Maintien à létat de lart veille
  technologique, veille SI
• Gérer les frontières
•  spécifique  /  progiciel 
• interne / externe
• Adapter le SI aux évolutions de lentreprise
• Minimiser le coût du SI

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II Le SI dans lentreprise
21
Processus
22
Processus industriel
23
Travail de bureau
24
Travail de bureau
25
Évolution du SI
26
Situation actuelle
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Entropie du SI

• Désordre des référentiels
• Identifiants
• Nomenclatures
• Désordre des codages
• Dialectes locaux
• Mauvaise gestion informatique des données de
  référence
• Sources dentropie
• Partenariat
• Fusion dentreprises
• Le désordre, état naturel du SI

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Efficacité du semi-désordre

• Études de cas
• Exploitation dune centrale nucléaire
• Pilotage dun avion
• Informatique de gestion
• Systèmes experts
• Niveau optimal de la formalisation
• Deux formes polaires de laxisme
• Raideur méthodologique
• La perfection est impossible, lautomatisation
  trop poussée démotive les opérateurs humains
• Fatalisme et laisser aller
• Un SI totalement désordonné nest pas un système,
  et ne contient pas dinformation
• Le semi-désordre résulte dun arbitrage
  intelligent
• Pertinence, sobriété, cohérence
• Sarrêter au niveau dabstraction raisonnable

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Articuler lordinateur et lêtre humain

• Capacités exclusives de lêtre humain
  comprendre, expliquer, décider, concevoir
• Capacités de lordinateur classer, copier,
  vérifier, trier, traiter les données
• Laisser à la première ligne sa capacité
  dinitiative
• Un exemple la mise en place de le-business
• Ingénierie daffaires
• e-management
• Positionnement, priorités, contours de
  lentreprise, organisation interne
• Qualité du système dinformation

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Dialectique APU - EHO

• LAutomate Programmable doué dUbiquité
• Exécute des actions répétitives ou prévisibles
• Classe et trouve des données, calcule, copie,
  transcode
•  These machines have no common sense they do
  exactly as they are told, no more and no less.
  This fact is the hardest concept to grasp when
  one first tries to use a computer  (Donald E.
  Knuth, The Art of Computer Programming, 1997)
• LÊtre Humain Organisé
• Interprète les données, gère lincertitude,
  traite les cas particuliers
• Synthétise des informations, comprend, explique,
  décide, conçoit
• Plusieurs spécialités concourent dans un même
  processus
• la  maîtrise douvrage  du SI a pour fonction
  darticuler l EHO et l APU

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Entreprise de service définir et articuler
l EHO et l APU pour les mettre au service de la
production de valeur
EHO
APU
- Langage naturel et langage conceptuel - Un
changement analogue à celui provoqué par
l écriture - Le raisonnement passe du  what
is  au  how to  - Questions de savoir-faire
et de savoir-vivre
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III Approche linguistique du SI
33
Urbanisation du SI
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Application, composant, processus

• Application
• Structure de données algorithmes de calcul
• Composant
• Ensemble de classes organisées autour dune
  classe maître et décrivant un être du monde réel
• Analogue à  dossier 
• Passer de lapplication au composant faire
  passer la priorité des algorithmes aux données
• Processus
• Succession des tâches qui concourent à la
  production de valeur
• Les applications ne contiennent pas dinformation
  sur les processus
• Les SI modernes automatisent le parcours des
  dossiers entre les divers agents qui doivent les
  traiter

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De lurbanisation à la modélisation

• Une même démarche, une portée différente
• Chronologie, granularité
• La modélisation
• Langage UML (Unified Modeling Language, 1997)
• Domaines, processus, activités, composants,
  données
• Diagrammes dactivité, de classe, de séquence
• Un problème la communication
• Un pivot le référentiel

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Le référentiel

• Donnée couple logique formé par une définition
  et une mesure
• Type de la mesure booléen, entier, réel,
  qualitatif, ordinal etc.
• La donnée devient une information lorsquelle est
  communiquée à un être humain capable de
  linterpréter
• Les définitions sont contenues dans le
  référentiel
•  Populations 
• Identifiants
• Nomenclatures
• Identification du propriétaire de chaque donnée
• Ladministration des données est garante de la
  qualité du référentiel

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Règles concernant les identifiants

• Définir correctement la population dont il sagit
  didentifier les individus
• Ne pas confondre le client avec le service qui
  lui est rendu
• Construire un identifiant pérenne
• Il doit rester attaché à lindividu pendant tout
  son cycle de vie
• Ne pas confondre le rôle de lidentifiant avec
  celui des attributs
• Lidentifiant ne doit être porteur daucune
  information
• Préférer un nombre tiré au hasard, après avoir
  vérifié quil na pas déjà été utilisé
• Sinterdire de réutiliser un identifiant à la fin
  du cycle de vie

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Les nomenclatures (1)

• Nomenclature classification, typologie,
  systématique etc.
• Les nomenclatures dactivités
• Classement selon la matière première, le produit,
  la technique
• Classement selon le critère dassociation (1942)
• La nomenclature des classes sociales
• Les  Classifications Parodi  de 1945 et la
  catégorie des  cadres 
• Les  Catégories socio-professionnelles , un
  pivot pour la statistique et ladministration

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Les nomenclatures (2)

• Classification des phénomènes naturels
• Classification des animaux à lâge classique
• La  cladistique , fondée sur la génétique, et
  ses innovations
• Électricité, magnétisme, lumière
• Classifications dans le système dinformation
• Référentiel des clients, produits, partenaires
  etc.
• Rubriques comptables
• Découpage géographique
• Segmentation de la clientèle (dimension
  scientifique du marketing)

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Règles concernant les nomenclatures

• Règle formelle
• Une suite de partitions emboîtées, sans omission
  ni double emploi
• Règle fonctionnelle
• Regrouper les individus selon les actions que
  lentreprise entend conduire envers eux
• Règle pratique
• Documenter clairement la nomenclature
• Règles techniques
• Clarté du code utilisé pour identifier les
  classes
• Procédures de vérification dans les systèmes de
  saisie et les interfaces
• Vérification syntaxique (message derreur) et
  sémantique (message danomalie)
• Disponibilité des tables de passage (transcodage)

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Mettre en place une administration des données

• Identifier la personne chargée de lADD, lui
  donner les moyens et pouvoirs nécessaires
• Recenser les populations concernées par les
  processus de lentreprise
• Répertorier les identifiants, les évaluer, les
  améliorer
• Répertorier les nomenclatures, les évaluer, les
  améliorer

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Règles concernant le partage des références

• Asservir les tables de codage à une  table de
  référence 
• Consultation au coup par coup ou réplication des
  modifications sans délai
• Actions à entreprendre
• Identifier les tables de codage, vérifier la
  qualité de leur relation à la table de référence

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Comment construire un référentiel

• Risque ségarer dans le détail dune partie du
  référentiel
• Il nexiste pas de règle logique pour déterminer
  le niveau de détail pertinent
• Se donner un budget et un délai limités
• Pratiquer une démarche  top down  tout
  couvrir, en faisant progresser le détail
• Compléter ensuite selon les demandes des
  utilisateurs

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Lectures recommandées

• Textes fondamentaux
• Ferdinand de Saussure, Cours de Linguistique
  générale, Payot 1916
• John von Neumann, The Computer and the Brain,
  Yale Nota Bene 2000
• Expériences
• Isabelle Boydens, Informatique, normes et temps,
  Bruylant, Bruxelles 1999
• Bernard Guibert, Jean Laganier, Michel Volle "
  Essai sur les nomenclatures industrielles " in
  Economie et Statistique, no 20, février 1971
• Michel Volle, Le métier de statisticien,
  Economica 1984