Code de dontologie des administrateurtrices

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Code de déontologie des administrateur-trice-s

• Pour agir en bon administrateur
• FLHLMQ
• Décembre 2007

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Le Code de déontologie adopté par le Gouvernement
du Québec

• Il est en vigueur depuis le 1er septembre 2007
• Il sapplique aux 544 offices
• Il est obligatoire de le respecter

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Les objectifs du code

• Intégrité
• Transparence
• Impartialité
• Imputabilité (rendre responsable les membres du
  CA de lOffice)
• Pour bien servir la mission de loffice

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Mais quelle est la mission de loffice ?

• Assurer le bon état des immeubles
• Assurer de bons services aux locataires
• Assurer une bonne administration des biens
• Traiter la clientèle avec dignité

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Qui sont les administrateur-trice-s?

• 2 locataires élu-e-s par lensemble des
  locataires
• 2 représentant-e-s socioéconomiques nommé-e-s par
  la ministre des Affaires municipales
• 3 personnes nommées par la ville

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7 administrateur-trice-s égaux

• Droit de faire des propositions
• Droit de demander le vote
• Droit dinscrire sa dissidence
• Droit de se faire élire président-e, v-p,
  secrétaire ou trésorier-e

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Vous avez un rôle supplémentaire

• Selon larticle 58.4 de la Loi de la SHQ , les 2
  locataires élu-e-s au CA de loffice ont
  lobligation de siéger également au comité
  consultatif des résidant-e-s (CCR).
• Vous êtes les 2 seul-e-s administrateur-trice-s à
  devoir être ainsi en contact direct avec les
  locataires qui vous ont élus.

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LES DEVOIRS À RESPECTER

• Participer assidûment aux réunions
• Respecter le caractère confidentiel
• Ne pas commenter publiquement les décisions
• Ne pas engager son vote davance
• Éviter les conflits dintérêts, le favoritisme
• Traiter les locataires avec dignité et
  privilégier le règlement à lamiable des conflits

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Participer assidûment

• Vous devez participer à toutes les réunions (art.
  21)
• Vous avez le droit de vous absentez pour de bons
  motifs, mais vous devez les motiver, par exemple
  en cas de maladie.
• Après 3 absences non motivées, un-une
  administrateur-trice pourrait se voir demander de
  démissionner pour manque de temps ou dintérêt.

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Quelle confidentialité ?

• Lensemble des discussions et des décisions sont
  de
• nature publique et peuvent être répétées, sauf
  quil
• faut taire
• les informations nominatives (le nom des
  personnes concernées) pour protéger la réputation
  des individus
• le secret des délibérations ne pas dire qui a
  dit quoi lors des discussions
• les informations sur lesquels un huis clos a été
  exigé (art. 5).

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Ne pas commenter publiquement

• Comme membre du CA de loffice
• Vous navez pas le droit daller critiquer
  loffice dans les journaux ou dans une assemblée
  du conseil de ville (art. 6), cela est du
  domaine public.
• Par contre, vous avez le droit de faire rapport à
  ceux qui vous ont élus lors de votre CCR ou
  assemblée de locataires (art. 5). Cela nest pas
  public.

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Ne pas engager son vote

• Lors des réunions du conseil dadministration,
  vous écoutez les différents points de vue et vous
  prenez une décision éclairée en votre âme et
  conscience.
• Vous ne pouvez donc pas indiquer à lavance à vos
  locataires que vous allez voter pour ou contre
  une proposition (art. 10).

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Éviter les conflits dintérêts

• Vous avez le droit de discuter de toutes mesures
  applicables aux locataires même si vous êtes
  vous-même locataire (art. 13).
• Cependant, vous êtes en conflit dintérêt si la
  question concerne seulement votre cas comme
  locataire. Vous devriez alors vous retirer pour
  ce point.
• Vous devez refuser les cadeaux et refuser de
  favoriser un-e locataire au dépend des autres
  (art. 18 et 19).

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Protéger la dignité des locataires

• Lors des discussions en CA
• Ne pas accepter que lon manque de respect aux
  locataires (art. 18)
• Refuser les préjugés à légard des pauvres, le
  sexisme et le racisme
• Privilégier le règlement à lamiable des conflits
  (art. 32) utiliser le tribunal de la Régie en
  dernier recours.
• Faire confiance à la médiation (prévention,
  éducation, etc.).

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LES DROITS

• Faire rapport aux personnes qui nous ont élus
• Se prononcer sur toutes mesures applicables aux
  locataires
• Obtenir les informations pour prendre une
  décision éclairée avant de voter
• Faire inscrire sa dissidence au procès-verbal
• Obtenir que le-la directeur-trice rende compte de
  son travail, quil-elle soit à lécoute des
  locataires et quil-elle fournisse les
  informations que les locataires sont en droit
  dobtenir

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Notre droit de faire rapport

• La loi vous oblige à participer au CCR pour que
  vous puissiez y faire rapport de ce qui se
  discute au CA.
• Lobligation de respecter la confidentialité na
  pas pour effet dempêcher de faire rapport aux
  personnes nous ayant élus, sauf si linformation
  est nominative ou à huis clos (art. 5) il suffit
  de taire le nom des personnes concernées.
• Loffice ne peut pas abuser du huis clos car
  celui-ci doit être justifié, par exemple les
  détails dun appel doffre ou dune convention
  collective .

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Consulter les locataires

• Comme administrateur-trice vous devez vous
  assurer que le CA respecte la loi.
• Lart. 58.4 de la loi de la SHQ exige que chaque
  office ait un comité consultatif de résidant-e-s
  (CCR).

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Consulter votre CCR avant de voter et non pas
après

• Le CCR a le droit dêtre consulté sur toutes les
  questions touchant les locataires (budget annuel,
  plan dintervention pluriannuels, règlements,
  plaintes, etc.)
• Comme représentant-e des locataires au CA, vous
  devez exiger que le CCR soit consulté pour ainsi
  prendre ensuite un vote éclairé (art. 20).

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Servez-vous de votre CCR

• Vous pouvez préparer vos réunions du CA en
• compagnie des membres de votre CCR
• Réunissez votre CCR avant la réunion du CA et
  passer en revue les différents points à lordre
  du jour de la convocation du CA
• Établissez une liste de questions ou de
  propositions à faire
• Vous ne devez cependant pas engager votre vote
  davance
• À la réunion suivante de votre CCR, vous faites
  rapport de ce qui sest passé, mais en gardant
  confidentiel les informations nominatives et le
  secret des délibérations.

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Quand vous nêtes pas daccord

• Si une décision va toucher les locataires, et que
  le CCR na pas été consulté au préalable, vous
  avez le droit de demander quon reporte le vote à
  une autre réunion pour avoir le temps de prendre
  toutes les informations nécessaires pour prendre
  un vote éclairé (art. 20).
• Vous pouvez aussi voter contre et faire inscrire
  votre dissidence (désaccord) dans le
  procès-verbal (art.8) et la communiquer au
  président de la SHQ.

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Soyez actif au CA

• Si vous préparez bien vos réunions du CA avec les
  autres locataires, vous devriez avoir des
  questions et des propositions à formuler au CA.
• Vous avez le droit de mettre des sujets à lordre
  du jour et de formuler des propositions
  formelles.
• Assurez-vous davoir lappui du 2e locataire pour
  que vos propositions soient secondées et
  obligatoirement discutées et soumises au vote.
• Préparez vos arguments davance, soyez
  rassembleur et chercher à vous gagner des alliés
  autour de la table.

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Il ny a pas de sujet tabou

• Il est faux de prétendre que les problèmes des
  locataires ne concernent pas le conseil
  dadministration et quils relèvent seulement de
  la régie interne et du-de la directeur-trice, car
  le conseil dadministration est responsable de
  tout ce qui se passe à loffice (art. 1) et le-la
  directeur-trice doit rendre compte de son travail
  (art.33).

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Les cas de Régie du logement

• Le CA peut questionner le travail du-de la
  directeur-trice car celui-ci doit être à lécoute
  des besoins des locataires (art. 30), éviter
  tout favoritisme (art. 27), donner linformation
  aux locataires (art. 29) et traiter la clientèle
  avec dignité (art.28).
• Ladministrateur et le dirigeant doivent
  privilégier le règlement à lamiable des conflits
  (art. 32), donc éviter dans la mesure du possible
  dutiliser la Régie du logement, sauf comme
  solution de dernier recours.

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Quand le code nest pas respecté

• Le président de la SHQ est lautorité qui fait
  respecter le code
• Ladministrateur-trice qui constate un manquement
  au code en informe localement le-la président-e
  de son conseil dadministration ainsi que le
  président de la SHQ
• La FLHLMQ peut vous aider à faire votre plainte.

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Les sanctions possibles

• La sanction qui peut être imposée aux
  administrateur-trice-s est la réprimande, la
  suspension ou la révocation
• Dans le cas dun-e directeur-trice, cela peut
  aller de la réprimande, la suspension sans
  rémunération dune durée maximale de 3 mois au
  congédiement.

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La FLHLMQ peut vous aider

• Nous avons produit un vidéo (dvd) qui explique le
  contenu du code de déontologie
• Nous produisons un bulletin appelé  Un bon
  conseil  qui est posté gratuitement 4 fois par
  année aux locataires sur les CA doffice
• Nous tenons des sessions de formation à chaque
  année dans toutes les régions
• Nous avons un site Internet, le www.flhlmq.com et
  une ligne sans frais 1-800-566-9662