CONDUITE DE REUNION

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CONDUITE DE REUNION

• Communication et marketing, février 2007

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OBJECTIFS DES REUNIONS

• Un objectif se définit par la description dune
  situation finale qui pourra sévaluer
  concrètement.
• La manière dont va se dérouler la réunion dépend
  essentiellement de son objectif.

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OBJECTIFS DES REUNIONS

• INFORMER la réunion vise à transmettre une
  information. Lanimateur écoute ensuite les
  réactions des participants, répond à leurs
  questions mais ne modifie pas le message.
• RECUEILLIR LINFORMATION entretien de groupe, de
  discussion, de sondage, de recueil dopinion ou
  de propositions. Lanimateur écoute sans porter
  de jugement, il recueille de linformation qui
  servira plus tard.

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OBJECTIFS DES REUNIONS

• ANALYSER ET RESOUDRE UN PROBLEME exposé du
  problème suivi par une réunion discussion.
  Méthode de résolution de problème.
• PRENDRE UNE DECISION analyser une situation
  donnée en identifier les enjeux et appliquer une
  modalité de prise de décision.
• ARBITRER DES CONFLITS repérer la nature dun
  conflit (personnel, institutionnel, dintérêt) ou
  identifier les acteurs, ou analyser et élucider
  un problème.

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LE ROLE DE LANIMATEUR

• Quel que soit le type de réunion, lanimateur
  doit remplir un certain nombre de fonctions de
  base. Il est responsable du bon déroulement de la
  réunion et de son efficience par rapport à
  lobjectif fixé. Il intervient à différents
  niveaux.

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1- Préparation de la réunion

• Définition claire de lobjectif de la réunion
• Choix des participants
• Choix de la méthode de travail
• Détermination de la date
• Choix et aménagement des locaux
• Convocation des participants
• Élaboration des supports.

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2- Déroulement de la réunion

• Le rôle du groupe de discussion est de produire
  des idées pour arriver à réaliser son objectif,
  démarche dans laquelle il est confronté à de
  nombreuses difficultés.
• Face à ces risques, lanimateur remplit deux
  fonctions essentielles la fonction de régulation
  et la fonction de facilitation.

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La fonction de facilitation

• Elle vise à favoriser les échanges à lintérieur
  du groupe de façon à ce quil atteigne les
  objectifs dans les délais impartis.
• Lanimateur mène le jeu il stimule le groupe,
  distribue la parole, gère le temps, suggère et
  fait valider des procédures qui facilitent le
  travail du groupe.
• Afin dassurer lefficacité de la réunion,
  respecter certaines étapes

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? Le démarrage

• Accueillir les participants et les inviter à se
  présenter
• Se présenter et préciser son rôle de conducteur
  de la réunion
• Rappeler lobjectif et sassurer quil est clair,
  compris et accepté de tous
• Préciser le contexte
• Fixer les contraintes horaires et proposer
  éventuellement une pause
• Distribuer les documents et présenter le matériel.

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? La phase dexpression

• Distribuer la parole ou la relancer
• Gérer les bavards et les timides
• Prendre des notes.

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? Lexploitation rationnelle

• A partir de tous les propos lancés en vrac au
  début de la réunion, lanimateur va faire un
  travail de classement et dapprofondissement.
• Son rôle consistera à reformuler de façon claire
  les idées émises et de dégager les points de
  convergence et de divergence.
• Lanimateur doit amener le groupe à discuter les
  différents points retenus, à approfondir la
  réflexion et à la compléter.

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? Atteinte de lobjectif

• Lanimateur fait la synthèse globale et dégage
  les conclusions qui reflètent les prises de
  position ou opinions du groupe.

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? Tout au long de la réunion

• Bien maîtriser les cadres de léchange et
  recentrer les participants par rapport à
  lobjectif
• Reformuler régulièrement
• Relancer la discussion par des questions
  appropriées
• Faire des synthèses partielles
• Distribuer la parole
• Gérer les silences
• Accepter laide des participants
• En un mot, faciliter les échanges.

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La fonction de régulation

• Inévitablement, un certain nombre de phénomènes
  dordre affectif et psychologique vont se
  développer entre les membres du groupe (conflits,
  blocages, tensions, luttes, peur de sexprimer,
  crainte de la hiérarchie).
• Les participants vont réagir en fonction de leur
  personnalité, de leur statut, de leur position
  hiérarchique, de leur appartenance à un certain
  groupe social, du degré de leur implication dans
  le problème posé
• Lanimateur a pour rôle de gérer les blocages et
  les tensions qui peuvent survenir, afin de
  permettre au groupe de produire efficacement.

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4- Après la réunion

• Assurer le suivi, cest-à-dire
• Rédiger un compte rendu
• Ladresser aux participants
• Suivre la mise en uvre des décisions prises.

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STYLES DE CONDUITE DE REUNION

• Style directif et autocratique
• Style directif sur les procédures et non directif
  sur le fond
• Style coopératif
• Style démocratique
• Style non directif

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COMPETENCES DE LANIMATEUR

• Compétences techniques
• Compétences humaines

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Compétences techniques

• Questionner il existe différents types de
  questions que lon doit utiliser en fonction u
  contexte et dont les effets sont différents.
• Ecouter base dune bonne communication qui en
  fait un véritable échange.
• Reformuler renvoyer à linterlocuteur le
  contenu, sans nécessairement en conserver la
  forme.
• Synthétiser exprimer lessentiel dune manière
  concise.

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Compétences humaines

• Sadapter à son interlocuteur.
• Expliquer.
• Argumenter.
• Sexprimer.

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(No Transcript)
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LES ATTITUDES NEGATIVES AU SEIN DU GROUPE

• Certaines attitudes ou gestes des membres dun
  groupe peuvent nuire à la progression du travail
  et à la réalisation des objectifs.

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ATTITUDES NEGATIVES AU SEIN DU GROUPE

• Lagression
• Le blocage systématique
• Lopposition rivale
• Les jugements indirects
• Lironie
• La distraction automatique du groupe ou à des
  moments inopportuns
• La recherche systématique dattention
• La recherche de sympathie
• Lauto-confession
• Le retrait (silence, mutisme)