Contrler et grer le budget

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Contrôler et gérer le budget

• Derek Stubbs
• The Lyndhurst Partenariat

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Étapes du processus

• Candidature et sélection
• Candidature retenue et négociation ( réduction
  possible du budget!)
• Contrat
• Période de projet
• Rapports intérimaires normalement une fois par
  an
• Rapport final et décompte final

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Gérer le projet

• Promoteur/Coordinateur
• Responsabilité légale et financière unique?
• Consortium?
• Accords de partenariat
• Définir clairement les responsabilités
• Que se passe-t-il, par exemple, si un partenaire
  se retire?
• Structure de gestion
• Comité de gestion du projet?

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Décompte

• Exigences contractuelles
• À quelle fréquence?
• Formulaire standard?
• Quel niveau de détails?
• Ceci vous fournit-il suffisamment dinformations
  pour gérer vos finances efficacement?
• À une fréquence suffisante?
• Budget des partenaires?
• Avez-vous besoin de décomptes internes
  supplémentaires?

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Décomptes aspects pratiques

• Toute personne menant une activité doit
  comprendre les ressources disponibles dans sa
  partie du budget et la portée des changements.
• Impliquer pleinement le personnel administratif
  et financier il doit comprendre le projet.
• Produire un manuel de projet avec un plan de
  projet et des procédures administratives
• Organiser un atelier dadministration pour les
  partenaires incluant le personnel administratif
  et le personnel financier?

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Exigences daudit

• Le règlement régissant lappel à propositions
  peut imposer un ou plusieurs audits externes
  officiels des comptes.
• La Commission elle-même a le droit dauditer à
  tout moment, jusquà cinq ans après le paiement
  final.
• Le promoteur et les partenaires doivent conserver
  tout justificatif financier jusquà cette date.

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Cash-flow

• Comment la subvention de lUE va-t-elle être
  versée?
• Article 6 FSE
• 1er versement 30 à la signature
• 2e versement 40 dès réception du décompte de
  lannée 1 et du rapport daudit, pour autant
  quau minimum 70 du 1er versement ait été
  dépensé et comptabilisé.
• Le solde dû est payé lors de lacceptation du
  décompte final et du rapport daudit.
• Paiements aux partenaires
• Le cash-flow est-il important?

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Traiter les changements

• Les plans de projet ne sont que des plans.
• Les budgets ne sont que des estimations.
• La réalité changera probablement.
• Planifiez la façon dont vous gérerez les
  changements plans révisés, procédures
  dapprobation
• Changements mineurs (jusquà 10 en plus ou en
  moins entre les principaux postes budgétaires)
  rapport à la Commission
• Principaux changements budgétaires nécessitent
  lapprobation de la Commission et une
  modification du contrat