CALENDRIER DE CONSERVATION ET COURRIELS

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CALENDRIER DE CONSERVATIONETCOURRIELS

• MRCI ET RÉSEAU DES WEBMESTRES
• VENDREDI , LE 20 SEPTEMBRE 2002
• JEUDI, LE 26 SEPTEMBRE 2002
• MICHEL LÉVESQUE

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PRÉSENTATION SCÉNARIO

• Vous ouvrez votre ordinateur personnel, vous
  consultez vos répertoires, vous accédez à vos
  fichiers dans un répertoire donné, vous ouvrez un
  fichier, vous lisez et vous complétez le texte en
  y ajoutant de l information, vous sauvegardez,
  vous ouvrez votre courrier électronique, vous
  créez un message et vous joignez le texte que
  vous venez de corriger, vous envoyez votre
  courriel, vous fermez votre ordinateur.
• Vous répétez ces opérations des centaines de
  fois.
• Avez-vous géré votre information ? Votre disque
  dur est-il utilisé à pleine capacité ? Avez-vous
  besoin de tout cela ? Avez-vous tout cela sur
  papier ?

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DÉMARCHE COMMUNE D ANALYSE DES DOCUMENTS
BUREAUTIQUES ET COURRIELS

• ANALYSE DE CONTENU
• ANALYSE DU CONTEXTE

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ANALYSE DE CONTENU

• CONNAISSANCE DE L INFORMATION, DES DONNÉES, DES
  DOCUMENTS
• ÉVALUATION DE LEUR UTILITÉ SELON LES BESOINS
  ADMINISTRATIFS, FINANCIERS, LÉGAUX, HISTORIQUES
• DÉTERMINATION DES DURÉES DE CONSERVATION ET DES
  MODES DE DISPOSITION
• CRITÈRES D ÉVALUATION RECUEILS, CALENDRIERS DE
  CONSERVATION, CRITÈRES SPÉCIFIQUES

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ANALYSE DU CONTEXTE

• DOUBLE SENS DE L INFORMATION IMPORTANCE DU
  CONTEXTE
• CONTEXTE DU DOUBLE
• INFORMATIQUE ET PAPIER
• INFORMATIQUE ET MICROFILM
• INFORMATIQUE ET CD-ROM

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ANALYSE DU CONTEXTE (SUITE)

• OPACITÉ DE L INFORMATION CODE, LOGICIEL ET
  APPAREIL
• CONTEXTE DE FORME
• INFORMATICIEN
• NORMALISATION ET SIMPLIFICATION

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DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS

• DOCUMENTS PRINCIPAUX OU SECONDAIRES ?
• RÈGLE DE CONSERVATION GÉNÉRALE OU SPÉCIFIQUE ?
• CHOIX DU SUPPORT DE CONSERVATION

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DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS

• ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION
• CARACTÈRE LÉGAL DU DOCUMENT
• AVANCÉES JURIDIQUES
• NOTION DE DOCUMENTS PAR RAPPORT À LA NOTION DE
  DOSSIERS

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DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE)

• ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION
• OBLIGATION DE CLASSIFICATION
• ADAPTATION DU PLAN DE CLASSIFICATION

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DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE)

• ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION (SUITE)
• STANDARDISATION DES FORMATS
• FORMATS CONSEILLÉS
• MÉTADONNÉES
• XML

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DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE)

• ÉVALUATION DES DOSSIERS VIRTUELS/DES DOCUMENTS
• DOCUMENTS PAR DOCUMENTS
• ENSEMBLE DE DOCUMENTS DANS UN MÊME DOSSIER
• DOSSIER COMME UN TOUT
• CORRESPONDANCE ENTRE LES RÈGLES ET LES
  FICHIERS/lEUR ORGANISATION CLASSIFICATOIRE

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DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE)

• COHABITATION DU PAPIER ET DE L ÉLECTRONIQUE
• AUTOMATISMES INFORMATIQUES

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COURRIELS

• MÊME PROBLÉMATIQUE QUE LES DOCUMENTS BUREAUTIQUES
• INFORMATION CONSIGNÉE SUR UN SUPPORT
• TRÈS UTILISÉ
• CONTENU DE EN IMPORTANT
• UTILISÉ EN COUR
• SYSTÈME PARTICULIER

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COURRIELS (SUITE)

• TYPOLOGIE DES MESSAGES ADMINISTRATIFS
• MESSAGES PERSONNELS PERMIS
• MESSAGES PRODUITS ET REÇUS, À CARACTÈRE PRIVÉ OU
  PERSONNEL AVEC OU SANS VALEUR ARCHIVISTIQUE
  PERSONNELLE

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COURRIELS (SUITE)

• TYPOLOGIE DES MESSAGES ADMINISTRATIFS (SUITE)
• MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE
  (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ)
• MESSAGES PRODUITS ET RECUS AVEC VALEUR PRIMAIRE
  ADMINISTRATIVES ÉPHÉMÈRE
• MESSAGES PRODUITS ET REÇUS AVEC VALEUR PRIMAIRE
  ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET LÉGALE AINSI
  QU AVEC VALEUR SECONDAIRE POTENTIELLE

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COURRIELS (SUITE)

• PROPOSITION DE RÈGLES DE CONSERVATION
• MESSAGES PERSONNELS PERMIS
• AUCUNE RÈGLE FORMELLE DE CONSERVATION
• IMPOSITION D UNE MESURE ADMINISTRATIVE
  D ÉLAGAGE

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COURRIELS (SUITE)

• MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE
  (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ)
• MESSAGES PRODUITS ET RECUS AVEC VALEUR PRIMAIRE
  ADMINISTRATIVE ÉPHÉMÈRE
• DURÉE ACTIVE TANT QU UTILE OU 30 JOURS APRÈS
  LA DATE D ENVOI OU DE RÉCEPTION
• DURÉE SEMI-ACTIVE AUCUNE (0)
• MODE DE DISPOSITION DESTRUCTION

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COURRIELS (SUITE)

• MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE
  (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ)
• MESSAGES PRODUITS ET REÇUS AVEC VALEUR PRIMAIRE
  ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET LÉGALE AINSI
  QU AVEC VALEUR SECONDAIRE POTENTIELLE
• RÈGLES DE CONSERVATION VARIABLES SELON CELLES DU
  CALENDRIER DE CONSERVATION

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COURRIELS (SUITE)

• PROBLÉMATIQUE DES DOCUMENTS ATTACHÉS
• ÉVALUATION DU MESSAGE SEULEMENT ET RÈGLE SUR LE
  MESSAGE
• ÉVALUATION DU DOCUMENT ATTACHÉ DE PROVENANCE
  EXTERNE ET TRANSFERT

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COURRIELS (SUITE)

• CRITÈRES D ÉVALUATION DES MESSAGES
• CRITÈRES GÉNÈRAUX
• MESSAGES QUI REFLÈTENT LES POSITIONS OFFICIELLES
• MESSAGES QUI INFORMENT SUR LES PRISES DE
  DÉCISIONS OU LES ACTIONS OFFICIELLES
• MESSAGES QUI ENTÂMENT, AUTORISENT OU COMPLÈTENT
  UNE TRANSACTION COMMERCIALE
• MESSAGES QUI PERMETTENT DE PROUVER LES DROITS,
  PRIVILÈGES ET OBLIGATIONS DE L ORGANISME

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COURRIELS (SUITE)

• CRITÈRES D ÉVALUATION DES MESSAGES AVEC FICHIERS
  ATTACHÉS
• PRÉCISION DU CONTEXTE DE CRÉATION
• PRÉCISION SUR LE CONTENU
• INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES
• INFORMATIONS SUR DES LIENS AVEC AUTRES DOCUMENTS
• DEMANDE/RÉPONSE D APPROBATION OFFICIELLE
• RÉSUMÉ OU SYNTHÈSE